信息數(shù)字化在高校學(xué)籍檔案中的應(yīng)用研究

榮響逸　米媛　郄昊乾　佘明君　田偉東

摘要：高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是高校學(xué)籍檔案管理順應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)教育改革與發(fā)展的關(guān)鍵性措施，對(duì)于提升高校管理水平有著非常好的作用?；诖?，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行。本文重點(diǎn)分析了高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)創(chuàng)建，總結(jié)出創(chuàng)建對(duì)策與建議，為促進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)提供基礎(chǔ)條件。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;數(shù)字化;建設(shè)

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)分析

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式有著一定的缺陷，需要在庫房?jī)?nèi)調(diào)取使用，工作效率低，查找或使用中極易造成丟失或遺漏。經(jīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，我國(guó)高校檔案管理中應(yīng)用頻率最高的就是學(xué)籍檔案，占比超過90%。這種高頻率的使用導(dǎo)致紙質(zhì)檔案損壞嚴(yán)重。且隨時(shí)間的延長(zhǎng)，原始紙質(zhì)檔案受到溫度、環(huán)境、保存方式等不利影響，會(huì)有字跡淡化、紙張發(fā)黃、結(jié)塊等問題存在，信息準(zhǔn)確性較差，難以達(dá)到使用要求。而進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)管理，紙質(zhì)學(xué)籍檔案資料屬于電子版形式，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)查詢，使用、操作非常的方便，不僅可以減少紙質(zhì)檔案調(diào)閱使用的次數(shù)，還可以減緩紙質(zhì)檔案的老化速度，且更安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)模式不管是管理，還是使用、記錄，都是在辦公室或者資料室內(nèi)進(jìn)行的。而學(xué)籍檔案數(shù)字化管理完全不會(huì)受時(shí)間、空間的限制，可以隨時(shí)隨地獲取信息，使傳統(tǒng)的面對(duì)面服務(wù)方式被淘汰。學(xué)籍檔案管理人員也不必整天在庫房?jī)?nèi)周旋，可直接利用計(jì)算機(jī)完成檔案的編輯、查詢與管理等工作，快速檢索出需要處理和使用的檔案，工作效率和服務(wù)質(zhì)量都明顯提高，讓學(xué)籍檔案管理效率高效。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 功能需求。在對(duì)原有檔案信息管理系統(tǒng)的研究調(diào)研和Web的學(xué)生檔案信息管理功能進(jìn)行分析時(shí)，首先要對(duì)系統(tǒng)的用戶進(jìn)行劃分，根據(jù)擁有的使用權(quán)限將用戶分為管理員和學(xué)生兩種角色。根據(jù)用戶角色的不同，將系統(tǒng)的功能分為管理員系統(tǒng)功能模塊和學(xué)生子系統(tǒng)功能模塊。學(xué)生子系統(tǒng)功能模塊主要是實(shí)現(xiàn)學(xué)生的一些查詢功能，比如考試成績(jī)、檔案信息、校園新聞信息等查詢以及個(gè)人基本信息的編輯。管理子系統(tǒng)功能主要是對(duì)管理員的管理操作功能的設(shè)計(jì)，比如學(xué)生成績(jī)、檔案信息、學(xué)院班級(jí)信息等基本操作功能。

以下是根據(jù)用戶角色不同，對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)使用功能的介紹。

管理員系統(tǒng)模塊主要是對(duì)系統(tǒng)操作和系統(tǒng)維護(hù)功能進(jìn)行設(shè)計(jì)。管理員能夠?qū)W(xué)生的個(gè)人信息進(jìn)行查看，刪除;對(duì)于學(xué)院的增加、刪除、編輯等管理;對(duì)于所屬院系的班級(jí)的增加、刪除、修改管理操作;學(xué)生檔案信息的添加、修改、刪除操作。管理員主要就是實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的管理操作和系統(tǒng)功能的維護(hù)。

學(xué)生子系統(tǒng)功能模塊主要是對(duì)學(xué)生查詢功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，學(xué)生用戶能夠?qū)€(gè)人的基本信息進(jìn)行編輯，修改;能夠?qū)ψ约旱目荚嚦煽?jī)進(jìn)行查詢操作;可以查詢自己在校期間的獎(jiǎng)懲記錄等。

2.2 性能需求和運(yùn)行環(huán)境。該檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)操作簡(jiǎn)單，界面友好，維護(hù)方便。它需要穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫和操作的快速執(zhí)行，極高的數(shù)據(jù)安全性，因而必須采用較高的硬件和軟件配置，客戶端的配置要求只要是常用的設(shè)備即可。學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)不僅可以在Internet上廣泛使用，而且可以在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行。

2.3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)。應(yīng)該充分利用現(xiàn)有資源，減少系統(tǒng)開發(fā)的時(shí)間、降低對(duì)人員和物力資源的浪費(fèi)，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)應(yīng)用的效果;設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)該盡可能地滿足學(xué)校對(duì)檔案管理系統(tǒng)需求。

高校學(xué)籍檔案信息數(shù)字化科學(xué)管理措施

3.1 研發(fā)完善的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。需要管理者和學(xué)籍檔案管理人員充分遵守《檔案法》等法律文件，了解其中的管理原則和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實(shí)教育部發(fā)布的相關(guān)精神、文件，嚴(yán)格做好學(xué)籍檔案管理工作，保證學(xué)籍檔案管理科學(xué)、合理，促進(jìn)管理效果的提升;綜合分析社會(huì)、學(xué)校對(duì)于學(xué)籍檔案的使用需求，設(shè)置完善的數(shù)字化檔案管理框架和功能布局，配置符合要求的硬件、軟件;發(fā)布符合高校管理需要的學(xué)籍檔案數(shù)字化系統(tǒng)，保持各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

3.2 建設(shè)一支精干的數(shù)字化管理隊(duì)伍。高校不僅應(yīng)鼓勵(lì)專業(yè)檔案管理技術(shù)人員進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，還要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，讓其掌握足夠的管理技術(shù)，完成數(shù)據(jù)采集與處理工作。同時(shí)，學(xué)校也要重視高級(jí)人才的引進(jìn)，盡力掌握前沿的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理水平的全面提升。

3.3 應(yīng)用多種數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)防護(hù)方式。數(shù)字化學(xué)籍檔案信息管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行一套封存、一套利用的基本原則，使用符合要求的載體開展定期數(shù)據(jù)備份。若存在數(shù)據(jù)異常，要及時(shí)做出回復(fù)處理;還要做好數(shù)字化學(xué)籍檔案信息載體更新分析，將舊載體數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到新載體中。對(duì)查詢與利用，對(duì)不同崗位、不同層級(jí)的人員查詢檔案的范圍是不同的，要設(shè)置修改權(quán)限，發(fā)布相關(guān)的賬號(hào)與密碼，并且加密保護(hù);還要設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)置，避免存在網(wǎng)絡(luò)攻擊危害，提高數(shù)字化管理系統(tǒng)運(yùn)行安全性。

3.4 采取電子載體和原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料雙套制并存保管。要想全面保證信息檔案的完整性與可靠性，不出現(xiàn)泄露、損失等問題，需要加強(qiáng)信息技術(shù)安全性防護(hù)。根據(jù)需要保存?zhèn)浞莸臄?shù)據(jù)信息，同時(shí)還要保留紙質(zhì)檔案，以防備數(shù)字信息損壞后可以及時(shí)查詢。學(xué)籍檔案管理工作的重點(diǎn)是提供真實(shí)性的原始材料，雙套制就是這一處理措施。

結(jié)語

綜上所述，我國(guó)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理還在起步的階段，應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理，促進(jìn)管理效率的提升，對(duì)于促進(jìn)高校管理水平的提升，促進(jìn)高等教育事業(yè)發(fā)展有著重要作用。

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