新時期政府機關檔案管理工作實踐分析

王秀蘋

摘要：檔案管理是政府機關的基本工作內容，能夠大大提高政府機關的工作效率，節(jié)省工作時間。在新時期下，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展以及信息技術的不斷創(chuàng)新，給我國的檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能再滿足急劇變化的社會需求，政府機關的檔案管理工作迫切需要創(chuàng)新轉型?；诖?，本文提出在新時期下優(yōu)化政府機關檔案管理工作的措施，從而解決目前政府機關檔案管理工作存在的問題，提高工作效率。

關鍵詞：政府機關;檔案管理工作;新時期實踐

引言

政府機關檔案主要包括國家出臺的法律法規(guī)、各級政府單位的工作實施方案以及執(zhí)行決策、國家軍事外交等官方行政文件等。在新時期下，我國信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的深入發(fā)展，對我國政府機關的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化逐漸成為時代發(fā)展的潮流，不僅能夠提升政府機關檔案的保密性，還能夠提高政府機關檔案管理的工作效率。因此，在新時期，政府機關要不斷采取優(yōu)化措施，創(chuàng)新檔案管理工作。

一、政府機關檔案管理工作目前存在的問題

（一）管理模式落后，管理制度不完善

管理模式落后以及管理制度不完善是影響政府機關檔案管理工作的重要因素。目前在我國部分政府機關仍然采用原有的管理模式和管理制度，檔案管理工作的信息化和數(shù)據(jù)化程度不高。部分政府機關的管理制度不清晰，沒有相應的職務安排，沒有安排專門的檔案管理人員，而且缺乏明確清晰的規(guī)章制度，權責不統(tǒng)一，導致政府機關相關工作人員“缺位”現(xiàn)象嚴重，導致檔案管理工作混亂，不能有效地進行檔案保存。其次，部分政府機關的管理模式落后，沒有跟隨社會的變化和市場的需求進行創(chuàng)新，檔案管理工作落后，工作效率低。政府機關的檔案管理工作還采用傳統(tǒng)的紙質保存的方式，雖然紙質保存存在著一定的優(yōu)勢，可以作為政府機關工作的憑證，準確性較高，但是可重復利用率較低，檔案儲存難度較大，且信息傳遞和共享的難度較大。同時，紙質檔案管理對環(huán)境要求極高，檔案保存需要在密閉，通風，遠離光照的環(huán)境下進行，而且還要控制空氣中的濕度，以防紙質檔案發(fā)潮發(fā)霉或者是字跡褪色，從而損害政府機關的檔案內容，檔案管理成本較高，不利于檔案的長時間儲存管理。因此，在新時期，大數(shù)據(jù)和信息技術的不斷發(fā)展，采用計算機互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理工作是時代發(fā)展的趨勢，政府機關要不斷創(chuàng)新管理模式，解決政府機關檔案管理工作目前存在的問題。

（二）管理人員不足，檔案信息安全性不高

目前，在我國政府機關的檔案管理工作中，普遍存在著人員緊缺的問題。雖然部分政府機關采用了大數(shù)據(jù)的互聯(lián)網(wǎng)管理，但是缺乏相關的專業(yè)技術人員，在檔案管理時操作存在一定的困難，在儲存大量檔案后，極易造成系統(tǒng)的癱瘓，導致檔案信息的丟失或者是檔案管理工作的停滯，給我國政府機關的檔案管理工作帶來了一定的困難和影響。其次，部分政府機關仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及城市化進程的不斷推進，我國的檔案文件以及行政信息不斷增多，采用人工進行一一的對比儲存，耗費了大量的時間精力，檔案管理工作效率較低。并且長時間疲勞地進行單一枯燥的工作，工作人員的注意力和專注度會逐漸降低，從而會影響檔案管理工作的準確性和完整性，影響政府機關相關工作的順利開展。再次，政府機關檔案管理的安全性有待提高。政府機關的檔案機密性很高，涉及民生、軍事、經(jīng)濟等多個方面，對我國的人民生活以及國家安全具有重要的影響。因此，必須保證政府機關的檔案管理工作的安全性和嚴密性。部分政府機關的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)建設時間不長，處于初創(chuàng)期，建設不夠完善，在數(shù)據(jù)傳輸或者是數(shù)據(jù)儲存時，容易被惡意篡改或者是竊取，使檔案的準確性和完整性不能夠得到保證，影響我國的政府機關工作，對我國造成了嚴重的影響[1]。

二、優(yōu)化政府機關檔案管理工作的措施

（一）構建檔案信息庫以及檔案信息共享平臺

在新時期下，為了加強政府機關的檔案管理工作可以采用建立檔案信息庫共享平臺，促進檔案管理的數(shù)字化和信息化建設，解決政府機關檔案管理工作存在的問題。首先，政府機關要將紙質版的檔案信息轉化為可以被計算機錄用的代碼，轉換完成之后，對轉換的代碼進行統(tǒng)一的管理儲存，對檔案中的圖片信息、視頻信息、音頻信息等進行轉譯后在轉換成代碼，儲存到計算機中，并設置檔案儲存的時間和編號，方便檔案管理，從而解決了傳統(tǒng)的紙質版儲存易褪色，檔案內容不完整的問題。不僅能夠對政府機關的檔案信息進行及時的更新，還能夠對檔案信息進行合理儲存，保證檔案信息的完整性和規(guī)范性。其次，在對檔案信息儲存在信息庫后，要設置加密系統(tǒng)，從而提高檔案信息的安全性。再次，要在檔案信息庫共享平臺設置關鍵詞搜索，增加政府機關與人民群眾的黏性，無論是政府機關的工作人員還是人民群眾都可以在檔案信息庫共享平臺上使用關鍵詞找到自己想要尋找的公開內容，提高了政府機關的工作效率，加強了與人民群眾的聯(lián)系，從而促進政府工作的順利開展。

（二）創(chuàng)新管理模式，構建管理制度

無論是政府機關還是社會企業(yè)，要想提高工作效率，增強管理效果，完成工作內容就必須建立健全管理制度。政府機關要建立明確清晰的管理制度，要落實工作責任制，明確工作人員的工作內容，合理進行工作人員的分工，定期檢查工作人員的工作，根據(jù)政府機關的管理制度，評價工作人員的工作情況，落實目標責任制，防止政府機關人員瀆職、失職現(xiàn)象的發(fā)生。其次，要采用競爭上崗制度，政府機關在招聘人才時，要注重人才的專業(yè)能力和專業(yè)技術，不僅要選拔專業(yè)技術人才，進行數(shù)據(jù)系統(tǒng)的維護和管理工作，還要選拔專門的管理人才，加強政府機關的管理工作，提高工作效率，確保檔案管理工作的有序進行，充實檔案管理工作崗位。再次，要不斷創(chuàng)新管理模式，采用數(shù)字化的管理模式，構建身份認證技術和掃描技術，設置加密系統(tǒng)，政府機關人員要進行人臉掃描之后才能夠進入檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理的安全性和嚴密性，有效實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，保證政府機關的檔案信息安全[2]。

結論

綜上所述，在新時期，政府機關的檔案管理工作也要跟隨時代的發(fā)展，促進檔案信息管理的數(shù)字化和信息化，提高檔案管理的工作效率。政府機關要致力于解決目前檔案管理工作存在的問題，要不斷創(chuàng)新管理模式，制定檔案管理制度，建立檔案信息庫以及共享平臺，保證檔案信息的安全，促進政府機關相關工作的順利進行。

參考文獻

[1]張慧蓮.新時期政府機關檔案管理工作實踐思考[J].經(jīng)濟管理文摘，2019（20）：23-24.

[2]馬金鵬.檔案管理存在的問題及對策分析——昆明市市級機關檔案業(yè)務指導工作實踐[J].云南檔案，2018（12）：53-55.

（內蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗好力保鎮(zhèn)人民政府 內蒙古 興安盟 137608）