留學人員檔案管理制度及建檔問題探討

丁家友 徐芳 李慧珺

摘 要：在國家推進治理體系和治理能力現(xiàn)代化的背景下，適應人才政策發(fā)展的流動人員尤其是留學人員檔案管理制度建設(shè)相對滯后，對各地人才服務(wù)機構(gòu)的建檔工作等檔案服務(wù)帶來許多困擾與不便。文章通過三輪調(diào)查，以蘇州市人才服務(wù)中心為例，分析了留學人員檔案管理工作中存在的問題及其反映出的現(xiàn)行制度缺陷，初步提出了政策協(xié)同管理、規(guī)范標準建設(shè)與管理流程優(yōu)化等對策。

關(guān)鍵詞：留學人員；檔案管理制度；建檔

根據(jù)發(fā)展經(jīng)濟學觀點，在全球經(jīng)濟一體化或區(qū)域經(jīng)濟一體化增強的趨勢下，一國或一個地區(qū)經(jīng)濟和技術(shù)的長遠發(fā)展得益于適當?shù)闹橇α鲃覽1]。近年來全國各地實施的各種引才政策圍繞“引得進、留得住、用得好”三個維度[2]展開了激烈競爭，其中“引得進”維度中政府對人才引進的質(zhì)量以各類證書、資金、團隊等為衡量標準，在實際執(zhí)行中大范圍涉及我國現(xiàn)行的人事檔案，特別是流動人口人事檔案和干部人事檔案工作的制度及執(zhí)行。人事檔案作為人才引進工作的一項重要憑證，發(fā)揮著難以替代的作用[3]。

本文以蘇州市人才服務(wù)中心為例，以留學人員檔案工作中的實際問題為線索，結(jié)合對蘇州各人才服務(wù)中心和國內(nèi)主要城市留學人員檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查，聚焦各類留學人員檔案完整性問題，在現(xiàn)有制度框架下探索留學人員檔案管理中現(xiàn)實問題的解決方案，尤其是建檔問題的處理策略。

一、研究背景

1. 我國留學人員概況

參考教育部《國家留學基金資助人員派出和管理若干問題的規(guī)定（1996年）》和教育部對留學人員統(tǒng)計口徑，留學人員群體主要可分為國家公派、單位公派和自費留學三類。

據(jù)教育部統(tǒng)計，1978-2019年，我國各類出國人員累計達656.06萬人，其中86.28%已完成學業(yè)的留學人員選擇回國發(fā)展，較2000年增幅超過31倍。公開數(shù)據(jù)表明，1/3的留學人員完成國內(nèi)高中教育后就選擇出國留學，完成國內(nèi)本科教育后出國留學的接近一半，碩士畢業(yè)后出國留學的不到1/10，其余為大?；蛑袑．厴I(yè)后出國留學；從留學回國人員的學歷構(gòu)成來看，碩士學位占63%，學士學位占30%，博士學位占6%。2019年《中國留學白皮書》的數(shù)據(jù)表明，本科畢業(yè)生依然是中國留學生中的主力軍，圖1、圖2數(shù)據(jù)可以印證這一點。

據(jù)蘇州市統(tǒng)計局數(shù)據(jù)，至2020年底，全市人才總量超過293萬人，高層次人才接近27萬人，留學歸國人員突破5萬人。2016年的一項蘇州市留學回國人員調(diào)查報告顯示，留學回國人員中21.9%在高校工作，6.8%在科研院所工作，7.1%在國有企業(yè)工作，17.3%在外資企業(yè)工作，38.1%在私營企業(yè)工作，3.7%在政府部門工作。根據(jù)中組部、人事部關(guān)于印發(fā)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的通知（人發(fā)〔1996〕118號）第四條以及《干部人事檔案工作條例》第十二、十三條的規(guī)定，只有具備人事檔案管理權(quán)的單位（實踐中包括國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)、國有控股企業(yè)等）和各地的人才服務(wù)機構(gòu)才能保管人事檔案。因此，按照現(xiàn)行制度及實踐，至少有一半的蘇州留學歸國人員由蘇州市各級人才服務(wù)中心負責處理其檔案業(yè)務(wù)。

2. 人事檔案概念及管理

人事檔案是我國人事管理制度的主要產(chǎn)物，是個人經(jīng)歷、思想品德、學識能力、工作業(yè)績等內(nèi)容的記錄和證據(jù)，在司法公證、職稱申報、個人證明等情境中具有法律效用。人事檔案承載了各類人才信息，是人才信息的可靠來源，能綜合反映人才的政治思想、道德品質(zhì)、工作能力等情況，是構(gòu)成人才管理與開發(fā)工作可依托的寶貴資料庫。

根據(jù)2014年12月中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）第二條，流動人員人事檔案在人事檔案中占有重要地位，包括機關(guān)事業(yè)單位辭退（職）開除人員、企事業(yè)單位解聘人員、自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員、自費出國留學及其他因私出國（境）人員等群體的檔案。

流動人員人事檔案管理體制為集中統(tǒng)一、歸口管理。具體業(yè)務(wù)層面一般按屬地管理原則，由流動人員戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及獲得人力資源和社會保障部門授權(quán)的單位負責統(tǒng)一管理[4]。

3. 留學人員檔案內(nèi)容與歸檔范圍

本研究所稱留學人員檔案主要是指留學人員人事檔案，在概念和實踐領(lǐng)域?qū)儆诹鲃尤藛T人事檔案管理的范疇，但同時又受干部人事檔案管理規(guī)范和相關(guān)制度的約束。隨著留學人員數(shù)量的迅速增長和人事代理業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展， 目前各級人才服務(wù)機構(gòu)保管的留學人員檔案數(shù)量逐年增多，問題與矛盾也逐漸顯現(xiàn)。

蘇州和全國主要城市現(xiàn)行的留學人員檔案管理制度與規(guī)范主要依據(jù)“人社部發(fā)〔2014〕90號文件”，參考《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）以及2018年11月20日起施行的《干部人事檔案工作條例》等，將留學人員檔案主要內(nèi)容分為履歷類、自傳類、鑒定與考核考察類、學習與培訓類、政審類、黨團類、表彰獎勵類、涉紀涉法類、待遇任免類以及其他材料共十大類，具體歸檔范圍按類別細分。

二、留學人員檔案管理情況調(diào)查分析

1. 調(diào)查實施與數(shù)據(jù)處理

本研究前后共開展了三輪調(diào)查：第一輪針對蘇州市轄區(qū)范圍內(nèi)各人才服務(wù)中心，開展了“留學歸國人員檔案管理操作崗位數(shù)據(jù)調(diào)查”，搜集了蘇州市各人才服務(wù)中心在操作過程中對留學人員范圍的確定和分類、與其他部門之間關(guān)于留學人員檔案管理的業(yè)務(wù)協(xié)同情況以及遇到的問題及困難等；結(jié)合第一輪調(diào)查數(shù)據(jù)，針對北京、上海、廣州、深圳、南京、杭州、天津 、廈門、寧波9個城市人才服務(wù)中心檔案工作情況展開第二輪網(wǎng)絡(luò)、電話調(diào)研，獲取各地人才政策及相應的人事檔案管理配套政策及實施辦法；第三輪針對以上城市進一步調(diào)查了各地人才服務(wù)中心針對留學人員檔案處理的具體情景及做法。

首輪調(diào)查以蘇州市人才服務(wù)中心提供的36位在蘇留學歸國人員為初始樣本，采用滾雪球抽樣方法，最終覆蓋高校、政府、事業(yè)單位、外企、國企等不同類型用人單位，共發(fā)放150份問卷，回收有效問卷136份。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有約一半（53%）留學人員出國前辦理過個人檔案托管或寄存，這意味著另一半留學人員對個人檔案的保管存續(xù)狀態(tài)不清楚，很可能造成個人檔案處于失序狀態(tài)；辦理過寄存或托管的留學人員中，選擇各地人才服務(wù)機構(gòu)的最多，占比72%，然后依次是教育部留學人員服務(wù)中心（17%）和學校（11%）；26.47%的受訪者在出國之前戶籍所在地是蘇州本地，73.53%的受訪者在出國之前戶籍所在地是外地，這意味著回國后的留學人員大部分需要在人才服務(wù)機構(gòu)間辦理檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)。

歸國后，74%的留學人員因工作需要辦理檔案業(yè)務(wù)，38%的留學人員因為戶籍業(yè)務(wù)需要辦理檔案業(yè)務(wù)；辦理過程中求助最多的對象依次是人才服務(wù)中心（74%）、單位人事部門（53%）和檔案局館（24%）；留學歸國人員的發(fā)展方向主要為就業(yè)（58.82%）與創(chuàng)業(yè)（41.18%）；留學人員辦理的個人檔案業(yè)務(wù)主要是歸檔或移交，新建檔案的業(yè)務(wù)占小部分。60%左右的人仍愿意維持目前相對簡單的材料和流程，愿意在前期配合提供更多材料和信息以優(yōu)化后期查詢方式和效率的人占40%；61.76%的受訪者認為應建立在線辦理渠道，提供在線辦事指南；35.29%的受訪者認為可以將在線辦理與線下辦理相結(jié)合。

2. 留學人員檔案業(yè)務(wù)類型

以蘇州市人才服務(wù)中心為例，目前對于在國（境）內(nèi)無高等學校教育經(jīng)歷的人員，因為在各公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)無人事檔案，在辦理檔案業(yè)務(wù)時視為新建檔案業(yè)務(wù)（僅限于工作單位工商營業(yè)執(zhí)照或組織機構(gòu)代碼登記在姑蘇區(qū)的留學人員）；對于在國（境）內(nèi)有高等學校教育經(jīng)歷的人員，各高校會將其檔案按畢業(yè)生檔案派遣到戶籍所在地或工作地的具有人事保管權(quán)的單位，此類人員因有人事檔案，后續(xù)材料補充可視為歸檔業(yè)務(wù)。

經(jīng)過調(diào)研北京、南京、深圳、廈門等地，發(fā)現(xiàn)目前國內(nèi)各地人才中心和服務(wù)機構(gòu)基本上在處理留學人員檔案業(yè)務(wù)時都是分為以上兩類情景。不同的是，按流動人員處理留學人員檔案時，會根據(jù)留學人員在國（境）內(nèi)外教育階段或取得學位的差異進行一定程度的差異化管理?？傮w原則是以是否有國內(nèi)檔案材料或記錄為依據(jù)進行歸檔，并審慎進行檔案新建業(yè)務(wù)。其中國外學歷認證材料有所變化——使領(lǐng)館自2020年11月1日起不再開具《留學回國人員證明》，留學人員身份認定可借助教育部留學服務(wù)中心提供的國外學歷學位認證書、國外院校的錄取材料以及學位證書等材料。

就蘇州而言，人事檔案按照屬地化管理，雖然各區(qū)人才服務(wù)中心在業(yè)務(wù)類型和所需材料上大同小異，但在具體操作說明表述和業(yè)務(wù)流程上仍然有所差異。類似“學籍材料”“相關(guān)材料”“檔案材料”“學籍檔案”等表述存在表義及操作層面的模糊性，不利于公共服務(wù)過程中業(yè)務(wù)流程說明或業(yè)務(wù)指南的編制。

3. 留學人員檔案管理現(xiàn)行做法與依據(jù)

（1）檔案新建

北京市人社局《關(guān)于進一步加強我市留學人員就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)有關(guān)工作的通知》（京人社調(diào)發(fā)〔2014〕196號）規(guī)定出國前未建檔案的留學人員，可憑當?shù)厝松缇稚w章確認的《留學人員建檔申請表》申請建立檔案，并要求在該表蓋章確認30日內(nèi)辦理就業(yè)及報到手續(xù)，將檔案會同其他材料轉(zhuǎn)至用人單位或單位委托存檔的檔案管理機構(gòu)。這對于留學人員檔案新建業(yè)務(wù)具有一定的指導意義和借鑒價值。《江蘇省人才流動服務(wù)中心流動人員人事檔案管理工作細則》第六條針對人事代理單位新進人員，規(guī)定“從未建立過人事檔案的可以申請新建人事檔案，而原有人事檔案遺失的，則不在新建檔案范圍之列”。

另外，按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，在人事檔案遺失或損毀的情形下，人事檔案可采取“重新建檔”。但在實際執(zhí)行過程中，高校、企事業(yè)單位甚至政府部門為吸引高層次人才，常常會出臺相應的辦法，打開所謂引進人才的綠色通道，通過申請人提交重新建檔申請為其重新建立人事檔案。

（2）檔案托管或歸檔

人才服務(wù)機構(gòu)提供的人事檔案托管服務(wù)是其檔案服務(wù)功能的核心部分。教育部依據(jù)《關(guān)于留學服務(wù)中心開展留學人員檔案管理服務(wù)工作的批復》（教人廳〔1997〕22號）開展的“留學人員檔案管理”項目，針對長期存檔人員提供檔案托管服務(wù)，需要申請人準備《存檔人員登記表》，以及護照首頁、國外教育機構(gòu)入學證明和簽證的復印件。

北京市留學人員服務(wù)中心建立的留學人員檔案庫，要求出國留學人員持錄取通知書或邀請函、護照，留學回國人員持駐外使領(lǐng)館開具的《留學回國人員證明》（2020年11月1日起不再開具）、聘用書或聘用合同，在外留學人員持在外留學或工作證件、國內(nèi)不保留公職的證明辦理存檔手續(xù)，并為存檔的留學人員收集、歸檔、整理、保管留學期間及留學回國后形成的各類檔案材料。

4. 共性問題分析

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，隨著社會信息化的深入發(fā)展，傳統(tǒng)的人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案管理模式與方法越來越不能適應各地層出不窮的人才引進政策和經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展的新趨勢和新要求。各地留學人員檔案管理與服務(wù)工作出現(xiàn)了一些共同的問題與矛盾。

（1）業(yè)務(wù)協(xié)同仍需加強

目前人才政策實施一般是由各地政府出臺宏觀性的指導意見，科學技術(shù)部門或人才辦規(guī)劃人才引進、培養(yǎng)的具體條件和方式，人力資源和社會保障部門負責人才申報條件和程序、激勵獎懲措施等[5]，再由用人單位為引進人才辦理具體的手續(xù)和服務(wù)。這就造成參與辦理和流轉(zhuǎn)引進人才人事檔案的具體部門分散，手續(xù)復雜，加大了留學人員辦事成本，同時增加了人事檔案管理機構(gòu)的工作負擔。

（2）標準規(guī)范相對滯后

本研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前各省市乃至各區(qū)在實際處理留學人員檔案尤其是檔案新建時并無統(tǒng)一的標準規(guī)范，多數(shù)人才服務(wù)機構(gòu)僅依據(jù)自身管理實際進行處理。這不僅破壞了一定區(qū)域內(nèi)業(yè)務(wù)管理的統(tǒng)一性，也間接對人才流動產(chǎn)生了一定的阻礙。

例如，江蘇省人才流動服務(wù)中心印發(fā)了《江蘇省人才服務(wù)機構(gòu)流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)指導意見》（試行），該文件針對省內(nèi)人才服務(wù)機構(gòu)之間的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作制定了試行標準，指導的是已建檔案的流動人員檔案轉(zhuǎn)遞，但對于檔案新建，目前尚未有統(tǒng)一的標準或規(guī)范性文件發(fā)布。

（3）人檔分離問題

盡管現(xiàn)階段的人事檔案代理機制在某種程度上有利于企事業(yè)單位人事檔案管理，但也帶來了人事檔案不能跟隨個人情況變動及時更新與完善以及“人檔分離”的現(xiàn)象。

例如，各地引進人才時開啟所謂的綠色通道進行“重新建檔”，導致人事檔案被人為地進行拆分，破壞了檔案的完整性[6]，進而產(chǎn)生“一人多檔”“有檔無人”的問題，這有悖于人事檔案的管理規(guī)范，嚴重削弱了人事檔案的可用性和真實性。人才流動綠色通道現(xiàn)象的存在，沖擊了傳統(tǒng)人事管理和人事檔案管理制度[7]，因此要審慎對待此種方式的重新建檔。

此外，對于流動人員人事檔案的所有權(quán)問題，至今沒有相關(guān)規(guī)章制度進行規(guī)定，這易造成實際工作中出現(xiàn)“棄檔”“死檔”“自留檔案”等情形[8]。

（4）被動服務(wù)問題

由于人員工作現(xiàn)狀無法被人事代理機構(gòu)實時掌握，同時用人單位也難以適時地對寄存在代理機構(gòu)的人事檔案進行增補，這就導致留學人員人事檔案因其內(nèi)容的缺失而不能確切地反映人員的實際工作狀態(tài)。雖然我國早已推行了人事代理制度，但是對于人事代理的具體概念及操作流程，無論是用人單位還是員工，都缺乏清晰的認知。除此之外，雖然人才服務(wù)中心會提供畢業(yè)生就業(yè)指導，但其指導內(nèi)容主要是針對畢業(yè)生檔案的接收和管理或按人員需求開具未就業(yè)證明，在主動進行檔案獲取以及向用人單位寄送檔案等工作的開展方面仍有一定拓展空間。以上事實都直接表明了人才服務(wù)中心主動服務(wù)的意識淡薄，在當前檔案工作中仍處于被動服務(wù)的處境。

（5）信息安全問題

當前人事檔案數(shù)字化管理基本已經(jīng)在各人才服務(wù)機構(gòu)普及，然而，在實際的電子化管理過程中，由于各種因素的限制，往往會催生出形式主義的信息化建設(shè)現(xiàn)狀。例如部分人才機構(gòu)仍存在信息化基礎(chǔ)設(shè)施老舊故障多、信息化建設(shè)標準落后以及職工缺乏基本信息素養(yǎng)的問題，這會直接影響到人事檔案管理工作的開展，致使人事檔案信息的完整性、真實性受損，甚至可能由于職工不熟悉信息化管理流程或硬軟件系統(tǒng)的限制，出現(xiàn)檔案材料的丟失和泄露等安全問題。

三、留學人員建檔工作的對策與建議

1. 政策協(xié)同管理

就人事檔案管理服務(wù)的主體而言，2018年《人力資源市場暫行條例》（國務(wù)院令第700號）出臺，規(guī)定公共人力資源服務(wù)機構(gòu)提供流動人員人事檔案管理服務(wù)，而2019年修訂版《人才市場管理規(guī)定》（人事部、國家工商行政管理總局令第1號）中則提出，人才中介服務(wù)機構(gòu)開展流動人員人事檔案管理服務(wù)。政策之間的不協(xié)調(diào)直接造成了實際工作過程的混亂。當前僅流動人員人事檔案管理方面，就先后有各類行政規(guī)章和標準出臺，如《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）、《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（人社廳發(fā)〔2016〕75號）、《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》（GB/T 32623-2016）、《關(guān)于加快推進流動人員人事檔案信息化建設(shè)的指導意見》（人社廳發(fā)〔2018〕102號）等。但這些規(guī)章和標準在規(guī)范效力、執(zhí)行力度、監(jiān)督機制等方面的協(xié)調(diào)力是值得商榷的。

因此，有必要通過加強政策協(xié)同，從人事檔案管理、流動人員檔案工作、留學人員管理、人才引進與開發(fā)政策等方面著手，尋找政策契合點，盡早制定適應當前流動人員人事檔案工作的政策規(guī)章，甚至是配合各類人才引進政策的人事檔案管理與服務(wù)標準。對因不當使用“重建檔案”辦法而造成的“一人多檔”等問題進行改正，整治已經(jīng)產(chǎn)生的“一人多檔”“人檔分離”等情況，妥當管理本不需要重建的人事檔案。

另外，有關(guān)部門在修訂《流動人員人事檔案管理規(guī)定》或出臺新的相關(guān)規(guī)章時，應在保持既有政策穩(wěn)定性的前提下，考慮進一步明確檔案重建問題的適用情形與可操作性，以目前我國廣泛開展的檔案“雙軌”轉(zhuǎn)“單軌”實踐及制度改革為契機，嘗試在技術(shù)實踐層面實現(xiàn)人才信息和數(shù)據(jù)的共享和融通，形成壓力與動力，助推政策協(xié)同與創(chuàng)新。同時，在政策的推行中，理應將縣級人才服務(wù)機構(gòu)的實際工作條件納入考慮范圍，避免強制實行檔案屬地化管理服務(wù)的“一刀切”式工作處理方式。

2. 規(guī)范標準建設(shè)

2016年5月，人力資源和社會保障部辦公廳發(fā)布了《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（人社廳發(fā)〔2016〕75號），旨在對流動人員人事檔案管理服務(wù)流程進行簡化優(yōu)化，切實解決流動人員存檔過程中的問題[9]。人事檔案管理在實際工作中存在諸多障礙，是因為其內(nèi)容關(guān)聯(lián)面較廣，包括各種復雜的情況。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代經(jīng)濟全球化加劇，目前人事檔案管理工作過程中會出現(xiàn)一些無法依據(jù)現(xiàn)有規(guī)范標準處理的新難點。因此，有關(guān)部門應針對人事檔案工作的實際情況，結(jié)合其未來發(fā)展的趨勢， 盡快制定滿足實際工作需要的相關(guān)法規(guī)標準，最大程度解決人事檔案管理工作中部分“無法可依”的現(xiàn)狀[10]。

3. 管理流程優(yōu)化

（1）分類精準管理

留學人員檔案管理工作應按前文所述留學人員類別和具體業(yè)務(wù)情景類別實行精準分類和細粒度管理。首先，加快厘清蘇州市人才服務(wù)中心存量留學人員人事檔案數(shù)量和年增量，并按檔案來源進行結(jié)構(gòu)性調(diào)查——分為大專院校畢業(yè)生檔案、其他企業(yè)或人才機構(gòu)調(diào)轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)制國有企業(yè)職工、省內(nèi)轉(zhuǎn)入、省外轉(zhuǎn)入等類別進行盤點，并摸清檔案流轉(zhuǎn)方向，以此主動積極地配合蘇州市人才政策的實施。

其次，人才服務(wù)機構(gòu)應完善留學人員檔案的接收和轉(zhuǎn)遞、鑒別和歸檔、整理和保管、查（借）閱服務(wù)，以及出具存檔、經(jīng)歷相關(guān)證明及出國（境）政審（考察）和黨員組織關(guān)系接轉(zhuǎn)等各項業(yè)務(wù)服務(wù)標準和服務(wù)流程，推進規(guī)范化、精細化的線上和線下業(yè)務(wù)劃分與部署。

（2）加大信息化建設(shè)力度

留學人員檔案管理信息化是在線政務(wù)服務(wù)的重要組成部分?！秾κ龑萌珖舜笕螘h第5337號建議的答復》（教外建議〔2020〕76號）文件提出，教育部與人力資源和社會保障部、科技部等部門協(xié)作配合，大力推進“互聯(lián)網(wǎng)+留學服務(wù)”平臺建設(shè)，實現(xiàn)了留學回國就業(yè)落戶、留學人員檔案保存、學歷學位認證等業(yè)務(wù)的在線辦理。

在我國大力支持和推動電子政務(wù)發(fā)展的背景下，人才服務(wù)機構(gòu)應通過全面掌握流動人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等情況，開發(fā)或使用面向全國人才服務(wù)機構(gòu)、企事業(yè)單位以及留學人員三方的全國人事檔案信息共享系統(tǒng)，建立按留學人員專業(yè)、院校、職稱、年齡段等標準進行分類的數(shù)據(jù)庫，完善留學人員建檔、補檔、異地查閱等功能，通過身份認證等信息技術(shù)實現(xiàn)各地人才服務(wù)機構(gòu)信息互聯(lián)，最大程度降低已形成的“一人多檔”問題的影響，更好地服務(wù)于留學人員等各類人才引進與開發(fā)工作；并以實現(xiàn)數(shù)據(jù)向上集中為目標，加快出臺統(tǒng)一的人事檔案數(shù)字化建設(shè)標準，推進檔案信息化發(fā)展進程；同時通過對新進職工信息化水平嚴格要求或加強內(nèi)部信息化培訓提高職工信息素養(yǎng)[11]，利用各種互聯(lián)網(wǎng)信息渠道積極開展檔案信息化便民工作，減輕公民和企業(yè)信息負擔。

（3）加強留學人員材料收集歸檔

人才服務(wù)機構(gòu)應遵循真實、全面、及時、規(guī)范的要求[12]，積極探索與用人單位形成聯(lián)動機制，及時收集留學人員的各類歸檔材料。同時加強對留學回國人員的檔案政策宣傳，提升其檔案意識，促使他們及時提交國外學歷材料、國外工作材料。留學期間如有材料缺失，需要聯(lián)系國外學?；蛘吖ぷ鲉挝贿M行補充，對于不能提供的需要調(diào)查或者協(xié)商。堅持做好留學人員檔案材料的收集、整理、鑒別、存儲等工作， 保證留學人員人事檔案資料的完整與真實。

另外，教育部留學服務(wù)中心規(guī)定，從2019年5月起國（境）外學歷認證取消紙質(zhì)認證結(jié)果，統(tǒng)一改發(fā)電子認證。這就意味著申請者可重復性打印國外學歷認證證書，從而使得電子證書的原始性受到挑戰(zhàn)。因此人才服務(wù)機構(gòu)可根據(jù)自身實際，適當參考引用司法領(lǐng)域的公證保全模式對電子證書原始性進行檢驗[13]，相關(guān)部門也可利用可信時間戳、數(shù)字簽名[14]等技術(shù)對電子證書原始性進行保障，以此避免“一人多檔”的現(xiàn)象發(fā)生。

*本文系2019年度蘇州大學橫向項目“留學人員檔案管理研究”（項目編號：AS10303119）階段性研究成果。

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