基于大數(shù)據(jù)下加強(qiáng)城建檔案管理的實(shí)踐與思考

作者簡(jiǎn)介：孫心湖（1968—），男，本科，副研究館員，研究方向?yàn)槌墙n案管理。

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)對(duì)各行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生直接性的影響。本文結(jié)合城建檔案管理現(xiàn)狀，探討了城建檔案管理相關(guān)概述，分析了城建檔案信息化管理現(xiàn)存問(wèn)題，研究了城建檔案信息化管理在大數(shù)據(jù)下的實(shí)踐策略，以期為大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)城建檔案管理水平提升提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;城建檔案;檔案管理

中圖分類號(hào)：G270

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-4043

Abstract： With the continuous progress and rapid development of science and technology， China has fully entered the information age， and big data has a direct impact on the development of various industries. Combined with the current situation of urban construction archives management， this paper discusses the overview of urban construction archives management， the existing problems of urban construction archives information management are analyzed， the practice strategy of urban construction archives information management under big data is studied， in order to provide reference for improving the management level of urban construction archives under the background of big data.

Key words： Big data; Promotion of information technology; Urban construction archives; File management

在大數(shù)據(jù)的影響下，需要根據(jù)實(shí)際情況的不同，對(duì)城建檔案管理中涉及的諸多影響要素展開(kāi)深入分析，提出有針對(duì)性的解決對(duì)策，這樣才能夠結(jié)合建設(shè)效果，促使城建檔案管理工作能夠更好地落實(shí)到實(shí)處，保證城建檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中的整體質(zhì)量和效率得到提升。特別是新時(shí)期背景下，城建檔案在整個(gè)社會(huì)建設(shè)中具有非常重要影響和作用，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，將城建檔案在其中的作用和價(jià)值最大化地發(fā)揮出來(lái)，這也是目前城建檔案中必須要面臨的重點(diǎn)問(wèn)題。結(jié)合目前城建檔案在建設(shè)與管理時(shí)存在的諸多問(wèn)題，提出有針對(duì)性的解決對(duì)策，保證城建檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下能夠得到有效推進(jìn)，以此來(lái)滿足各方面提出的基本要求。

1 城建檔案管理相關(guān)概述

城市化進(jìn)程推進(jìn)速度的不斷加快，對(duì)于城市的建設(shè)和發(fā)展而言可以起到良好推動(dòng)效果，特別是新時(shí)期背景下，我國(guó)進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)對(duì)于城建檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生的影響相對(duì)比較明顯。城建檔案管理工作可以被看作是城市規(guī)劃和建設(shè)中必不可少的一部分，要保證城建檔案管理工作的全面、有序開(kāi)展，城建檔案能夠?qū)Τ鞘械慕ㄔO(shè)和發(fā)展等各方面因素條件展開(kāi)深入分析，同時(shí)能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)、合理地記錄和分析，保證城市化進(jìn)程得到有效推進(jìn)的必要前提條件[1]。對(duì)于建設(shè)單位而言，在整個(gè)城市規(guī)劃與建設(shè)中，促使檔案得到有效利用，無(wú)論是在收集或者整理與歸檔等各方面，要保證檔案中涉及的內(nèi)容具有一定客觀性和有效性，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。

2 城建檔案信息化管理現(xiàn)存問(wèn)題

2.1 部分建設(shè)和施工單位缺少對(duì)城建檔案工作的重視程度

城市建設(shè)工作在具體展開(kāi)中要意識(shí)到呈現(xiàn)檔案管理工作在其中應(yīng)用的重要性，城建檔案管理工作可以被看作是其中的重中之重，具有非常重要的影響和作用。城建檔案管理工作在具體展開(kāi)中其自身存在的現(xiàn)象相對(duì)比較多，部分建設(shè)單位并沒(méi)有意識(shí)到城建檔案管理工作在具體展開(kāi)中的重要性，普遍都會(huì)將工作重點(diǎn)放在建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察與設(shè)計(jì)等各方面，這種形勢(shì)下很難真正意識(shí)到檔案管理工作在具體展開(kāi)中的一系列要求，同時(shí)也很難保證整理、歸檔等各項(xiàng)工作在實(shí)踐中的有效推進(jìn)[2]。所以，在整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之前要保證檔案聯(lián)合驗(yàn)收工作在實(shí)踐中的有效推進(jìn)，城建檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際情況的不同，積極采取有針對(duì)性的對(duì)策，保證城建檔案管理部門中涉及的一系列工作內(nèi)容能夠得到有效推進(jìn)。

2.2 城建檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠完善

城市化進(jìn)程推進(jìn)速度的不斷加快，對(duì)于城市內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出要求相對(duì)比較高，特別是其中涉及的諸多影響因素要給予足夠關(guān)注和重視。部分城市當(dāng)中會(huì)對(duì)市級(jí)的城建檔案館進(jìn)行科學(xué)、合理地建設(shè)和利用，而對(duì)于縣區(qū)而言，基本上是在整個(gè)區(qū)域范圍內(nèi)對(duì)資料室進(jìn)行建設(shè)和利用，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致這種結(jié)構(gòu)相對(duì)比較單一的管理模式，無(wú)法將其自身作用和價(jià)值最大化地發(fā)揮出來(lái)[3]，致使目前城建檔案質(zhì)量管理工作在具體展開(kāi)中，整個(gè)質(zhì)量并不是很高，各部門相互之間的分工并不是很明確，缺少符合現(xiàn)實(shí)要求的專業(yè)管理人員作為支持。城建檔案管理人員自身綜合素及各方面能力無(wú)法得到有效提升，所以現(xiàn)有管理工作在具體展開(kāi)中的整體質(zhì)量和效率很難得到有效提升，這也是目前城建檔案管理水平無(wú)法得到有效提升的主要原因。

2.3 收集與整理城建檔案不夠規(guī)范

結(jié)合目前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下城建檔案管理工作的具體展開(kāi)現(xiàn)狀進(jìn)行分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)在城建檔案管理工作展開(kāi)中，并沒(méi)有形成統(tǒng)一、有效的管理目標(biāo)與要求，導(dǎo)致各地區(qū)在城建檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中存在的差異性相對(duì)比較明顯，缺少管理制度作為支持，無(wú)法滿足目前城建檔案管理工作在具體整合及管理時(shí)提出的個(gè)性化要求。

2.4 信息化意識(shí)相對(duì)比薄弱

現(xiàn)如今我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)與信息化等各種不同類型信息技術(shù)手段在實(shí)踐中的應(yīng)用范圍相對(duì)比較廣，受到了人們的廣泛關(guān)注和重視。但是結(jié)合目前城建檔案管理現(xiàn)狀展開(kāi)分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分城市在規(guī)劃和建設(shè)時(shí)，并沒(méi)有意識(shí)到城建檔案管理工作在其中的重要性，存在的問(wèn)題相對(duì)比較明顯，普遍都會(huì)以相對(duì)比較傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行服務(wù)。由于現(xiàn)有管理方式過(guò)于落后以及單一，所以很難對(duì)現(xiàn)有各種不同類型信息進(jìn)行及時(shí)有效的獲取和利用，同時(shí)還會(huì)導(dǎo)致人力資源處于嚴(yán)重消耗狀態(tài)，導(dǎo)致整個(gè)城建檔案管理工作在具體展開(kāi)中的作用和價(jià)值很難得到有效發(fā)揮[4]。長(zhǎng)此以往，城建檔案管理工作在具體展開(kāi)中，勢(shì)必會(huì)受到一系列影響，特別是在目前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想將檔案管理工作在具體展開(kāi)中的作用和價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)，要滿足時(shí)代發(fā)展要求，結(jié)合目前城建檔案管理工作中提出的一系列需求，促使城建檔案管理水平得到有效提升。

3 城建檔案信息化管理在大數(shù)據(jù)下的實(shí)踐策略

3.1 積極樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

新時(shí)期背景下對(duì)于城建檔案管理機(jī)構(gòu)而言，在日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中普遍要樹(shù)立積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，特別是建設(shè)單位向該機(jī)構(gòu)報(bào)送城建檔案時(shí)，如果存在不及時(shí)等問(wèn)題，城建檔案管理人員要保證其自身具有非常良好的積極主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。與建設(shè)單位之間建立良好的溝通和交流關(guān)系，同時(shí)要積極宣傳相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)范化規(guī)章制度，保證與建設(shè)單位之間建立良好的關(guān)系，建設(shè)單位能夠真正意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性。將工程檔案及時(shí)報(bào)送給相關(guān)部門，城建檔案管理部門在日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中可以將獲取到的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、有效的歸檔處理，保證其中涉及的內(nèi)容具有一定真實(shí)性和有效性，避免后續(xù)使用時(shí)出現(xiàn)一系列問(wèn)題[5]。除此之外，要保證各種不同類型城建檔案的接收以及保管等各方面工作的優(yōu)勢(shì)，特別是在城建檔案管理部門日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中，要保證其在整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目施工時(shí)，能夠?qū)?xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)對(duì)目前存在的諸多問(wèn)題與情況進(jìn)行客觀分析。對(duì)建設(shè)工程資料及相關(guān)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行大范圍收集和獲取，保證這些信息資料的收取是具有一定準(zhǔn)確性和有效性。在具體工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于城建檔案管理人員而言，要積極主動(dòng)參與到項(xiàng)目的規(guī)劃和建設(shè)中，這樣才能夠?qū)⑵渥陨砺毮茏饔米畲蠡匕l(fā)揮出來(lái)，為信息資料的真實(shí)性、可靠性提供保證。特別是在整個(gè)主體驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收等相對(duì)比較重要的環(huán)節(jié)，要保證檔案跟蹤采集等相關(guān)工作的全面有序開(kāi)展，對(duì)于目前出現(xiàn)的資料整理不規(guī)范等各方面內(nèi)容，要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)其中存在的諸多問(wèn)題進(jìn)行客觀分析，提出有針對(duì)性的解決對(duì)策。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，城建檔案管理現(xiàn)狀展開(kāi)深入分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)在實(shí)踐中由于信息化意識(shí)相對(duì)比較薄弱，目前，城建檔案管理方式過(guò)于落后諸多問(wèn)題的影響，導(dǎo)致城建檔案管理工作無(wú)法有序開(kāi)展，整個(gè)管理水平很難得到有效提升。結(jié)合目前實(shí)際情況展開(kāi)深入分析時(shí)，對(duì)于城建檔案管理工作而言，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，將其在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，這樣不僅能夠從根本上保證其作用和價(jià)值得到有效發(fā)揮，而且能夠推動(dòng)整個(gè)城市的建設(shè)和發(fā)展。城建檔案管理部門可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)和管理，對(duì)傳統(tǒng)城建檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變和優(yōu)化[6]。城建檔案管理部門可以打破過(guò)去傳統(tǒng)方式在應(yīng)用時(shí)的局限性和單一性，將信息化作為基礎(chǔ)，逐漸向大眾呈現(xiàn)出更加豐富的檔案資源，促使呈現(xiàn)檔案資源整體利用率得到有效提升。

例如，對(duì)于城建檔案管理部門而言，可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行合理利用，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息網(wǎng)站的構(gòu)建和利用。通過(guò)該網(wǎng)站的合理利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)。網(wǎng)站中可以征集群眾對(duì)于城建檔案工作實(shí)施建議以及意見(jiàn)，結(jié)合人們提出的一系列意見(jiàn)，對(duì)網(wǎng)站當(dāng)中涉及的各模塊進(jìn)行更加細(xì)化處理。同時(shí)可以將其中涉及的部分紙質(zhì)版城建檔案資料逐漸轉(zhuǎn)變成為電子版，將涉及的一系列內(nèi)容全部都收集到對(duì)應(yīng)的網(wǎng)站當(dāng)中。通過(guò)對(duì)城建檔案信息網(wǎng)站的構(gòu)建和具體應(yīng)用，能夠向全社會(huì)提供符合現(xiàn)實(shí)要求的檔案服務(wù)作為支持，特別是在目前社會(huì)檔案服務(wù)中，可以通過(guò)關(guān)鍵字檢索等各種不同類型的合理利用，幫助具有一定需求的人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案快速有效檢索，保證整個(gè)檔案檢索速度得到有效提升。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳

對(duì)于部分建設(shè)或者施工單位人員而言，需要意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，由于目前諸多工作人員對(duì)城建檔案管理工作的重視程度并不是很高，所以很容易引起各種不同的一些問(wèn)題。因此，要根據(jù)目前存在的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和教育力度，促使工作人員能夠在實(shí)踐中保證其自身綜合素質(zhì)及專業(yè)能力得到提升，這也是保證城建檔案管理工作能夠在實(shí)踐中得到有效推進(jìn)必要的前提條件。只有各個(gè)城建檔案管理工作人員能夠真正意識(shí)到其自身在管理中的作用和價(jià)值，將其主體作用充分發(fā)揮出來(lái)，才能夠保證城建檔案管理工作的全面有序開(kāi)展，保證其中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，保證城建檔案管理工作能夠在實(shí)踐中得到有效推進(jìn)。所以，要促使建設(shè)與施工單位在日常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中，保障相關(guān)工作人員能夠真正意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，將其自身的職能作用和價(jià)值最大化地發(fā)揮出來(lái)。提高對(duì)城建檔案管理工作的重視程度，保證自身各方面工作能力與專業(yè)素養(yǎng)得到有效提升，相關(guān)工作人員定期或者不定期參與到一系列專項(xiàng)培訓(xùn)或者講座等各方面活動(dòng)當(dāng)中，這樣不僅能夠從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人員及時(shí)有效培訓(xùn)，而且在培訓(xùn)之前需要對(duì)培訓(xùn)目標(biāo)進(jìn)行確定，保證城建檔案管理工作重視程度與責(zé)任意識(shí)得到強(qiáng)化。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)階段群體需求也逐漸從實(shí)物案卷中朝著電子檔案趨勢(shì)轉(zhuǎn)變，要結(jié)合實(shí)際情況，打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，在方式與結(jié)構(gòu)等各方面因素條件下實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的改革和創(chuàng)新，保證工作人員能夠樹(shù)立積極主動(dòng)意識(shí)，對(duì)現(xiàn)有硬件與基礎(chǔ)設(shè)施等進(jìn)行完善和優(yōu)化，并保證人才隊(duì)伍建設(shè)的合理性，這樣不僅能夠保證檔案管理工作的全面、有序開(kāi)展，而且能夠推動(dòng)大數(shù)據(jù)背景下城建檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展。

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