黨校在職研究生檔案管理的現(xiàn)實困境與對策思考

摘 ? 要：黨校在職研究生教育與普通高等學校在職研究生教育具有較大差異。黨校的性質決定了其在職研究生的招生對象、專業(yè)設置、教學管理等具有黨校特點，同時決定了在職研究生的檔案管理具有黨校特色。近年來，黨校在職研究生數(shù)量不斷增加，檔案管理工作的內容和難度也逐步增加。但是，由于對在職研究生檔案管理的重視程度不夠，加之省級黨校和地方黨校的協(xié)作性不強，導致在職研究生檔案管理存在一些亟待解決的問題。黨校在職研究生檔案管理要適應新時代的新要求，不斷加強檔案管理的規(guī)范化信息化專業(yè)化建設，更好服務于黨校在職研究生教育。

關鍵詞：在職研究生;學籍檔案;檔案管理

中圖分類號：D261.41;G271 ? ? ? ?文獻標志碼：B ? ? ? ?doi：10.3969/j.issn.1009-6922.2021.02.016

文章編號：1009-6922（2021）02-91-04

隨著黨政干部隊伍的年輕化、知識化、專業(yè)化要求不斷提升，黨校在職研究生的數(shù)量和規(guī)模也在不斷擴大。當前，在職研究生教育和在職研究生檔案管理仍然是黨校事業(yè)的重要組成部分。加強在職研究生檔案管理是黨校相關部門、檔案管理干部應盡的責任和義務。黨校在職研究生檔案建設與管理水平的高低不僅影響黨校教學管理的工作效率，而且影響黨校在職研究生的個人發(fā)展。

一、黨校在職研究生檔案管理的重要意義

黨校在職研究生大多是體制內的黨員干部，黨校學習期間的檔案資料是學員們成長的重要憑證，對他們今后的發(fā)展有著極大影響。黨校在職研究生檔案管理是黨校的重要工作，對黨校和學員的發(fā)展都有著極為重要的意義和價值。

（一）在職研究生檔案管理是衡量黨校教學管理質量的重要指標

2015年全國黨校工作會議召開后，各個省級黨校也召開了省級黨校工作會議，黨校工作得到前所未有的重視?！吨袊伯a黨黨校（行政學院）工作條例》規(guī)定：“學員管理是實現(xiàn)黨校（行政學院）培養(yǎng)目標的重要環(huán)節(jié)”“組織管理應當完善并且嚴格學籍、考勤等制度”。[1]對于一些省級黨校而言，在職研究生是規(guī)模最大的學員群體。對于黨校學員管理而言，在職研究生檔案管理是學員管理工作的重要內容。因此，在職研究生檔案管理是黨校學員管理的重要內容，也是黨校教學管理質量的具體體現(xiàn)。

（二）在職研究生檔案資料是黨校學員學習的歷史憑證

黨校在職研究生就讀期間要接受黨校的教學管理，與研究生部、教學部門、財務部門等產生互動關系，并形成文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，這些歷史記錄便構成了黨校在職研究生的檔案。黨校在職研究生檔案是黨校學員學習的歷史憑證，對社會、黨校和學員都具有保存價值。其中學籍管理尤為重要，它是黨校在職研究生在黨校學習的重要依據(jù)。黨校在職研究生檔案管理是一項非常細致的工作，它貫穿于在職研究生從入學到畢業(yè)的整個學習過程，涵蓋了入學注冊、考試以及在學習期間出現(xiàn)的轉學、休學、復學、退學等所有環(huán)節(jié)。

（三）在職研究生檔案資料是黨校師資隊伍建設的客觀依據(jù)

全國黨校工作會議對師資隊伍建設提出了高要求：“黨校不是一般學校，黨校教育培訓對象不是一般學生，這樣的‘不一般對黨校師資的要求也不一般，黨校師資隊伍建設力度也應該不一般。”[2]在職研究生教育為黨校師資隊伍建設提供了“練兵場”，黨校教師的理論水平和教學藝術在實戰(zhàn)中得到較大提升。在職研究生檔案客觀真實地記載了學員在黨校學習期間的各種信息，包括理論學習、專業(yè)考試、論文撰寫等基本情況。這些既是黨?？己嗽u價教師教學質量的客觀依據(jù)，又是黨校教師總結經驗和提升自我的重要參考。

二、黨校在職研究生檔案管理的主要特點

黨校在職研究生教育與普通高等學校在職研究生教育具有較大差異。黨校的性質決定了在職研究生的招生對象、專業(yè)設置、教學管理等具有黨校特點，同時決定了在職研究生的檔案管理具有黨校特色。

（一）黨校在職研究生檔案管理因系統(tǒng)特點而具有區(qū)域性

近年來，黨校系統(tǒng)的在職研究生教育出現(xiàn)了分化現(xiàn)象：中央黨校及部分發(fā)達省市的在職研究生教育已經停辦，但西部地區(qū)黨校的在職研究生教育需求還在不斷增加。黨校具有上下左右貫通的龐大系統(tǒng)，這是黨校與普通高等學校最大的區(qū)別。上至中央黨校、下至縣級黨校，形成了遍布全國的黨校網絡，這為各地各級黨校聯(lián)動和協(xié)作奠定了基礎?；邳h校系統(tǒng)的特殊性，在職研究生檔案管理需要省級黨校和地方黨校協(xié)作完成。盡管在職研究生教育逐步萎縮是未來的發(fā)展趨勢，但是西部地區(qū)發(fā)展不平衡、不充分的問題依舊十分突出，黨校在職研究生教育在一段時期內依然是培養(yǎng)人才的重要途徑。因此，在職研究生教育及其檔案管理仍然是不少省級黨校需要完成的重要工作。

（二）黨校在職研究生檔案管理因招生對象而具有特殊性

黨校在職研究生的培養(yǎng)目標與普通高等學校相比有明顯區(qū)別，黨校的主要目標是為地方經濟社會發(fā)展培養(yǎng)領導干部、管理人才和理論骨干，以更好的促進地方經濟社會發(fā)展。黨校在職研究生的招生對象主要是已經進入體制內的各級黨員干部，各個省級黨校也因地制宜設置了招生條件。例如，中共四川省委黨校在職研究生招生條件主要包括：黨政機關、企事業(yè)單位的在職干部;具有3年以上基層工作經歷;具有大學本科或同等學歷;本人必須是黨員或預備黨員。長期以來，黨校在職研究生教育綜合國家標準和黨校優(yōu)勢，遵循干部成長規(guī)律和黨校教育規(guī)律，重在專業(yè)理論學習和執(zhí)政能力提升，力爭讓學生具有堅實的理論基礎、堅定的黨性修養(yǎng)、系統(tǒng)的專業(yè)知識和較高的治理能力。

（三）黨校在職研究生檔案管理因組織形式而具有復雜性

黨校在職研究生教育是具有黨校特色的非全日制成人教育，其專業(yè)設置、教學組織、學員管理等工作具有系統(tǒng)性和復雜性，需要由不同層級的黨校來協(xié)作完成，在職研究生的檔案管理也因此具有復雜性。目前，黨校在職研究生教育主要采取集中輔導和在職自學相結合的形式組織教學，課程設置、師資調配、教學計劃等工作主要由省級黨校研究生部負責，學員管理、教學組織等工作主要由各個教學分部負責。在職研究生教育各項工作雖有分工，但仍然需要不同層級的黨校上下銜接，需要黨校內部的多個職能部門相互協(xié)作，黨校在職研究生的檔案建設和管理也就更加復雜困難。

三、黨校在職研究生檔案管理面臨的現(xiàn)實困境

近年來，黨校在職研究生數(shù)量大量增加，這對學員檔案管理工作的規(guī)范化、信息化提出了更高要求。由于對在職研究生檔案管理的重視程度不夠，加之省級黨校和地方黨校的協(xié)作性不強，導致在職研究生檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性存在諸多問題。

（一）檔案管理的規(guī)范性不足

黨校在職研究生檔案管理主要由省級黨校研究生部和地方黨校教學分部協(xié)作完成，省級黨校主要負責學員的入學考試、學籍變動、論文答辯等檔案管理，地方黨校主要負責學員的日常教學、考勤記錄等檔案管理。黨校在職研究生檔案管理的制度建設相對滯后，在職研究生檔案管理工作的規(guī)范性不夠。目前，全國黨校系統(tǒng)尚未對在職研究生檔案管理出臺統(tǒng)一的制度規(guī)定，各級黨校無統(tǒng)一之法可依，無統(tǒng)一之章可循。黨校在職研究生的檔案管理制度大多由各地黨校自行制定，由于制定的方法不一、各自的做法不同，所以在職研究生檔案管理工作不能體現(xiàn)標準化與規(guī)范化。

（二）檔案管理信息化程度低

在職研究生檔案管理是一項十分繁瑣的工作，如果單靠手工或計算機單機操作，那么檔案制作和查詢的效率必然低下，已經完全不能適應大數(shù)據(jù)時代的要求[3]，也難以適應新形勢下黨校發(fā)展的需要。盡管各地黨校對不同的管理分別建立了不同的數(shù)據(jù)庫，教務管理、學員管理、后勤管理、研究生管理等都在推進數(shù)據(jù)庫建設，但是相關的數(shù)據(jù)不能被共享，“孤島”現(xiàn)象較為嚴重[4]。這種情況對在職研究生檔案管理工作造成了不便，甚至存在資源和財力浪費現(xiàn)象。另外，在職研究生檔案管理信息化建設是一個高投入的過程，軟件、硬件的更新和維護需要大量資金，財力投入不足將影響檔案管理信息化建設的步伐。各地黨校對檔案信息化建設的投資較少在一定程度上影響了黨校在職研究生檔案管理的信息化建設步伐。

（三）檔案管理人員專業(yè)不足

黨校檔案管理工作人員是從事檔案管理工作的直接人員，他們的綜合素質與業(yè)務能力決定著黨校檔案管理工作的質量和水平。從黨校在職研究生檔案管理工作的分工來看，大多數(shù)黨校將其歸入研究生部學籍科，部分黨校將其歸入研究生部綜合科。學籍科和綜合科的工作人員往往是身兼數(shù)職，承擔著大量的業(yè)務工作，對檔案管理工作精力投入不足。從黨校在職研究生檔案管理工作的從業(yè)人員來看，現(xiàn)有檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，大多不具備專業(yè)的檔案管理知識，更沒有掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法，這些管理人員長時間使用傳統(tǒng)的管理方法與管理理念[5]，這導致黨校在職研究生檔案管理工作存在不少漏洞。

（四）檔案管理重視程度不夠

從在職研究生檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，在職研究生檔案管理仍然是各地黨校研究生部的重要業(yè)務工作。尤其是在中西部地區(qū)的黨校，在職研究生報考和招生的數(shù)量仍然呈上升趨勢，檔案管理工作的數(shù)量和難度也在增加。例如，中共四川省委黨校每年招生1200人，近幾年報考人數(shù)不斷攀升，2020年報考人數(shù)增加至12700人。但是從在職研究生檔案管理的工作權重來看，由于在職研究生檔案的使用率很低，整理歸檔后也只是偶爾提供查詢，平時多處于封存狀態(tài)，所以這項工作長期得不到關注。

四、黨校在職研究生檔案管理的提升對策

近年來，黨校在職研究生教育快速發(fā)展，已經成為黨校教育的中心工作之一，這對檔案管理工作提出了更高要求。黨校在職研究生檔案管理要適應新時代新要求，不斷加強檔案管理的規(guī)范化信息化專業(yè)化建設，更好服務于黨校在職研究生教育。

（一）加強檔案管理的規(guī)范化建設

黨校在職研究生從入學到畢業(yè)每個階段都會形成大量的檔案材料，這些都應在檔案管理中有所體現(xiàn)。但因為檔案管理規(guī)范化建設不夠，黨校在職研究生的檔案資料存在“五花八門”的問題：有的缺少學年鑒定表，有的缺少登記表，有的缺少成績單……無論是對在職研究生本人還是對檔案管理工作人員而言，檔案材料的缺失都將給他們的工作帶來諸多麻煩，甚至對在職研究生的職稱評審、工作調動、提拔晉升等造成負面影響。因此，各級黨校應該高度重視檔案管理的規(guī)范化建設，健全檔案管理工作的領導體系和工作體系，完善在職研究生檔案管理的制度機制，不斷提升黨校在職研究生檔案管理水平。

（二）加強檔案管理的信息化建設

傳統(tǒng)檔案管理工作以手工為主、信息化手段為輔[6]，一般是將檔案資料進行紙質打印，然后按照一定的排序歸檔收藏，查詢時需要專門人員手動檢索和歸還。由于在職研究生數(shù)量不斷增加，檔案分類、制作、檢索等工作越來越繁雜。“互聯(lián)網+”時代涌現(xiàn)的大量先進技術，對傳統(tǒng)的檔案管理產生了較大沖擊，要求我們積極創(chuàng)新檔案管理的制度和模式，從而提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。各級黨校應該加強在職研究生檔案的信息化建設，將計算機技術和檔案管理工作進行有效融合，建立黨校在職研究生檔案管理的專屬系統(tǒng)，減輕黨校檔案管理工作人員的工作壓力，提高在職研究生檔案信息的檢索速度和查詢效率。

（三）加強檔案管理的專業(yè)化建設

隨著檔案管理標準化規(guī)范化信息化建設的不斷深入，對檔案管理工作人員的綜合素質和專業(yè)能力也提出了較高的要求。各級黨校應該挖掘綜合能力較強的管理人才，專門負責在職研究生檔案的科學規(guī)范管理。從事在職研究生檔案管理的工作人員必須具備專業(yè)的管理知識和業(yè)務技能，如檔案分類、信息化操作、電子檔案輸入等。各級黨校應該定期開展檔案管理專業(yè)培訓，組織檔案管理工作人員學習檔案管理專業(yè)知識理論，交流檔案管理的先進辦法和典型經驗。同時，各地黨?？梢匝垯n案局相關專家指導工作，傳授檔案管理的業(yè)務操作技術，從而提高檔案管理人員的工作能力和工作效率。

（四）提升對檔案管理的重視程度

黨校在職研究生來自不同區(qū)域從事不同工作就讀不同專業(yè)，檔案管理涉及的人員和內容較為復雜，不僅有畢業(yè)學員的歷史記載，而且有在讀學員的動態(tài)記錄。黨校在職研究生檔案是學員在黨校學習期間的真實情況記錄，是學員從入學到畢業(yè)整個過程的反映，也是學員日后發(fā)展晉升的重要參考。加強在職研究生檔案管理既是黨校維護教育教學正常秩序的客觀需要，也是黨校加強規(guī)范辦學和提高教育質量的重要手段。因此，各級黨校要高度重視在職研究生檔案管理工作，要真正認識到在職研究生檔案管理工作的重要意義，將檔案管理作為黨校人才培養(yǎng)工作的重要組成部分，將在職研究生檔案管理作為黨校管理的重要環(huán)節(jié)。

參考文獻：

[1]中國共產黨黨校（行政學院）工作條例[N].人民日報，2019-11-04（03）.

[2]在全國黨校工作會議上的講話[J].求是，2016（9）：16.

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[4]方麗真.淺談黨校在職研究生學籍檔案管理問題[J].福建教育學院學報，2013，14（1）：119

[5]金梅.網絡教務環(huán)境中的高校學籍檔案管理研究[J].高教學刊，2017（18）：146.

[6]白茹花.新形勢下高校檔案管理現(xiàn)狀與思考[J].蘭臺內外，2018（2）：54.

[收稿日期]2020-08-30

[作者簡介]楊亞蘭（1975—），女，四川瀘州人，中共四川省委黨校研究生部綜合科科長、館員，主要研究方向：檔案管理。