創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

龍飛 黃萌莎

1.濟寧市公路管理局鄒城公路局；2.鄒城市自然資源和規(guī)劃局

引言：所謂檔案信息化，其功能是對檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現(xiàn)企業(yè)資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過去以紙質(zhì)保管、實體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求企業(yè)順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用價值

1.提升檔案管理工作效率企業(yè)在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計算機相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，針對一些存檔資料比較多的企業(yè)，通過推動信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。

2.促使檔案管理更加規(guī)范企業(yè)的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進(jìn)行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。

二、創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

（一）積極培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀檔案信息化管理人才。國企檔案信息化建設(shè)整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，國企在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強培訓(xùn)質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項專業(yè)培訓(xùn)以及指導(dǎo)環(huán)節(jié)中，國企管理層應(yīng)當(dāng)精挑細(xì)選出能力出眾且有責(zé)任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術(shù)人員，定期、定點進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)和檢查。讓所有國企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標(biāo)和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應(yīng)有的技能水平和工作能力。

（二）建立企業(yè)檔案信息化風(fēng)險防控體系。在檔案信息化的進(jìn)程中，信息安全是重中之重，建立檔案信息化風(fēng)險防控體系是集團發(fā)展的必要措施。首先，要合理維護(hù)硬件設(shè)備。計算機、服務(wù)器等硬件設(shè)備作為集團員工接觸信息的媒介，在使用過程中應(yīng)該確保信息從服務(wù)器到終端的順暢。特別是要加強對服務(wù)器的維護(hù)，實時監(jiān)測機房的溫度，并定期對線路進(jìn)行維修檢查，避免線路老化造成信息傳輸不通暢甚至因短路引發(fā)的火災(zāi)。其次，應(yīng)加強企業(yè)內(nèi)部人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，防范企業(yè)內(nèi)部的腐敗，可以和一些檔案管理人員簽署保密責(zé)任書，也可以和第三方大數(shù)據(jù)平臺合作，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)對一些風(fēng)險行為進(jìn)行預(yù)警。例如發(fā)現(xiàn)一些員工反常地下載大量企業(yè)數(shù)據(jù)時就可以及時跟進(jìn)和審查，有效預(yù)防信息泄露事故發(fā)生。另一方面，還應(yīng)該加強信息安全技術(shù)的研發(fā)。

（三）提高企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。企業(yè)通過加強檔案管理信息化建設(shè)，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價值，為企業(yè)發(fā)展決策提供更好的信息支撐。

（四）加強企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，才能談得上檔案信息化建設(shè)。一是要從思想上高度重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，全力推進(jìn)建設(shè)。二是全面推進(jìn)企業(yè)檔案館（室）計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，計算機及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一，推進(jìn)系統(tǒng)軟件建設(shè)。三是企業(yè)要化大力氣完成內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，并與外網(wǎng)聯(lián)通，力爭實現(xiàn)檔案專網(wǎng)聯(lián)通，搭建安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。四是企業(yè)要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，強化技術(shù)力量，打造良好的硬件環(huán)境。

（五）加大企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，人才是第一位的戰(zhàn)略資源，企業(yè)檔案信息化不僅需要檔案專業(yè)人才、計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。企業(yè)要加大這類復(fù)合型人才的培養(yǎng)，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本計算機管理知識、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部，采取走出去、請進(jìn)來的模式，加快培養(yǎng)，更好地服務(wù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

結(jié)語：綜上所述，當(dāng)前階段，國企檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。國企相關(guān)部門的管理層必須給予高度重視和支持。結(jié)合本企業(yè)的具體情況，制定出一套行之有效的建設(shè)方案和推動策略。相關(guān)管理人員以及技術(shù)人員也應(yīng)當(dāng)在日常工作中不斷探索、不斷創(chuàng)新，力爭尋找到更為科學(xué)化、合理化的檔案管理信息化理念和方法，全面提升國企檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率，力爭讓國企檔案管理工作的整體水平邁上新的臺階。