檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

（貴州大學(xué)檔案館,貴州省貴陽(yáng)市花溪區(qū) 550025）

一、新時(shí)代企業(yè)檔案管理的必要性

檔案材料是指組織在其工作期間創(chuàng)建的信息資源（包括公共數(shù)據(jù)）。它涵蓋了組織的所有發(fā)展趨勢(shì)鏈接，涉及內(nèi)部的各個(gè)方面，并且屬于一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。相關(guān)組織本身每天都涉及大量的材料和數(shù)據(jù)信息。當(dāng)今的管理方法對(duì)于該組織至關(guān)重要。根據(jù)科學(xué)研究，可以發(fā)現(xiàn)相關(guān)檔案的內(nèi)容與科學(xué)研究，實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)果以及企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)工作經(jīng)驗(yàn)有關(guān)。不僅對(duì)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)有很大的影響，而且對(duì)相關(guān)工作的發(fā)展趨勢(shì)具有明顯的現(xiàn)實(shí)意義。一般來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作非常關(guān)鍵，傳統(tǒng)的核心概念和方法無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)。要及時(shí)升級(jí)，適當(dāng)改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，改革創(chuàng)新檔案管理方式，自主創(chuàng)新檔案管理方式，以加快企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。作為相關(guān)結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵組成部分，檔案管理涉及重要的數(shù)據(jù)信息和關(guān)鍵材料。根據(jù)工作的合理實(shí)施，可以保證企業(yè)工作的順利進(jìn)行，增加員工的積極性和積極性，加快工作發(fā)展趨勢(shì)，使用價(jià)值明顯。

二、在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)條件下構(gòu)建檔案智能管理系統(tǒng)的重要性

1.促進(jìn)對(duì)檔案信息管理概念的改變

在傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理中，企業(yè)的例行和輔助業(yè)務(wù)流程是消極且可忽略的，因此很容易被忽略。在這種情況下，企業(yè)數(shù)據(jù)的信息內(nèi)容無(wú)法得到充分利用。它應(yīng)該具有的效果。另外，企業(yè)信息傳統(tǒng)信息管理的關(guān)鍵是開發(fā)紙質(zhì)檔案的管理方法，可以根據(jù)該環(huán)節(jié)收集和收集該環(huán)節(jié)中企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展趨勢(shì)的全過程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，適當(dāng)?shù)娜诤险J(rèn)為管理。但是，在當(dāng)今的Internet時(shí)代，由于企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展趨勢(shì)的整個(gè)過程而導(dǎo)致數(shù)據(jù)和信息方面的許多改進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案信息化管理完全不能滿足檔案信息化管理的要求。必須與時(shí)俱進(jìn)，在管理工作中引入更多優(yōu)秀的管理方法和技術(shù)。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)弘揚(yáng)和改變傳統(tǒng)管理方式的觀念，將檔案信息內(nèi)容作為關(guān)鍵信息資源，突出客戶或客戶管理中心的影響力，樹立檔案信息管理的核心理念，為客戶提供或客戶可以展示人性化的服務(wù)，以改善企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)。

2.豐富多彩的檔案信息管理職責(zé)

在信息管理的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的巨大改進(jìn)已經(jīng)向企業(yè)的檔案管理部門展示了各種資源。在這種情況下，企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息檔案管理組織和部門要承擔(dān)工作職責(zé)。發(fā)生了某些變化，這改善了他工作職責(zé)的原始限制。就企業(yè)信息管理部門而言，其檔案和數(shù)據(jù)資源不僅包括圖書館的資源，而且還與其他部門共享資源，從而擺脫了企業(yè)自身檔案和數(shù)據(jù)資源的局限性，并呈現(xiàn)出豐富的信息資源。供信息內(nèi)容用戶使用的信息。多彩合理的檔案資源，確保信息內(nèi)容的合理化。大量的檔案信息資源可以作為企業(yè)信息管理工作中數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的支撐點(diǎn)，保證其管理方法和內(nèi)容的多樣性，滿足信息內(nèi)容數(shù)據(jù)信息用戶的具體要求。除了豐富多樣的檔案信息管理內(nèi)容外，檔案信息管理方法在很多方面都是完善的。

三、新時(shí)代企業(yè)檔案管理中的問題

1.不清楚的內(nèi)容定義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的迅速發(fā)展趨勢(shì)，我國(guó)企業(yè)檔案管理方式發(fā)生了變化，許多企業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)已逐漸實(shí)現(xiàn)了我國(guó)企業(yè)檔案管理方式的改變。但是，仍然有一些企業(yè)無(wú)法在整個(gè)開發(fā)過程中意識(shí)到這項(xiàng)工作的變化。在當(dāng)前情況下，該企業(yè)無(wú)法跟蹤檔案管理工作的變化，并且缺乏健全而有目的的規(guī)章制度。許多企業(yè)僅依靠管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)執(zhí)行檔案管理工作中的鏈接。這項(xiàng)工作是單方面的，缺乏科學(xué)研究規(guī)則和系統(tǒng)的應(yīng)用。企業(yè)發(fā)展的整個(gè)過程涉及很多材料，而這種材料不能被包括在材料檔案庫(kù)中，這導(dǎo)致管理方法缺乏一致性和系統(tǒng)化，不可能合理地使用這種材料。

2.缺乏技術(shù)管理方法

當(dāng)前，我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展也是信息管理社會(huì)的發(fā)展。使用了許多商品，包括計(jì)算機(jī)和掃描儀，這些商品加速了我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案管理方式方面，企業(yè)無(wú)法與現(xiàn)實(shí)接軌，無(wú)法順應(yīng)趨勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)的要求，不能保證管理方法的準(zhǔn)確性，不能保證資料的一致性。另外，許多企業(yè)繼續(xù)使用傳統(tǒng)的管理方法，無(wú)法加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀技術(shù)的使用，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，并危及企業(yè)的發(fā)展。

3.人員技能素質(zhì)較低

管理人員是企業(yè)內(nèi)部檔案管理的實(shí)施者，也是企業(yè)檔案管理的實(shí)施者。經(jīng)理的專業(yè)能力與檔案管理的質(zhì)量緊密相關(guān)。根據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的企業(yè)數(shù)據(jù)管理器管理水平低，綜合素養(yǎng)低，對(duì)檔案管理的重視程度不高。另外，企業(yè)上級(jí)部門對(duì)此并不重視，或者缺乏專業(yè)的技術(shù)管理人才，無(wú)法保證檔案管理的有序進(jìn)行。另外，檔案管理人員短缺并且人員流動(dòng)很多。無(wú)法執(zhí)行企業(yè)的檔案管理工作阻礙了企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展。

4.管理方法的概念

在業(yè)務(wù)管理的過程中，重點(diǎn)是操作檢查的性能，診斷和處理的水平以及發(fā)展的未來(lái)。檔案管理的概念不足，并且缺乏系統(tǒng)和一致的系統(tǒng)管理。如果這樣下去，將會(huì)削弱管理方法的概念，不能專心管理，也無(wú)法促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

四、新時(shí)代企業(yè)檔案管理的新思路

在當(dāng)今時(shí)代的特征下，企業(yè)的檔案管理工作受到了各行各業(yè)的人們的高度評(píng)價(jià)。根據(jù)新的檔案管理概念，加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，重視學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，引進(jìn)技術(shù)以及提高素養(yǎng)可以為企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提供動(dòng)力。

1.不斷完善管理計(jì)劃

企業(yè)要切合實(shí)際，大力開展企業(yè)內(nèi)部檔案管理，建立健全制度體系，確保企業(yè)各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行。根據(jù)健全的相關(guān)法規(guī)和規(guī)章制度（獎(jiǎng)懲，使用等），并在評(píng)估中包括檔案管理，制定有目的的規(guī)范可以確保規(guī)則和法規(guī)的實(shí)施，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，并且為企業(yè)提供內(nèi)部管理。表示支持的方法和工作。

例如：企業(yè)可以從根本上構(gòu)建專業(yè)的規(guī)章制度，調(diào)配人員按照具體情況保存檔案，并為各部門的檔案收集工作提供具體的技術(shù)指導(dǎo)，及時(shí)整理和分析建議，搜索不足進(jìn)一步達(dá)到部門工作中要求?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)制度可以提高企業(yè)內(nèi)部工作規(guī)范化管理方法的質(zhì)量。

2.改進(jìn)檔案管理方面的培訓(xùn)工作

合理的檔案管理可以提高企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的質(zhì)量，進(jìn)一步滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，并為企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提供了動(dòng)力。由于這項(xiàng)工作具有很強(qiáng)的敬業(yè)精神，因此實(shí)施專業(yè)合理的管理方法和對(duì)策，制定規(guī)范的企業(yè)檔案管理工作非常重要。注意塑造技術(shù)專業(yè)水平和檔案工作人員的素養(yǎng)以完成檔案工作。倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)濟(jì)效率的提高突出了其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，為了完成對(duì)企業(yè)檔案管理概念的改進(jìn)，有必要重視對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并繼續(xù)強(qiáng)化員工的管理方法概念。

例如：企業(yè)應(yīng)制定有針對(duì)性地人才培訓(xùn)計(jì)劃，將案例經(jīng)理納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，重視人事管理，制定有針對(duì)性地人才培訓(xùn)計(jì)劃，并繼續(xù)增強(qiáng)員工的專業(yè)技能，不斷提高他們的專業(yè)水平。素養(yǎng)，突出員工管理職能。將工作與績(jī)效考核聯(lián)系起來(lái)，以喚起負(fù)責(zé)人員的特征。增強(qiáng)員工對(duì)工作的認(rèn)知能力，完善相關(guān)程序和規(guī)程，執(zhí)行制度和規(guī)章制度，以確保工作的順利進(jìn)行。

3.引入智能檔案管理技術(shù)

對(duì)于當(dāng)前相關(guān)工作的發(fā)展趨勢(shì)，在廣泛使用優(yōu)秀技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，可以進(jìn)行智能檔案管理，可以節(jié)省人力資源和資金。因此，提高了檔案管理的效率。通過詳細(xì)分析，可以發(fā)現(xiàn)信息管理技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以更好地滿足該時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)的要求，并能順應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)。智能檔案管理技術(shù)的引入可以完成檔案數(shù)據(jù)的合理管理，并顯示出有目的的管理方法。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)，應(yīng)立即糾正，并且檔案數(shù)據(jù)的管理越來(lái)越多樣化。選擇檔案和可視檔案除了增加管理時(shí)間外，管理方法還以數(shù)據(jù)的形式執(zhí)行，以確保歸檔檔案的合理管理。完善檔案智能管理系統(tǒng)，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)查詢檔案信息內(nèi)容，大力開展相互合作，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部檔案管理，確保企業(yè)內(nèi)部檔案的安全。檔案管理的有效性，防止難于管理的方法的發(fā)生。檔案管理的信息化規(guī)劃必須首先從硬件設(shè)施進(jìn)行改革和創(chuàng)新。硬件設(shè)施是可以在檔案管理中執(zhí)行的先決條件。如果不能保證硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也將受到威脅。檔案管理的硬件設(shè)施包括電子計(jì)算機(jī)，管理區(qū)域，數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，局域網(wǎng)等，這些構(gòu)成了檔案管理的支持點(diǎn)服務(wù)平臺(tái)。

4.提高員工的專業(yè)能力

由于企業(yè)的內(nèi)部檔案管理極為多樣化，因此對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)管理器的技術(shù)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及專業(yè)質(zhì)量提出了很高的要求。通過掌握智能管理方法的技術(shù)性和完善自己的管理方法概念，可以保證檔案保持實(shí)際效果，并具有智能管理方法的概念。值得一提的是，企業(yè)必須確保創(chuàng)新，采取措 施和對(duì)策來(lái)提高企業(yè)數(shù)據(jù)管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平，提高他們的職業(yè)道德和水平，按時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，展示學(xué)習(xí)成果，定期培訓(xùn)并完成員工系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)的提高順應(yīng)了發(fā)展趨勢(shì)。此外，企業(yè)還必須定期評(píng)估檔案管理人員，及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)論，制定有目的的晉升制度，全面激發(fā)檔案人員的主觀特征，并激發(fā)檔案管理人員的積極性。

5.提升管理能力

檔案信息化規(guī)劃的關(guān)鍵是提高檔案管理水平，而檔案管理水平的提高也是信息化規(guī)劃的關(guān)鍵內(nèi)容。如今，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理中出現(xiàn)了越來(lái)越多的創(chuàng)新技術(shù)。在此階段，常見的管理機(jī)制是數(shù)字檔案管理。數(shù)字檔案管理方法促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并繼續(xù)將檔案管理提高到更高水平。此外，檔案管理功能改進(jìn)還包括檔案管理內(nèi)容的不斷自主創(chuàng)新和擴(kuò)展，檔案管理內(nèi)容的不斷改進(jìn)以及檔案管理管理功能的不斷改進(jìn)，它們?cè)诖龠M(jìn)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著更重要的作用。

五、結(jié)論

一般而言，整合當(dāng)前的方法，順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，探索企業(yè)的檔案管理，創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀信息技術(shù)的利用，完成檔案管理的高效率和高水平。企業(yè)應(yīng)聯(lián)系實(shí)際情況，分析自身發(fā)展趨勢(shì)，完善相關(guān)規(guī)章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)。為此，應(yīng)該提高檔案信息和信息內(nèi)容的利用率，并且企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。