資產(chǎn)清查環(huán)境下高校文獻信息資源管理模式的創(chuàng)新

陳 琳，解登峰

（中國海洋大學(xué)圖書館，山東 青島 266100）

高校資產(chǎn)管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，直接影響著教學(xué)、科研任務(wù)的完成和發(fā)展速度以及辦學(xué)的質(zhì)量、水平和經(jīng)濟效益。高校資產(chǎn)管理的好壞，是高校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志[1]。2016年財政部在全國范圍內(nèi)部署了一次行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作。根據(jù)《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》（國管財字［2000］13號）第九條規(guī)定，圖書資料也屬于國有資產(chǎn)管理的范圍[2]。各高校在評估本校信息文獻中暴露出很多問題。本文針對出現(xiàn)的問題，探討高校在資產(chǎn)清查環(huán)境下，如何對文獻信息資源進行有效的管理。

1 高校文獻信息資源的內(nèi)容和分布范圍

本文所涉及的高校文獻信息資源中紙質(zhì)文獻信息資源包括中外文圖書、中外連續(xù)出版物（報紙除外）、專利文獻、科技報告、標(biāo)準(zhǔn)資料、政府出版物；電子文獻信息資源包括電子圖書、電子期刊、數(shù)據(jù)庫、聲像資料等。

這類資源主要分布范圍為：圖書館館藏各類紙質(zhì)和電子資源；各學(xué)院資料室為教學(xué)科研館藏各類文獻資源；學(xué)校各行政單位職能部門所需各類報刊資源；團委、組織部、研究生院等單位向師生發(fā)放作為學(xué)習(xí)材料的紙質(zhì)文獻信息資源；教師利用科研經(jīng)費購買的文獻資源。

長期以來，對于教師科研經(jīng)費購買的圖書資料沒有進行嚴(yán)格資產(chǎn)管理。2012年開始，國家加大了科研經(jīng)費管理和監(jiān)控力度，一年內(nèi)下發(fā)了《教育部關(guān)于進一步貫徹執(zhí)行國家科研經(jīng)費管理政策，加強高?？蒲薪?jīng)費管理的通知》和《教育部和財政部關(guān)于加強中央部門所屬高?？蒲薪?jīng)費管理的意見》等一系列文件，各高校開始配套修訂制度，加強科研經(jīng)費管理工作，減少科研經(jīng)費浪費和防范科研經(jīng)費腐敗[3]。2017年起本校將科研經(jīng)費購置的圖書資料也納入整個管理體系中。

2 高校文獻信息資源采購和管理中存在的主要問題

2.1 采購?fù)緩蕉鄻有?/h3>

資產(chǎn)評估清查中發(fā)現(xiàn)，各單位采購文獻途徑具有多樣性特點，有招標(biāo)采購、競爭性談判、單一來源、詢價采購等方式。尤其是小額度采購具有一定的隨意性、盲目性。一些院系采購主體分散，存在交叉重復(fù)訂購現(xiàn)象，造成資源浪費。

2.2 管理方式不規(guī)范

高校普遍對文獻信息資源管理重視程度輕于其他資產(chǎn)管理，管理模式不統(tǒng)一，各自為政。一些單位資產(chǎn)管理手段傳統(tǒng)滯后，常常由于部門拆分、合并、搬遷等因素造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，很多資源信息無法被查詢。全校和各單位沒有相應(yīng)的規(guī)章制度和細則對這項工作做出規(guī)定，沒有設(shè)立機構(gòu)統(tǒng)領(lǐng)部門資產(chǎn)管理，對各類文獻信息資源也沒有很明確的性質(zhì)劃分。

2.3 沒有專職管理人員

多數(shù)單位文獻信息資源管理人員都是兼職完成，一般由某位教師或行政人員兼職擔(dān)任。他們通常更關(guān)注于其工作中所需資產(chǎn)的投入和使用，對于資產(chǎn)的日常管理與維護重視程度不足，缺乏一定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)意識和責(zé)任意識[4]，對經(jīng)費預(yù)算、系統(tǒng)運用、賬實核對、盈虧分析、數(shù)據(jù)上報、問題處理等步驟的認識模糊[1]。

3 構(gòu)建規(guī)范的現(xiàn)代化文獻信息資源管理體系

做好文獻信息資源管理工作，首先要健全管理體制。高校資產(chǎn)管理體制主要包括高校資產(chǎn)管理機構(gòu)的設(shè)置、高校資產(chǎn)管理機構(gòu)管理職責(zé)權(quán)限的劃分、高校資產(chǎn)管理規(guī)章制度和高校資產(chǎn)管理原則等[5]。2017年，財政部頒發(fā)《中央部門所屬高校國有資產(chǎn)處置管理補充規(guī)定》和《財政部關(guān)于＜國有資產(chǎn)評估項目備案管理辦法＞的補充通知》，加強各高校對資產(chǎn)的評估管理，要求對學(xué)校資產(chǎn)實施統(tǒng)一管理，歸口管理。具備條件的高校對現(xiàn)有的分散和多頭管理的格局進行調(diào)整，成立單獨設(shè)置的一級國有資產(chǎn)的管理機構(gòu)統(tǒng)一管理學(xué)校的國有資產(chǎn)[6]。根據(jù)文件的規(guī)定和要求，以資產(chǎn)清查評估為契機，在取得的經(jīng)驗和教訓(xùn)基礎(chǔ)上，本校主要單位經(jīng)過多次討論形成新的管理方案，制定出《中國海洋大學(xué)文獻信息資源采購管理實施細則》。

3.1 改進和規(guī)范文獻信息資源采購方式

在采購?fù)緩缴?，學(xué)校改進各單位訂購模式，規(guī)定文獻信息資源采購主要以招標(biāo)和跟標(biāo)方式完成，任何單位和個人不得拆分或化整為零規(guī)避國家及學(xué)校的采購管理規(guī)定。各單位首選招標(biāo)的供應(yīng)商跟標(biāo)采購。在中標(biāo)供應(yīng)商無法提供所需文獻信息資源、服務(wù)或其報價高于前期詢價的情況下，可以另行談判采購；用教師科研經(jīng)費購置文獻資料時根據(jù)自身需求采購，但采購前必須向主管單位申請，經(jīng)審核后才能經(jīng)財務(wù)報銷。

3.2 明確各類文獻信息資源的性質(zhì)

根據(jù)信息資源實際應(yīng)用情況，學(xué)校明確各項資源的性質(zhì)劃分。用國撥經(jīng)費、雙一流等專項經(jīng)費購置的圖書館和學(xué)院資料室文獻信息資源必須作為固定資產(chǎn)入賬；各學(xué)院自行購買的內(nèi)部學(xué)術(shù)資料可以作為非固定資產(chǎn)；學(xué)校各行政單位職能部門所需的各類報刊，用于一般閱讀的消耗性信息文獻，是否作為固定資產(chǎn)或非固定資產(chǎn)，由各單位自行界定；限時使用的數(shù)據(jù)庫等具有租用性質(zhì)的數(shù)字文獻信息資源、發(fā)放給師生用作學(xué)習(xí)材料的紙質(zhì)文獻信息資源可作為非固定資產(chǎn)管理，教師科研經(jīng)費購置的文獻資料可以作為非固定資產(chǎn)。

3.3 完善文獻信息資源的管理機制

對于文獻信息資源管理，應(yīng)明確不同部門承擔(dān)的責(zé)任。本校建立以圖書館為主管中心，各單位參與管理，財務(wù)處審核報賬的機制。圖書館為全校文獻信息資源采購的業(yè)務(wù)主管部門，負責(zé)文獻信息資源及相關(guān)服務(wù)采購的組織和管理，牽頭組織驗收，對各單位資源數(shù)據(jù)進行匯總審核。各單位負責(zé)本單位文獻信息資源及相關(guān)服務(wù)的申購、論證、采購等工作。國有資產(chǎn)與實驗室管理處組織抽查圖書館和全校各個單位資源管理情況。通過財務(wù)報賬的采購，無論固定資產(chǎn)還是非固定資產(chǎn)，全部納入管理系統(tǒng)，所有系統(tǒng)數(shù)據(jù)和實物數(shù)據(jù)均和財務(wù)賬目一致。

3.4 開發(fā)線上文獻信息資源管理系統(tǒng)

為了高質(zhì)量、更加規(guī)范地完成文獻信息資源資產(chǎn)的審核管理，以圖書館為牽頭單位，開發(fā)了文獻信息資源采購審核報銷系統(tǒng)。系統(tǒng)平臺分為3個模塊，即3萬元以下的采購申請、3萬～20萬元的采購申請、20萬元以上的采購申請。平臺適用于多種方式采購紙質(zhì)和電子各類資源類型的申請。文獻信息資源采購審核報銷流程如圖1所示。

圖1 文獻信息資源采購審核報銷流程圖

圖書館設(shè)立專人專崗負責(zé)審核工作，二級單位建立主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制。各單位須明確分管負責(zé)人，設(shè)立一名文獻信息資源管理員，履行文獻信息資源的管理職責(zé)并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。各單位負責(zé)人可以利用校內(nèi)賬號直接登錄平臺，所有申請和審核工作管理人員均在線上操作完成，避免舟車之勞，每個步驟都設(shè)置短信提醒。線上操作后，由圖書館驗收分配財產(chǎn)號，由財務(wù)部門進行最后審核。

管理系統(tǒng)信息化、自動化程度的提高，使全校整體文獻信息資源的購置和管理納入體系化，資產(chǎn)主管部門負責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)均可進入系統(tǒng)隨時進行監(jiān)督、審核，整體管理更加規(guī)范。資產(chǎn)管理和財務(wù)管理兩個系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)上無縫對接，提高了資產(chǎn)管理和財務(wù)管理效率，提升了資產(chǎn)管控水平。

4 建立長效管理機制和監(jiān)督機制

高校文獻信息資源采購管理應(yīng)該建立長效機制，界定和規(guī)范各類資產(chǎn)的管理和使用。每年進行年度新增資產(chǎn)清查，加強資產(chǎn)采購論證、可行性分析、招投標(biāo)、合同簽訂、資產(chǎn)人臺賬、交付使用、合格驗收、維修報廢等環(huán)節(jié)流程設(shè)計，完善和健全制度建設(shè)，責(zé)任到人，強化資產(chǎn)管理職責(zé)和獎懲力度[7]。同時，對文獻信息資源進行有效的評估，優(yōu)化資源配置，建立資源共享機制，提高資源使用效益。

監(jiān)管機構(gòu)應(yīng)建立有效的監(jiān)督核查體系，能夠保證實時、動態(tài)、便捷地掌握文獻信息資源的采購和管理情況，定期進行文獻資源的清查統(tǒng)計工作。學(xué)校各單位與管理機構(gòu)需要加強協(xié)調(diào)，保證各個環(huán)節(jié)暢通，包括供應(yīng)商能夠及時提供征訂信息，相關(guān)機構(gòu)信息被及時發(fā)布、反饋、提交、交接等。此外，還應(yīng)加強資產(chǎn)管理人員隊伍建設(shè)，從學(xué)校層面對各單位的人員進行培訓(xùn)。崗位負責(zé)人應(yīng)明確崗位職責(zé)，熟悉相關(guān)政策規(guī)定，精于業(yè)務(wù)工作，以保證始終能有高素質(zhì)人員完成文獻信息資產(chǎn)的管理工作。