精益化管控下的物資“套餐”管理體系

■國(guó)網(wǎng)山西翼城縣供電公司 羅 迎

物資工作作為維護(hù)新建電網(wǎng)、保障搶修保電等工作的“大后方”，物資的儲(chǔ)備充足、使用有序、管理高效是確保電網(wǎng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。2020年國(guó)網(wǎng)山西翼城縣供電公司從物資生命周期角度出發(fā)，深入應(yīng)用“套餐型”管理模式，把握新增用戶和運(yùn)維檢修兩大類業(yè)務(wù)的物資需求，實(shí)現(xiàn)主材與配套材料在申領(lǐng)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，創(chuàng)造性提出對(duì)新增用戶類、主設(shè)備消缺類、備品備件類“三類”物資的“套餐”管理方法，對(duì)物資不足整套情況、主材緊缺情況、積壓超標(biāo)情況“三況”進(jìn)行物資庫存情況預(yù)警，以物資用量、存量、需量“三量”狀態(tài)構(gòu)建物資分析報(bào)告，搭建對(duì)申領(lǐng)人、審批人、庫管人、領(lǐng)用人“四類員工”在工作內(nèi)容、崗位指標(biāo)、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制“四個(gè)方面”的管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司物資材料的精準(zhǔn)、高效管控，為管理層決策提供了有效的信息來源，減輕了物資各環(huán)節(jié)工作負(fù)擔(dān)，助力公司各類業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)工作效率提升。

實(shí)施背景

從各供電所、各部門申報(bào)物資需求到領(lǐng)導(dǎo)審批通過后實(shí)施材料出庫的過程中，信息流轉(zhuǎn)和物資匹配等基本工作占用了大量人力，亟須采用“標(biāo)準(zhǔn)化”管理手段提升物資管理效率，實(shí)現(xiàn)物資管理的高效運(yùn)作，真正減輕基層負(fù)擔(dān)。

為實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)實(shí)力領(lǐng)先、企業(yè)治理領(lǐng)先，促進(jìn)電網(wǎng)升級(jí)、管理升級(jí)、服務(wù)升級(jí)，必須要簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)工作流程，更新物資管理方式，主動(dòng)把握物資脈搏，實(shí)現(xiàn)物資高效利用。面對(duì)當(dāng)前物資管理工作新要求，建設(shè)精益化管控下的物資“套餐”管理體系，按業(yè)務(wù)需要科學(xué)、簡(jiǎn)捷、智能的“配套”管理物資材料，以科學(xué)、有效的物資管理體系開展公司物資管理工作，成為當(dāng)務(wù)之急。

內(nèi)涵

該項(xiàng)目通過構(gòu)建多層次、立體式精益化物資管理體系，以“1×1”管理理念創(chuàng)新、“2×2”重點(diǎn)環(huán)節(jié)把控、“3×3”管理方法突破、“4×4”物資風(fēng)險(xiǎn)防控，從物資生命周期角度出發(fā)，深入應(yīng)用“套餐型”管理模式，把握新增用戶和運(yùn)維檢修兩大類業(yè)務(wù)的物資需求，實(shí)現(xiàn)主材與配套材料在申領(lǐng)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，創(chuàng)造性提出對(duì)新增用戶類、主設(shè)備消缺類、備品備件類“三類”物資的“套餐”管理方法，對(duì)物資不足整套情況、主材緊缺情況、積壓超標(biāo)情況“三況”進(jìn)行物資庫存情況預(yù)警，以物資用量、存量、需量“三量”狀態(tài)構(gòu)建物資分析報(bào)告，搭建對(duì)申領(lǐng)人、審批人、庫管人、領(lǐng)用人“四類員工”在工作內(nèi)容、崗位指標(biāo)、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制“四個(gè)方面”的管理體系，實(shí)現(xiàn)公司物資的精準(zhǔn)、高效管控，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減輕基層工作負(fù)擔(dān)，助力公司各類業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)工作效率提升，維護(hù)電網(wǎng)安全平穩(wěn)運(yùn)行。

做法

“1×1”管理理念創(chuàng)新，提升管理質(zhì)量

從物資“1個(gè)生命周期”ד1個(gè)套餐組合”管理理念出發(fā)，以科學(xué)、系統(tǒng)的物資周期管理理念貫穿始終，在采購(gòu)、儲(chǔ)備、申領(lǐng)、使用各環(huán)節(jié)對(duì)各類物資以“成套”方式進(jìn)行管理，深入應(yīng)用實(shí)際，提高管理效率。

以“物資生命周期”理念為指導(dǎo)，對(duì)物資從計(jì)劃、采購(gòu)到利舊、報(bào)廢整個(gè)過程進(jìn)行必要、全面、綜合把握，通過可靠的管理工具和信息技術(shù)支持，進(jìn)行科學(xué)合理的戰(zhàn)略性布局，打破當(dāng)前時(shí)間、空間對(duì)物資管理的限制，有效控制各生命階段的物資管理狀態(tài)，盤活物資材料的生命價(jià)值，實(shí)現(xiàn)物資材料利用最大化，達(dá)到降低企業(yè)成本、提高企業(yè)效益的目的。

以“套餐”管理為手段，將物資按“主材+配件”進(jìn)行分塊分類，從采購(gòu)計(jì)劃出發(fā)，充分儲(chǔ)備各“套餐”內(nèi)容材料，在物資領(lǐng)用環(huán)節(jié)，以標(biāo)準(zhǔn)量化方式嚴(yán)格控制材料申領(lǐng)，做到套餐內(nèi)容不超支、用量標(biāo)準(zhǔn)有依據(jù)，同時(shí)，依據(jù)物資領(lǐng)用數(shù)據(jù)對(duì)缺陷耗材進(jìn)行分析，明確每個(gè)套餐組合中材料質(zhì)量的薄弱環(huán)節(jié)，為運(yùn)維工作提供新思路，為下一輪物資采購(gòu)內(nèi)容和對(duì)象提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，對(duì)物資質(zhì)量和使用情況做到心中有數(shù)。

“2×2”重點(diǎn)環(huán)節(jié)把控，精益管理流程

“物資申領(lǐng)”環(huán)節(jié)是物資工作把控的重點(diǎn)，高效、準(zhǔn)確的物資申領(lǐng)能夠大大提升物資工作的質(zhì)量和效率?！皩?duì)外采購(gòu)”環(huán)節(jié)是物資工作進(jìn)一步精益的關(guān)鍵，適時(shí)、適量的采購(gòu)能夠大大提升物資流轉(zhuǎn)效率，減少物資積壓、浪費(fèi)，加速資金周轉(zhuǎn)。

“新增用戶”和“運(yùn)維檢修”是公司日常工作的兩大主要業(yè)務(wù)，新增用戶業(yè)務(wù)幫助公司擴(kuò)大市場(chǎng)，運(yùn)維檢修業(yè)務(wù)幫助公司維護(hù)電網(wǎng)穩(wěn)定運(yùn)行，抓好這兩類業(yè)務(wù)的耗材，就抓住了物資管理的命脈。

“3×3”管理方法突破，扎實(shí)管理基礎(chǔ)

對(duì)新增用戶類、主設(shè)備消缺類、備品備件類“三類”物資以套餐形式進(jìn)行物資領(lǐng)用、采購(gòu)管理，簡(jiǎn)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)基層減負(fù)。對(duì)物資不足整套情況、主材緊缺情況、積壓超標(biāo)情況“三況”進(jìn)行物資庫存情況預(yù)警，指導(dǎo)物資采購(gòu)時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量，提升物資采購(gòu)工作質(zhì)量。以物資用量、存量、需量“三量”狀態(tài)構(gòu)建物資分析報(bào)告，全面掌握物資動(dòng)態(tài)，為公司管理決策提供信息基礎(chǔ)。通過“3×3”管理方法突破，創(chuàng)新當(dāng)前物資管理模式，提升公司整體管理水平。

應(yīng)用三類物資套餐

目前物資需求按業(yè)務(wù)類型可分為新增用戶類、主設(shè)備消缺類、備品備件類“三類”物資，結(jié)合“套餐”規(guī)劃管理，對(duì)各類物資套餐進(jìn)行合理構(gòu)建，以套餐為單位對(duì)各類物資的領(lǐng)用、采購(gòu)進(jìn)行管理，并提取相關(guān)數(shù)據(jù)，開展后期數(shù)據(jù)分析。

突出三況物資預(yù)警

該項(xiàng)目設(shè)置“不足整套情況、主材緊缺情況、積壓超標(biāo)情況”預(yù)警，旨在明確物資儲(chǔ)備狀態(tài)，合理管控在庫物資，提前防范物資短缺風(fēng)險(xiǎn)，并為物資的計(jì)劃采購(gòu)提供充分依據(jù)?！安蛔阏住鳖A(yù)警，是指新增用戶類、主設(shè)備消缺類、備品備件類物資的標(biāo)準(zhǔn)“套餐”內(nèi)存在配件不足一套情形下的預(yù)警模式。“主材緊缺”預(yù)警，是指電纜、表箱、錐形水泥桿、變壓器、配電柜等主要耗材儲(chǔ)備數(shù)量不充足情形下的預(yù)警模式?！胺e壓超標(biāo)”預(yù)警，是指針對(duì)積壓數(shù)量過大、積壓時(shí)間過長(zhǎng)的物資材料的預(yù)警模式。

構(gòu)建三量物資報(bào)告

“用量”分析報(bào)告包括兩方面，一方面是對(duì)本時(shí)段內(nèi)各部門、供電所領(lǐng)用物資內(nèi)容的分析，另一方面是對(duì)不同時(shí)段內(nèi)物資用量的比較分析。例如：在下圖新增用戶業(yè)務(wù)中，辛安供電所戶均耗材量最高，經(jīng)分析，是由于辛安所轄區(qū)范圍內(nèi)，某用戶線路架設(shè)難度大，耗材量較一般用戶多，整體拉高了該供電所的新增用戶戶均耗材。在下圖各供電所消缺耗材總額中，城市供電所消缺耗材占消缺總耗材一半以上，主要原因是該時(shí)段內(nèi)城市所消缺業(yè)務(wù)量大，所涉及臺(tái)區(qū)數(shù)量多，使用了大量電纜所致。通過對(duì)時(shí)段內(nèi)數(shù)據(jù)的分析，掌握各供電所業(yè)務(wù)量和耗材情況，在管控物資的同時(shí)，為供電所運(yùn)行和用戶維護(hù)提供管理信息。通過對(duì)不同時(shí)段數(shù)據(jù)的比較分析，獲取運(yùn)營(yíng)趨勢(shì)情況，為公司發(fā)展的戰(zhàn)略部署提供有力支持。

“存量”分析報(bào)告主要針對(duì)月末、年末庫存物資數(shù)量、質(zhì)量狀況的分析，掌握各類物資緊缺、適中、積壓、報(bào)廢情況，為物資領(lǐng)用和物資采購(gòu)奠定良好的基礎(chǔ)，保障各類現(xiàn)場(chǎng)工作的順利開展。

“需量”分析報(bào)告是在考慮未來短期和長(zhǎng)期業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，結(jié)合物資存量數(shù)據(jù)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的前期籌備。通過對(duì)物資用量的趨勢(shì)分析，結(jié)合常態(tài)化和季節(jié)性保電業(yè)務(wù)需求，參照存量分析和“三況”預(yù)警，對(duì)需要采購(gòu)的物資進(jìn)行有依據(jù)、有計(jì)劃地采購(gòu)。

“4×4”物資風(fēng)險(xiǎn)防控，保障管理目標(biāo)

對(duì)申領(lǐng)人、審批人、庫管人、領(lǐng)用人“四類員工”，從工作內(nèi)容、崗位指標(biāo)、考核機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制“四個(gè)方面”構(gòu)建管理體系，防范各環(huán)節(jié)物資管理風(fēng)險(xiǎn)，建設(shè)合規(guī)、精益的物資管理體系，助力企業(yè)高效健康運(yùn)行、高速平穩(wěn)發(fā)展。

面向四類管理人員

“申領(lǐng)人”為各類業(yè)務(wù)責(zé)任人。申領(lǐng)人明確所需物資的規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用用途等信息，依據(jù)物資“套餐”選取所需材料，形成物資領(lǐng)料單，流轉(zhuǎn)至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

各供電所新增用戶戶均耗材情況

“審批人”為物資出入庫及采購(gòu)計(jì)劃審批人員。一是審核物資用量屬實(shí)情況，二是明確現(xiàn)場(chǎng)工作量情況，抓實(shí)物資使用質(zhì)效。

“庫管人”為專設(shè)物資管理人員。其職責(zé)包括日常采購(gòu)物資的收發(fā)及保管工作，執(zhí)行倉庫的安全措施，按時(shí)登記庫存物資賬，期末對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，同時(shí)提供物資分析報(bào)告。

“領(lǐng)用人”為物資實(shí)際領(lǐng)出人。領(lǐng)用人依據(jù)審批單從庫房領(lǐng)取相應(yīng)物資，并對(duì)所領(lǐng)用物資的運(yùn)輸和使用負(fù)責(zé)。

精益四個(gè)方面管理

工作內(nèi)容、崗位指標(biāo)、考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制是公司管理體系中不可或缺的四個(gè)部分。

明確工作職責(zé)，理清工作思路。一是找“準(zhǔn)”物資，對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)用的材料，明確使用地點(diǎn)、使用情況，確定套餐類型，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)用量領(lǐng)用物資。二是抓“實(shí)”物資，各責(zé)任人要嚴(yán)格落實(shí)自身責(zé)任，確保各環(huán)節(jié)經(jīng)手人對(duì)物資使用的來龍去脈清清楚楚，將“好鋼”確實(shí)用在“刀刃”上。

設(shè)置崗位指標(biāo)，科學(xué)合理管控。對(duì)“申領(lǐng)人”提出申領(lǐng)效率、申領(lǐng)準(zhǔn)確度等崗位指標(biāo)，壓縮物資領(lǐng)用時(shí)間，保障現(xiàn)場(chǎng)工作按時(shí)完工；對(duì)“審批人”提出審批效率、審批質(zhì)量等崗位指標(biāo)，切實(shí)將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)審批人，發(fā)揮好物資審批的實(shí)際作用；對(duì)“庫管人”提出賬實(shí)一致、單據(jù)完整性、物資安全性等崗位指標(biāo)，確保在庫物資數(shù)量、質(zhì)量等信息可靠；對(duì)“領(lǐng)用人”提出領(lǐng)用及時(shí)性、領(lǐng)用準(zhǔn)確性等崗位指標(biāo)，確保物資及時(shí)到位，保證現(xiàn)場(chǎng)工作如期開展。

嚴(yán)肅考核機(jī)制，制定獎(jiǎng)懲辦法。制定相關(guān)考核辦法，依據(jù)崗位職責(zé)和崗位指標(biāo)，遵循“工作量化，突出重點(diǎn)；多勞多得，獎(jiǎng)懲分明”的考評(píng)原則，將關(guān)鍵業(yè)績(jī)和目標(biāo)任務(wù)有機(jī)結(jié)合，定量考核和定性評(píng)價(jià)同步開展，把物資管理“四類人”的薪酬與績(jī)效緊密結(jié)合，激發(fā)員工工作積極性，確保物資各環(huán)節(jié)工作任務(wù)和目標(biāo)順利完成。

推行激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作活力。建立物資管理工作激勵(lì)機(jī)制，打造微信、短信、電話、面談等多渠道、互動(dòng)化、及時(shí)性溝通平臺(tái)，鼓勵(lì)各專業(yè)相關(guān)人員提出優(yōu)化管理流程的意見和建議，在物資工作推進(jìn)中打造亮點(diǎn)、突出特色。

效果

管控手段更加有力

精準(zhǔn)、全面的物資管理體系為物資生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)提供了可靠的管控手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)新增用戶、運(yùn)維檢修兩大業(yè)務(wù)耗材情況詳細(xì)的數(shù)據(jù)跟蹤，及時(shí)充分的庫存預(yù)警和分析報(bào)告為管理層決策提供了有效的信息來源，夯實(shí)了各類現(xiàn)場(chǎng)工作的前期物資基礎(chǔ)，推進(jìn)物資工作向科技化、精益化、卓越化方向邁進(jìn)。

經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)不斷提升

在物資基礎(chǔ)工作效率的持續(xù)優(yōu)化下，新增用戶業(yè)務(wù)時(shí)間大大縮減，從物資申請(qǐng)到領(lǐng)用裝表工作迅速，極大地提升了優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作水平。運(yùn)維檢修業(yè)務(wù)減少了不必要的物資耗費(fèi)，配合相應(yīng)停電計(jì)劃，更加精準(zhǔn)高效地完成消缺搶修任務(wù)。成本費(fèi)用利用更加高效，杜絕倉庫物資積壓，各類材料流轉(zhuǎn)更加健康、順暢。

基層減負(fù)取得成效

該項(xiàng)目通過構(gòu)建方法科學(xué)、流程順暢、責(zé)任清晰的物資管理體系，從源頭理清物資管理工作，以“套餐”形式優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使用技術(shù)手段簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，建立有針對(duì)性的考核、激勵(lì)機(jī)制，統(tǒng)籌安排物資申領(lǐng)、采購(gòu)工作，切實(shí)簡(jiǎn)化了物資工作流程，縮短了物資各環(huán)節(jié)工作時(shí)間，提高了物資管理工作質(zhì)效，大大降低了基層負(fù)擔(dān)，發(fā)揮了物資工作隊(duì)伍的示范引領(lǐng)作用。