配電網(wǎng)工程項目檔案管理芻議

■國網(wǎng)衢州供電公司 陳雪琴

配電網(wǎng)工程多數(shù)存在于縣級電網(wǎng)企業(yè)中，也有少數(shù)在大型廠礦企業(yè)內(nèi)部。隨著配電網(wǎng)安全運行、資產(chǎn)管理規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)日益提升，對記錄配網(wǎng)項目工程歷史進(jìn)程、反映工程建設(shè)基礎(chǔ)內(nèi)容的配電網(wǎng)項目檔案的重要性也不斷凸顯。同時，在日常工作中，經(jīng)常遇到檔案缺失如“電桿埋深未標(biāo)注、設(shè)備型號有誤”等等，給運行管理埋下隱患。追根溯源，我們從檔案管理人的視角，梳理配電網(wǎng)工程的各個環(huán)節(jié)，找出問題，關(guān)口前移，主動作為，為上游環(huán)節(jié)出謀劃策，改變過去檔案管理只在最后環(huán)節(jié)被動收集資料，改“收集資料者、保管員”為真正“管理人”。

現(xiàn)存問題分析

建設(shè)單位片面追求工程進(jìn)度，工程檔案管理滯后

近些年，城農(nóng)網(wǎng)新建改造項目眾多，時間緊任務(wù)重，許多電網(wǎng)企業(yè)忙于將工作重點放在進(jìn)度上，雖然企業(yè)各部門設(shè)立了工程檔案兼職人員，但主觀意識上認(rèn)為檔案管理是次要工作，再加上資料的形成移交有相對的時間寬度，檔案收集工作不存在緊迫性而難以責(zé)任到人。甚至常常出現(xiàn)在工程竣工、審計、審查時，才抽調(diào)人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應(yīng)付驗收的情況，導(dǎo)致歸檔的工程項目檔案真實性、準(zhǔn)確性、完整性不足，更嚴(yán)重的是造成部分重要文件丟失，影響工程檔案整體利用價值。

參建單位資料員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，歸檔工作難以規(guī)范

按照建設(shè)項目檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定：參建單位在工程項目竣工后1個月內(nèi)移交到建設(shè)單位，實行紙質(zhì)與線上“雙軌制”移交，通過對施工單位現(xiàn)行及歷年資料移交情況調(diào)查分析得知，各參建單位管理方式不一、水平參差不齊，普遍存在配網(wǎng)工程項目資料以紙質(zhì)移交為主，目錄編制不夠規(guī)范，無法形成規(guī)范的案卷，檔案管理的規(guī)范化、電子化更難以實現(xiàn)，影響了企業(yè)檔案的驗收歸檔。具體來說，由于建設(shè)單位對參建單位檔案的接收內(nèi)容要求高，格式規(guī)范嚴(yán)明，現(xiàn)實是配網(wǎng)工程數(shù)量多工程量小，“麻雀雖小，五臟俱全”，為了達(dá)成資料齊全的要求，就會有批量復(fù)制粘貼的狀況產(chǎn)生，資料的電子化移交不夠嚴(yán)謹(jǐn)。而參建單位不固定，管理人員又不具備足夠的檔案責(zé)任意識和管理能力，施工單位普遍沒有專職的檔案管理人員，且兼職人員文化程度不高，流動性較大，對檔案工作往往兼而不顧，難以達(dá)到項目檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

服務(wù)平臺功能單一，檔案信息分布碎片化

目前企業(yè)配網(wǎng)工程項目管理在項目可行性研究、項目審批、項目規(guī)劃、合同、工程建設(shè)管理、決算、審計、物資應(yīng)用和生產(chǎn)管理運行等均有相對獨立的服務(wù)平臺，由于各平臺之間信息受制于系統(tǒng)權(quán)限，未能實現(xiàn)信息共享，各環(huán)節(jié)形成單一走向，造成信息孤島，不利于檔案信息收集和檔案管理人員及時跟進(jìn)掌控。

解決措施

健全考核機制，實行檔案全過程管理

按照檔案管理“統(tǒng)一指揮、各負(fù)其職、協(xié)同推進(jìn)”的思路，根據(jù)配電網(wǎng)項目特點，構(gòu)建有效的配電網(wǎng)項目工程檔案管理體系，形成界面清晰、運作順暢、管控有力的工作格局。

通過合同的法律效力，將工程項目參建各方的檔案管理責(zé)任加以約束。建設(shè)單位在簽訂項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同時，設(shè)立專門條款，明確相關(guān)各方對項目文件的收集、整理、歸檔及違約責(zé)任；明確檔案工作要求，增強相關(guān)各方的檔案管理合作意識，促使參建單位各司其職，在加強工程項目檔案管理、工程竣工驗收的同時形成一套規(guī)范系統(tǒng)的項目檔案。

同時，切實加大績效考核，細(xì)化檔案考核目標(biāo)，改變只懲不獎的慣例，推樹典型，提高領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)管理人員檔案工作自覺性。應(yīng)重視工程項目檔案管理人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，實行“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰形成、誰整理”確保歸檔責(zé)任到位。檔案人員應(yīng)從項目立項開始時主動介入，對項目文件的收集范圍和歸檔要求予以明確，制定項目檔案檢查考核制度，跟蹤檢查項目文件的形成和積累情況。增強技術(shù)人員對項目檔案收集和整理的意識，使之對項目文件的形成、積累、整理成為技術(shù)管理工作的一部分。

加強培訓(xùn)，提高參建單位人員檔案管理能力

加強專、兼結(jié)合，培養(yǎng)復(fù)合型人才，對于參建單位資料員或兼職檔案員，在做好保密工作的前提下可適當(dāng)?shù)诫娋W(wǎng)企業(yè)檔案室跟班工作，以點帶面，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定辦法有針對性地開展培訓(xùn)指導(dǎo)，并分階段開展業(yè)務(wù)檢查，督促參建單位改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料收集整理方法，幫助資料員做好配網(wǎng)工程文件的電子存檔和管理，為企業(yè)工程項目資料的高質(zhì)量移交提供必要的前提和保證，同時在電子檔案存儲載體上，針對參建單位隨意使用U盤等拷貝、傳輸檔案的混亂現(xiàn)象，甚至有些檔案長期保存在U盤中，開展安全風(fēng)險教育，通過簽訂保密協(xié)議來提高相關(guān)人員的檔案保密風(fēng)險防范意識，有效保障企業(yè)工程檔案安全。

整合平臺信息，優(yōu)化檔案管理

借助網(wǎng)絡(luò)科技，及時高效挖掘整合分散在工程項目的可研、設(shè)計、物供、招投標(biāo)、預(yù)算、施工、決算等各環(huán)節(jié)所在信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料，形成源頭介入、過程控制的檔案工作管理和監(jiān)控體系，保證工程項目檔案的及時、完整。將項目檔案的形成和積累納入工作計劃中，企業(yè)服務(wù)平臺設(shè)置的功能要有利于檔案人員的訪問和利用，根據(jù)工程項目流程服務(wù)平臺的相關(guān)信息，及時跟進(jìn)收集時間，保證工程檔案的及時歸檔，拓展檔案利用的空間度和收集方式。最后在工程項目檔案全部完整收集完成后反饋服務(wù)平臺形成閉環(huán)管理。通過對每一個平臺環(huán)節(jié)的有效管控，信息資源的共享，最大限度地提高工程項目文件的利用率。在實際工作中拓展檔案管理工作的內(nèi)涵，延伸檔案利用的范圍，加強項目檔案的監(jiān)督和檢查力度，有效防止工程檔案遺失或漏交，將配網(wǎng)檔案管理的現(xiàn)狀中僅對已接收的工程項目檔案負(fù)責(zé)改變?yōu)閷Ρ仨毥邮盏臋n案負(fù)責(zé)。

改進(jìn)檔案管理取得的成效

提升配電網(wǎng)檔案的完整性、準(zhǔn)確性

通過轉(zhuǎn)變工作方式方法，從整體上創(chuàng)新工作思路，逐步形成檔案工作由事后的收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與、事后跟蹤的工作理念，特別是在管理工作中增加主動性。 在每一個單位、每一位主管領(lǐng)導(dǎo)、每一位技術(shù)管理人員的共同努力和配合下，借助高科技平臺，有效提升了配電網(wǎng)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，特別是電桿埋深等隱蔽工程信息的完整準(zhǔn)確提供為配電網(wǎng)的安全可靠運行、故障搶修配備了“護身符”。

提升配電網(wǎng)檔案管理的效率

通過改進(jìn)配電網(wǎng)工程項目檔案管理流程，不僅有效提升了工程項目檔案資料的收集進(jìn)度，同時，由于事前對檔案進(jìn)行了分類規(guī)范，也大大提升了日常查閱工程項目檔案的速度和效率。近兩年，國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)對工程項目的審計和巡察過程中查閱了許多項目檔案。我們配電網(wǎng)檔案的完整準(zhǔn)確規(guī)范，有效主助力了審計巡察工作的開展，得到了上級的表揚及肯定。