科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)智能管理系統(tǒng)探索與實踐

夏利華

摘 要：黨的十九屆五中全會提出，要在“關(guān)鍵核心技術(shù)實現(xiàn)重大突破，進入創(chuàng)新型國家前列”，“創(chuàng)新”一詞也在不同內(nèi)容板塊中被提及到十余次之多?？蒲惺聵I(yè)單位是推動國家創(chuàng)新事業(yè)前進的中堅力量，承擔(dān)著國家重大科研成果創(chuàng)新的任務(wù)和使命?？蒲杏霉潭ㄙY產(chǎn)是科研事業(yè)單位進行基礎(chǔ)研究與應(yīng)用研究的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障。中國科學(xué)院深圳先進技術(shù)研究院從實際出發(fā)，結(jié)合先進的射頻信號技術(shù)，開發(fā)了符合科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的智能管理系統(tǒng)。文章介紹在該系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用過程中的經(jīng)驗及展望，以期為相關(guān)資產(chǎn)管理者提供借鑒。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理 RFID 智能資產(chǎn)管理系統(tǒng) 電子標簽

中圖分類號：F230 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）01-076-03

一、背景與問題提出

（一）加強固定資產(chǎn)管理的意義

科學(xué)事業(yè)單位通常是指科研專業(yè)院所、大學(xué)內(nèi)設(shè)的二級研究單元以及其他經(jīng)過事業(yè)法人登記的研究機構(gòu)，是國家創(chuàng)新體系的重要組成部分。創(chuàng)新已經(jīng)上升為國家戰(zhàn)略，國家通過多種形式加強了對科研事業(yè)的支持，并逐步建設(shè)國家的創(chuàng)新體系。國家通過競爭性科學(xué)研究項目的設(shè)立或重大專項資金的撥付對科學(xué)事業(yè)單位支持，其中占重要比重的支出內(nèi)容是科學(xué)研究使用固定資產(chǎn)的購置與建設(shè)?？茖W(xué)研究使用的固定資產(chǎn)從所有權(quán)上屬于國有資產(chǎn)，是國家創(chuàng)新體系建設(shè)在物質(zhì)方面的客觀體現(xiàn)。近年來，國家創(chuàng)新體系的建設(shè)伴隨著科研事業(yè)單位的固定資產(chǎn)日趨增加，隨之而來的管理復(fù)雜程度不斷提升、對技術(shù)的要求日趨提高。加強科學(xué)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理，不僅僅是確保國有資產(chǎn)的完整性，為科學(xué)研究提供技術(shù)支撐，更上升為關(guān)乎國家創(chuàng)新體系建設(shè)的重要任務(wù)。

（二）固定資產(chǎn)管理待優(yōu)化點

1.科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的意識有待增強。從單位管理者層面來看，科研事業(yè)單位的固定資產(chǎn)的增多，往往是本單位科學(xué)研究基礎(chǔ)條件良好的外在表現(xiàn)，有利于本單位科研人員更好地進行科學(xué)研究工作，也有利于吸引和留住更多的人才，“工欲善其事必先利其器”，有了梧桐樹，才能招引更多的“金鳳凰”棲于此，奉獻與國家創(chuàng)新事業(yè)。因此單位管理者有增加本單位固定資產(chǎn)總量，尤其是關(guān)鍵核心的大科學(xué)裝置的動機。但隨著固定資產(chǎn)的增加，固定資產(chǎn)的維護所需要的經(jīng)費、人才、技術(shù)、精力，也為管理者帶來了不少“快樂的憂愁”。

從科研人員層面來說，固定資產(chǎn)是進行科學(xué)研究的必要條件。大部分的科學(xué)研究都需要一定的科學(xué)儀器作為支撐?？蒲许椖坑袝r會支持購置一些專用設(shè)備，但走什么手續(xù)審批和購置、購置后的維修費，尤其是項目結(jié)束后設(shè)備的處置、每年的固定資產(chǎn)盤點動作，都耗用了科研人員不必要的精力，有時甚至帶來很多苦惱。部分科研人員認為經(jīng)費已經(jīng)爭取過來，也有設(shè)備購置的預(yù)算，是否能夠把錢交給單位，自己只管使用就行，其他的都應(yīng)該單位提供保障與支持。

2.固定資產(chǎn)管理制度有待健全。以固定資產(chǎn)全生命周期的管理重點視角看，部分科學(xué)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理制度尚待健全。在采購前環(huán)節(jié)，如何對固定資產(chǎn)的采購進行科學(xué)性、必要性、經(jīng)濟型的論證，由哪些人員論證，哪個部門組織，規(guī)定模糊甚至在不同的制度中的規(guī)定前后不一致，導(dǎo)致科研人員及科研財務(wù)助理無所適從。在驗收、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)，對權(quán)力與責(zé)任劃分不清晰、不明確，看似所有人都對設(shè)備負責(zé)，出現(xiàn)問題時推諉扯皮現(xiàn)象時有發(fā)生。固定資產(chǎn)的清查僅僅停留在紙面上、流程中，而缺少真正盤點，未對盤點的必要動作做出要求。部分固定資產(chǎn)由于項目的完結(jié)或科研人員的工作調(diào)動等諸多原因而閑置，造成國有資源的浪費。在退出環(huán)節(jié)，由于固定資產(chǎn)的調(diào)動或者注銷手續(xù)涉及上級主管部門或者經(jīng)濟價值較低，又缺少退出的體制機制硬性約束，該環(huán)節(jié)在實際操作中往往受到固定資產(chǎn)管理人員的抵觸。

3.基礎(chǔ)管理工作不到位，賬外資產(chǎn)增加，存在“物隨人走”等現(xiàn)象。固定資產(chǎn)的管理人員由單位資產(chǎn)管理部門中的專職人員和課題組中的科研財務(wù)助理或者科研助理組成。課題組中的助理人員兼任固定資產(chǎn)管理員，專業(yè)性有待提高，對固定資產(chǎn)的管理意識需要加強。由此帶來固定資產(chǎn)的判斷標準寬泛、形式化、表面化，重視財務(wù)的報銷而不重視實物的管理;固定資產(chǎn)使用過程中的毀損及丟失、報廢等疏于報告，容易忽視低價值不常用的固定資產(chǎn)的完整與維護工作。在實際操作中甚至出現(xiàn)過將固定資產(chǎn)分拆報銷，以較為簡單審批流程材料費的形式對需要固定資產(chǎn)采購審批程序的設(shè)備進行拆分。部分科研人員在意識中存在：我的科研項目經(jīng)費購置的設(shè)備，就是我個人的，或者是歸屬于我這個課題組的，我從A研究所調(diào)動到B大學(xué)，都是國家單位，就直接搬去使用而未經(jīng)單位同意的現(xiàn)象。

由于單位編制有限，有些單位都沒有指定專職或兼職的資產(chǎn)管理人員，單單靠1～2人來管理日趨龐大的固定資產(chǎn)也不現(xiàn)實。在管理上的形式化，往往導(dǎo)致管理實質(zhì)內(nèi)容的缺失。如固定資產(chǎn)清查過程的形式化，往往是資產(chǎn)管理部門做個表，各個部門與研究中心的兼職資產(chǎn)管理員看著表畫勾簽字，并不去實地盤點。上述操作極容易造成固定資產(chǎn)的賬實不符，家底摸不清楚，影響資產(chǎn)的安全性，更難以為科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支持。

二、基于RFID技術(shù)的智能管理系統(tǒng)建設(shè)實踐

（一）RFID技術(shù)概述及技術(shù)優(yōu)勢

隨著IBM提出的智慧地球以及物聯(lián)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)以及EPC在全球的普及，固定資產(chǎn)管理的自動化程度越來越高，網(wǎng)絡(luò)時代已經(jīng)挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的條形碼形式標簽在固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域的統(tǒng)治地位。RFID（射頻識別）技術(shù)的電子標簽在傳統(tǒng)條形碼的基礎(chǔ)上，豐富了“標簽”的內(nèi)涵，擴展了固定資產(chǎn)標簽的管理應(yīng)用，以無線連接、高度的自動化、不用拆裝即可擦寫等優(yōu)越性，能較好地滿足智慧時代固定資產(chǎn)管理的自動化要求。

RFID是一項利用射頻信號通過空間耦合實現(xiàn)無接觸信息傳遞并可以通過所傳遞的信息達到識別目的的技術(shù)。RFID技術(shù)的優(yōu)點主要有：無接觸操作，識別距離長;耐磨損，可適用多種環(huán)境;可在運動中識別，識別速度快。RFID標簽和條形碼標簽的優(yōu)缺點比較如表1所示。RFID主要應(yīng)用在物流、倉儲、零售、制造、資產(chǎn)管理等領(lǐng)域，部分大型的圖書管理系統(tǒng)都已經(jīng)實際應(yīng)用。在固定資產(chǎn)的管理中，可以為每個固定資產(chǎn)貼上已寫入資產(chǎn)相應(yīng)信息的RFID資產(chǎn)信息，這樣就能夠通過電子化的方式來識別資產(chǎn)（如通過帶RFID讀寫器的手持設(shè)備來移動識別），避免人工識別帶來的錯誤和低效率。

計算機從服務(wù)器上讀取需要打印的固定資產(chǎn)相關(guān)信息，通過RFID打印機將資產(chǎn)相關(guān)信息（一般為資產(chǎn)的唯一資產(chǎn)編號）寫入RFID標簽內(nèi)，同時將相關(guān)信息打印到標簽上，比如單位名稱、資產(chǎn)名稱、型號、所屬部門、資產(chǎn)編號和啟用日期。

以資產(chǎn)盤點為例，可以更好地說明RFID的優(yōu)勢。資產(chǎn)盤點人帶著資產(chǎn)盤點手持終端（手持盤點機）進入天線試別的空間時，天線通過微波信號與手持盤點終端建立通信，發(fā)送儲存在標簽上的信息。手持盤點終端通過專用網(wǎng)絡(luò)將標簽信息傳送給服務(wù)器，服務(wù)器返回資產(chǎn)綜合信息，便于資產(chǎn)盤點人員核對。手持盤點終端可進一步確認資產(chǎn)狀況，并將資產(chǎn)狀態(tài)標記在服務(wù)器中。

（二）基于RFID技術(shù)的智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計思路

基于RFID的智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過對制度和流程的固化，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的線上申請、預(yù)設(shè)規(guī)則的線上審批、入庫、領(lǐng)用、盤點及注銷全過程的管理，以檔案式的管理，提高資產(chǎn)的管理效率與管理水平。

以中國科學(xué)院新一代ARP系統(tǒng)的上線運行為契機，中國科學(xué)院深圳先進研究院將固定資產(chǎn)管理制度及流程嵌入到系統(tǒng)中，實現(xiàn)了制度與辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)記賬系統(tǒng)的統(tǒng)一。資產(chǎn)申請人提交申請，系統(tǒng)檢查預(yù)算后，該申請工作流將流轉(zhuǎn)到根據(jù)固定資產(chǎn)管理制度規(guī)定額度設(shè)定的流程，各個層級的審批人進行審批后，根據(jù)不同的采購類型進入線下采購?；诓少徤暾?，可以在線上辦理固定資產(chǎn)的驗收入庫與領(lǐng)用、財務(wù)記賬、計提折舊、維修維護、注銷等操作，以日志形式記錄資產(chǎn)的變動情況，并同時在系統(tǒng)內(nèi)生成該固定資產(chǎn)的檔案。

RFID技術(shù)在固定資產(chǎn)的管理中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在標簽管理環(huán)節(jié)。RFID智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)硬件包括：RFID打印機、手持盤點終端（手持盤點機，見下圖）、服務(wù)器、Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)、臺式電腦（最好是筆記本電腦）和手推車（用于移動打印標簽）。同時還包括根據(jù)固定資產(chǎn)數(shù)量而購入的RFID資產(chǎn)標簽和用于金屬表面的標簽防金屬墊板。

RFID手持機作為服務(wù)器與電子標簽的中間渠道，可讀寫標簽中的信息。智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠有效解決固定資產(chǎn)數(shù)量龐大而易造成的信息遺漏、盤點繁瑣、維護不及時等諸多問題。

（三）基于RFID技術(shù)的智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

1.資產(chǎn)申請。資產(chǎn)申購者通過辦公自動化平臺接入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)的資產(chǎn)大類填寫采購信息。此時，如有閑置的相關(guān)設(shè)備，會自動彈出提示，顯示該設(shè)備的啟用日期及初始價值。與資產(chǎn)申請者確認是否需要購置新設(shè)備。此項功能由于前期數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與資產(chǎn)的實際情況清查未完成而處于涉及階段，但該功能如果上線，則可以有效解決呆滯設(shè)備問題，大幅提升國有資產(chǎn)的使用效率。

資產(chǎn)申購者提交采購申請后，根據(jù)制度與流程規(guī)定的流程，系統(tǒng)將該審批流程自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)審批人的辦公平臺，提示審批人有待審批業(yè)務(wù)需要處理。流轉(zhuǎn)完成后，根據(jù)資產(chǎn)類型及金額等要素，判斷并提示采購方式及采購注意事項。

2.入庫與出庫。資產(chǎn)辦理驗收后的入庫與出庫環(huán)節(jié)，RFID打印機打印資產(chǎn)標簽，此環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)的條形碼標簽打印情況類似。

3.資產(chǎn)管理臺賬。完善的固定資產(chǎn)臺賬，可以滿足資產(chǎn)的日常管理需求，包括查詢、導(dǎo)入、導(dǎo)出、添加、編輯、刪除等功能。資產(chǎn)管理臺賬的內(nèi)容全面，不但有資產(chǎn)編號、名稱、型號、責(zé)任人、存放地、所屬部門等常用信息，啟用日期、入庫單號、基本當(dāng)前成本等財務(wù)信息，還添加了資產(chǎn)變動產(chǎn)生的日志及審批流程及產(chǎn)生的審批意見等，可以更加全面地反映資產(chǎn)的全周期生命記錄。

4.資產(chǎn)的盤點。資產(chǎn)的盤點是基于RFID系統(tǒng)的智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢之一。資產(chǎn)的盤點關(guān)鍵在于盤點計劃管理。盤點計劃管理是對每次固定資產(chǎn)計劃盤點數(shù)據(jù)的管理，包括盤點的范圍、盤點人、盤點時間等，每項盤點完畢后即可產(chǎn)生盤點信息，信息包含資產(chǎn)所有關(guān)鍵信息的變更。我們可以通過查詢資產(chǎn)信息來查看每次資產(chǎn)盤點時資產(chǎn)的最新信息及歷史變動情況。資產(chǎn)盤點時，使用手持盤點終端靠近待盤點資產(chǎn)，手持盤點終端自動采集資產(chǎn)信息并發(fā)送到智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)，也可以通過手持盤點終端對需要修改的信息進行修改后再發(fā)送到系統(tǒng)中。固定資產(chǎn)盤點流程如圖1所示

5.固定資產(chǎn)維護與維修。在資產(chǎn)維護環(huán)節(jié)，智能管理系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)邏輯，生成資產(chǎn)維護計劃，并定時發(fā)送提醒給相關(guān)人員進行資產(chǎn)維護。資產(chǎn)維修主要用于資產(chǎn)的維修中價值變動的記錄，資產(chǎn)維修包括維修說明、驗收和維修記錄等，記錄資產(chǎn)維修耗費及時間、維修方信息、完成情況、驗收情況和評估等其他信息。

6.資產(chǎn)使用日志與檔案管理。資產(chǎn)日志主要記錄資產(chǎn)的日常使用情況，既有責(zé)任人、部門、存放地變更等常規(guī)盤點情況，還包含了固定資產(chǎn)的維修與維護的歷史記錄。檔案資料管理主要用于管理資產(chǎn)的檔案資料，包括合同、設(shè)計文檔、技術(shù)檔案、使用手冊、驗收文檔、變更文檔等，使用的方式有電子存檔和說明性備注存檔。

7.資產(chǎn)的變更。固定資產(chǎn)的責(zé)任人由于人員流動等原因而需要更新時，管理系統(tǒng)內(nèi)的變更只需要對電子標簽的編碼進行暫時變更。等資產(chǎn)盤點時，盤點手持機內(nèi)的待更新信息首先找到相關(guān)標簽進行更新，反饋給服務(wù)器之后進行后續(xù)操作。

8.資產(chǎn)注銷。資產(chǎn)注銷包括資產(chǎn)的報失和報廢管理。報失管理是資產(chǎn)丟失后的注銷管理，包括了資產(chǎn)標簽的注銷與自動賬務(wù)處理兩個子功能;報廢管理是資產(chǎn)不能繼續(xù)使用或其他情況下，在財務(wù)賬面及輔助的臺賬中將資產(chǎn)予以注銷的操作。資產(chǎn)的注銷在系統(tǒng)完成注銷的審批后，資產(chǎn)管理人員執(zhí)行注銷動作，生成注銷會計憑證，同時RFID標簽同步注銷。

（四）智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)系統(tǒng)比較

智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)系統(tǒng)比較，對固定資產(chǎn)進行了全生命周期的檔案式管理，采用的RFID技術(shù)提高了實物管理效率。智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)向前進行了管理延伸，將固定資產(chǎn)的申請與購買環(huán)節(jié)納入管理，審批實現(xiàn)了自動化，降低了相關(guān)操作風(fēng)險，提高了使用的舒適度與管理的自動化程度。

三、智能固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實踐總結(jié)

RFID智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)經(jīng)歷系統(tǒng)設(shè)計、UAT測試、小范圍試運行及全單位試運行等幾個階段后，一期已經(jīng)正式投入運行。經(jīng)過一年多時間的測試應(yīng)用，研發(fā)人員針對財務(wù)資產(chǎn)處固定資產(chǎn)管理人員提出的建議不斷對系統(tǒng)進行改進，到目前為止該系統(tǒng)已趨于成熟。資產(chǎn)管理前期的申請與采購，以及呆滯物資的有效使用，實現(xiàn)了自動化判斷、自動化線上審批;資產(chǎn)標簽的信息容量得到了擴充，RFID資產(chǎn)標簽顯示的內(nèi)容較齊全，在防水和耐高溫上都做了較好的處理;資產(chǎn)盤點只需要一人拿著手持式盤點終端對資產(chǎn)信息進行收集。通過這種方式，單位資產(chǎn)管理人員將能夠收集到80%以上的資產(chǎn)信息，對沒有盤點到的固定資產(chǎn)，各業(yè)務(wù)部門或各中心的固定資產(chǎn)管理員再帶領(lǐng)財務(wù)人員進行實地盤點。盤點完成后由盤點數(shù)據(jù)庫自動進行分析處理并出具盤點報告。這樣只需要1個人花費2周的時間即可完成全部的資產(chǎn)盤點工作，大大提高了固定資產(chǎn)盤點等工作的管理效率，節(jié)約了資產(chǎn)管理人員與各部門、各中心的資產(chǎn)管理輔助人員的時間與精力。

實踐表明，基于RFID技術(shù)的智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以幫助科研事業(yè)單位建立起高效精確、自動審批、盤點方便的固定資產(chǎn)系統(tǒng)。通過使用RFID技術(shù)可以降低在資產(chǎn)管理過程中的賬實不符、權(quán)責(zé)不清、呆置浪費、虛增資產(chǎn)或資產(chǎn)流失現(xiàn)象發(fā)生的可能性。并可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、資產(chǎn)信息共享、多維分析，既可以有效配置資產(chǎn)資源，充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的功能，又可以為資產(chǎn)投資決策提供一定的支持作用。該系統(tǒng)的使用可以大大提高資產(chǎn)管理的工作效率和管理水平，提高了資產(chǎn)管理的效率和準確率，系統(tǒng)安全性高、功能覆蓋面廣，對固定資產(chǎn)從辦理入庫到報廢的全生命周期提供管理與服務(wù)，提升科研人員與財務(wù)助理的便利化程度。

四、不足與展望

在智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線過程中，伴隨的是管理變革帶來的不適應(yīng)，部分科研人員產(chǎn)生了抵觸情緒，使得系統(tǒng)的上線效果受到了影響。因此系統(tǒng)上線前應(yīng)充分溝通，做好系統(tǒng)的前期宣傳工作尤其是設(shè)計前期的需求調(diào)研，以免帶來不必要的溝通障礙。系統(tǒng)的上線過程促使固定資產(chǎn)管理的規(guī)范、制度的修訂與流程的更新?？绮块T之間固定資產(chǎn)及呆滯物資的使用制度由于沒有先例可循，未來仍需要積極探索相關(guān)業(yè)務(wù)處理模式，系統(tǒng)也在此模塊有所缺失。RFID技術(shù)雖經(jīng)多年發(fā)展已經(jīng)趨于成熟，但由于科研儀器的多樣性與復(fù)雜性，尤其是強電磁的設(shè)備會對信號與通信產(chǎn)生干擾，甚至是亂碼現(xiàn)象的產(chǎn)生。

雖然存在上述不足，但智能資產(chǎn)管理系統(tǒng)帶來的管理自動化趨勢并不會改變，隨著管理手段的提升、技術(shù)的不斷進步與新技術(shù)的出現(xiàn)，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)也將更加高效、更加智能。

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（作者單位：中國科學(xué)院深圳先進技術(shù)研究院 廣東深圳 ?518000）

（責(zé)編：賈偉）