關(guān)于加強(qiáng)鐵路企業(yè)檔案管理工作的思考

摘? 要：近年來，我國科技發(fā)展迅速，這也在一定程度上推動(dòng)著我國鐵路行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也對鐵路企業(yè)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)管理模式的整體效率較低，無法滿足當(dāng)前鐵路行業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。所以，在當(dāng)今時(shí)代背景下，鐵路企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案管理存在的問題進(jìn)行深入分析，采用一系列可行性方式來保證企業(yè)檔案管理工作的高效運(yùn)行，進(jìn)一步發(fā)揮鐵路企業(yè)檔案管理工作的價(jià)值意義。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè);檔案管理;策略分析

引言：

在鐵路企業(yè)中，檔案記錄著生產(chǎn)運(yùn)營的基本信息，有助于推動(dòng)企業(yè)的整體發(fā)展。伴隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，鐵路企業(yè)若想維持自身的正常運(yùn)行，提升工作效率，就必須要加強(qiáng)檔案管理工作的重視，深化對鐵路企業(yè)檔案管理工作的分析，保障企業(yè)的各項(xiàng)決策發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的全方面發(fā)展。

一、現(xiàn)如今鐵路企業(yè)檔案管理工作所面臨的現(xiàn)狀

（一）鐵路企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍較為薄弱。

新時(shí)代下，我國經(jīng)濟(jì)朝著國際化的方向發(fā)展，這也使得我國交通運(yùn)輸行業(yè)有了質(zhì)的進(jìn)步。現(xiàn)如今，鐵路企業(yè)運(yùn)輸能力較以前相比，已經(jīng)有了巨大的提升，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施也不斷完善，在面臨發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也為鐵路企業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)。就當(dāng)前現(xiàn)狀來看，鐵路企業(yè)檔案管理工作中，人員的專業(yè)素質(zhì)相對較低，專業(yè)知識也較為薄弱，很難滿足新時(shí)代下企業(yè)檔案的實(shí)際需要。近年來，鐵路企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營方式發(fā)生了翻天覆地的變化，結(jié)構(gòu)體系也得到了優(yōu)化變革，相關(guān)部門人員也進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)配，這也在極大程度上增強(qiáng)了鐵路企業(yè)檔案的管理難度。但鐵路行業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，未能為其配備充足的人才，致使檔案工作很難發(fā)揮出自身的作用價(jià)值，嚴(yán)重影響了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）未能注重檔案管理工作。

一直以來，檔案管理工作都未能在鐵路企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)有利位置，領(lǐng)導(dǎo)層也未能意識到檔案管理工作的重要作用，對檔案管理工作的認(rèn)識還只是停留在表面，認(rèn)為檔案管理工作只需要將相關(guān)資料進(jìn)行整理儲存即可，不會(huì)為企業(yè)的發(fā)展帶來實(shí)質(zhì)性的幫助，進(jìn)而忽視了對檔案管理工作的關(guān)注，以至于企業(yè)檔案管理存在諸多弊端，例如：檔案資料不完善、內(nèi)容不明確等等。很多鐵路企業(yè)都認(rèn)為檔案管理工作在整體的發(fā)展中無足輕重，致使檔案管理工作未能得到企業(yè)內(nèi)部的充分重視。

（三）未能為檔案管理部門配備充足的硬件設(shè)施。

結(jié)合當(dāng)前數(shù)據(jù)分析得出，近幾年我國鐵路的建設(shè)項(xiàng)目呈逐年增加的趨勢，也使得很多鐵路企業(yè)都開始積極拓展項(xiàng)目范圍，這也對檔案儲存工作提出了新的挑戰(zhàn)，以往的檔案管理所占用的空間已經(jīng)無法滿足新時(shí)代企業(yè)對檔案資料的需求。所以，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，開展信息化檔案管理工作，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐纛l、文字等信息化形式，借助網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行儲存分析[1]。但就目前來看，鐵路企業(yè)未能對檔案管理部門提供信息化設(shè)備進(jìn)行輔助工作，在信息化建設(shè)方面，資金也十分薄弱，導(dǎo)致檔案設(shè)施得不到有效的提升。

（四）管理制度不夠完善。

鐵路企業(yè)應(yīng)當(dāng)確保檔案管理制度的科學(xué)性，有助于推動(dòng)檔案管理活動(dòng)的正常開展，但對鐵路企業(yè)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行分析，存在諸多問題，例如：檔案整理缺乏科學(xué)性等等。究其主要原因，是由于管理流程的不規(guī)范以及管理制度的不完善。員工在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)的管理制度未能對其起到約束的作用，在工作中過程中有著較強(qiáng)的主觀性和隨意性，這也嚴(yán)重影響著檔案管理工作的整理水平。另外，企業(yè)其他部門也缺乏對檔案管理工作的重視，文檔歸檔不夠及時(shí)，不利于檔案人員的工作開展。鐵路企業(yè)內(nèi)部員工未能對檔案管理工作進(jìn)行深入了解，也未能對其進(jìn)行有效宣傳，長次以往，會(huì)使得檔案管理活動(dòng)的正常開展受到嚴(yán)重的影響。

二、改善當(dāng)前鐵路企業(yè)檔案管理工作的有效路徑

（一）積極宣傳檔案管理工作的重要性。

鐵路企業(yè)檔案管理部門在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前鐵路企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及發(fā)展趨勢進(jìn)行深入分析，積極宣傳檔案管理工作的有效性，確保企業(yè)內(nèi)部每位員工都可認(rèn)識到檔案管理工作的意義和價(jià)值，定期開展《檔案法》的學(xué)習(xí)活動(dòng)，并鼓勵(lì)員工積極參與。此外，各層領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，合理運(yùn)動(dòng)檔案資料、圖片來開展企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)，展示企業(yè)的文化和歷史，也在一定程度上加深了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以及普通職工對檔案管理工作的認(rèn)識，為檔案管理工作的有序開展奠定有力基礎(chǔ)[2]。

（二）加強(qiáng)鐵路企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)。

鐵路企業(yè)檔案管理工作需要工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)以及豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且為迎合時(shí)代的發(fā)展，工作人員還需要具有一定的信息化能力，極大程度的提升檔案管理工作的效率和水平。鐵路企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，吸引高質(zhì)量管理人才，有助于鐵路企業(yè)進(jìn)一步提升內(nèi)部檔案管理工作的質(zhì)效。此外，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工作人員的行為約束，由于檔案管理工作較為繁瑣，所涵蓋的信息較為廣泛。如若檔案管理人員在工作期間未能按照相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行，那么極易出現(xiàn)流程方面的錯(cuò)誤，不利于提升檔案管理工作的整體效率，甚至?xí)ζ髽I(yè)的戰(zhàn)略決策產(chǎn)生一定的影響。所以，鐵路部門應(yīng)當(dāng)更加注重檔案信息管理工作，對檔案的整理和信息的存儲提高重視，并加大審核標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的正常開展。另外，定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，提升人員的工作能力，科學(xué)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，切實(shí)提升檔案管理工作的效率，使得失誤率大大降低，在一定程度上也推動(dòng)了鐵路企業(yè)的整體發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對檔案工作的管控。

在開展鐵路檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各項(xiàng)工作流程的管理，例如：材料的收集、整合、歸檔、分析等等。制定針對性策略，保證資料收集和歸檔的規(guī)范性，對一些重要信息進(jìn)行標(biāo)注。不斷優(yōu)化收集方式，拓展收集范圍，加強(qiáng)資料審核，根據(jù)檔案的結(jié)構(gòu)體系，豐富檔案資源。此外，在對檔案資料進(jìn)行儲存和管控時(shí)，可以采用多樣化形式開展，在儲存鐵路企業(yè)文字檔案的同時(shí)，還要注重視頻、錄音等一些極易保存形式收集，規(guī)范檔案整理工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行檔案管理，對檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)整合排列，根據(jù)相關(guān)要求來設(shè)置資料目錄[3]。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案保存的外界條件，做好防火、防電等預(yù)防措施，為檔案資料營造安全的保存環(huán)境。

（四）為檔案管理工作配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。

鐵路領(lǐng)導(dǎo)層必須要明確檔案管理工作的價(jià)值意義，并加大對設(shè)施建設(shè)的投入，認(rèn)識到檔案資料一旦丟失會(huì)造成無法挽回的損失，與鐵路企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。鐵路企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視對檔案用具的管理，給予其足夠的資金支持，購入專業(yè)的設(shè)備設(shè)施來促進(jìn)檔案管理工作的開展，增強(qiáng)檔案資料的安全性，以防檔案資料在日后使用期間出現(xiàn)損壞的情況。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的重視，增設(shè)一些資料庫房，擴(kuò)大檔案存放范圍，做好消防預(yù)防工作，為檔案管理工作提供空間服務(wù)[4]。另外，合理應(yīng)用專業(yè)化的企業(yè)檔案管理軟件，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，摒棄以往人工管理方式，有效提升企業(yè)檔案管理效率，減少失誤頻率，完成檔案信息搜索及應(yīng)用的信息化目標(biāo)，促使檔案信息資料的收集和定位更加精準(zhǔn)和迅速，推動(dòng)鐵路企業(yè)的信息化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹鵬. 關(guān)于鐵路企業(yè)檔案管理過程中如何有效優(yōu)化庫存的思考[J]. 經(jīng)濟(jì)管理文摘， 2020（5）：2.

[2]張曉. 試論鐵路企業(yè)檔案管理過程中如何有效優(yōu)化庫存[J]. 科技資訊， 2021， 19（7）：3.

[3]王睿. 鐵路勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變助力企業(yè)發(fā)展的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2021（17）：2.

[4]李賽. 淺析企業(yè)文書檔案管理的 問題及對策建議[J]. 鐵路采購與物流， 2020.

作者簡介：高杰，1982年1月，男，山東青州，山東高速軌道交通集團(tuán)有限公司益羊鐵路管理處。山東省濰坊市壽光市，262700，大學(xué)，助理館員，檔案管理。