影響數(shù)字檔案信息安全的因素與對(duì)策

朱墨涵　程穎　沈博文 沈燕梅

摘? 要：目前，由于中國(guó)科技水平顯著提高，在如此的大歷史背景下，伴隨計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)的快速成長(zhǎng)發(fā)展起來(lái)，中國(guó)數(shù)字檔案管理事業(yè)又出現(xiàn)了全新的發(fā)展契機(jī)，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)將能夠進(jìn)一步提高中國(guó)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)代化水平與信息化程度。就數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)而言，它能夠簡(jiǎn)化并改變傳統(tǒng)文檔信息錄入的手段，通過(guò)錄音、影像等先進(jìn)技術(shù)手段把文本內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并直接保存在電腦中，不但提高了文檔信息的提取速率，而且提高了信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性。但在獲得了良好效果的同時(shí)，數(shù)字檔案技術(shù)還存在著若干亟待克服的技術(shù)困難，例如數(shù)字檔案信息缺少安全性與科學(xué)性，從而無(wú)法發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)越性。要繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案信息安全的有效實(shí)施，需要根據(jù)現(xiàn)有情況提出切實(shí)可行的措施方案，以提高數(shù)字檔案保護(hù)效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;信息安全

一數(shù)字檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問(wèn)題

一是由于數(shù)字檔案信息的信息化專(zhuān)業(yè)科技發(fā)展相對(duì)滯后，要做到數(shù)字檔案建設(shè)管理絕對(duì)不是幾臺(tái)基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)的軟件就可以，必須建立完備的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，把基本軟件設(shè)備、歸檔信息管理工作軟件和安全防護(hù)系統(tǒng)等有機(jī)融合在一起，并由此來(lái)完成對(duì)歸檔信息的數(shù)字管理工作。此外，由于數(shù)字檔案信息系統(tǒng)設(shè)備必須存放在比較安全的介質(zhì)上，從而避免了數(shù)據(jù)流失問(wèn)題。但就目前而言，許多的公司或組織盡管有相對(duì)于自己的基礎(chǔ)軟件平臺(tái)，但是都在不同程度的沒(méi)有統(tǒng)一性和規(guī)范化的基礎(chǔ)軟件來(lái)進(jìn)行銜接，而且數(shù)字檔案建設(shè)工作都有"各自為戰(zhàn)"和"各行其是"的特征，使得對(duì)信息資料實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享管理工作有相當(dāng)?shù)睦щy。二是現(xiàn)代化建設(shè)和培養(yǎng)中也面臨著相應(yīng)的實(shí)際問(wèn)題，數(shù)字檔案管理所要求的數(shù)據(jù)采集卡、掃描儀、打印設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和光盤(pán)庫(kù)等現(xiàn)代化設(shè)施，基本都能夠裝備。其主要問(wèn)題就在于在實(shí)際使用過(guò)程中，由于沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人才以及相應(yīng)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特別是在當(dāng)培訓(xùn)力量欠缺時(shí)，必然會(huì)影響數(shù)字檔案的日常管理工作質(zhì)量，從而造成了現(xiàn)代化設(shè)施使用質(zhì)量的不高。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)體系不完善

現(xiàn)階段，由于不少工作單位對(duì)運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的意識(shí)與能力有所欠缺，沒(méi)有建立健全的數(shù)字檔案信息化建設(shè)管理體系，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的總體目標(biāo)。同時(shí)，也由于整個(gè)工建設(shè)體制不健全，致使檔案工作者在實(shí)際進(jìn)行管理工作的過(guò)程中無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依，嚴(yán)重限制了數(shù)字檔案信息建設(shè)的進(jìn)展。主要還包括以下幾點(diǎn)：一是由于沒(méi)有做到統(tǒng)籌規(guī)劃管理工作，也沒(méi)有設(shè)置機(jī)構(gòu)專(zhuān)門(mén)分管數(shù)字檔案建設(shè)工作，分工不夠且具體問(wèn)題凸顯，使得在具體工作的開(kāi)展和實(shí)施的過(guò)程中經(jīng)常遭遇阻力。二是由于檔案設(shè)施的不健全，不能全面運(yùn)用各類(lèi)軟硬件設(shè)備推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作，不少檔案資料仍然以紙質(zhì)化的形態(tài)呈現(xiàn)。特別是掃描裝置的運(yùn)行性能不完善，更是嚴(yán)重影響了企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)的工作環(huán)境。三是對(duì)費(fèi)用、人力資本的資金支持力量不夠，數(shù)字檔案建設(shè)工作停滯不前。一方面，經(jīng)費(fèi)支持力量不夠?qū)е聶n案工作環(huán)境無(wú)法適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的需要。另一方面，對(duì)人力資本的資金支持力量不夠，導(dǎo)致了人員培養(yǎng)、引進(jìn)等管理工作的落后，也直接影響了數(shù)字檔案建設(shè)工作向著常態(tài)化、規(guī)范化的方向發(fā)展步伐。

二、提高數(shù)字檔案信息安全的對(duì)策

2.1加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在檔案數(shù)字化管理工作中，為確保工作得以成功進(jìn)行，應(yīng)切實(shí)提高檔案管理人員能力，在人才結(jié)構(gòu)設(shè)置方面須選拔具備大量歸檔保管專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并嫻熟運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件的復(fù)合型人員。新時(shí)期的檔案保管人員，往往需要掌握多種專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)。所以，就需注重提高檔案保管人員的操作技能、分析能力、管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和軟件應(yīng)用能力，并定期進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，以幫助其學(xué)會(huì)并掌握新技能。

2.2深化信息技術(shù)的利用，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐

各種數(shù)字化技術(shù)都有著不同的特點(diǎn)，可以協(xié)助單位有效降低人員成本和技術(shù)成本。具體來(lái)說(shuō)，一是在大數(shù)據(jù)挖掘在信息檢索、情報(bào)數(shù)據(jù)挖掘等領(lǐng)域的應(yīng)用，對(duì)網(wǎng)絡(luò)終端、檔案信息系統(tǒng)終端的文檔資料實(shí)現(xiàn)快速鑒別與歸類(lèi)，并以此為基準(zhǔn)建立文檔信息庫(kù)。檔案信息庫(kù)的建立要貫徹高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、高起點(diǎn)的基礎(chǔ)性原則，把所有重要證據(jù)存在價(jià)值、使用經(jīng)濟(jì)價(jià)值、決定經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案資料都納入其內(nèi)，并要建立不同的案卷編目庫(kù)。因此，還需設(shè)置人事檔案案卷目錄庫(kù)、工程勘察案卷目錄庫(kù)、文書(shū)歸檔案卷目錄庫(kù)等。二是要運(yùn)用云共享技術(shù)在信息資源共享方面的特點(diǎn)，有效打通了歸檔管理系統(tǒng)、協(xié)同辦事管理系統(tǒng)和其他信息服務(wù)管理系統(tǒng)相互之間的數(shù)據(jù)信息障礙，切實(shí)達(dá)到信息系統(tǒng)聯(lián)運(yùn)、平臺(tái)聯(lián)運(yùn)、數(shù)據(jù)信息聯(lián)運(yùn)的總體目標(biāo)，有效降低了檔案資源變更、發(fā)布、查詢(xún)、使用等方面的困難與成本，并建立"一站式"管理機(jī)制。三是要運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)在信息深度搜索領(lǐng)域的特點(diǎn)，根據(jù)單位檔案利用主體的具體要求，構(gòu)建各種類(lèi)型的信息檢索模式，以達(dá)到信息縱深搜索的目標(biāo)，使單位檔案利用數(shù)字化工程成功地惠及更多的單位檔案利用者。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字檔案保管已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)背景下檔案保管的趨勢(shì)，它能使檔案保管服務(wù)質(zhì)量提高和整個(gè)檔案保管工作更加的簡(jiǎn)單有效，促進(jìn)檔案保管現(xiàn)代化有著非常重大的意義。針對(duì)數(shù)字檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，要求著重從提高安全保護(hù)管理水平、加強(qiáng)數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度等多個(gè)重要方面入手，以此進(jìn)一步發(fā)揮檔案數(shù)字化的功能，并搞好對(duì)數(shù)字檔案的管理工作。

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