新時代環(huán)境下人力資源和社會保障局人事檔案管理分析

艾力亞爾?米吉提

摘? 要：人力資源與社會保障是企業(yè)發(fā)展中重要內(nèi)容，在新時代的環(huán)境之下，提升人事檔案管理水平，積極開展相關(guān)管理工作，有助于企業(yè)和單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，基于此，本文重點通過現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問題，分析新時代環(huán)境下人力資源和社會保障局人事檔案管理的具體策略，為之后的人事檔案管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會保障;人事檔案管理

在新時代的背景下，為了滿足社會發(fā)展的需求，對于人事檔案管理也提出了更高的要求，現(xiàn)階段傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，相關(guān)企業(yè)和部門需要針對現(xiàn)階段當(dāng)管理中存在的不足，進(jìn)行深入分析，結(jié)合實際工作需求完善管理方案，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作的效率，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）工作人員專業(yè)能力有待提高

在開展人事檔案管理工作的過程中，部分工作人員缺少專業(yè)知識以及實踐經(jīng)驗，導(dǎo)致管理水平較低。綜合素質(zhì)無法滿足工作需求，同時在一些事業(yè)單位中，部分承擔(dān)該項工作的人員年齡老化較為嚴(yán)重，對于信息技術(shù)的使用存在一定的困難，進(jìn)而使得檔案管理工作的效率有所降低，工作開展較為緩慢，從現(xiàn)階段人力資源社會保障局的實際情況可以看出，一些工作人員并沒有掌握專業(yè)的管理知識，在接收新知識的能力上，存在諸多不足，因此使得檔案管理工作無法滿足實際需求。

（二）管理制度有待優(yōu)化

隨著社會水平的提高，檔案管理工作的順利開展需要信息技術(shù)的支持，檔案管理人員應(yīng)該積極應(yīng)用信息技術(shù)提升管理水平，但是，從目前檔案管理工作的主要形式上來看，管理人員所采取的管理模式過于傳統(tǒng)，例如，仍有部分管理人員使用紙質(zhì)檔案的模式進(jìn)行信息記錄，紙質(zhì)檔案無法長期保存，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。同時，一些部門之間的檔案管理存在差異，缺少統(tǒng)一化的管理模式，相關(guān)制度還有所缺失，導(dǎo)致檔案管理工作的效率受到了一定的影響，因此人事檔案管理制度還有待優(yōu)化[1]。

（三）檔案信息的利用效率低

現(xiàn)階段部分單位的人事檔案信息的利用效率較低，首先，人事檔案管理工作所包含的內(nèi)容較多，相關(guān)環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，對于部分工作人員而言，在開展工作過程中可能受到諸多約束，導(dǎo)致工作效率較低;其次，少數(shù)工作人員在開展工作過程中存在形式主義，未能將相關(guān)責(zé)任和工作落實到實處，管理工作有無法順利開展，同時，由于管理制度的不完善，還可能出現(xiàn)泄露等諸多問題，嚴(yán)重影響人事檔案信息的保密性。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

由于人力資源與社會保障局的人事檔案管理工作覆蓋的內(nèi)容較多，因此通常需要相關(guān)的硬件設(shè)備作為支持，例如，在人事信息數(shù)據(jù)收集以及數(shù)據(jù)分類等方面都需要借助計算機(jī)系統(tǒng)，以此來提升檔案管理工作的質(zhì)量，但是，現(xiàn)階段部分單位現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度緩慢，一些硬件設(shè)備存在老化、損壞等情況，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的整體速度，導(dǎo)致管理人員無法及時應(yīng)用信息技術(shù)對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，在影響管理工作效率的同時，也會阻礙管理工作的信息化發(fā)展[2]。

二、新時代環(huán)境下人力資源和社會保障局人事檔案管理策略

（一）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

檔案管理人員是人事檔案管理工作的關(guān)鍵，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源和社會保障局所需要收集的相關(guān)信息逐漸增多，管理人員的工作壓力也在不斷加大，因此，需要在人才隊伍建設(shè)方面加大力度，重視工作人員的管理工作，首先，在人才招聘上，單位需要結(jié)合崗位實際需求對求助者提出明確要求，并進(jìn)一步拓寬招聘渠道，招聘同時具備學(xué)歷、專業(yè)能力、工作經(jīng)驗等綜合性人才;其次，在完成招聘工作之后需要針對管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，幫助新入職者解讀崗位內(nèi)容，再按照個人能力安排上崗;最后，管理部門需要針對工作人員的工作情況定期進(jìn)行檢查總結(jié)，以此來保障檔案管理工作的有效落實[3]。

（二）完善管理制度

檔案管理部門需要針對管理工作開展情況，在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化完善，首先，管理部門需要將工作執(zhí)行力作為管理制度的第一要素，結(jié)合單位人事檔案工作的實際情況，制定科學(xué)的管理方案，并對各項工作進(jìn)行細(xì)分，將相關(guān)責(zé)任和各項工作落實到個人，一旦在管理工作開展過程中出現(xiàn)問題，可以明確相關(guān)責(zé)任，以此來加強(qiáng)管理人員對該項工作的重視程度;其次，需要在部門內(nèi)部建立完善的獎懲機(jī)制，定針對管理人員的工作情況進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果作為評定績效的一部分，對于工作態(tài)度積極，各項工作可以妥善落實的管理人員應(yīng)該給予適當(dāng)獎勵，而對于工作態(tài)度敷衍，問題頻出的管理人員，應(yīng)該給予懲罰，嚴(yán)重者可調(diào)離崗位，以此來提高管理人員在開展管理工作時的積極性。

（三）建立管理監(jiān)督機(jī)制

在新時代的背景之下，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到人事檔案管理中，作為具有社會服務(wù)性質(zhì)的人力資源和社會保障局，應(yīng)該將各項管理工作透明化，充分利用自身優(yōu)勢，保證人事檔案管理工作可以順利進(jìn)行，進(jìn)而提升整體工作質(zhì)量。首先，管理部門可以檔案管理人員中，采取輪崗制模式，管理人員對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，并定期向上級部門匯報人事檔案管理工作的進(jìn)展;其次，上級管理部門在接收到匯報后，應(yīng)指派專業(yè)人員對匯報內(nèi)容進(jìn)行核查，確認(rèn)無誤后，針對現(xiàn)階段管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，為接下來的管理工作提供方向;最后，管理部門需要定期組織管理人員針對一段時間內(nèi)的工作情況進(jìn)行總結(jié)反思，針對工作中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)案[4]。

（四）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，管理部門需要重點關(guān)注人事檔案管理中硬件設(shè)施的安全性，例如，在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)該重點加強(qiáng)防火墻的建設(shè)，同時要求管理人員嚴(yán)格按照操作規(guī)定開展管理工作，以此來避免出現(xiàn)信息泄露等問題;其次，在硬件設(shè)備的選擇上，單位應(yīng)該結(jié)合實際情況適當(dāng)加大資金投入，及時淘汰老化損壞設(shè)備，為管理人員的檔案管理工作提供設(shè)備支持。

結(jié)束語：總而言之現(xiàn)階段人力資源和社會保障局的人事檔案管理工作還有進(jìn)一步提升的空間，相關(guān)部門和管理人員需要正視現(xiàn)階段管理工作中存在的問題，加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)，完善管理制度，建立檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，以此來提升人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]任雪梅. 分析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施[J]. 卷宗，2021（6）：4.

[2]王朔. 人事檔案在行政單位人力資源管理中的作用[J]. 中外企業(yè)家，2021（9）：192.

[3]張燕. 人力資源視域下干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究[J]. 商情，2021（33）：192，194.

[4]王艷文. 行政機(jī)關(guān)單位檔案管理工作思考分析[J]. 電腦愛好者（普及版）（電子刊），2021（3）：746.