論信息管理在工程招標代理中的具體運用

呂嬌

摘? 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，建筑業(yè)也隨之得到了飛速地進步，在建筑工程中加入了信息管理這一重要分支。而招標代理是工程項目建設(shè)過程中是不可缺少的一個環(huán)節(jié)。但是由于目前市場上存在很多不完善、不合理以及缺乏專業(yè)人才等問題。因此如何更好地為業(yè)主投標提供服務(wù)成為許多企業(yè)關(guān)注和討論的話題之一。

關(guān)鍵詞：信息管理;工程招標

一、信息管理概述

1、信息管理的含義和結(jié)構(gòu)

信息管理是指在企業(yè)的組織機構(gòu)和人員中使用信息技術(shù)，實現(xiàn)對資源進行合理有效地整合與利用，并且通過運用信息化手段來建立一個完整高效、統(tǒng)一化程度高且易于獲取的信息系統(tǒng)。通常情況下對工程項目投標過程的信息管理可以分為三個階段：第一階段為招標前準備工作;第二階段為投標的談判階段以及評標環(huán)節(jié)等前期工作內(nèi)容;第三階段則是合同簽訂后信息管理方面的主要問題和解決方法，這也就形成了對整個項目的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計，從而使整個項目的管理更加高效、合理，實現(xiàn)企業(yè)資源的最大化利用。

2、信息管理的功能

在建設(shè)工程的實際建設(shè)中，信息管理功能是一個十分重要的內(nèi)容。它不僅能夠為工程項目提供必要且有效合理地資源和技術(shù)支持;同時還能對業(yè)主方、承包商或施工單位進行科學而全面準確地分析，從而做出正確判斷并作出相應(yīng)決策。對招標代理機構(gòu)而言通過建立完善健全內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)來實現(xiàn)其自身價值最大化的管理職能是建設(shè)工程中信息管理工作最基本也最為重要的工作之一。它不僅能夠使投標者在競標過程中更加公平與公正同時還能夠使招標代理機構(gòu)在投標過程中更加規(guī)范，從而提高企業(yè)的競爭力。從業(yè)主的角度來說建設(shè)工程是一個復雜而龐大、關(guān)系到社會和經(jīng)濟發(fā)展全局性問題，所以為了達到工程建設(shè)目標需要科學合理地組織協(xié)調(diào)工作，通過信息管理功能可以實現(xiàn)整個項目從開始施工直至竣工驗收結(jié)束等各個階段之間的協(xié)同合作與資源共享。同時也能使業(yè)主能夠清楚了解投標方所提供資料中的要求是否符合合同條款規(guī)定以及相關(guān)法律法規(guī)對自身權(quán)益進行保護，從而使業(yè)主可以在投標過程中更加合理地進行招標代理工作。在建設(shè)工程的整個過程中，招標代理機構(gòu)需要按照合同內(nèi)容來進行施工。

3、信息管理在工程招標代理中應(yīng)用的重要性

在建筑工程中工程項目的信息管理是非常重要的，不僅僅關(guān)系到整個建筑項目能否順利進行還對是否能夠保證工期的完成有著重要影響。因此，為了確保建設(shè)工程進度和質(zhì)量不受影響，在提高投資效益、降低成本等方面都有必要對信息系統(tǒng)加以利用并實現(xiàn)信息化建設(shè)。而對于建筑工程而言更是如此，首先要做好招標文件編制工作，其次就是項目合同簽訂過程中需要充分考慮信息管理在工程項目的重要性，在合同簽訂過程中需要對信息管理進行重點的考慮，并將其作為整個項目成本控制和投資決策以及工程項目質(zhì)量等方面都要予以重視。

二、信息管理在工程招標代理中的應(yīng)用必要性

1 、信息管理在工程招標代理中的作用

在工程建設(shè)過程中，要對招標人的信息管理進行有效地控制，使其能夠及時、準確地掌握投標方的各項材料和設(shè)備等情況。同時還要建立完善的信息系統(tǒng)，通過信息化手段將這些資源合理分配給各承包商手中并為他們提供各種服務(wù)，從而實現(xiàn)整個項目的順利完成及企業(yè)整體效益最大化目標。在工程建設(shè)過程中，要對招標人所提出信息管理要求進行嚴格把關(guān)，使其能夠及時、準確地掌握所有投標單位的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)等情況。

2、信息管理在工程招標代理中的要求

在工程項目招標的過程中，要想更好地實現(xiàn)信息管理，就必須提高企業(yè)對整個項目的重視程度。因此企業(yè)不僅需要制定完善而又具體的措施和辦法來規(guī)范其行為、控制項目投資規(guī)模及質(zhì)量等方面，還應(yīng)該建立一個完整且科學合理有效的體系并嚴格執(zhí)行下去。通過信息化系統(tǒng)建設(shè)可以幫助投標人更加清晰準確及時了解工程進度以及所簽訂合同內(nèi)容，為招標代理提供了有利條件，也使招標方與業(yè)主在招投標的過程中能夠更好地進行溝通協(xié)調(diào)工作。

3、信息管理在工程招標代理中的目標

在工程招標代理工作的開展過程中，要將招投標信息管理作為首要任務(wù)，以保證企業(yè)能夠順利完成對招標文件和合同、技術(shù)規(guī)范等要求，使其達到合理化。同時還要加強與各部門溝通協(xié)作能力，通過建立良好的合作關(guān)系來提高項目建設(shè)效率以及質(zhì)量水平。其次是做好投標人資質(zhì)審核工作也就是對業(yè)主單位進行資格審查，在整個工程項目的施工過程中要將招投標的各項內(nèi)容都納入到信息管理體系之中并且嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定和標準制度，以保證招標代理工作的順利開展。招標代理機構(gòu)要對工程項目進行合理的規(guī)劃，在整個招投標活動中，應(yīng)加強與業(yè)主單位之間相互溝通，保證信息管理和建設(shè)項目的同步開展。

三、信息管理在工程招標代理中的可行性分析

1、工程招標代理的管理模式

工程招標代理是指建設(shè)工程的建設(shè)單位或設(shè)計、勘察設(shè)計以及施工監(jiān)理等人員，依照國家有關(guān)規(guī)定，委托具有相應(yīng)資格資質(zhì)證書或者從事相關(guān)工作經(jīng)驗和專業(yè)技術(shù)職務(wù)的中介機構(gòu)進行投標。在實際應(yīng)用中我們可以通過兩種方式實現(xiàn)：第一種方法就是由業(yè)主提供建設(shè)工程項目招投標的服務(wù)，這種模式下承包商只需負責對工程招標文件及其他資料進行整理歸納即可;第二種辦法是建設(shè)單位與業(yè)主簽訂合同后再向咨詢工程師提交一份委托書，然后再向咨詢工程師遞交招投書。

2、工程招標代理的實踐

我國的工程項目一般都由政府組織進行，而招標代理機構(gòu)是委托人與代理人，但也有其自身存在著一些問題和漏洞。首先就是其缺乏相應(yīng)的資質(zhì)，在整個過程中沒有統(tǒng)一化、規(guī)范性強等特點。其次就是因為缺少了相關(guān)法律法規(guī)來制約這種現(xiàn)象發(fā)生。最后則是由于市場機制不成熟導致很多企業(yè)為了利益而選擇壓低價格或者以低價手段進行投標報價從而使得招標代理機構(gòu)失去應(yīng)有職，這樣就造成了嚴重的市場價格混亂。而國外，在招標代理市場上，對于工程項目的選擇、投標人和評標標準等都有具體詳細的規(guī)定，而且還對這些方面進行了規(guī)范。在工程招標的過程中，由于我國目前沒有完善的法律法規(guī)，所以對于投標人與代理機構(gòu)來說是一個很大問題。因為如果出現(xiàn)了不公平、不合理價格競爭等現(xiàn)象時就會導致雙方都受到影響。而為了保證整個市場秩序有序地進行下去就要有一套相應(yīng)制度規(guī)范其發(fā)展方向和運行標準，要建立健全相關(guān)機制來對工程項目進行約束管理，從而使企業(yè)在招標過程中能更加合理的運用資源，提高經(jīng)濟效益。最后是加強法制建設(shè)與監(jiān)督力度。通過以上措施，才能使我國的工程招標代理市場更加規(guī)范，從而提高企業(yè)在投標過程中效率和質(zhì)量。

3、信息管理系統(tǒng)的具體運用策略

在實際的工程項目中，需要通過多個方面來進行信息管理，包括：組織結(jié)構(gòu)、人員配置和工作流程等。所以說一個好的信息系統(tǒng)是很關(guān)鍵。而要想做到這一點就必須對整個項目的各個環(huán)節(jié)都有所了解與掌握才能達到最佳效果，同時還要有專業(yè)化人才去完成信息化建設(shè)并將其運用到具體施工過程中從而實現(xiàn)信息化管理的目標，最后還需要在項目進行時及時地反饋信息，通過不斷優(yōu)化信息管理系統(tǒng)來提高工作效率、降低成本投入等方面都是非常重要。

結(jié)論

在市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，招標代理制度是一種新興起的經(jīng)濟管理方式，其主要目的在于優(yōu)化資源配置和提高效率。通過對工程項目中信息進行有效地組織、處理與分析等工作來保證投標方能夠合理確定報價。我們需要加強招標代理制度的建設(shè)以及完善其管理機制，從而使整個社會更加和諧穩(wěn)定和健康發(fā)展。

參考文獻

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