檔案管理的保密工作

齊洪彬

摘 要：檔案的存在是不可或缺的，檔案對于我國的經(jīng)濟發(fā)展過程當中的作用以及社會主義政治當中是十分重要的。自從人類有對于文字記載的歷史就是整體檔案的發(fā)展全歷史，檔案涵蓋了文化以及經(jīng)濟和政治等各項元素集合在一起，其獨特的記錄功能也在一定程度上成為了人類歷史社會發(fā)展的一個縮影。從古至今，檔案機構經(jīng)常是依附于政府管轄機構的，其具有很好的保密性?；诖?，本文就對檔案管理作業(yè)當中的保密工作進行分析和探討。

關鍵詞：檔案管理;保密工作

當前社會正在飛速的發(fā)展著，檔案資源的地位以及社會的價值越來越被人們所熟知，這就需要對檔案的工作進行保密和正確的使用。檔案管理工作的好壞，是與我國和黨以及單位的利益以及平安是息息相關的。檔案是我國當前一種重要的資源，對于檔案資料信息這一資源來講，要對其載體進行保護以及保管，不僅如此，還要對信息的利用以及開發(fā)進行重視，以此來實現(xiàn)信息資料的資源共享。我們國家每個公民都應該盡到的義務就是保護國家機密，同時也是檔案管理作業(yè)人員的職責。在做好檔案管理保密工作時也要對自身的工作職能進行完善，讓檔案可以發(fā)揮出重要的作用。

一、檔案的定義

檔案并沒有什么具體的定義，因為檔案會因為每個國家的經(jīng)濟、政治以及社會文化環(huán)境的不同而出現(xiàn)幾十或是上百種定義，檔案的內(nèi)涵以及外延也會隨著每個國家的發(fā)展而在產(chǎn)生變化。單單從字面上來理解就是，歸檔的以及桌案上的所有信息資料都可以被叫做檔案。當然，也可以將檔案看做是組成社會各個環(huán)節(jié)因時間以及空間的變化或是遷移被人類作為精神財富進而被記錄下來的歷史以及當前信息的總集成[1]。

二、檔案管理過程中的保密工作

由于檔案的特性以及其概念就決定了在對檔案進行管理的過程當中要做好相應的保密工作。檔案管理的保密作業(yè)并不是一項簡單的工作，其較為復雜，涵蓋面廣，會涉及到檔案管理人員以及檔案管理的制度和檔案本身等等許多問題。這些問題都會對我國檔案在進行管理的過程當中提出了一定的要求，因此，我們要滿足這些要求，提升檔案管理過程當中保密工作的質(zhì)量，為人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務，推進我國社會以及經(jīng)濟的整體發(fā)展。

2.1檔案管理的制度

檔案管理在我國有著相應的法律法規(guī)，每個地方也會根據(jù)其自身的經(jīng)濟以及政治和文化發(fā)展的規(guī)劃制定出不同的檔案管理制度。這類的法規(guī)制度規(guī)定了檔案管理的各項工作，有效地知道了檔案管理人員的工作，形成了較為完整的標準化管理手段。無論是從上級的中央還是到下面的地方檔案管理機構都要依照規(guī)范制度對檔案進行管理。要想做好檔案的保密工作，前提就是要有科學、健全的檔案管理制度[2]。

2.2檔案管理的保密工作對于管理人的要求

要想做好檔案的保密工作，不僅要遵照有關的法律法規(guī)和各項制度，還要加強管理作業(yè)人員在檔案管理保密工作當中的重要作用。檔案的存放處只有有關的檔案管理人員才能自由的出入。檔案在進入到存放處之后就要和檔案管理作業(yè)人員發(fā)生接觸，這就使得檔案管理人員要具備檔案的有關知識，要做好檔案的存放以及保管工作，還要有保密意識，杜絕出現(xiàn)管理人員私自利用檔案的問題出現(xiàn)。檔案管理的有關部門也要對檔案管理作業(yè)人員展開培訓，培訓完畢后還要進行相應的考試，要建立起嚴格的考核以及監(jiān)督制度，對檔案管理人員的作業(yè)進行規(guī)范和加強[3]。

2.3檔案自身對保密工作的要求

檔案因根據(jù)信息的來源檔案進行了不同管理級別的劃分，通俗點講就是有的檔案就需要進行普通的存放管理，而有的檔案是需要保密的，還有一些觸及到國家機密的檔案是絕密的。當然，這些檔案的級別也不是始終固定的，這些檔案都有可能會隨著我國當前的政治以及經(jīng)濟環(huán)境而發(fā)生級別的改變，這就需要檔案管理人員在進行檔案管理的過程對于這些管理級別變化的做好正確的分類。也就是說，檔案因為其服務對象以及來源的不同而不定期的產(chǎn)生管理級別的變化，這就是每個檔案管理機構在進行管理工作當中的一個重要組成部分[4]。

2.4檔案的查閱及利用對保密工作的要求

檔案具備開放性，其并不是被永久存放在有關的保管處的。具體點來講，檔案是需要使用者進行查閱以及利用的，這也是檔案服務于當前經(jīng)濟發(fā)展以及政治社會的相應要求。當前信息化時代的迅猛發(fā)展，檔案的查閱利用方法的得到了加強，其不再是以往的實體檔案和人之間的簡單交互，而是更多的交互過程發(fā)生在了虛擬的空間內(nèi)。這就涵蓋了信息網(wǎng)站以及信息數(shù)據(jù)庫的誕生以及發(fā)展，這也為檔案的保密以及管理作業(yè)帶來了一定的挑戰(zhàn)。檔案的保密作業(yè)已經(jīng)不再是之前簡單的存放以及分類了，而是要進行復雜的收納以及歸類。計算機以及互聯(lián)網(wǎng)技術的接入讓檔案的保密工作更有技術性，對檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員熟練地運用有關的軟件以及保密軟件，要解決在進行檔案管理過程當中出現(xiàn)的安全問題。另外，當前的保密模式已經(jīng)不單單是一個檔案保管機構的事情，還應該建立完備的網(wǎng)絡安全系統(tǒng)，上到中央下到地方，全面建設安全的網(wǎng)絡平臺，以實現(xiàn)檔案自身以及安全的共享[5]。

三、結束語

檔案的保密工作是一項復雜、系統(tǒng)化的工程，其是需要長期進行經(jīng)營以及建設的，檔案一定要被有效地利用，但又需要被保密。因此，如何做好檔案的保密工作，是有關人員的重要課題。在當前信息化的時代，檔案管理的保密作業(yè)影響著我們國家的大計以及社會的健康持續(xù)發(fā)展。因此，我們要對當前的保密工作所出現(xiàn)的問題進行有效地解決，提升檔案管理的保密工作，推進我國國民的共同發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊曉英.如何做好電子信息檔案管理的保密工作[J].蘭臺內(nèi)外，2021（31）：34-36.

[2]謝洪林.如何做好電子檔案管理的保密工作[J].科技風，2021（20）：80-81.

[3]楊靜雯.探究高校檔案管理保密工作[J].大眾標準化，2020（13）：190-191.

[4]孫小婷.新時代加強檔案保密工作探究[J].辦公室業(yè)務，2020（16）：89-90.

[5]夏倩.信息時代檔案的保密工作[J].機電兵船檔案，2021（05）：63-64.