創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

孫迪海

摘 要：檔案是一種人類社會發(fā)展不能缺少的信息資源，它可以用文字、聲音或者圖像對個人、國家機構(gòu)、各種組織、企事業(yè)單位的行為進行記錄，所以相關(guān)機構(gòu)逐漸重視對檔案的管理工作。隨著信息技術(shù)發(fā)展，影響著檔案管理的各個要素都發(fā)生非常大的變化，檔案信息來源渠道不斷擴大，服務(wù)對象變得多層次，并且服務(wù)內(nèi)容也呈現(xiàn)更加復(fù)雜化，方式更加便捷化，這些都是在當前信息化時代下檔案管理模式上呈現(xiàn)的變化，傳統(tǒng)檔案管理模式應(yīng)該順應(yīng)信息化時代的發(fā)展不斷變化，才能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求?；诖?，本篇文章對創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化進行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新

引言

檔案系統(tǒng)、軟件的出現(xiàn)和興起，標志著檔案信息化建設(shè)時代的到來，提升了檔案管理的實效性，使檔案管理有機地融入企業(yè)、政府、高校及相關(guān)組織的運營管理中，實現(xiàn)了檔案信息的動態(tài)化錄檔、實時化檢索、規(guī)范化管理的目的。但要想借助信息技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量，還需要從信息化內(nèi)涵及其對檔案管理工作的影響等角度出發(fā)，從時代與社會發(fā)展的層面上，探索檔案管理的發(fā)展方向與創(chuàng)新理念。以此推動我國檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

1檔案管理信息化的意義與必要性

目前，紙質(zhì)檔案仍然是主要檔案類型，但紙質(zhì)檔案的管理對環(huán)境有嚴格的要求，紙張浪費現(xiàn)象比較嚴重。此外，隨著工作任務(wù)的增加，產(chǎn)生的信息資料越來越多，這對檔案管理提出了新的要求。在信息化不斷發(fā)展的當代，各項工作與信息技術(shù)已經(jīng)密不可分，加快信息技術(shù)對檔案管理工作的全面改造，已成為檔案管理工作的迫切需求，這樣不僅能全面提高管理效率，又能順應(yīng)時代發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理依靠人工制作和歸檔，這樣不僅會消耗一定的人力物力，而且后期提取檔案也比較困難。一旦有人員辭職，交接工作短時間無法順利完成，嚴重影響檔案管理的效率。如果仍然采用紙質(zhì)檔案，不僅效率很低，而且出錯率高。相反，如果只通過簡單的查詢就能快速檢索到所需的信息，而且信息準確無誤，那么將會極大提升工作的效率。因此，檔案信息化建設(shè)對增強管理效率是非常有必要的。檔案信息化管理對檔案學(xué)研究拓展和檔案館藏建設(shè)有著指導(dǎo)作用，將從根本上實現(xiàn)檔案資源本身的價值。

2檔案信息化管理應(yīng)用問題分析

當前，很多行政機構(gòu)雖然具備檔案信息化管理的工具，但使用率不高。還有些單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，投入有限，設(shè)備落后，配置與需求不相符，阻礙了信息化建設(shè)速度。此外，很多檔案管理人員并非全職，兼職較多，很難全身心投入工作實踐。檔案類型多樣，不同類型具有差異化的歸檔范圍、管理期限和重要性。目前，在檔案管理工作中，信息化管理是其工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的關(guān)鍵途徑。在檔案管理工作匯總，需要充分利用計算機技術(shù)及手段等，做好檔案信息資料的存儲工作，并提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。然而，在實際的檔案管理過程中，一些檔案管理人員自身的工作責(zé)任意識不強烈，且對檔案信息化管理的認識不夠全面，受到自身傳統(tǒng)工作理念的影響，對于檔案信息化管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)積極性和主動性不高，寧愿繼續(xù)堅守著檔案傳統(tǒng)工作方式和服務(wù)方式，很難確保檔案資料的真實性、完整性、時效性等。

3信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑

3.1深化信息化技術(shù)的應(yīng)用深度

在檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用深度主要指技術(shù)的應(yīng)用程度，譬如入檔信息化、管理信息化及查詢信息化等。但要想切實深化信息技術(shù)的應(yīng)用深度，首先應(yīng)從檔案管理需求的角度出發(fā)，確定信息化技術(shù)的應(yīng)用目標。譬如在知識管理中的顯性知識與隱性知識上，管理員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升隱性知識的管理質(zhì)量，使隱性知識呈現(xiàn)出可視化、具體化及顯性化特點。其次從管理質(zhì)量的角度出發(fā)，提升信息化技術(shù)的應(yīng)用廣度。在檔案管理中，管理者應(yīng)以精細化管理為抓手，利用信息化技術(shù)提升不同檔案管理環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。使其所利用的信息化技術(shù)類型、種類更加多樣和更加廣泛。譬如為提升檔案信息檢索服務(wù)的質(zhì)量，可將大數(shù)據(jù)的信息挖掘技術(shù)、分析技術(shù)應(yīng)用在信息檢索及習(xí)慣歸納的過程中，使信息檢索更加“人性化”“具體化”“智能化”。

3.2健全檔案的信息化模式

檔案管理信息化主要是檔案數(shù)字化及檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩大部分組成。新型檔案信息材料的收集、整理、保存及鑒定、利用等需要采用先進科學(xué)技術(shù)理論及手段加以解決。國家檔案管理部門在檔案數(shù)字化發(fā)展中有著一定的規(guī)定，按照相關(guān)要求，國內(nèi)的圖文影像開發(fā)及利用先進技術(shù)相結(jié)合，采用數(shù)字存儲、身份驗證、圖文壓縮和處理以及高速電子掃描等多種技術(shù)，創(chuàng)新研究開發(fā)出一套含有掃描錄入、檢索、電子存儲、查詢和管理等多功能為一體的電子檔案管理系統(tǒng)，這樣能夠使現(xiàn)代化的檔案管理向著數(shù)字化檔案管理邁進。同時，因為電子檔案的產(chǎn)生，檔案管理部門直接從傳統(tǒng)檔案管理的管理模式中跳出來，形成當前電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的模式。目前的電子檔案管理工作中依然存在著一定的問題和風(fēng)險，這是因為電子檔案自身特點以及在信息技術(shù)發(fā)展過程中依然存在技術(shù)上的難題所導(dǎo)致的。所以，我國對于那些需要永久保存的圖文電子檔案規(guī)定必須轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)的檔案文件或者是縮微品等能夠長期進行保存的文件形式，并進行存檔管理。所以，在信息化時代下檔案管理工作需要做好電子檔案的管理，并且應(yīng)該重視對紙質(zhì)文件等檔案的管理工作，這樣能夠促使檔案信息化模式發(fā)展更為健全。

結(jié)束語

總而言之，信息化為檔案管理提供機遇的同時，也帶來了不小的挑戰(zhàn)。因此，檔案信息化管理工作的開展，必須要提高對該工作的重視程度，更新檔案信息化管理軟硬件設(shè)備和技術(shù)水平，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，強化檔案信息化的安全性，由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚⒔Y(jié)合單位自身的業(yè)務(wù)環(huán)境和運行情況，不斷探索與之相適應(yīng)的信息化發(fā)展道路，切實提高檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

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