“互聯(lián)網(wǎng)+”下的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理工作探索

朱年航

摘 要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的深入發(fā)展，檔案管理工作也有了新的路徑渠道和發(fā)展方向，檔案管理工作日益蓬勃發(fā)展，同時也產(chǎn)生了新的問題。本文結(jié)合新形勢下醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀，就如何開展“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案管理進行了探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案 ; 互聯(lián)網(wǎng)+ ;信息化

醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱醫(yī)保檔案）管理是醫(yī)療保障部門的一項重要職責(zé)。醫(yī)保檔案真實記錄了參保單位及個人醫(yī)保經(jīng)過，并確定其享受醫(yī)保待遇的重要依據(jù)。醫(yī)保檔案成為實現(xiàn)參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的重要依據(jù)，因此，醫(yī)保檔案又被稱之為“民生檔案”。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，業(yè)務(wù)檔案電子信息化成為檔案管理工作的趨勢和主要內(nèi)容。

1.醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理概況

為切實做好醫(yī)保檔案的管理工作，某醫(yī)保部門根據(jù)檔案管理要求從兩方面入手，一方面，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式做好醫(yī)保檔案資料歸檔、管理;另一方面，及時將醫(yī)保檔案資料錄入相關(guān)檔案管理軟件，一定程度地實現(xiàn)了醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案信息化。

1.1 醫(yī)保檔案歸檔

1）建檔范圍。某醫(yī)療保障局建立了醫(yī)保檔案管理實施細則，明確了基金監(jiān)管、待遇保障、醫(yī)藥服務(wù)及價格監(jiān)管等科室經(jīng)辦業(yè)務(wù)的歸檔內(nèi)容。建檔范圍主要包括：醫(yī)療保險管理類、醫(yī)療保險費征繳類、醫(yī)療保險待遇類、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類和醫(yī)療保險稽核監(jiān)管類，共5大類業(yè)務(wù)檔案。

2）資料收集。針對建檔范圍，明確相應(yīng)業(yè)務(wù)科室的歸檔資料。例如，醫(yī)療保險管理類包括：參保單位登記、審核材料;參保人員登記、審核材料;醫(yī)療保險個人帳戶管理材料;醫(yī)療保險登記證管理材料;社會保險卡（證、手冊）管理材料;醫(yī)療保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料;醫(yī)療協(xié)議管理材料。

1.2 醫(yī)保檔案利用

醫(yī)保檔案又叫“民生檔案”，做好醫(yī)保檔案的服務(wù)、利用，能夠充分發(fā)揮其服務(wù)民生、保障民生價值功能。從醫(yī)保檔案查詢、復(fù)印等來看，醫(yī)保檔案的利用主要包括：作為報銷憑證使用。參保人員在報銷基本醫(yī)療保險外，還可以將相關(guān)醫(yī)療發(fā)票、出院小結(jié)、明細清單等資料復(fù)印，用以報銷其所參加的商業(yè)保險。應(yīng)用于診斷輔助使用。隨著異地就醫(yī)的推廣，參保人員往往在京、滬、粵等地先進醫(yī)療資源集中地區(qū)就診，或者到省內(nèi)省會城市，醫(yī)療技術(shù)更為先進的診療機構(gòu)問診，后期病情穩(wěn)定轉(zhuǎn)診時，需要參照當(dāng)初診療方案，參保人員通過復(fù)印、調(diào)閱相關(guān)檔案，為后期診療提供參考。

1.3醫(yī)保檔案信息化的優(yōu)勢

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”形勢下的信息化數(shù)字化的迅猛發(fā)展，醫(yī)保檔案管理信息化程度逐日提升，信息化的優(yōu)勢逐漸體現(xiàn)。首先，提高了檔案管理工作的效率。通過在計算機管理系統(tǒng)中建立檔案的目錄和索引工具，使得檔案管理工作實現(xiàn)了檔案的輕松管理和查詢，提高了檔案資料查詢的準(zhǔn)確率，減少了人力、物力、財力的浪費，使檔案管理的工作效率得到了顯著的提升，實現(xiàn)了高效、科學(xué)的檔案管理工作。其次，豐富了檔案信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息具有時效性強、儲存檢索便捷、信息量大等特點，在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，利用網(wǎng)絡(luò)信息帶來的便利，檔案的管理人員通過更寬闊的途徑獲得更多的檔案信息資源，大大地豐富了檔案信息資源，使檔案信息改變了傳統(tǒng)陳舊、單一的現(xiàn)狀，注入了新鮮的生命力，實現(xiàn)檔案資源的全面發(fā)展。

2.信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)保檔案管理存在的問題

2.1檔案信息的可靠性、真實性不夠高。信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理不同于傳統(tǒng)手工檔案管理，信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺畢竟是一個虛擬的平臺，其真實的檔案信息與信息載體相互分離，所以，這也就意味著用戶所看到的、觸摸到的僅僅是真實檔案的復(fù)制品，真正的檔案無法真實地呈現(xiàn)在用戶的眼前。而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息很容易被更改、被復(fù)制，所以，這就使得檔案信息的真實性、可靠性大打折扣。

2.2檔案管理人員的能力素質(zhì)水平不夠高。信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理對專業(yè)管理人員的要求較之以往要高出許多。但現(xiàn)階段，很多檔案管理人員不具備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理知識和管理技能，在進行檔案管理的過程中，因不熟練的操作，導(dǎo)致檔案信息的錯誤、缺失和不真實性，在很大程度上給用戶造成麻煩，最終導(dǎo)致檔案管理效率、檔案管理質(zhì)量和檔案管理水平的低下。

2.3各級對檔案管理缺乏正確的認(rèn)識。很多檔案管理部門，對檔案管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識，為了節(jié)省開支，在檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、設(shè)計、后期維護環(huán)節(jié)所投入的資金較少，這使得檔案管理系統(tǒng)的完整性、安全性存在著較大的缺失，檔案系統(tǒng)很容易受到外界網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，比如病毒、黑客等。最終易造成系統(tǒng)的崩潰，檔案信息的泄露會帶來不可預(yù)測的惡果。

3.新形勢下加強檔案管理信息化的相關(guān)途徑

3.1有效管控信息化檔案管理工作重點環(huán)節(jié)。一是要確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。傳統(tǒng)載體檔案已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)導(dǎo)向信息化管理系統(tǒng)。檔案管理技術(shù)人員要對直接錄入和轉(zhuǎn)入的電子檔案進行系統(tǒng)自檢和人工復(fù)核，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。二是要確保電子檔案存儲環(huán)境和介質(zhì)安全。電子檔案必須冗余存儲，對于直接從信息化管理系統(tǒng)錄入的，應(yīng)當(dāng)同時進行符合保密周期查閱的紙質(zhì)備份。對于移交轉(zhuǎn)入信息管理系統(tǒng)的，要對檔案原件妥善保管。對重要電子檔案，有必要進行同區(qū)域或鄰區(qū)域異地備份保管。三是要加強硬件設(shè)施建設(shè)。要設(shè)置專用檔案機房、庫房，做到堅固通風(fēng)，采取防盜、防火、防爆、防蟲、防鼠、防潮、防塵等技防和物防措施。設(shè)置AB角檔案管理員和工作交接制度，對檔案保管情況定期檢查，及時排除不安全和風(fēng)險因素。四是要健全檔案保密、借閱流程。電子檔案數(shù)據(jù)必須經(jīng)局黨組會議批準(zhǔn)后方可公開查閱。要建立檔案保管登記和查閱辦法，詳細記錄紙質(zhì)和傳統(tǒng)原件資料的移交、接收和查閱利用情況。非管理人員未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自進入檔案室和檔案管理信息系統(tǒng)。嚴(yán)禁代無關(guān)人員查閱、借閱檔案，或?qū)n案內(nèi)容提供給無關(guān)人員。

3.2加強檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)和能力。要強化檔案管理人員的政治意識、責(zé)任意識和保密觀念，督促其自覺遵守黨和國家檔案管理法律、法規(guī)、制度，忠于職守，兼顧國家和群眾個人利益，嚴(yán)守國家秘密和個人隱私數(shù)據(jù)。要強化人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，督促其熟練掌握檔案管理規(guī)定，熟練應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)，定期組織業(yè)務(wù)考核和技能比武，獎優(yōu)罰劣、優(yōu)勝劣汰，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和責(zé)任意識，不斷提升檔案管理工作水平，充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的社會和經(jīng)濟效益。

3.3建立健全檔案信息化全鏈條管理工作機制。一是將檔案信息化納入本單位本部門信息化發(fā)展規(guī)劃建設(shè)，制定宏觀規(guī)劃和年度、月度計劃，實施里程碑計劃，進行階段性績效評估，穩(wěn)步推進實施。要從人、財、物、技各方面，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。二是要積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，暢通系統(tǒng)開發(fā)溝通聯(lián)絡(luò)渠道，做到能夠自下而上反饋系統(tǒng)需求和建議，自上而下統(tǒng)籌推進和完善系統(tǒng)開發(fā)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、互相利用、單向?qū)ν夤_。三是要加強監(jiān)督和指導(dǎo)，嚴(yán)厲防范檔案管理違規(guī)違法行為，嚴(yán)肅考核獎懲。定期對檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況、檔案庫房設(shè)施設(shè)備配置使用情況、檔案工作人員管理情況、檔案收集整理保管提供利用等情況、檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患的及時采取補救措施。從制度上對醫(yī)保檔案管理加以規(guī)范，引導(dǎo)各級尤其要從思想上提升認(rèn)識，從制度上加以規(guī)范，從管理上從嚴(yán)要求，切實規(guī)范和加強檔案收集、整理工作，不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，真正做到對國家和群眾個人負責(zé)。