高校圖書類資產(chǎn)信息管理平臺(tái)數(shù)據(jù)映射優(yōu)化研究

周文云 馬云輝 張薇 嚴(yán)大香

關(guān)鍵詞：高校圖書類資產(chǎn);數(shù)據(jù)脫鉤;數(shù)據(jù)映射;信息管理系統(tǒng)

摘 要：文章分析了目前高校圖書類資產(chǎn)清查管理普遍存在的數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，構(gòu)建了圖書信息系統(tǒng)后臺(tái)管理模式，從技術(shù)角度建立了兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)間的映射關(guān)系，保證了數(shù)據(jù)的一致性，以期推動(dòng)高校圖書館和國(guó)有資產(chǎn)管理部門工作的順利開展，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

中圖分類號(hào)：G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2021）05-0048-03

1 研究現(xiàn)狀

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)行政事業(yè)單位國(guó)有固定資產(chǎn)的管理工作日益重視，國(guó)有固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)是規(guī)范資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作，定期的清查盤點(diǎn)是維護(hù)國(guó)有固定資產(chǎn)安全完整、解決國(guó)有固定資產(chǎn)賬實(shí)不符問(wèn)題的有效措施。高校作為事業(yè)單位的重要組成部分，在建立健全國(guó)有固定資產(chǎn)管理制度方面責(zé)無(wú)旁貸。2016年，財(cái)政部聯(lián)合教育部組織了行政事業(yè)單位的國(guó)有固定資產(chǎn)清查工作。圖書類資產(chǎn)作為高校國(guó)有固定資產(chǎn)的組成部分也在清查之列[1]。因此，只有保證圖書類資產(chǎn)清查工作的準(zhǔn)確性，才能保證整個(gè)高校國(guó)有固定資產(chǎn)清查工作的順利進(jìn)行。我國(guó)研究者對(duì)事業(yè)單位的國(guó)有固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)行了探討和研究，如：陳忠杰討論了行政事業(yè)單位加強(qiáng)國(guó)有固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)實(shí)意義[2]，陳玉珍深入分析了事業(yè)單位國(guó)有固定資產(chǎn)管理中存在管理制度不健全等問(wèn)題[3]，陳比樂(lè)針對(duì)目前存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策[4]，郭維探討了國(guó)有固定資產(chǎn)清查及管理工作中的優(yōu)化路徑[5]，吳新兵針對(duì)性地討論了科研事業(yè)單位在國(guó)有固定資產(chǎn)管理方面的情況[6]，代學(xué)敏對(duì)國(guó)有固定資產(chǎn)清查方面的措施進(jìn)行了分析[7]。

除國(guó)家層面的大規(guī)模清查工作外，每個(gè)高校會(huì)定期展開學(xué)校層面的清查工作，形成了常規(guī)化的管理制度，但國(guó)有資產(chǎn)管理部門在對(duì)圖書類資產(chǎn)進(jìn)行清查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題。我國(guó)研究者對(duì)圖書類資產(chǎn)管理進(jìn)行了探討，如：董桂存對(duì)天津師范大學(xué)圖書資產(chǎn)清查中暴露出來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行了解析，提出了一些改革的長(zhǎng)效機(jī)制[8];黃曉靜提出了針對(duì)圖書類資產(chǎn)管理的設(shè)想方案[9];王瑜等以北京科技大學(xué)為例，詳細(xì)剖析了圖書類資產(chǎn)清查工作的流程，為其他單位開展該項(xiàng)工作提供了借鑒[10];朱昱等詳細(xì)闡述了圖書類資產(chǎn)清查的做法和措施[11]。以上分析和討論主要集中在分析實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)化管理路徑等方面，為了解決清查過(guò)程中存在的問(wèn)題，相關(guān)部門除要規(guī)范管理制度、優(yōu)化工作流程外，還要完善管理模式和優(yōu)化后臺(tái)數(shù)據(jù)，建立合理的數(shù)據(jù)映射關(guān)系，為相關(guān)工作的開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

2 目前存在的問(wèn)題及原因

2.1 圖書類資產(chǎn)在清查過(guò)程中存在的問(wèn)題

圖書類資產(chǎn)作為國(guó)有固定資產(chǎn)的一部分，由于其在采購(gòu)、使用和處置等方面具有一定的特殊性，在管理過(guò)程中與其他類型的國(guó)有固定資產(chǎn)有著很大的區(qū)別。隨著高校信息化水平的不斷提高，國(guó)有固定資產(chǎn)和圖書資源都已擁有各自的信息化管理系統(tǒng)。由于兩個(gè)系統(tǒng)的管理目的和方法不同，二者在圖書類資產(chǎn)清查方面存在相當(dāng)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題。

數(shù)據(jù)脫鉤會(huì)對(duì)高校圖書類資產(chǎn)的清查工作產(chǎn)生較大的影響。首先，高校圖書館與國(guó)有資產(chǎn)管理部門之間沒(méi)有統(tǒng)一的基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，雙方在底層數(shù)據(jù)層面無(wú)法溝通協(xié)作，造成了兩個(gè)部門對(duì)圖書類資產(chǎn)的評(píng)估或統(tǒng)計(jì)在數(shù)據(jù)上存在偏差。其次，國(guó)有資產(chǎn)管理部門會(huì)涉及財(cái)務(wù)方面的統(tǒng)計(jì)，如果其與高校圖書館針對(duì)圖書類資產(chǎn)數(shù)據(jù)的溝通不及時(shí)，就會(huì)造成財(cái)務(wù)上的偏差，導(dǎo)致圖書類資產(chǎn)出現(xiàn)嚴(yán)重的賬物不符等問(wèn)題。有些高校的財(cái)務(wù)差額可以以十萬(wàn)或百萬(wàn)計(jì)，如果這樣的數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題沒(méi)有得到解決，隨著差額的逐年累計(jì)，賬物不符的問(wèn)題就會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重。因此，解決好數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題對(duì)于國(guó)有固定資產(chǎn)清查工作具有至關(guān)重要的意義。只有較好地梳理各信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，才能推動(dòng)各個(gè)職能部門之間工作的順利開展。

2.2 圖書類資產(chǎn)產(chǎn)生數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題的原因

從討論圖書類資產(chǎn)的角度看，國(guó)有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)資系統(tǒng)”）對(duì)圖書類資產(chǎn)管理的側(cè)重點(diǎn)存在于整個(gè)資產(chǎn)生命周期的所有環(huán)節(jié)，包括“入庫(kù)/增值”“調(diào)撥”“報(bào)廢處置”等。以江蘇省為例，目前國(guó)資系統(tǒng)對(duì)于圖書類資產(chǎn)的管理顆粒一般以“批”為單位，該顆粒度是把圖書類資產(chǎn)與其他資產(chǎn)進(jìn)行同化處理。在實(shí)際工作中，圖書類資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)維度和復(fù)雜度都高于其他資產(chǎn)。江蘇省的高校圖書館都有專門針對(duì)圖書資源的信息管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“圖書信息系統(tǒng)”），如匯文、金圖、ILAS等。這些圖書信息系統(tǒng)通常貫穿圖書類資產(chǎn)的整個(gè)管理流程，包括采訪、驗(yàn)收、編目、典藏、流通、統(tǒng)計(jì)等模塊。這些圖書信息系統(tǒng)通常的管理顆粒都以“冊(cè)”為單位，因此，國(guó)資系統(tǒng)和圖書信息系統(tǒng)對(duì)于同一管理對(duì)象存在較大差異，造成國(guó)有資產(chǎn)管理部門與高校圖書館之間的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)存在較大的偏差，雙方數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一、信息的不對(duì)稱，無(wú)法推動(dòng)圖書類資產(chǎn)清查工作的順利開展。兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)比情況如圖1所示。

從圖1可以看出，兩個(gè)系統(tǒng)在“入庫(kù)/增值”和“報(bào)廢處置”對(duì)應(yīng)的“驗(yàn)收”和“剔舊/丟失賠款”兩個(gè)環(huán)節(jié)存在數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一的情況。由于國(guó)資系統(tǒng)需要對(duì)各種國(guó)有固定資產(chǎn)進(jìn)行處理，其對(duì)圖書類資產(chǎn)進(jìn)行了泛化處理，每次購(gòu)買的新書都以“批”為單位入庫(kù)，缺少每本書的詳細(xì)清單，而圖書信息系統(tǒng)的管理對(duì)象是每本書，因此，兩個(gè)系統(tǒng)無(wú)法形成一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，造成了圖書信息系統(tǒng)無(wú)法根據(jù)“剔舊/丟失賠款”的具體情況，在國(guó)資系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的報(bào)廢處置。由于圖書類資產(chǎn)在兩個(gè)系統(tǒng)的“入口”和“出口”這兩端的數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接，使兩個(gè)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)存在一定差異。

3 解決方案

3.1 管理模式探討和分析

為了有效解決這個(gè)問(wèn)題，筆者以計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和后臺(tái)數(shù)據(jù)管理為切入點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際工作的需求，分析了兩個(gè)系統(tǒng)之間的差異，找到了一種合適的解決方案。

首先，從國(guó)資系統(tǒng)的角度分析，由于該系統(tǒng)是針對(duì)所有的國(guó)有固定資產(chǎn)類型設(shè)計(jì)的，其目的在于統(tǒng)一解決不同類型國(guó)有固定資產(chǎn)之間的共性問(wèn)題，且該系統(tǒng)是江蘇省統(tǒng)一的系統(tǒng)，涉及的是全省所有高校的圖書類資產(chǎn)，數(shù)據(jù)量過(guò)于龐大，處理性和操作性都不強(qiáng)。如果入庫(kù)操作是以“冊(cè)”為單位，就會(huì)給清查單位帶來(lái)巨大的工作量，降低國(guó)資系統(tǒng)的執(zhí)行效率。從資產(chǎn)管理效率的角度考慮，國(guó)資系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是總體性和全局性，將每本書都作為一個(gè)管理對(duì)象是一種低效的管理模式，既增加了系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，也無(wú)益于圖書類資產(chǎn)的有效管理。其次，圖書信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于對(duì)圖書的精確化管理，其可以清晰地追蹤每本書的狀態(tài)。為了便于國(guó)有資產(chǎn)管理部門對(duì)圖書類資產(chǎn)和其他資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，高校圖書館可從資產(chǎn)管理的角度出發(fā)，將圖書類資產(chǎn)管理的任務(wù)分布在圖書信息系統(tǒng)上，構(gòu)建一種分布式的管理模式。該管理模式無(wú)論是效率還是可執(zhí)行度都要比國(guó)資系統(tǒng)集中式的管理模式更加便捷、高效。綜上所述，只有從圖書信息系統(tǒng)入手，逐步完善其功能和流程，優(yōu)化后臺(tái)數(shù)據(jù)，才能實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，從根本上解決兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題。

3.2 數(shù)據(jù)映射優(yōu)化模型

在上述理論的基礎(chǔ)上，筆者進(jìn)一步探討了如何解決兩個(gè)系統(tǒng)沒(méi)有可以對(duì)接的數(shù)據(jù)接口問(wèn)題。首先，國(guó)資系統(tǒng)入庫(kù)以“批”為單位，每批書在入庫(kù)時(shí)對(duì)應(yīng)一個(gè)資產(chǎn)編號(hào)，并附有單張或多張發(fā)票，而圖書信息系統(tǒng)則以“冊(cè)”為單位進(jìn)行驗(yàn)收，每本書對(duì)應(yīng)一個(gè)財(cái)產(chǎn)號(hào)。從表面上看，這兩個(gè)號(hào)碼由于管理顆粒度的不同無(wú)法產(chǎn)生直接的聯(lián)系，但實(shí)際工作中形成的數(shù)據(jù)環(huán)流能將二者聯(lián)系起來(lái)。從圖2可以看出，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，財(cái)產(chǎn)號(hào)可以映射到相應(yīng)的驗(yàn)收批次號(hào)，形成1號(hào)數(shù)據(jù)流;每張發(fā)票到位后，驗(yàn)收批次號(hào)可以追溯到對(duì)應(yīng)的發(fā)票號(hào)，形成2號(hào)數(shù)據(jù)流;國(guó)資系統(tǒng)的資產(chǎn)編號(hào)的生成又依附于發(fā)票號(hào)，形成3號(hào)數(shù)據(jù)流。基于這三個(gè)步驟的數(shù)據(jù)流，驗(yàn)收批次號(hào)與發(fā)票號(hào)之間建立了連接，財(cái)產(chǎn)號(hào)與資產(chǎn)編號(hào)之間形成了雙向的映射關(guān)系，即4號(hào)數(shù)據(jù)映射。

雖然實(shí)際工作中問(wèn)題的復(fù)雜程度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于圖2所描述的邏輯層次復(fù)雜程度，但數(shù)據(jù)環(huán)流能在圖書類資產(chǎn)的驗(yàn)收批次號(hào)與發(fā)票號(hào)之間建立相應(yīng)的映射關(guān)系。高校圖書館可在圖書信息系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中設(shè)置財(cái)產(chǎn)號(hào)、驗(yàn)收批次號(hào)、發(fā)票號(hào)和資產(chǎn)編號(hào)四個(gè)字段，結(jié)合國(guó)有資產(chǎn)清查工作開展的頻率，根據(jù)每次的清查要求，在圖書信息系統(tǒng)后臺(tái)生成相應(yīng)的報(bào)表，并反饋至國(guó)資系統(tǒng)，使兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)接和統(tǒng)一。

3.3 數(shù)據(jù)映射優(yōu)化的應(yīng)用實(shí)例

以匯文系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)已經(jīng)有財(cái)產(chǎn)號(hào)和驗(yàn)收批次號(hào)兩個(gè)字段，高校圖書館僅需要在該系統(tǒng)增加發(fā)票號(hào)和資產(chǎn)編號(hào)兩個(gè)字段。在新書驗(yàn)收進(jìn)入?yún)R文系統(tǒng)后，該系統(tǒng)會(huì)生成相應(yīng)的財(cái)產(chǎn)號(hào)和驗(yàn)收批次號(hào);在發(fā)票到位后，高校圖書館可將所有的驗(yàn)收批次號(hào)歸并至統(tǒng)一的發(fā)票號(hào)下，使國(guó)資系統(tǒng)中的發(fā)票號(hào)與資產(chǎn)編號(hào)形成對(duì)應(yīng)關(guān)系，進(jìn)而使財(cái)產(chǎn)號(hào)與資產(chǎn)編號(hào)相對(duì)應(yīng)。高校圖書館可根據(jù)這四個(gè)字段的映射生成相應(yīng)的報(bào)表，將兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接。

在進(jìn)行“剔舊/丟失賠款”時(shí)，高校圖書館只要根據(jù)每本書的財(cái)產(chǎn)號(hào)，就可以找到其在國(guó)資系統(tǒng)中所屬的資產(chǎn)編號(hào);在進(jìn)行“報(bào)廢處置”時(shí)，高校圖書館可以根據(jù)“剔舊/丟失賠款”的財(cái)產(chǎn)號(hào)統(tǒng)計(jì)到相應(yīng)的資產(chǎn)編號(hào)，并計(jì)算出相應(yīng)的冊(cè)數(shù)及價(jià)值，進(jìn)而保證兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。

除匯文系統(tǒng)外，其他圖書信息系統(tǒng)也能進(jìn)行以上操作，尤其是在智慧校園和智慧圖書館建設(shè)的不斷推動(dòng)下，高校圖書館應(yīng)將圖書類資產(chǎn)管理和清查作為工作重點(diǎn)，徹底解決數(shù)據(jù)脫鉤問(wèn)題，真正做到賬物相符，推動(dòng)圖書類資產(chǎn)清查工作的順利、高效開展。

4 結(jié)語(yǔ)

圖書類資產(chǎn)是高校國(guó)有固定資產(chǎn)的重要組成部分，但由于其特殊性及國(guó)資系統(tǒng)和圖書信息系統(tǒng)管理目的的差異，造成兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無(wú)法對(duì)接，從而導(dǎo)致高校圖書館與國(guó)有資產(chǎn)管理部門之間存在圖書類資產(chǎn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一及數(shù)據(jù)脫鉤等問(wèn)題。筆者提出的管理模式和數(shù)據(jù)映射優(yōu)化模型能夠較好地解決這些問(wèn)題，增強(qiáng)學(xué)校不同部門之間的溝通協(xié)作，提高工作效率，推動(dòng)國(guó)有固定資產(chǎn)清查和管理工作的順利開展。

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（編校：孫新梅）