新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的策略

李 英

（青海省檔案館，青海 西寧 810000）

事業(yè)單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中非常重要的組成部分，事業(yè)單位中檔案管理工作能否有序地開(kāi)展，對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，都有著非常重要的作用。只有不斷地提升檔案管理水平，才能夠確保事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)順利、穩(wěn)定的發(fā)展。因此，為了提升檔案管理工作的實(shí)際效率和質(zhì)量，當(dāng)前需要對(duì)實(shí)際工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，通過(guò)制定出針對(duì)性的問(wèn)題解決策略，確保檔案管理水平能夠?qū)崿F(xiàn)提升，更好地適應(yīng)新時(shí)期背景下事業(yè)單位工作需求。

1.事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

1.1 重視程度不足

針對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，普遍存在不重視管理的情況，并且這種意識(shí)上的欠缺，在檔案管理工作中具備比較明顯的針對(duì)性。在這種情況下，容易造成相關(guān)工作人員工作態(tài)度比較消極，在工作質(zhì)量和效率都存在一定的不足。根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位中開(kāi)展的檔案管理工作情況來(lái)看，雖然在事業(yè)單位從業(yè)的人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)、文化水平等方面都比較強(qiáng)，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足[1]。加上當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位正處于比較關(guān)鍵的轉(zhuǎn)型期，而檔案管理工作的薪資情況并不具有一定的誘惑力，在事業(yè)單位中也不是重要的崗位。因此很多從事檔案管理的人員個(gè)人工作意識(shí)比較薄弱，大部分工作都無(wú)法有效地開(kāi)展，嚴(yán)重影響了工作的質(zhì)量和效率。

1.2 制度不夠完善

完善的制度能夠確保工作更加順利地開(kāi)展，為各項(xiàng)工作行為提供標(biāo)準(zhǔn)參考，事業(yè)單位中的檔案管理工作也需要完善的制度給予支持，才能夠真正有效地提升工作質(zhì)量和效率。而根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，在制度上還存在比較明顯的不足，相關(guān)工作沒(méi)有參考的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成員工在工作匯中無(wú)法規(guī)范自身的行為[2]。這種在制度上的不足，不僅容易導(dǎo)致相關(guān)人員工作意識(shí)淡薄，無(wú)法更加有效地開(kāi)展工作，提升工作質(zhì)量，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，也產(chǎn)生了非常不好的影響。

1.3 基礎(chǔ)投入欠缺

檔案管理工作想要有效地開(kāi)展，不僅需要對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)能力、素質(zhì)等進(jìn)行要求，同時(shí)也要及時(shí)地對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，這就要求事業(yè)單位需要將一部分的建設(shè)資金投入到檔案管理中。而實(shí)際上，很少有事業(yè)單位能夠真正對(duì)檔案管理工作的硬件、軟件設(shè)施給予重視，不僅無(wú)法及時(shí)地為檔案部門(mén)配備對(duì)應(yīng)的電子設(shè)備，提升工作的效率，同時(shí)在人員培訓(xùn)方面也沒(méi)有給予充分重視[3]。同時(shí)，由于事業(yè)單位中一些檔案管理人員在信息技術(shù)水平方面存在一定的不足，無(wú)法熟練地操作各種軟件以及電腦設(shè)備，這也是影響檔案管理實(shí)現(xiàn)積極發(fā)展的一個(gè)重要因素。

2.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的策略

2.1 完善管理理念，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

在新時(shí)期事業(yè)單位中開(kāi)展的檔案管理工作，需要將各種全新的管理模式引入到工作中，通過(guò)完善管理的理念，結(jié)合全新的技術(shù)手段，創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)，才能夠保證檔案管理工作更加有效地開(kāi)展，體現(xiàn)出自身具備的積極作用。因此，針對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最先要做的就是要將全新的管理理念應(yīng)用在工作中，不僅需要對(duì)工作內(nèi)容、服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度。以此保證檔案管理工作能夠更加積極地開(kāi)展，為事業(yè)單位的積極發(fā)展提供支持。首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理在模式上需要朝著智能化、現(xiàn)代化、自動(dòng)化發(fā)展，這就要求檔案管理人員需要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提升自身的文化知識(shí)水平同時(shí)，積極轉(zhuǎn)變管理理念，在繼承傳統(tǒng)管理模式優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，研究出全新的管理方式，通過(guò)各種全新技術(shù)的有效應(yīng)用，保證工作更加高效地開(kāi)展。其次，為了保證能夠發(fā)揮出檔案的作用，創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容，真正凸顯出檔案的作用，需要改善服務(wù)模式，全方位地對(duì)服務(wù)體系進(jìn)行健全，保證重要信息安全的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的公開(kāi)性進(jìn)行逐步擴(kuò)大，及時(shí)地更新信息，拓展服務(wù)的途徑[4]。以此保證社會(huì)大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關(guān)資源，從中獲取更多的有用知識(shí)。最后，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)以及全體人員對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)知，通過(guò)對(duì)資源配置進(jìn)行有效優(yōu)化，確保管理工作能夠順利開(kāi)展。這就需要事業(yè)單位中的管理人員需要給予全局的眼光，重視檔案管理工作，明確自身的管理責(zé)任，明確檔案管理的優(yōu)勢(shì)、內(nèi)涵，制定出對(duì)應(yīng)的工作規(guī)范，如表1。同時(shí)需要合理地對(duì)檔案部門(mén)工作職位進(jìn)行配置，加強(qiáng)內(nèi)部的交流和溝通，促使檔案管理工作能夠更加有序地開(kāi)展。

表1 某事業(yè)單位工作規(guī)范

2.2 優(yōu)化管理機(jī)制，完善工作制度

事業(yè)單位中的檔案管理工作的有效開(kāi)展，對(duì)于管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面，都提出了比較嚴(yán)格的要求，在實(shí)際工作中，需要通過(guò)不斷的完善相關(guān)管理機(jī)制，健全檔案管理工作制度，才能夠確保各項(xiàng)工作有效地開(kāi)展。因此，針對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要從管理體系入手，制定出針對(duì)性的管理制度，細(xì)化管理辦法，確保管理工作能夠更加有序地開(kāi)展。首先，需要從統(tǒng)籌規(guī)劃、整體局勢(shì)等方面，制定出全新的制度框架，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作制度進(jìn)行全面調(diào)整，提升管理制度的完善程度和制約能力，為后續(xù)各項(xiàng)工作更加有效地開(kāi)展提供基礎(chǔ)支持。同時(shí)，在實(shí)際工作中，相關(guān)管理人員需要注重完善“持續(xù)管控”相關(guān)工作，保證檔案管理工作更加可靠地開(kāi)展[5]。此外，在內(nèi)部管理工作上，也要將自我監(jiān)督、內(nèi)部監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督結(jié)合在一起，通過(guò)共同的努力，營(yíng)造出一個(gè)以事業(yè)單位為核心的全新管理體系。其次，針對(duì)檔案內(nèi)容的歸納、整理以及積累等工作，需要在開(kāi)展工作之前，做好對(duì)應(yīng)的調(diào)研工作，對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)進(jìn)行明確。通過(guò)對(duì)職責(zé)管理制度進(jìn)行完善，結(jié)合不定期的突擊檢查工作，以及相關(guān)的考核機(jī)制，真正建立起完整的檔案質(zhì)量管理體系，發(fā)揮出制度的約束和促進(jìn)作用，進(jìn)而保證管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)深化發(fā)展。

2.3 增加投入成本，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

在新時(shí)代的背景下，當(dāng)前檔案管理工作對(duì)于信息技術(shù)、計(jì)算設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具備比較強(qiáng)的依賴(lài)性，通過(guò)合理有效地引進(jìn)全新設(shè)備和軟件技術(shù)，能夠確保工作更加高效地開(kāi)展。這種全新的工作方式不僅能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也能夠減少事業(yè)單位在檔案管理工作中的人工成本投入，為事業(yè)單位節(jié)約更多的運(yùn)行成本。因此，針對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要加強(qiáng)在各種基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)工作，增加在信息化工作環(huán)境方面的成本投入情況，并且積極地開(kāi)展人才建設(shè)工作，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，事業(yè)單位需要按照當(dāng)前單位的實(shí)際服務(wù)類(lèi)型、工作要求、資金情況等，合理地對(duì)軟件、硬件設(shè)備進(jìn)行完善[6]。如針對(duì)與人力資源檔案相關(guān)的事業(yè)單位，就需要加強(qiáng)在基礎(chǔ)建設(shè)方面的建設(shè)力度，大量地引進(jìn)信息設(shè)備，保證能夠提供更好的社會(huì)服務(wù)，如人力資源相關(guān)部門(mén)等；而針對(duì)一些常規(guī)的事業(yè)單位，可以在滿足單位自身檔案管理工作需求的基礎(chǔ)上，對(duì)各種信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)和應(yīng)用。這樣不僅能夠合理地配置資源，節(jié)約國(guó)家資金，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)工作效率最大化。其次，企業(yè)需要適當(dāng)?shù)貙?duì)負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員薪資情況，按照國(guó)家的要求進(jìn)行調(diào)整，通過(guò)給予一些福利的形式，將更多的人才留在事業(yè)單位的檔案工作中。同時(shí)還可以通過(guò)外聘專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的方式，將一些專(zhuān)業(yè)、擁有全新工作理念的人才引入到事業(yè)單位中，通過(guò)加強(qiáng)在人才方面的建設(shè)，確保檔案管理的質(zhì)量和效率都能夠?qū)崿F(xiàn)提升[7]。

3.結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)不斷發(fā)展的新時(shí)期背景下，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結(jié)合信息技術(shù)手段，以此保證能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。這樣不僅能夠保證事業(yè)單位中的檔案管理工作更加有效地開(kāi)展，發(fā)揮出檔案自身具備的積極作用，同時(shí)也可以為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)份更好的發(fā)展提供支持，進(jìn)而促使社會(huì)能夠更加和諧、穩(wěn)定地進(jìn)步。