企業(yè)信息化建設(shè)中的項(xiàng)目管理方法研究

張春環(huán)

（廈門市質(zhì)量技術(shù)評審服務(wù)中心，福建 廈門 361000)

信息化建設(shè)與企業(yè)之間的關(guān)系密不可分，這一關(guān)聯(lián)也取得了社會(huì)各界的認(rèn)可，同時(shí)信息化也是國家政策導(dǎo)向中不可或缺的要素，但是企業(yè)會(huì)被開展信息化建設(shè)的困難程度所阻礙。由此可見，對信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中出現(xiàn)的困難與風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，能夠有效促進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展。

1.企業(yè)信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

1.1 信息化項(xiàng)目目標(biāo)量化

企業(yè)信息化建設(shè)的前提是確定最終的目標(biāo)，但因?yàn)槟繕?biāo)的界限并不是非常清晰，所以量化工作經(jīng)常得不到重視，需要研究并制定信息系統(tǒng)。通常來講，企業(yè)開始實(shí)施信息化建設(shè)在起步初期會(huì)因?yàn)閷π畔⒒ㄔO(shè)方向尚不明確而只設(shè)定指導(dǎo)性目標(biāo)，例如改進(jìn)業(yè)務(wù)過程中的環(huán)節(jié)、提升工作效率等，但卻沒有詳細(xì)量化工作效率的提升，原先工作所需多少人力成本及時(shí)間成本，建設(shè)信息化系統(tǒng)后期望下降多少人力成本、期望節(jié)省多少時(shí)間成本等。還有一方面是原先業(yè)務(wù)過程中的各環(huán)節(jié)存在哪些不足，在應(yīng)用信息化系統(tǒng)后對哪些環(huán)節(jié)有所改進(jìn)，帶來的經(jīng)濟(jì)效益如何等。由于企業(yè)內(nèi)部沒有完全掌握對信息系統(tǒng)的應(yīng)用，員工對信息化建設(shè)的了解又比較少，因此很難明確應(yīng)用系統(tǒng)后企業(yè)應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)，又因?yàn)槿∮唵魏灪贤瑸槠髽I(yè)外部軟件供應(yīng)商的第一目標(biāo)，所以不會(huì)付出過多的精力去協(xié)助企業(yè)將目標(biāo)量化，進(jìn)而企業(yè)會(huì)因自身量化目標(biāo)存在困難而導(dǎo)致量化指標(biāo)在確定項(xiàng)目目標(biāo)的初期被忽略。

1.2 需求不斷變更

即使企業(yè)建設(shè)信息化項(xiàng)目時(shí)進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)劃，研究了項(xiàng)目可行性，簽訂了清晰的技術(shù)合同，但在分析與實(shí)行項(xiàng)目系統(tǒng)的建設(shè)過程中還是會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)不夠理解系統(tǒng)而持續(xù)激發(fā)需求，在漸漸清晰后會(huì)對項(xiàng)目的實(shí)施帶來一定影響，一直變更經(jīng)費(fèi)和計(jì)劃，還需要常常修改系統(tǒng)程序、界面、其余有關(guān)的文檔，并且在修改時(shí)還有概率會(huì)出現(xiàn)新問題，這些問題也有概率不會(huì)被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，而是在后續(xù)建設(shè)項(xiàng)目時(shí)才被察覺。企業(yè)業(yè)務(wù)部門在實(shí)行項(xiàng)目的過程中會(huì)逐漸對系統(tǒng)更加了解，同時(shí)對系統(tǒng)提出新需求，若項(xiàng)目組無法將各部門的需求處理好、無法明確項(xiàng)目的界限，業(yè)務(wù)部門便會(huì)沒有局限性地牽制系統(tǒng)，將原定的項(xiàng)目目標(biāo)放大，造成項(xiàng)目無法準(zhǔn)時(shí)驗(yàn)收。

面對需求不斷變更的情況，企業(yè)在信息化化項(xiàng)目建設(shè)的過程中，就需要建立項(xiàng)目變更控制的模式，將工作內(nèi)容劃分成多個(gè)層面，包括業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面、技術(shù)層面等，一滿足項(xiàng)目組織的多層次需求，應(yīng)對各種變更情況。

1.3 受人力資源影響大

信息化項(xiàng)目的建設(shè)需要依賴智力成果，大量聚集智力型員工，因此信息化項(xiàng)目的最終品質(zhì)及能否順利完成都取決于項(xiàng)目成員的組成、能力及責(zé)任心。信息化項(xiàng)目需要投入大量技術(shù)與腦力勞動(dòng)，隨著時(shí)間的推移，即使輔助管理工具的應(yīng)用變得更為廣泛，在項(xiàng)目建設(shè)流程中的各環(huán)節(jié)還是會(huì)運(yùn)用許多手工勞動(dòng)，而這種勞動(dòng)非常細(xì)致、繁復(fù)且極易失誤，因此信息化項(xiàng)目不僅需要依賴智力，還不能缺少人工勞動(dòng)。另外，因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)建設(shè)的核心應(yīng)用軟件并不是肉眼可見的，所以若項(xiàng)目人員出現(xiàn)變化，那么站在并未完全了解軟件知識(shí)及缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員的角度來講，其一定無法在短期內(nèi)直接接手信息系統(tǒng)的后續(xù)工作，由此可見，項(xiàng)目人員經(jīng)常流失會(huì)嚴(yán)重阻礙信息系統(tǒng)的后續(xù)工作及維護(hù)。還有一點(diǎn)需要注意的是，在建設(shè)信息系統(tǒng)的過程中人員是必不可少的要素，因此一定要完全將項(xiàng)目人員的智慧才能與創(chuàng)新能力發(fā)掘出來，他們既要滿足項(xiàng)目要求的技術(shù)能力和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還要具備良好的責(zé)任感與心理素質(zhì)，只有這樣才能確保項(xiàng)目可以保質(zhì)保量高效完成。人力資源這一點(diǎn)與其余行業(yè)對比非常明顯，因此企業(yè)在信息化項(xiàng)目的管理方面一定要注重對優(yōu)秀員工的激勵(lì)與管理。

1.4 基礎(chǔ)信息的初始化工作未得到重視

大型應(yīng)用系統(tǒng)中的有關(guān)數(shù)據(jù)十分繁多，并且數(shù)據(jù)之間均有所聯(lián)系，若某一數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，則會(huì)導(dǎo)致許多功能出現(xiàn)異常無法運(yùn)行，但是在企業(yè)建設(shè)信息化項(xiàng)目的過程中對基礎(chǔ)信息的初始化工作卻沒有引起關(guān)注，這也是造成項(xiàng)目最終無法順利完成的原因之一。比如企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的過程中，第一步需要將人事基礎(chǔ)信息補(bǔ)充全面，保證權(quán)限系統(tǒng)可以正常運(yùn)行；第二步需要將設(shè)備編碼的基礎(chǔ)工作完成，確保其余的管理系統(tǒng)可以正常運(yùn)行，如缺陷管理、計(jì)劃管理系統(tǒng)等，只有有效完成上述的基礎(chǔ)工作，才能應(yīng)用有關(guān)系統(tǒng)和功能。由此可見，企業(yè)在建設(shè)信息化項(xiàng)目的初始階段一定要對基礎(chǔ)信息初始化予以足夠的重視，意識(shí)到其所起到的關(guān)鍵作用和具備的必要性，聚集起企業(yè)中的人力資源與物力資源充分實(shí)施對應(yīng)的初始化工作。若管理不當(dāng)導(dǎo)致基礎(chǔ)信息的初始化工作無法一次達(dá)成，員工會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過長使耐心和積極性減少，進(jìn)而造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不健全的現(xiàn)象，在應(yīng)用相關(guān)的功能時(shí)則會(huì)出現(xiàn)異常，影響整體項(xiàng)目的進(jìn)度。

1.5 員工工作習(xí)慣難以改變且部門間缺少溝通

人長很難將長期養(yǎng)成的工作習(xí)慣改變，習(xí)慣了長期觀看紙質(zhì)信息，忽略電子信息，企業(yè)在實(shí)施信息化時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種狀況，要改變員工長久養(yǎng)成的習(xí)慣需要采用一些對策。因?yàn)閱T工在閱讀文檔、編寫文檔、處理工作等當(dāng)面都有自己的習(xí)慣，所以企業(yè)在建設(shè)信息化的過程中便會(huì)出現(xiàn)各種各樣的難題，這也是信息化建設(shè)難以成功的原因之一。另外，企業(yè)實(shí)行信息化時(shí)監(jiān)管部門需要提前將相應(yīng)的工作派發(fā)給各部門，而交接工作少不了各部門員工之間的配合與溝通，這也是企業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)特別之處。如果各部門之間無法有效溝通則會(huì)使交接工作的目標(biāo)、進(jìn)度等出現(xiàn)偏差，由領(lǐng)導(dǎo)層到基層一定會(huì)出現(xiàn)極大差異，直接阻礙企業(yè)信息化建設(shè)工作的實(shí)施，很可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)信息化項(xiàng)目未滿足最終的目標(biāo)要求，或出現(xiàn)大規(guī)模返工的情況，對項(xiàng)目的進(jìn)度與質(zhì)量均會(huì)造成不利影響，由此可見企業(yè)內(nèi)改善部門之間的有效溝通十分重要。

2.企業(yè)信息化建設(shè)中項(xiàng)目管理方法的應(yīng)用策略

2.1 信息化項(xiàng)目的組織模式

信息化項(xiàng)目的順利進(jìn)行離不開相關(guān)業(yè)務(wù)和技術(shù)，兩者缺一不可，不僅需要兩個(gè)部門，而且還業(yè)務(wù)和信息技術(shù)部門之間建立密切的合作關(guān)系。所以，在信息部門發(fā)展項(xiàng)目過程中，通常使用項(xiàng)目制、矩陣制。項(xiàng)目主管組和項(xiàng)目執(zhí)行小組將由這個(gè)小組進(jìn)行設(shè)計(jì)。項(xiàng)目主管小組為項(xiàng)目目標(biāo)，投資進(jìn)行實(shí)施服務(wù)。項(xiàng)目執(zhí)行小組負(fù)責(zé)具體的執(zhí)行工作，并向項(xiàng)目主管匯報(bào)。信息化項(xiàng)目的組織模式如圖所示：

項(xiàng)目主管人員負(fù)責(zé)指揮項(xiàng)目執(zhí)行小組，分配具體工作內(nèi)容，會(huì)把項(xiàng)目執(zhí)行小組分成3組，有負(fù)責(zé)拓展業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)小組、有執(zhí)行技術(shù)的技術(shù)小組、有負(fù)責(zé)整體問題的綜合小組。業(yè)務(wù)小組主要是對信息化業(yè)務(wù)流程、相關(guān)規(guī)范、詳細(xì)的實(shí)施步驟進(jìn)行統(tǒng)籌與規(guī)劃，技術(shù)小組主要是確保信息系統(tǒng)處于一直正常運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，包括運(yùn)轉(zhuǎn)期間所有需要硬件方面和軟件網(wǎng)絡(luò)條件；綜合小組負(fù)責(zé)文件管理，集成的方面聯(lián)絡(luò)的大小事情。完整的信息化項(xiàng)目組織包括多種組織結(jié)構(gòu)，主要由項(xiàng)目的企業(yè)、軟件供應(yīng)商、所以項(xiàng)目的項(xiàng)目主管。

2.2 信息化項(xiàng)目的溝通模式

完整的信息化項(xiàng)目組織包括許多部門，主要參與的有業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、軟件供應(yīng)商和工程監(jiān)理方等，信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各個(gè)成員都具有專業(yè)化背景、公司文化背景，且他們的背后存在差異性，為了同一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的這些部門聚在一起，各個(gè)部門要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤?，溝通的?nèi)容如了解項(xiàng)目概況、更好地理解自己的角色工作在項(xiàng)目的整個(gè)過程和以后其他工作中可能造成的影響。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通主要包括兩個(gè)方面：一方面是常規(guī)溝通，另一方面是特殊溝通。常規(guī)溝通與特殊溝通兩種溝通方式包括口頭溝通與書面溝通。項(xiàng)目主要管理人員的目的是實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)外的溝通目標(biāo)。信息項(xiàng)目的溝通管理的最終目的是建立信息、執(zhí)行信息和觀察信息流。

正式的項(xiàng)目資料指的是：項(xiàng)目計(jì)劃中所有要求的報(bào)告與會(huì)議，而非正式的信息則代表了在不同的利益有關(guān)者之間的信息交流，如機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、經(jīng)銷商、監(jiān)管者或政府機(jī)構(gòu)之間的信息，而這種信息往往發(fā)生在公司/組織內(nèi)部。

一個(gè)完整的項(xiàng)目組包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部與外部，正式與非正式的溝通是必不可少的因素，項(xiàng)目信息內(nèi)部、外部環(huán)境溝通方式如圖所示：

項(xiàng)目的內(nèi)部、外部管理構(gòu)成整個(gè)溝通系統(tǒng)，在溝通管理中，執(zhí)行能力較強(qiáng)的人是項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)人，也就是項(xiàng)目經(jīng)理。主要負(fù)責(zé)商談業(yè)務(wù)，把所有有關(guān)的涉及責(zé)任的人聚在一起，進(jìn)行討論，討論的結(jié)果在傳達(dá)給各個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。

2.3 信息化項(xiàng)目的目標(biāo)控制模式

信息化項(xiàng)目的主要特征是目標(biāo)任務(wù)、數(shù)量具體化往往不被人重視，在完善制定的目標(biāo)實(shí)施期間，目標(biāo)任務(wù)、數(shù)量是不穩(wěn)定的，隨時(shí)有被改變的可能，所有，信息化項(xiàng)目的主要任務(wù)，不容易被分清楚，造成實(shí)施項(xiàng)目過程中，實(shí)施現(xiàn)場處于正常運(yùn)行的狀態(tài)，而項(xiàng)目現(xiàn)場實(shí)施完畢，系統(tǒng)可能處于非正常運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)。所以相關(guān)企業(yè)必須要量化項(xiàng)目目標(biāo)，讓各部門統(tǒng)一理解項(xiàng)目，若目標(biāo)定為將工作效率提升，業(yè)務(wù)部門對此可以理解成手工工作完全被系統(tǒng)所替換，信息技術(shù)部門能夠理解成手工工作有1/5被系統(tǒng)所頂替，軟件供應(yīng)商能夠理解成一半的手工工作均被系統(tǒng)頂替，信息技術(shù)部門理解項(xiàng)目目標(biāo)后，與各部門進(jìn)行溝通，確定同步理解項(xiàng)目目標(biāo)，對軟件進(jìn)行有效應(yīng)用達(dá)成。在實(shí)際的發(fā)展中我們發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目在起步初期時(shí)很難察覺到企業(yè)各部門并未統(tǒng)一理解該項(xiàng)目，雖然在方向上沒有明顯區(qū)別，但是在項(xiàng)目發(fā)展階段任務(wù)界限便會(huì)漸漸不再清晰，會(huì)潛移默化地對需求造成影響，進(jìn)而在項(xiàng)目即將驗(yàn)收時(shí)無法明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致延誤項(xiàng)目的驗(yàn)收日期。所以，企業(yè)必須要制定項(xiàng)目目標(biāo)的控制模式，對項(xiàng)目指標(biāo)進(jìn)行量化，強(qiáng)化各部門之間的溝通合作。

圖1 項(xiàng)目目標(biāo)控制的模式

對項(xiàng)目目標(biāo)控制模式進(jìn)行分析，對項(xiàng)目執(zhí)行工作進(jìn)行重點(diǎn)控制，要準(zhǔn)確地保障項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)的質(zhì)量與日后的正常運(yùn)行，要協(xié)調(diào)執(zhí)行目標(biāo)，評價(jià)執(zhí)行方面的成績，并為下一個(gè)目標(biāo)的執(zhí)行提供指導(dǎo)；沒有實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，對資源與執(zhí)行程序進(jìn)行改善，保障實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。對重點(diǎn)明確的項(xiàng)目監(jiān)督機(jī)制的設(shè)立有廣泛的影響，以便增加項(xiàng)目的執(zhí)行質(zhì)量和減少以后項(xiàng)目階段的風(fēng)險(xiǎn)。