信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究

【摘? 要】檔案是本單位各類歷史事件的真實記錄和憑證;檔案管理是本單位各項管理工作中的重要組成內(nèi)容。辦公室在一個單位中發(fā)揮著軸心作用，檔案管理是其管理工作的重要內(nèi)容之一。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電子信息技術(shù)實現(xiàn)飛速發(fā)展，為加強檔案管理工作提供了新的途徑和方法。本文對信息時代，辦公室主要以文書檔案為例，對如何實現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新進行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】辦公室管理;信息化;檔案管理;解決措施

引言

辦公室由于工作內(nèi)容和性質(zhì)，檔案管理的對象通常以文書檔案為主。同時，它也是檔案管理工作的重點和難點之一。其產(chǎn)生于單位的行政管理事務(wù)中，種類多且數(shù)量大。文書檔案在管理上，具有系統(tǒng)性和嚴(yán)密性，流程復(fù)雜，程序嚴(yán)格 。它主要包括收集、分類、整理以及存儲幾個主要管理步驟。此外，開展檔案利用，如借用時，也要履行嚴(yán)格的手續(xù)。由于檔案利用對促進本單位發(fā)展和行業(yè)進步來說，具有十分重要的社會意義，因此，檔案管理工作更應(yīng)該引起足夠的重視和關(guān)注。

1.辦公室對文書檔案進行歸檔的意義和作用

辦公室管理工作中，文書檔案是本單位重大歷史事件的重要載體，文書檔案歸檔工作具有十分重要的意義和作用：

1.1能為后續(xù)工作打牢基礎(chǔ)

文書檔案是單位的重點歷史事件的原始記錄，在收集整理這些檔案并保證其真實性完整性方面，文書檔案的歸檔工作要求嚴(yán)格，并一般以一年為一個周期，具有時限性。正由于文書檔案歸檔工作是保證后續(xù)工作開展方面發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用，應(yīng)此，應(yīng)該做到應(yīng)收盡收，對需要及時進行文書檔案收集并歸檔。

1.2能促進工作效率提檔升級

無論什么單位，它的管理工作都是要承前啟后的，按照一定的規(guī)則展開的。即，它的延續(xù)性較為突出。實現(xiàn)規(guī)范管理的辦公室，使包括文書檔案管理在內(nèi)的各項管理工作始終在規(guī)范有序的框架下進行，把工作效率提高到一個新的水平。文書檔案歸檔工作不但是管理水平的高低的具體體現(xiàn)，也能有效提高資料信息整 理收集難度，從而促進各項管理活動的高效展開。

1.3能為單位科學(xué)決策提供借鑒

辦公室管理的文書檔案，全面而真實地記錄了單位的歷史大事，是記錄單位發(fā)展的進程的全記錄，在建設(shè)單位文化工作方面發(fā)揮著重要基礎(chǔ)性資料作用。對其進行科學(xué)分析，可以緊密結(jié)合近期單位發(fā)展趨勢，制定出科學(xué)的決策，使其更具科學(xué)性，是單位領(lǐng)導(dǎo)做好科學(xué)決策的好幫手。

2.辦公室在信息時代進行文書檔案歸檔的主要不足

2.1信息化管理仍然滯后

近年來，科學(xué)技術(shù)的進步速度可謂是有目共睹。以電子信息技術(shù)為例，它已經(jīng)使我們的生產(chǎn)生活發(fā)生了巨大變化，更極大地提高了各行各業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量及強度。但同時，我們也應(yīng)該看到的是，辦公室在進行檔案歸檔工作時，雖然也較多的應(yīng)用了信息技術(shù)，但其范圍仍然并不夠廣泛，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)了主要部分。由于其易破損或丟失的特點，對歸檔管理工作造成了一定的不良影響。加上應(yīng)用軟件缺少，部分工作人員在電子信息技術(shù)方面知識儲量不足，實際操作能力弱，影響了信息化管理工作的效果。

2.2檔案管理意識應(yīng)進一步加強

對于檔案管理工作，很重要的一點是意識問題。部分單位領(lǐng)導(dǎo)受多種原因影響，對辦公室文書歸檔工作的重要性認(rèn)識不足，檔案管理意識亟需要加強。這方面，主要表現(xiàn)在部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這一項工作沒有什么專業(yè)技術(shù)含量，隨意找一個人就能做，故而，由老、弱、病人員負(fù)責(zé)此項工作的占了一定比例。同時，文書檔案管理做的基本上都是幕后工作，收入水平普遍較低，影響了工作人員的工作積極性，更影響了其工作效率。

2.3規(guī)范管理程度亟需要提升

當(dāng)前而言，大部分單位對辦公室文書檔案歸檔工作已經(jīng)有了充分的認(rèn)識，并結(jié)合實際，在積極促進辦公室文書檔案歸檔工作方面，做了許多工作，開展了許多活動。但是，在實際工作中，管理制度應(yīng)進一步健全，應(yīng)進一步抓好管理制度的執(zhí)行方面，仍然有較大的提升空間。此外，由于監(jiān)督機制尚未完全執(zhí)行到位，也使工作人員開展文書檔案歸檔工作過程中存在著一定的隨意性，“錯檔、失檔”現(xiàn)象也不同程度存在，同時，由于難以及時發(fā)現(xiàn)，也影響了檔案管理工作效率的提高。

3.解決文書檔案歸檔中相關(guān)問題的具體措施

3.1統(tǒng)籌文書檔案歸檔工作管理

檔案管理工作與一個單位的各部門都是密不可分的。為此，單位應(yīng)成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，指定牽頭負(fù)責(zé)部門，定期舉行會議，切實幫助專兼職檔案管理人員樹立和提高文書檔案歸檔意識。同時，還要做好檔案管理工作的定期檢查，做好規(guī)范考核，加大檔案相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范及其作用的宣傳力度，進行定期檢查，并把考核結(jié)果納入業(yè)績考核中，還應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，提高其工作積極性，保證檔案歸檔工作順利推進。

3.2發(fā)揮和利用好電子信息技術(shù)

積極利用發(fā)揮電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，將電子信息技術(shù)逐步植入到辦公室文書檔案歸檔工作中并做好持續(xù)性完善，使紙質(zhì)檔案逐步被電子檔案所取代。這樣，不但能夠有效提高工作人員在開展檔案收集、檔案儲存以及借閱與處理等方面工作效率的同時，更能有效促進整個單位管理工作的提檔升級。主要做法可包括，引進文書檔案管理專業(yè)軟件，建立網(wǎng)絡(luò)平臺等，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息快速傳輸與處理。

3.3強化專業(yè)化人才培養(yǎng)

檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，為此，應(yīng)該堅持專業(yè)的事由專業(yè)的人做。應(yīng)嚴(yán)格把住檔案管理人員入口關(guān)，一方面，可以在單位內(nèi)部實行準(zhǔn)入制，只有符合一定標(biāo)準(zhǔn)和要求的人員方可從事此項工作，一方面，還可以適當(dāng)提高薪酬待遇，以引進高素質(zhì)專業(yè)人才，從而促進辦公室文書檔案歸檔工作的效率與質(zhì)量雙提升。此外，還要重視上崗人員上崗前的培訓(xùn)考核，加強現(xiàn)有人才培養(yǎng)，定期開展專業(yè)化培訓(xùn)，提升他們的綜合素養(yǎng)。

除做好以上方面之外，還應(yīng)該切實加強文書檔案的制度化管理，實現(xiàn)明確流程，明確標(biāo)準(zhǔn)，明確目標(biāo)，促進本單位文檔案歸檔工作的提檔升級。

4.結(jié)語

總之，辦公室文書檔案是本單位整體重要信息的真實反應(yīng)和真實記錄，會對本單位的正確決策與發(fā)展發(fā)揮著重要的促進和借鑒作用。信息化時代，辦公室文書檔案歸檔工作重要性應(yīng)該引起更多的人重視，更應(yīng)該在充分認(rèn)識到當(dāng)前不足的基礎(chǔ)上，積極改進，促進這項工作提檔升級。

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作者簡介：包麗梅（1986.04-），女，本科，學(xué)士學(xué)位。

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