基于視頻會(huì)議系統(tǒng)的在線開(kāi)標(biāo)實(shí)踐

鄒俊華 黃向東

一、引言

當(dāng)今社會(huì)供應(yīng)鏈日趨完善，每個(gè)企業(yè)都存在大量的采購(gòu)行為，對(duì)于其中額度較大的采購(gòu)工作，大多數(shù)企業(yè)更愿意通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)等方式進(jìn)行開(kāi)展，因?yàn)檫@些規(guī)范、成熟的采購(gòu)理論和方法，有利于企業(yè)中采購(gòu)事項(xiàng)的公平、公正、公開(kāi)，大多數(shù)情況下有利于企業(yè)降低采購(gòu)成本，有效降低企業(yè)工作人員產(chǎn)生腐敗的風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)采購(gòu)行為的透明度，有利于企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)。

筆者負(fù)責(zé)的公司采購(gòu)事項(xiàng)，只要預(yù)估采購(gòu)金額超過(guò)規(guī)定的數(shù)額，通常采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等競(jìng)標(biāo)采購(gòu)方式進(jìn)行，這兩種方式通常均需要履行“開(kāi)標(biāo)”環(huán)節(jié)。由于我公司目前尚未建立“電子化招標(biāo)”系統(tǒng)，因此在2020年2月之前，全部采用傳統(tǒng)的召開(kāi)開(kāi)標(biāo)會(huì)進(jìn)行。即邀請(qǐng)所有競(jìng)標(biāo)方代表到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)參加開(kāi)標(biāo)會(huì)，由競(jìng)標(biāo)方代表檢查競(jìng)標(biāo)文件（或者投標(biāo)文件，下同）的密封情況，按法定程序當(dāng)眾拆封競(jìng)標(biāo)文件，當(dāng)眾宣布競(jìng)標(biāo)方名稱、競(jìng)標(biāo)報(bào)價(jià)以及其他事項(xiàng)或者信息。

但是隨著2020年2月開(kāi)始的國(guó)內(nèi)新冠肺炎疫情的暴發(fā)，傳統(tǒng)的召開(kāi)開(kāi)標(biāo)會(huì)方式無(wú)法正常施行。為了不耽擱采購(gòu)周期及后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展，迫使我們探討一種新的“在線”開(kāi)標(biāo)方式，以達(dá)到既滿足疫情防控要求，又滿足采購(gòu)時(shí)間要求，同時(shí)還能基本保證競(jìng)標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中“公平、公正、公開(kāi)”等核心要義。

二、“在線”開(kāi)標(biāo)方案

本文所稱的“在線”開(kāi)標(biāo)方案，有別于一些文獻(xiàn)所述的電子化招投標(biāo)方案，即無(wú)需事先建立電子采購(gòu)平臺(tái)或者“不見(jiàn)面”交易系統(tǒng)，而是將現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)會(huì)“搬到”計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。具體講就是，在無(wú)電子采購(gòu)平臺(tái)情況下，簡(jiǎn)單地部署一個(gè)視頻會(huì)議系統(tǒng)，邀請(qǐng)需要參加傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)的所有人員通過(guò)登錄視頻會(huì)議系統(tǒng)，一起參加這種特殊的開(kāi)標(biāo)會(huì)。

（一）實(shí)施條件

首先必須保證開(kāi)標(biāo)會(huì)組織方和所有競(jìng)標(biāo)方都具備良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可供使用。這種條件目前在國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)都能滿足。

其次需要建立一套視頻會(huì)議系統(tǒng)。目前有軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)和硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)可供選擇，為了保證所有競(jìng)標(biāo)方代表都有權(quán)登錄視頻會(huì)議系統(tǒng)，可優(yōu)先選擇IT業(yè)界普遍推薦的軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)，有些軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)可有條件地免費(fèi)使用。

最后，為了便于追溯，保留各競(jìng)標(biāo)方代表對(duì)整個(gè)開(kāi)標(biāo)結(jié)果的確認(rèn)，還需要在視頻會(huì)議系統(tǒng)的電腦上安裝屏幕錄制軟件，最好選擇同時(shí)支持音、像錄制的軟件，然后事先完成相關(guān)參數(shù)設(shè)置，并測(cè)試、驗(yàn)證錄制效果。

最后，還需要準(zhǔn)備配套的影音設(shè)備，如麥克風(fēng)、攝像頭，并事先安裝在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行調(diào)試，以設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定可靠，通過(guò)麥克風(fēng)拾取的語(yǔ)音清晰，通過(guò)攝像頭拾取的影像效果良好。

（二）準(zhǔn)備工作

首先要布置會(huì)場(chǎng)。由于所有競(jìng)標(biāo)方都無(wú)代表到現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)，因此會(huì)場(chǎng)可以選擇面積小一點(diǎn)，但必須保證采光良好、市電正常、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接可靠，并避免外界吵雜聲音的干擾。其他條件與傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)相似。

其次要開(kāi)展視頻會(huì)議系統(tǒng)聯(lián)調(diào)聯(lián)試。在組織“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)前，必須與所有競(jìng)標(biāo)方通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)完成聯(lián)調(diào)聯(lián)試，保證語(yǔ)音、影像清晰良好，若出現(xiàn)較長(zhǎng)時(shí)間的影像遲滯，必須查明原因，妥善解決。

最后還應(yīng)專門(mén)配備一臺(tái)輔助用電腦，將各競(jìng)標(biāo)方的電子版競(jìng)標(biāo)文件在該電腦上解密、解壓縮，同時(shí)準(zhǔn)備一個(gè)攝像頭正對(duì)該電腦屏幕，以方便所有競(jìng)標(biāo)方代表可以通過(guò)視頻會(huì)議系統(tǒng)查看到電子競(jìng)標(biāo)文件解密、解壓縮的全過(guò)程。

此外若有本公司多人到達(dá)會(huì)場(chǎng)參加該“在線”會(huì)議，還需要提前準(zhǔn)備投影儀、幕布等相關(guān)投影設(shè)備，并保證設(shè)備連接正確、運(yùn)行良好、穩(wěn)定可靠。

（三）競(jìng)標(biāo)文件的送達(dá)

由于競(jìng)標(biāo)方代表無(wú)法全方位查看其紙質(zhì)的競(jìng)標(biāo)文件是否被提前拆封，因此本文“在線”開(kāi)標(biāo)方案推薦組織方先接收加密版的電子競(jìng)標(biāo)文件，而為了歸檔需要的紙質(zhì)版競(jìng)標(biāo)文件可以在隨后郵寄給組織方，郵寄時(shí)間以不早于“在線”開(kāi)標(biāo)時(shí)間為宜。

為了保證“在線”開(kāi)標(biāo)方案的順利實(shí)施，招標(biāo)方或者采購(gòu)人可在招標(biāo)文件或者采購(gòu)文件中明示采用“在線”開(kāi)標(biāo)方式，明確各個(gè)競(jìng)標(biāo)方需配合完成的工作，讓各個(gè)競(jìng)標(biāo)方理解與傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)的區(qū)別。

1. 電子版競(jìng)標(biāo)文件是否加密。我公司的經(jīng)驗(yàn)是聲明“各競(jìng)標(biāo)方以郵件方式提供加密后的電子版競(jìng)標(biāo)文件，并自行牢記密碼，直到召開(kāi)“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)再將密碼提交給采購(gòu)方”，這樣可達(dá)到“不得提前拆封”的效果。

2. 競(jìng)標(biāo)方是否、何時(shí)提供紙質(zhì)版競(jìng)標(biāo)文件。我公司的經(jīng)驗(yàn)是聲明“各競(jìng)標(biāo)方還需提供紙質(zhì)版競(jìng)標(biāo)文件，并且不可以在開(kāi)標(biāo)會(huì)前郵寄”，以避免組織方提前拆封的嫌疑。

3. 紙質(zhì)版競(jìng)標(biāo)文件與電子版競(jìng)標(biāo)文件有異時(shí)如何處理。我公司的經(jīng)驗(yàn)是聲明“紙質(zhì)版競(jìng)標(biāo)文件與電子版競(jìng)標(biāo)文件有異時(shí)以電子版競(jìng)標(biāo)文件為準(zhǔn)”，當(dāng)然也可以聲明為“不合格的競(jìng)標(biāo)”。

4. 開(kāi)標(biāo)順序問(wèn)題?？梢詤⒄諅鹘y(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)的規(guī)則，以電子版競(jìng)標(biāo)文件送達(dá)先后順序的倒序進(jìn)行開(kāi)標(biāo)。

（四）開(kāi)標(biāo)方法

“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)在流程上與傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)無(wú)明顯區(qū)別，主要環(huán)節(jié)有：主持人致歡迎詞——介紹參加開(kāi)標(biāo)會(huì)的人員——宣布競(jìng)標(biāo)紀(jì)律——宣布開(kāi)標(biāo)唱標(biāo)計(jì)標(biāo)監(jiān)標(biāo)人員——宣布競(jìng)標(biāo)單位數(shù)量和名稱——請(qǐng)競(jìng)標(biāo)單位代表檢查競(jìng)標(biāo)文件的密封完整性——宣布競(jìng)標(biāo)文件密封完整性檢查結(jié)果——宣布競(jìng)標(biāo)文件開(kāi)啟順序——開(kāi)始開(kāi)標(biāo)和記標(biāo)——請(qǐng)競(jìng)標(biāo)單位代表確認(rèn)開(kāi)標(biāo)結(jié)果——主持人致謝并宣布開(kāi)標(biāo)會(huì)結(jié)束。

但是“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)中有幾個(gè)環(huán)節(jié)在操作上與傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)有所不同：第一項(xiàng)是檢查競(jìng)標(biāo)文件的密封完整性環(huán)節(jié)，此時(shí)應(yīng)雙擊打開(kāi)加密的競(jìng)標(biāo)文件，若提示需要輸入密碼，可視為完整性合格，否則為不合格。第二項(xiàng)是開(kāi)標(biāo)時(shí)，需要請(qǐng)競(jìng)標(biāo)方代表將打開(kāi)競(jìng)標(biāo)文件的密碼寫(xiě)在紙上，通過(guò)視頻攝像頭向開(kāi)標(biāo)人展示。第三項(xiàng)是確認(rèn)開(kāi)標(biāo)結(jié)果，此時(shí)開(kāi)標(biāo)人可將開(kāi)標(biāo)結(jié)果打印出來(lái)，通過(guò)視頻攝像頭向所有競(jìng)標(biāo)方代表展示結(jié)果，讓各競(jìng)標(biāo)方代表以點(diǎn)頭示意的方式進(jìn)行確認(rèn)，并將點(diǎn)頭示意的全過(guò)程通過(guò)屏幕錄制軟件錄屏、留存。

（五）相關(guān)注意事項(xiàng)

除做好準(zhǔn)備工作、注意與傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)會(huì)的不同操作方法外，采用“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)還需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：為了避免后期出現(xiàn)爭(zhēng)議，開(kāi)標(biāo)會(huì)的組織方應(yīng)考慮將整個(gè)開(kāi)標(biāo)會(huì)采用屏幕錄制軟件等手段進(jìn)行全程錄屏，以便對(duì)有爭(zhēng)議的操作進(jìn)行辨別;

開(kāi)標(biāo)會(huì)的組織方還應(yīng)保留所有與競(jìng)標(biāo)方往來(lái)的電子郵件，以便后期溯源、驗(yàn)證“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)合規(guī)性等工作保留證據(jù);

按照國(guó)家保密管理工作相關(guān)規(guī)定，“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)不得涉及國(guó)家秘密;

有條件的企業(yè)應(yīng)采用帶加密的軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)、硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)或者帶加密功能的硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)施“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)，但要事先考慮競(jìng)標(biāo)方有權(quán)正常使用相應(yīng)有視頻會(huì)議系統(tǒng)。

三、與傳統(tǒng)開(kāi)標(biāo)方式的對(duì)比分析

在2020年度筆者負(fù)責(zé)的公司采購(gòu)工作中，多次采用視頻會(huì)議系統(tǒng)順利完成“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)的召開(kāi)，取得了良好的效果。通過(guò)與傳統(tǒng)的開(kāi)標(biāo)會(huì)相比，筆者認(rèn)為有如下幾方面優(yōu)點(diǎn)：

在國(guó)內(nèi)外疫情防控的大形勢(shì)下，采用“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)使用招標(biāo)/競(jìng)標(biāo)工作能正常開(kāi)展，并避免外地來(lái)人的“隔離”若干天等防疫要求，同時(shí)降低采購(gòu)方（或者招標(biāo)方）與競(jìng)標(biāo)方代表交叉感染新冠肺炎的風(fēng)險(xiǎn)。僅此一點(diǎn)參加采購(gòu)工作的各方（包括競(jìng)標(biāo)方）都廣泛認(rèn)可。

采用“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)，有效地節(jié)省競(jìng)標(biāo)方的競(jìng)標(biāo)成本，如差旅費(fèi)、人工出差的時(shí)間成本等。因此即使國(guó)內(nèi)外疫情結(jié)束后，這種“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)方案相信也會(huì)受到競(jìng)標(biāo)方的歡迎，值得作為常態(tài)化方案進(jìn)行推廣。

采用“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)，僅是將現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)會(huì)“搬到”計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，非常適合未建立電子采購(gòu)平臺(tái)或者無(wú)“不見(jiàn)面”交易系統(tǒng)的企業(yè)采用和推廣，避免為建立電子采購(gòu)平臺(tái)或者“不見(jiàn)面”交易系統(tǒng)所需的大額資金投入。

采用“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)，由于采購(gòu)方人員與競(jìng)標(biāo)方人員互不“線下”見(jiàn)面，一定程度避免采購(gòu)方人員及評(píng)標(biāo)專家與競(jìng)標(biāo)方代表的不正常接觸，有利于各方人員遵守采購(gòu)競(jìng)標(biāo)紀(jì)律。

當(dāng)然，“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)也存在一些不足，如“在線”開(kāi)標(biāo)會(huì)只適用于不十分嚴(yán)格和非涉密的采購(gòu)場(chǎng)合;只適合于無(wú)現(xiàn)場(chǎng)踏勘的采購(gòu)行為;在使用免費(fèi)的軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)時(shí)，可能由于網(wǎng)絡(luò)性能不佳導(dǎo)致視頻出現(xiàn)“卡頓”現(xiàn)象，一定程度上影響參會(huì)人員的體驗(yàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)類(lèi)別繁多、應(yīng)用廣泛的信息技術(shù)正深刻影響我們的日常生活和各項(xiàng)工作，如何緊跟時(shí)代先進(jìn)技術(shù)洪流，不斷創(chuàng)新工作思路和方法，為企業(yè)和社會(huì)提高效率、節(jié)省成本，正得到越來(lái)越多的技術(shù)人員、管理人員的關(guān)注和探索。筆者結(jié)合工作經(jīng)歷，對(duì)將視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用于“在線”開(kāi)標(biāo)進(jìn)行一些有益的實(shí)踐，希望相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法有益于大家開(kāi)展類(lèi)似工作進(jìn)行參考，有益于大家對(duì)進(jìn)一步創(chuàng)新工作思路進(jìn)行深入廣泛探索。