科研院所進(jìn)口儀器設(shè)備采購的風(fēng)險(xiǎn)防范與管理優(yōu)化

李加宏， 趙 鵬， 張壽彪， 陳俊凌

（中國科學(xué)院合肥物質(zhì)科學(xué)研究院，合肥 230031）

0 引 言

隨著承擔(dān)的ITER、CFETR計(jì)劃等國內(nèi)外合作項(xiàng)目的開展以及“十三五”國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目聚變堆主機(jī)關(guān)鍵系統(tǒng)綜合研究設(shè)施的開工建設(shè)，我所科研經(jīng)費(fèi)的規(guī)模和復(fù)雜性與日俱增，對于儀器設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)與精度要求也越來越高，直接體現(xiàn)在一些高端、單臺套價(jià)值較高進(jìn)口儀器設(shè)備的采購數(shù)量和金額都呈逐年增長態(tài)勢。與國產(chǎn)設(shè)備采購相比，進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程更為繁雜，參與的責(zé)任主體多，因此對進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析并加以防范，是科研院所采購管理部門面臨的重要問題。同時(shí)優(yōu)化進(jìn)口儀器設(shè)備采購的流程、推進(jìn)信息化建設(shè)與協(xié)同管理等科學(xué)管理模式，對降低采購風(fēng)險(xiǎn)、提高采購效率、節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 進(jìn)口儀器設(shè)備采購特點(diǎn)及工作流程

為了促進(jìn)科學(xué)研究和教育事業(yè)的發(fā)展，財(cái)政部、海關(guān)總署、國稅總局于2007年聯(lián)合頒布了《科學(xué)研究和教學(xué)用品免征進(jìn)口稅收規(guī)定》（財(cái)政部令〔2007〕第45號）［1］，并于2011年下發(fā)了關(guān)于修改《科技開發(fā)用品免征進(jìn)口稅收暫行規(guī)定》和《科學(xué)研究和教學(xué)用品免征進(jìn)口稅收規(guī)定》的決定（財(cái)政部令〔2011〕第63號）［2］，明確了科學(xué)研究機(jī)構(gòu)和學(xué)校，以科學(xué)研究和教學(xué)為目的，在合理的數(shù)量范圍內(nèi)進(jìn)口國內(nèi)不能生產(chǎn)的科學(xué)研究和教學(xué)用品，直接用于科學(xué)研究或者教學(xué)，免征進(jìn)口關(guān)稅和進(jìn)口環(huán)節(jié)增值稅、消費(fèi)稅。為深入實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，發(fā)揮科技創(chuàng)新在全面創(chuàng)新中的引領(lǐng)作用，規(guī)范科學(xué)研究、科技開發(fā)和教學(xué)用品免稅進(jìn)口行為，財(cái)政部、海關(guān)總署、國稅總局于2016年聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于“十三五”期間支持科技創(chuàng)新進(jìn)口稅收政策的通知》（財(cái)關(guān)稅〔2016〕70號）［3］、《關(guān)于公布進(jìn)口科學(xué)研究、科技開發(fā)和教學(xué)用品免稅清單的通知》（財(cái)關(guān)稅〔2016〕72號）［4］，對科研院所進(jìn)口免稅儀器設(shè)備提出了更為明確與嚴(yán)格的管理要求。

科研院所的進(jìn)口儀器設(shè)備采購與常規(guī)采購工作相比，其特殊性主要體現(xiàn)在：①進(jìn)口儀器設(shè)備采購政策性強(qiáng)，除了需要遵守各種采購相關(guān)法律法規(guī)，還要把握好海關(guān)規(guī)定的減免稅管理辦法，同時(shí)還需遵從國際貿(mào)易慣例和習(xí)慣。②涉及業(yè)務(wù)責(zé)任主體多，除了科研院所內(nèi)部的課題組采購人、采購與資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等，還有外貿(mào)代理公司、設(shè)備生產(chǎn)制造與銷售商、運(yùn)輸公司、銀行、報(bào)關(guān)公司、海關(guān)、出入境檢驗(yàn)檢疫部門等主體單位。③業(yè)務(wù)流程繁雜且手續(xù)多，如簽訂代理協(xié)議、外貿(mào)合同、合同款項(xiàng)支付、減免稅申報(bào)、到貨清關(guān)、驗(yàn)收與安裝調(diào)試、付匯及核銷等10余個(gè)環(huán)節(jié)。

根據(jù)海關(guān)總署于2008年底頒布的《中華人民共和國海關(guān)進(jìn)出口貨物減免稅管理辦法》（海關(guān)總署第179號令）［5］，結(jié)合科研院所的內(nèi)部采購管理制度，采購進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1 科研院所進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程圖

(1)采購前工作。課題組結(jié)合科研工作需要與經(jīng)費(fèi)預(yù)算，對擬采購的進(jìn)口儀器設(shè)備進(jìn)行市場調(diào)研并組織專家論證，擬定技術(shù)與商務(wù)、安裝調(diào)試、質(zhì)保等要求，并向采購管理部門提交采購申請。

(2)采購流程。采購管理部門根據(jù)課題組提交的采購申請開展相應(yīng)的采購流程［6］。大于政府采購限額標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)口設(shè)備進(jìn)行專家論證及財(cái)政部備案，達(dá)到公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的開展公開招標(biāo)或變更采購方式的程序［7］。

(3)合同的簽訂與履約。采購結(jié)果確定后，與外貿(mào)代理公司簽訂代理協(xié)議，委托其與設(shè)備供應(yīng)商簽訂外貿(mào)采購合同，并按照合同條款進(jìn)行合同的執(zhí)行與履約。

(4)減免稅申報(bào)。根據(jù)國家的減免稅政策與申報(bào)程序［8］，填報(bào)進(jìn)口儀器設(shè)備減免稅所需要的材料。對于機(jī)電產(chǎn)品辦理機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口許可證，對政策上不能減免的貨物如實(shí)申報(bào)。

(5)到貨與清關(guān)。進(jìn)口儀器設(shè)備到貨后辦理清關(guān)、內(nèi)陸運(yùn)輸、驗(yàn)收以及款項(xiàng)支付工作。

(6)驗(yàn)收與使用監(jiān)管。進(jìn)口儀器設(shè)備到貨后的驗(yàn)收及固定資產(chǎn)的建檔與管理，并按照海關(guān)規(guī)定進(jìn)行后續(xù)監(jiān)管及提交使用狀況報(bào)告書。

2 進(jìn)口儀器設(shè)備采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)分析及防范措施

2.1 進(jìn)口儀器設(shè)備采購及減免稅政策風(fēng)險(xiǎn)

進(jìn)口儀器設(shè)備采購及減免稅涉及許多法律法規(guī)和政策規(guī)定，海關(guān)對進(jìn)口免稅的條件、范圍和用途及物資分類有明確的規(guī)定，不但列出了16大類享受進(jìn)口科學(xué)研究、科技開發(fā)和教學(xué)用品減免稅政策的貨物清單，而且規(guī)定國內(nèi)已經(jīng)引進(jìn)國外技術(shù)并且能夠大量生產(chǎn)，能夠滿足國內(nèi)需要的儀器設(shè)備，或者國家已經(jīng)正在大量投資，需要適當(dāng)保護(hù)使其得到正常發(fā)展的儀器設(shè)備，以及進(jìn)口征稅率已基本合理的貨物，均取消減免稅優(yōu)惠政策［9］。尤其是近幾年來隨著國際形勢變化以及國內(nèi)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，國家的外貿(mào)政策一直處于動態(tài)變化與調(diào)整中。

因此，科研院所的采購管理部門應(yīng)該密切關(guān)注時(shí)勢動態(tài)，掌握進(jìn)口儀器設(shè)備采購及減免稅的政策走向，防止因政策原因?qū)е略O(shè)備無法進(jìn)口采購、無法享受減免稅政策、加征關(guān)稅導(dǎo)致采購成本增加等風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也應(yīng)該了解國內(nèi)相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，積極尋找國產(chǎn)化替代的采購方案。這對于縮短采購周期、降低科研經(jīng)費(fèi)成本、提高科研效率等具有積極的作用。

2.2 外貿(mào)代理公司與設(shè)備供應(yīng)商的誠信風(fēng)險(xiǎn)

誠信風(fēng)險(xiǎn)即合同一方缺乏誠信而導(dǎo)致合同無法順利履行的風(fēng)險(xiǎn)，主要來自外貿(mào)代理公司和設(shè)備供應(yīng)商?？蒲性核话銢]有獨(dú)立的進(jìn)口業(yè)務(wù)經(jīng)營權(quán)，無法直接簽署外貿(mào)合同，需要與具有資質(zhì)的外貿(mào)代理公司簽訂代理協(xié)議，由其代表科研院所與設(shè)備供應(yīng)商簽訂進(jìn)口外貿(mào)合同?？蒲性核鶎⒑贤铐?xiàng)支付給外貿(mào)代理公司，外貿(mào)代理公司再向設(shè)備供應(yīng)商開具信用證或電匯付款。一旦出現(xiàn)外貿(mào)代理公司挪用合同款項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、單證不符或貨證不符的信用證風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備供應(yīng)商交付的貨物規(guī)格與采購需求不符等，科研院所將承擔(dān)很大的經(jīng)濟(jì)損失。

因此，需要加強(qiáng)外貿(mào)代理公司、設(shè)備供應(yīng)商的遴選與考核，通過對主體資質(zhì)、履約能力等方面的審查，擇優(yōu)選用外貿(mào)代理公司。同時(shí)建立考核制度與等級評價(jià)體系，將信譽(yù)差、履約能力差的設(shè)備供應(yīng)商列入不合格名單，最大限度地控制進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程中誠信風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 匯率波動風(fēng)險(xiǎn)

在全球金融、經(jīng)濟(jì)一體化的時(shí)代背景下，諸如中美貿(mào)易摩擦、國際石油價(jià)格波動、國家貨幣政策等社會和經(jīng)濟(jì)問題的不斷爆發(fā)，使得科研院所的進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)承受相當(dāng)大的匯率波動風(fēng)險(xiǎn)。從課題組制定采購經(jīng)費(fèi)預(yù)算到采購合同簽訂再到貨物到貨后的本外幣決算這一較長的時(shí)間周期內(nèi)，人民幣匯率變動對進(jìn)口儀器設(shè)備的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等采購成本有著直接的影響［10-12］。

面對無法預(yù)測的人民幣匯率風(fēng)險(xiǎn)，科研院所在開展進(jìn)口儀器設(shè)備采購時(shí)可采取以下措施有效規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)：①合理編制采購預(yù)算，避免因超采購預(yù)算而取消采購項(xiàng)目的情況發(fā)生，降低匯率波動對科研項(xiàng)目預(yù)算有效執(zhí)行的影響。②合理選擇結(jié)算幣種，盡量選擇匯率波動小的結(jié)算幣種并根據(jù)匯率趨勢采用“提前”或“錯(cuò)后”的方式進(jìn)行外匯結(jié)算［13］。③合理安排采購計(jì)劃，分散年度內(nèi)采購執(zhí)行時(shí)間，避免集中在同一時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行采購，平衡全年度內(nèi)匯率波動而導(dǎo)致的損失。

2.4 免稅儀器設(shè)備的后續(xù)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)

近年來，科研院所采購的進(jìn)口免稅儀器設(shè)備的數(shù)量急劇增加，海關(guān)也加強(qiáng)了后續(xù)監(jiān)管與處罰力度，對免稅進(jìn)口的儀器設(shè)備擅自轉(zhuǎn)讓、移作他用或者進(jìn)行其他處置，1年內(nèi)不得享受稅收優(yōu)惠政策；依法被追究刑事責(zé)任，3年內(nèi)不得享受稅收優(yōu)惠政策［14］。

科研院所的固定資產(chǎn)管理部門需加強(qiáng)思想認(rèn)識與制度管理，建立嚴(yán)格的進(jìn)口儀器設(shè)備責(zé)任監(jiān)管與責(zé)任追究制度，分級落實(shí)資產(chǎn)管理部門、課題組和實(shí)際使用人的管理職責(zé)，依法做好進(jìn)口免稅儀器設(shè)備的后續(xù)管理，嚴(yán)格按照《免稅進(jìn)口科教用品管理辦法》規(guī)定，在3年的海關(guān)監(jiān)管期內(nèi)，對進(jìn)口免稅儀器設(shè)備進(jìn)行不定期地使用情況抽查，實(shí)現(xiàn)對免稅進(jìn)口儀器設(shè)備的動態(tài)管理。按照免稅申報(bào)時(shí)指定的地點(diǎn)、原定用途使用免稅進(jìn)口設(shè)備，并于每年第一季度向海關(guān)提交《減免稅貨物使用狀況報(bào)告書》。因科研工作需要而臨時(shí)移出監(jiān)管范圍或離開本地海關(guān)監(jiān)管范圍，及時(shí)向海關(guān)申報(bào)核準(zhǔn)或辦理異地監(jiān)管。轉(zhuǎn)移產(chǎn)權(quán)歸屬，辦理結(jié)轉(zhuǎn)手續(xù)。因各種原因退運(yùn)出境，憑出口報(bào)關(guān)單申請解除監(jiān)管［15］。

3 進(jìn)口儀器設(shè)備采購管理的優(yōu)化措施

3.1 完善規(guī)章制度與業(yè)務(wù)流程，提高管理人員業(yè)務(wù)水平

享受減免稅政策是節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)的重要途徑，同時(shí)進(jìn)口儀器設(shè)備采購與管理也是一項(xiàng)政策性與技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此，不斷完善規(guī)章制度，規(guī)范進(jìn)口儀器設(shè)備采購的業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)是做好進(jìn)口儀器設(shè)備采購管理工作的根本保障［16］。

（1）加強(qiáng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與理解，掌握國際貿(mào)易業(yè)務(wù)的相關(guān)規(guī)則，依法按章開展采購業(yè)務(wù)。

（2）重視進(jìn)口儀器設(shè)備的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，在有效索賠期內(nèi)嚴(yán)格按照合同約定完成開箱驗(yàn)收與技術(shù)驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容要詳盡并形成驗(yàn)收報(bào)告。

（3）開展各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉購置的儀器設(shè)備性能與特點(diǎn)，了解該類新產(chǎn)品的技術(shù)與研發(fā)現(xiàn)狀，做到與時(shí)俱進(jìn)，滿足采購過程中的相關(guān)專業(yè)知識的需求。

3.2 明確權(quán)利與義務(wù)，加強(qiáng)各責(zé)任主體之間的溝通協(xié)作

進(jìn)口儀器設(shè)備采購涉及的責(zé)任主體多且采購周期相對較長，除了科研院所內(nèi)部的各科研與管理職能部門外，還包括外貿(mào)代理公司、供應(yīng)商等諸多的外部責(zé)任主體，任何環(huán)節(jié)的溝通不暢或協(xié)作出現(xiàn)問題都將導(dǎo)致進(jìn)口儀器設(shè)備采購工作難以順利開展。

明確各責(zé)任主體的權(quán)利與義務(wù)，并對流程中各環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)作配合與監(jiān)督，起到相互促進(jìn)作用。課題組根據(jù)科研項(xiàng)目要求，負(fù)責(zé)采購前的論證與采購申請?zhí)顖?bào)工作，并負(fù)責(zé)到貨后的技術(shù)驗(yàn)收。采購管理部門作為采購工作的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)流程的開展及外貿(mào)代理的委托，出具免稅申請函并協(xié)助完成開箱驗(yàn)收、外貿(mào)合同的糾紛與退換貨等事宜。外貿(mào)代理公司負(fù)責(zé)全部的對外業(yè)務(wù)。項(xiàng)目管理部門與質(zhì)量管理部門參與監(jiān)督進(jìn)口儀器設(shè)備的采購與驗(yàn)收等。各責(zé)任主體應(yīng)定期召開溝通會議，及時(shí)解決遇到的問題，從而保障進(jìn)口采購工作高效、保質(zhì)、保量完成［17］。

3.3 開發(fā)進(jìn)口儀器設(shè)備管理平臺，實(shí)現(xiàn)有效進(jìn)度與檔案管理

進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)涉及環(huán)節(jié)多，信息復(fù)雜，每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)效性很強(qiáng)，同時(shí)各環(huán)節(jié)之間也具有一定的關(guān)聯(lián)性。因此，開發(fā)進(jìn)口儀器設(shè)備管理多方工作平臺［18］，明確采購管理人員與課題組、外貿(mào)代理公司、設(shè)備供應(yīng)商需辦理的事項(xiàng)與時(shí)間要求，實(shí)現(xiàn)對各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進(jìn)度與辦理時(shí)限管理，全面提高執(zhí)行效率［19］。

每項(xiàng)進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)均會產(chǎn)生外貿(mào)代理協(xié)議、外貿(mào)合同、技術(shù)協(xié)議附件、減免稅委托書、免表、用途說明等10余份紙質(zhì)材料，通過管理系統(tǒng)對所有紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化分類存檔，方便在驗(yàn)收、報(bào)銷、進(jìn)口免稅申報(bào)等后續(xù)工作的檢索查閱與下載的同時(shí)，也保證了進(jìn)口儀器設(shè)備采購檔案的準(zhǔn)確性與完整性［20］。

4 結(jié) 語

進(jìn)口儀器設(shè)備在科研工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，對科研院所采購進(jìn)口儀器設(shè)備的工作進(jìn)行深入探索與研究，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文通過對進(jìn)口儀器設(shè)備采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析并加以防范與規(guī)避，并在業(yè)務(wù)開展過程中，通過不斷完善規(guī)章制度、提升工作人員業(yè)務(wù)水平、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)各責(zé)任主體間的溝通協(xié)作，推進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對進(jìn)口儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)的科學(xué)化管理，提升采購效益與效率，更好地為科研工作服務(wù)。