高校試劑全生命周期管理平臺(tái)構(gòu)建與實(shí)現(xiàn)

王洋洋， 張志強(qiáng)， 李 暉， 李恩敬， 劉雪蕾

（1.北京大學(xué)a.實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部；b.化學(xué)與分子工程學(xué)院，北京 100871；2.西湖大學(xué)設(shè)備資產(chǎn)部，杭州 310024）

0 引 言

近年來，國內(nèi)高校越來越重視實(shí)驗(yàn)室安全工作，作為不可或缺的實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)物資，高校試劑的管理已成為實(shí)驗(yàn)室安全管理中重要組成部分［1-4］。

試劑從采購到使用、處置，涉及環(huán)節(jié)多，專業(yè)性強(qiáng)，目前管理體系不完善是普遍存在的問題［5］，一旦關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理缺失或者管理不到位，當(dāng)隱患突出時(shí)甚至可能引發(fā)安全事故［6-8］。自2015年教育部開展高校實(shí)驗(yàn)室安全檢查以來，結(jié)果顯示高校實(shí)驗(yàn)室存在各種各樣安全隱患，在這些安全隱患中涉及試劑（化學(xué)品）占1／3，因此試劑管理是實(shí)驗(yàn)室安全管理的重中之重。具體體現(xiàn)在：試劑種類多，數(shù)量大，采購金額高；供貨渠道多元，質(zhì)量良莠不齊，隱患多；采購明細(xì)不清，臺(tái)賬記錄不全；試劑作為消耗品，難追溯；管控化學(xué)品（劇毒、易制毒、精神麻醉類）難以有效管理，很難掌握危險(xiǎn)化學(xué)品的全面數(shù)據(jù)［9］；危險(xiǎn)物品運(yùn)輸問題；試劑占用大量實(shí)驗(yàn)室空間；存放形態(tài)多樣（氣體、液體、固體）；后續(xù)處置品種繁多，數(shù)量巨大［10-11］；缺少抓手等方面。

目前高?？蒲性核脑噭┓N類繁多、數(shù)量大、使用頻率高、使用人員多、人員流動(dòng)性大，且科研任務(wù)重，如果按照傳統(tǒng)方式對(duì)試劑進(jìn)行出入庫管理，會(huì)極大分散科研人員的精力。按照黨中央、國務(wù)院部署，深化科技領(lǐng)域“放管服”改革，按照能放盡放的要求賦予科研人員更大的人財(cái)物自主支配權(quán)，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，激發(fā)創(chuàng)新活力，壯大經(jīng)濟(jì)發(fā)展新動(dòng)能，切實(shí)把科研人員從煩冗的審批、煩瑣的雜務(wù)中解放出來。根據(jù)“放管服”改革精神，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)＋”新思路，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)并重，服務(wù)促進(jìn)高效管理。

1 試劑管理平臺(tái)構(gòu)建

1.1 頂層設(shè)計(jì)——統(tǒng)一管理

(1)建設(shè)依據(jù)。根據(jù)《教育部關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范高?？蒲行袨榈囊庖姟罚劢瘫O(jiān)〔2012〕6號(hào)］、《教育部財(cái)政部關(guān)于加強(qiáng)中央部門所屬高校科研經(jīng)費(fèi)管理的意見》［教財(cái)〔2012〕7號(hào)］、《教育部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高校科研項(xiàng)目管理的意見》［教技〔2012〕14號(hào)］文件精神，為了更有效地執(zhí)行國家關(guān)于加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理和科研領(lǐng)域廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的要求，需要加強(qiáng)化學(xué)試劑采購管理。

根據(jù)《危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理?xiàng)l例》（國務(wù)院令第591號(hào)，2013年修正）、《易制毒化學(xué)品管理?xiàng)l例》（國務(wù)院令第445號(hào)，2018年修訂）、《劇毒化學(xué)品購買和公路運(yùn)輸許可證件管理辦法》（公安部令第77號(hào)）、《實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理規(guī)范第2部分：普通高等學(xué)?！罚―B11／T 1191.2—2018）的規(guī)范和要求，為了提高實(shí)驗(yàn)安全管理能力，加強(qiáng)危險(xiǎn)化學(xué)試劑、管控化學(xué)試劑管理刻不容緩。

不管從科研經(jīng)費(fèi)管理還是實(shí)驗(yàn)室安全管理考慮，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、有效的試劑管理勢(shì)在必行，因此需要建立統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)試劑的全流程管理。

(2)平臺(tái)定位。學(xué)校試劑管理平臺(tái)是集試劑采購、審批、庫房管理、存量管理、廢棄物處置、統(tǒng)一結(jié)算、資料查詢、安全教育宣傳于一體、根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況量身定制、具有北大特色的全過程閉環(huán)管理平臺(tái)；該平臺(tái)具有數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、對(duì)用戶透明、流程規(guī)范、全程可追溯等特點(diǎn)，為北大師生提供一站式整體解決方案。

(3)指導(dǎo)思想。平臺(tái)建設(shè)與運(yùn)行的指導(dǎo)思想是方便師生，寓管理于服務(wù)，以服務(wù)促管理。

(4)建設(shè)目標(biāo)與運(yùn)行模式。平臺(tái)建設(shè)依托互聯(lián)網(wǎng)，采取軟件＋硬件＋支撐保障的模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)試劑進(jìn)行全程管理，抓源頭、管過程、控末端，有效調(diào)節(jié)試劑庫庫存種類和數(shù)量，降低實(shí)驗(yàn)室存量，通過提高服務(wù)質(zhì)量促進(jìn)管理水平，防范風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 底層支撐——信息數(shù)據(jù)互聯(lián)互通共享，科學(xué)設(shè)置關(guān)鍵環(huán)節(jié)

(1)建設(shè)底層支撐數(shù)據(jù)庫。實(shí)驗(yàn)室安全管理涉及人、機(jī)、物、法、環(huán)等各方面的信息資料，難以用傳統(tǒng)方式有效管理，需要利用新技術(shù)、信息化手段實(shí)現(xiàn)，整合各個(gè)信息孤島，構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)鏈，建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫支撐，①人員數(shù)據(jù)庫；②實(shí)驗(yàn)室房間數(shù)據(jù)庫；③產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫；④采購數(shù)據(jù)庫；⑤存量數(shù)據(jù)庫；⑥?；稭SDS數(shù)據(jù)庫建設(shè)等，實(shí)現(xiàn)全覆蓋、全鏈路、閉環(huán)的信息大數(shù)據(jù)支撐。

(2)實(shí)施供貨商源頭把控。實(shí)驗(yàn)室所需的試劑來自供貨商，需要對(duì)供貨商資質(zhì)各進(jìn)行審核和有效期管理（見圖1，2），與經(jīng)營的產(chǎn)品關(guān)聯(lián)，未經(jīng)批準(zhǔn)，無法在系統(tǒng)上架，有效期失效后自動(dòng)下架，同時(shí)設(shè)置供貨商的準(zhǔn)入、關(guān)停和退出機(jī)制，可以有效對(duì)試劑產(chǎn)品從源頭管理。

圖1 供貨商審核

圖2 供貨商上傳資質(zhì)信息

(3)實(shí)施分級(jí)授權(quán)。實(shí)驗(yàn)室安全管理涉及環(huán)節(jié)眾多，利用信息手段，梳理相關(guān)環(huán)節(jié)，合理、科學(xué)設(shè)置關(guān)鍵環(huán)節(jié)把控，實(shí)現(xiàn)責(zé)任分解，明確各級(jí)各類的權(quán)限和責(zé)任，權(quán)責(zé)相對(duì)應(yīng)，全過程可追溯：①實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部根據(jù)崗位進(jìn)行權(quán)限分級(jí)管理：實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人（PI）→科研秘書／助理→實(shí)驗(yàn)室管理員→實(shí)驗(yàn)室人員。②校內(nèi)各級(jí)根據(jù)職能分類管理審批：實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人（PI）→學(xué)院負(fù)責(zé)人→保衛(wèi)部／實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部→試劑庫。

1.3 試劑管理平臺(tái)設(shè)計(jì)與實(shí)施——全生命周期管理

平臺(tái)建立試劑采購、配送、儲(chǔ)存、使用、處置全過程閉環(huán)管理，關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制，通過抓源頭——控過程——管末端的管理理念指導(dǎo)試劑管理平臺(tái)建設(shè)，業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)見圖3。

圖3 試劑管理平臺(tái)閉環(huán)管理流程圖

圖4 試劑管理平臺(tái)采購流程圖

圖5 試劑管理平臺(tái)安全知識(shí)推送

(1)試劑采購流程。試劑采購流程參照目前流行的網(wǎng)絡(luò)采購平臺(tái)模式，用戶即用即會(huì)，非常友好（見圖4）。平臺(tái)中試劑采購流程有如下特點(diǎn)：①實(shí)現(xiàn)了安全知識(shí)精準(zhǔn)推送和學(xué)習(xí)（見圖5）；②管控品采購系統(tǒng)內(nèi)審批，縮短采購審批周期，提高工作效率；③通過凍結(jié)方式提前鎖定試劑采購經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一結(jié)算功能；④試劑收驗(yàn)貨，收貨人在線簽字確認(rèn)，確保訂單實(shí)際發(fā)生，貨物與訂單相符，既可以降低安全風(fēng)險(xiǎn)，也有助于廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控；⑤試劑配送和實(shí)驗(yàn)室廢棄物回收，學(xué)校試劑庫實(shí)現(xiàn)專人專車送貨上門、同時(shí)回收實(shí)驗(yàn)室廢棄物；配送回收人員配備小型應(yīng)急設(shè)備并具備應(yīng)急知識(shí)，可以有效防止在運(yùn)輸中出現(xiàn)試劑出現(xiàn)事故，避免因此給老師、學(xué)生和配送人員帶來不必要的人身傷害，同時(shí)降低實(shí)驗(yàn)室廢棄物存量。

(2)試劑儲(chǔ)存環(huán)節(jié)。試劑不規(guī)范存放情況普遍存在，尤其是危險(xiǎn)化學(xué)品和管控品的儲(chǔ)存，建立規(guī)范的試劑存放庫和降低存量是根本解決辦法。學(xué)校試劑存放分為校級(jí)試劑庫和各實(shí)驗(yàn)室存放庫兩級(jí)，試劑庫由專業(yè)人員經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)后，專業(yè)化管理，通過調(diào)節(jié)校級(jí)試劑庫的庫存?zhèn)湄?、?shí)施快速配送方式，有效調(diào)節(jié)和降低實(shí)驗(yàn)室存量，提高校級(jí)試劑庫周轉(zhuǎn)使用效率，降低風(fēng)險(xiǎn)。①對(duì)校級(jí)試劑庫房進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃、宏觀調(diào)控、充分利用。校級(jí)試劑庫承擔(dān)試劑供貨、驗(yàn)貨、審核和管制化學(xué)品的儲(chǔ)存等，為全校師生提供服務(wù)。日常使用頻繁的化學(xué)試劑，試劑庫會(huì)動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)，方便師生及時(shí)使用。在對(duì)校級(jí)試劑庫房的科學(xué)規(guī)范試劑中包含：整體安全防護(hù)設(shè)計(jì)、庫區(qū)設(shè)計(jì)、貨架設(shè)計(jì)、庫位設(shè)計(jì)以及貨物分層擺放規(guī)則、庫位編碼規(guī)則、二維碼管理模式設(shè)計(jì)；為支持校級(jí)試劑庫的日常管理工作，在軟件系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上考慮到貨品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、試劑庫貨品進(jìn)銷存管理、?；窌捍?、送貨和廢液回收以及動(dòng)態(tài)智能補(bǔ)貨、動(dòng)態(tài)盤庫設(shè)計(jì)和智能路線規(guī)劃設(shè)計(jì)（見圖6）。②對(duì)實(shí)驗(yàn)室試劑存放的嚴(yán)格要求和檢查指導(dǎo)。我校通過歷時(shí)6年的實(shí)驗(yàn)室每周巡查工作，構(gòu)建了全面的實(shí)驗(yàn)室房間基礎(chǔ)信息庫，試劑只能存放在實(shí)驗(yàn)室房間，不得存放在不具備條件的場(chǎng)所，不允許實(shí)驗(yàn)室存放過量試劑，尤其是危險(xiǎn)化學(xué)品和管控化學(xué)品。

圖6 校級(jí)試劑庫房管理設(shè)計(jì)

(3)試劑使用環(huán)節(jié)。在試劑使用過程中，通過學(xué)校統(tǒng)籌安排實(shí)驗(yàn)課程和實(shí)驗(yàn)室綠色化建設(shè)，避免重復(fù)開課，充分利用良好的實(shí)驗(yàn)室資源；引入少用、回收、少排的環(huán)保理念，優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室環(huán)境［12-14］；建立健全試劑臺(tái)賬管理體系（見圖7），設(shè)計(jì)提供多種便捷的維護(hù)臺(tái)賬信息的操作方法，其中基于手機(jī)二維碼方式最簡(jiǎn)便、及時(shí)、有效；建立健全試劑調(diào)劑平臺(tái)（見圖8），調(diào)劑過程需要根據(jù)試劑質(zhì)量分情況處理。

圖7 試劑臺(tái)賬管理體系

圖8 化學(xué)試劑調(diào)劑平臺(tái)

在危險(xiǎn)廢物處置環(huán)節(jié)中，學(xué)校因地制宜，在化學(xué)學(xué)院等學(xué)院就近設(shè)置集裝箱式實(shí)驗(yàn)室廢棄物暫存庫。通過科學(xué)設(shè)計(jì)，確保暫存庫通風(fēng)、廢氣處置、應(yīng)急設(shè)施一應(yīng)俱全，整體造價(jià)合理，內(nèi)部為定制的廢液存放柜，可臨時(shí)存放百余桶實(shí)驗(yàn)室廢液，完全能滿足實(shí)驗(yàn)室日常要求，且安全、整潔、環(huán)保，日常維護(hù)管理方便。通過在線發(fā)起危險(xiǎn)廢物回收申請(qǐng)（分類申請(qǐng)），試劑管理平臺(tái)上門回收危險(xiǎn)廢物（分類回收），通過平臺(tái)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，實(shí)現(xiàn)危險(xiǎn)廢物統(tǒng)一處置（見圖9）在危險(xiǎn)廢物統(tǒng)一處置過程中，引入廢液回收桶二維碼掃描，實(shí)現(xiàn)從廢液回收數(shù)據(jù)庫追溯來源。

圖9 危廢處置回收流程

1.4 試劑管理平臺(tái)宣傳、培訓(xùn)、監(jiān)督管理體系

試劑管理平臺(tái)作為一站式解決方案，宣傳、培訓(xùn)與監(jiān)督管理體系也包含在平臺(tái)中。安全知識(shí)與制度板塊中提供較為完善的實(shí)驗(yàn)室安全使用知識(shí)和制度要求，為實(shí)驗(yàn)室安全管理提供依據(jù)，危險(xiǎn)化學(xué)品的MSDS信息為師生?；凡僮鞅ｑ{護(hù)航。通過日常的安全知識(shí)講座和線上、線下實(shí)驗(yàn)室安全教育與培訓(xùn)全面提高實(shí)驗(yàn)室管理人員、實(shí)驗(yàn)室操作人員的安全意識(shí)，同時(shí)，通過實(shí)驗(yàn)室安全責(zé)任制的建立、實(shí)驗(yàn)室安全巡查工作和危險(xiǎn)化學(xué)品臺(tái)賬管理，有效保障實(shí)驗(yàn)室安全。

2 試劑管理平臺(tái)安全管理成效

建立試劑管理平臺(tái)的核心是為實(shí)驗(yàn)室安全保駕護(hù)航，從實(shí)驗(yàn)物資、實(shí)驗(yàn)環(huán)境、實(shí)驗(yàn)規(guī)范等各方面為師生提供支持。

(1)用時(shí)間換空間，減少試劑和危險(xiǎn)廢物存量。通過每天三次快速配送，最大限度滿足師生實(shí)驗(yàn)需要，師生沒有儲(chǔ)存試劑的必要，從根本上減少各實(shí)驗(yàn)室試劑庫存。通過危廢在線申請(qǐng)，上門回收，統(tǒng)一處置，讓師生處置危險(xiǎn)廢物沒有后顧之憂，減少各實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)廢物存量。

(2)以服務(wù)促管理，提升師生使用平臺(tái)積極性。通過配送、回收服務(wù)，提高試劑采購與存量管理能力，在線統(tǒng)一結(jié)算功能。

(3)全覆蓋管理，提升試劑安全管理能力。通過全范圍的試劑管理，保障?；泛凸芸仄返娜采w審批管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，為實(shí)驗(yàn)室安全管理提供重要抓手。

3 結(jié) 語

我校試劑管理平臺(tái)的建立和使用，提高了試劑管理水平和實(shí)驗(yàn)室安全管理能力，通過以服務(wù)促管理的方式，提升師生使用平臺(tái)的積極性，有效降低實(shí)驗(yàn)室試劑存量和危險(xiǎn)廢物存量，為人才培養(yǎng)和科研工作提供良好支撐。