高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程管理探究

趙 云， 任光輝， 付曉寧， 鄭樹(shù)桐

（中國(guó)民航大學(xué)國(guó)有資產(chǎn)及實(shí)驗(yàn)室管理處，天津 300300）

0 引 言

高校實(shí)驗(yàn)室是開(kāi)展實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究的實(shí)習(xí)場(chǎng)所，是高校教育的重要組成部分，是高校的基本辦學(xué)條件之一，是衡量高校辦學(xué)水平、科研能力的一個(gè)重要標(biāo)志。隨著高校逐步加大推進(jìn)向雙一流建設(shè)和發(fā)展，教育資金投入的增加，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)模和體量呈上升趨勢(shì)。如何建好實(shí)驗(yàn)室，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)作用，充分發(fā)揮投資效益，一直是教育管理部門(mén)和高校實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)工作者思考的課題［1-3］。多數(shù)高校將項(xiàng)目管理引入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，以項(xiàng)目的形式實(shí)施實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，在實(shí)際管理中取得了成效［4-5］，也遇到了諸如建設(shè)項(xiàng)目人員職責(zé)分工不明確、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中缺乏有效監(jiān)督、項(xiàng)目無(wú)法預(yù)期完成等問(wèn)題［6］。根據(jù)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)及過(guò)程中遇到的不良因素，提出實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程管理的舉措，行之有效地保障實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展。

1 高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)

項(xiàng)目是在達(dá)到滿足實(shí)踐、費(fèi)用和資源等約束條件的前提下，通過(guò)實(shí)施一系列相互協(xié)調(diào)和控制的活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的獨(dú)特過(guò)程。它具有明確的開(kāi)始日期和結(jié)束日期。主要有以下特征：時(shí)限周期性；目標(biāo)確定性；唯一性；不確定性［7］。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目與一般建設(shè)項(xiàng)目相比，有相同點(diǎn)，也有其自身的獨(dú)特性。

(1)整體的系統(tǒng)性。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程［8-9］，既涉及專業(yè)與學(xué)科建設(shè)相關(guān)的硬件建設(shè)，也涉及制度建設(shè)、課程體系改革、實(shí)驗(yàn)教學(xué)隊(duì)伍等軟件建設(shè)［3］；既有實(shí)驗(yàn)用房資源的調(diào)配，也有相關(guān)經(jīng)費(fèi)的支持，各個(gè)建設(shè)過(guò)程都是相互聯(lián)系，要統(tǒng)籌考慮。

(2)內(nèi)容的前瞻性。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目是為實(shí)現(xiàn)學(xué)校未來(lái)教學(xué)計(jì)劃及學(xué)科發(fā)展方向的總體計(jì)劃而做出的投資，不管是在資金還是人力資源方面，對(duì)于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目給予支持，以期在項(xiàng)目完成后，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、知識(shí)創(chuàng)新的功能。在購(gòu)置儀器和實(shí)驗(yàn)技術(shù)方面均具有前瞻性。

(3)影響的持續(xù)性。大多數(shù)工程建設(shè)項(xiàng)目是不可逆的，存在一次性特征。不同于一般建設(shè)項(xiàng)目的是，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目只是學(xué)院總體實(shí)驗(yàn)室建設(shè)發(fā)展中的一個(gè)子環(huán)節(jié)，受學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃的制約［3］。這一環(huán)節(jié)進(jìn)展的好與壞，對(duì)下一步規(guī)劃會(huì)有一定影響。

(4)成員的臨時(shí)性。為了適應(yīng)教學(xué)改革、學(xué)科發(fā)展，進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革創(chuàng)新，優(yōu)化配置、整合資源，項(xiàng)目組成員不一定為同一課題組，可能是跨學(xué)科跨學(xué)院的組合。這些成員是臨時(shí)組建在一起的項(xiàng)目組，隨著項(xiàng)目的結(jié)束，成員回歸到各自的領(lǐng)域或?qū)W院。

(5)管理的復(fù)雜性。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目涉及的管理單位多、業(yè)務(wù)流程多。比如立項(xiàng)申請(qǐng)、采購(gòu)審批、設(shè)備驗(yàn)收、支付貨款、項(xiàng)目驗(yàn)收、資料歸檔等，環(huán)節(jié)和程序多，經(jīng)辦人員多，管理復(fù)雜，建設(shè)進(jìn)程難以把控。

2 高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程管理的意義

就實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，在實(shí)際管理過(guò)程中涉及的層面較多，具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和綜合性［10］。項(xiàng)目在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到一些不可預(yù)見(jiàn)的事件，這些事件會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)展，在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中加強(qiáng)每個(gè)階段具體環(huán)節(jié)的把控，從項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)備采購(gòu)、資金執(zhí)行、管理模式等方面采取有效措施，加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程控制，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而做出貢獻(xiàn)。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行全過(guò)程管理，項(xiàng)目組定期匯報(bào)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)進(jìn)度，實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)掌握實(shí)驗(yàn)室建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，做好協(xié)調(diào)工作，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目資金投入和進(jìn)度安排，以保證實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目建設(shè)順利完成。及時(shí)掌握和解決問(wèn)題，強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目“立項(xiàng)論證、過(guò)程監(jiān)控、驗(yàn)收考評(píng)”的管理流程，有利于推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，可促進(jìn)建設(shè)任務(wù)如期有效完成。

3 影響實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的因素分析

高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目作為項(xiàng)目，分為計(jì)劃、啟動(dòng)、執(zhí)行、結(jié)束四大程序，為科學(xué)的計(jì)劃、控制完成項(xiàng)目目標(biāo)，一般按任務(wù)細(xì)分為各個(gè)階段。將實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理分為項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目考評(píng)六大階段（見(jiàn)圖1）。

圖1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程管理流程

3.1 前期調(diào)研未到位，項(xiàng)目不通過(guò)

在項(xiàng)目申報(bào)階段，個(gè)別教學(xué)單位不重視，前期調(diào)研不足，形成的需求報(bào)告可行性差、對(duì)設(shè)備型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、價(jià)格、位置擺放、后續(xù)運(yùn)行保障等很多方面表述不清，最后導(dǎo)致項(xiàng)目申報(bào)不通過(guò)［11］。

3.2 論證不充分，項(xiàng)目執(zhí)行困難

(1)建設(shè)計(jì)劃缺乏較為長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。學(xué)院在做實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃時(shí)，未做長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，尤其是對(duì)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容、教學(xué)任務(wù)的規(guī)劃按當(dāng)前學(xué)生數(shù)來(lái)計(jì)劃，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)到一半時(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)生人數(shù)的調(diào)整，教學(xué)任務(wù)增加，儀器臺(tái)套數(shù)明顯不足，項(xiàng)目不得不調(diào)整方案。有的項(xiàng)目論證時(shí)未考慮實(shí)驗(yàn)室用房規(guī)劃的問(wèn)題，項(xiàng)目論證通過(guò)了，但房屋調(diào)整了，沒(méi)有地方建設(shè)，導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法實(shí)施。

(2)盲目跟風(fēng)。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)中存在一個(gè)誤區(qū)——跟風(fēng)現(xiàn)象。別的學(xué)校建設(shè)了什么樣的實(shí)驗(yàn)室，也要建同樣的實(shí)驗(yàn)室。尤其是在基礎(chǔ)教學(xué)需要尚未滿足，師資匱乏，場(chǎng)地不足的情況下，上馬一批缺乏合理論證、缺少課程支撐，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)脫離了課程架構(gòu)，擾亂了實(shí)踐教學(xué)秩序［12］。另外存在資金浪費(fèi)，項(xiàng)目未經(jīng)過(guò)充分調(diào)研盲目執(zhí)行，導(dǎo)致項(xiàng)目收益無(wú)法達(dá)到預(yù)期，資金大量浪費(fèi)甚至項(xiàng)目失敗。

3.3 項(xiàng)目?jī)?nèi)容及責(zé)任不清楚，隨意變更項(xiàng)目?jī)?nèi)容

項(xiàng)目立項(xiàng)之后，由于項(xiàng)目組人員多且為臨時(shí)組成，在執(zhí)行采購(gòu)、設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)方案時(shí)，部分參與人并不熟悉項(xiàng)目的內(nèi)容及目的，或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了簡(jiǎn)化程序，在立項(xiàng)之后隨意變更項(xiàng)目采購(gòu)設(shè)備或?qū)嶒?yàn)技術(shù)內(nèi)容。

3.4 項(xiàng)目參與人水平參差不齊，增加項(xiàng)目不確定性

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的工程，項(xiàng)目完成需要多部門(mén)多人齊心協(xié)力共同促成。整個(gè)項(xiàng)目的參與人有項(xiàng)目組成員、學(xué)院管理人員、學(xué)校相關(guān)職能部門(mén)工作人員及相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，在技術(shù)上和溝通能力上的參差不齊，為項(xiàng)目增加了很多溝通成本。有的項(xiàng)目人員分工很明確，有負(fù)責(zé)采購(gòu)、報(bào)銷、技術(shù)、總協(xié)調(diào)的及負(fù)責(zé)寫(xiě)材料的，各司其職，溝通也順暢；有的項(xiàng)目則是誰(shuí)有時(shí)間誰(shuí)辦理，單辦理資產(chǎn)分期入賬一件事多人負(fù)責(zé)，來(lái)來(lái)回回，既不了解前因，又不了解后果，延長(zhǎng)了項(xiàng)目的時(shí)間；更有甚者，不溝通，遇到問(wèn)題，項(xiàng)目停滯不前，沒(méi)人過(guò)問(wèn)也沒(méi)人提，到最后資金結(jié)算或是項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

3.5 周期長(zhǎng)，項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度掌握較難，項(xiàng)目收尾困難

項(xiàng)目從立項(xiàng)到建設(shè)完成，周期長(zhǎng)，涉及設(shè)備多，由于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因，在執(zhí)行過(guò)程中難免會(huì)有改動(dòng)；各部門(mén)只負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)的一部分，無(wú)法從全局來(lái)統(tǒng)籌，比如設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)的不確定性，設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)的拖后，影響支付貨款；如項(xiàng)目組成員公派出國(guó)、崗位調(diào)動(dòng)等，人員變更工作未交接等均會(huì)造成項(xiàng)目收尾困難。

4 高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程管理舉措

4.1 建立管理體系，科學(xué)分工

針對(duì)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目系統(tǒng)性強(qiáng)，管理復(fù)雜性，首先建立管理機(jī)制，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目在各個(gè)環(huán)節(jié)的管理力度和執(zhí)行效率。在學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理委員會(huì)的指導(dǎo)下，根據(jù)項(xiàng)目各階段的特點(diǎn)及各個(gè)部門(mén)職能，對(duì)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行分工，同時(shí)實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)總統(tǒng)籌建設(shè)項(xiàng)目，參與全程。從管理角度將各階段的責(zé)任單位主要任務(wù)及可考量的結(jié)果進(jìn)行劃分，具體內(nèi)容見(jiàn)表1。

表1 實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目各階段各部門(mén)分工

4.2 統(tǒng)籌論證，加強(qiáng)規(guī)劃

把好論證關(guān)，讓不合理的項(xiàng)目在立項(xiàng)階段就無(wú)法通過(guò)。立項(xiàng)論證是明確和細(xì)化項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的必要措施之一［13］。學(xué)院申報(bào)時(shí)應(yīng)充分考慮專業(yè)學(xué)科規(guī)劃，實(shí)驗(yàn)用房、人才、課程設(shè)計(jì)等資源，學(xué)校在組織論證時(shí)，合理規(guī)劃、保證重點(diǎn)、突出效益，根據(jù)自身建設(shè)總體規(guī)劃、人才培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)科發(fā)展方向、實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革需求等對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行“投入產(chǎn)出比”和“成本效益”分析［14］。在規(guī)劃時(shí)房屋、人才資源要統(tǒng)籌考慮，對(duì)于目前房屋資源緊張、授課教師不足、研究人員短缺的項(xiàng)目，應(yīng)予以暫緩建設(shè)。為防止重復(fù)購(gòu)置，資源浪費(fèi)，對(duì)10萬(wàn)元以上設(shè)備進(jìn)行可行性論證，從校級(jí)層面對(duì)全校的儀器設(shè)備購(gòu)置進(jìn)行量的把控，減少小而雜的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目。

4.3 明確責(zé)任，提高效益

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目實(shí)施階段最容易產(chǎn)生問(wèn)題，采購(gòu)時(shí)間、技術(shù)發(fā)展和人員管理的不確定性等，特別容易出現(xiàn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容及責(zé)任不清楚，隨意變更項(xiàng)目?jī)?nèi)容。在實(shí)際管理過(guò)程中增加了一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)階段，這一階段的主要內(nèi)容就是簽訂實(shí)驗(yàn)室建設(shè)責(zé)任合同，簽訂責(zé)任合同后，下達(dá)建設(shè)任務(wù)的同時(shí)下?lián)苤С纸?jīng)費(fèi)。結(jié)合學(xué)校的管理機(jī)制，實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)代表學(xué)校，項(xiàng)目組直接歸屬單位是二級(jí)單位，雙方簽訂責(zé)任合同，明確在實(shí)施過(guò)程中各自的責(zé)任。同時(shí)明確項(xiàng)目責(zé)任人、執(zhí)行人，項(xiàng)目預(yù)期成果，設(shè)備購(gòu)置清單，建設(shè)進(jìn)度，人員分工，支持經(jīng)費(fèi)等信息，這樣，因項(xiàng)目成員的臨時(shí)性帶來(lái)的人員管理難、水平參差不齊導(dǎo)致項(xiàng)目不確定性增加的問(wèn)題得以解決。

4.4 加強(qiáng)協(xié)作，理順溝通

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目中涉及人員多環(huán)節(jié)多，參與項(xiàng)目的部門(mén)、人員要加強(qiáng)溝通，注重協(xié)作，各部門(mén)根據(jù)在項(xiàng)目中的分工優(yōu)化本部門(mén)的管理流程和業(yè)務(wù)流程。實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，由教務(wù)部門(mén)將論證通過(guò)的實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目及批復(fù)的金額轉(zhuǎn)交實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)，由實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)組織簽訂責(zé)任合同，下達(dá)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)任務(wù)啟動(dòng)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)處下達(dá)資金。同時(shí)將項(xiàng)目中購(gòu)置設(shè)備的清單移交一份給招采部門(mén)，招采部門(mén)根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容選擇采購(gòu)方式，與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目單位溝通購(gòu)置順序。簽訂合同時(shí)，在合同管理系統(tǒng)中，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目審核流程經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)。設(shè)備到貨后，組織驗(yàn)收，資產(chǎn)主管部門(mén)入庫(kù)，財(cái)務(wù)支付資金。實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)根據(jù)責(zé)任合同建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收，給出驗(yàn)收結(jié)論，最后與項(xiàng)目建設(shè)單位根據(jù)項(xiàng)目的情況做考評(píng)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。各個(gè)環(huán)節(jié)部門(mén)銜接通過(guò)校園網(wǎng)通知公告或辦公留言，必要時(shí)開(kāi)專項(xiàng)協(xié)調(diào)會(huì)，比如2019年召開(kāi)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目采購(gòu)協(xié)調(diào)會(huì)。

4.5 建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

動(dòng)態(tài)管理包括兩部分，一部分是動(dòng)態(tài)調(diào)整，一部分是動(dòng)態(tài)監(jiān)管。首先關(guān)于動(dòng)態(tài)調(diào)整，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中因?yàn)轫?xiàng)目周期、技術(shù)發(fā)展、市場(chǎng)設(shè)備供求、人員變更、規(guī)劃變更等情況，可能發(fā)生的調(diào)整事項(xiàng)有單位調(diào)整、人員調(diào)整、研究范圍調(diào)整、預(yù)算調(diào)整等［15］。在不影響建設(shè)目標(biāo)的前提下，應(yīng)該允許一定范圍的調(diào)整［16］，同時(shí)責(zé)任合同相應(yīng)的要發(fā)生變更?！吨袊?guó)民航大學(xué)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》根據(jù)調(diào)整資金比例劃分審批權(quán)限，調(diào)整資金在批復(fù)金額10%以內(nèi)由歸屬單位出具意見(jiàn)，實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)審批；超過(guò)10%的需要由教務(wù)／學(xué)科、財(cái)務(wù)、實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)會(huì)簽并報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于單位調(diào)整、人員調(diào)整等，由歸屬單位同意之后報(bào)實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)、教務(wù)或?qū)W科部門(mén)會(huì)簽；研究范圍調(diào)整、設(shè)備購(gòu)置調(diào)整需要進(jìn)行專家論證之后，再由教務(wù)／學(xué)科、財(cái)務(wù)、實(shí)驗(yàn)室管理部門(mén)會(huì)簽報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。

動(dòng)態(tài)監(jiān)管通過(guò)實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)按季對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行資金執(zhí)行情況及項(xiàng)目進(jìn)展的統(tǒng)計(jì)，及時(shí)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況調(diào)整資金和進(jìn)度。部分項(xiàng)目采購(gòu)執(zhí)行完畢，批復(fù)金額尚有結(jié)余，可及時(shí)對(duì)項(xiàng)目余額進(jìn)行回收，統(tǒng)籌進(jìn)行二次分配，客觀上保障了資金執(zhí)行率。

5 結(jié) 語(yǔ)

高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)投資金額高、管理部門(mén)多、參與人員廣、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、見(jiàn)效周期慢，認(rèn)真做好項(xiàng)目建設(shè)每一步，在過(guò)程中實(shí)施有效監(jiān)督，建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，理順管理流程，確保建設(shè)任務(wù)順利完成，充分發(fā)揮投資效益，是高校實(shí)驗(yàn)室主管部門(mén)工作人員需要在實(shí)際工作中不斷摸索和總結(jié)。做好實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目效益管理和評(píng)價(jià)，以推進(jìn)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)發(fā)展。