對檔案工作生態(tài)因素的思考

文·徐瑋瑋

隨著“綠水青山就是金山銀山”理念的深入人心，對生態(tài)系統(tǒng)的重建與恢復(fù)已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的重要課題。檔案工作是實(shí)體檔案、數(shù)字檔案、人、社會(huì)和自然的交互，以及在交互中實(shí)現(xiàn)收集、管理、保護(hù)和利用的價(jià)值鏈條。只有尋求生態(tài)化的發(fā)展，檔案工作才能完全融入到人類社會(huì)發(fā)展之中。

一、檔案工作生態(tài)系統(tǒng)的概念

經(jīng)過許多生態(tài)學(xué)專家的不斷研究完善，目前最為普遍的生態(tài)系統(tǒng)概念為“在一定時(shí)間和空間范圍內(nèi)，生物與生物之間、生物與物理環(huán)境之間相互作用，通過物質(zhì)循環(huán)、能量流動(dòng)和信息傳遞，形成特定的營養(yǎng)結(jié)構(gòu)和生物多樣性，這樣一個(gè)功能單位就被稱為生態(tài)系統(tǒng)”。它強(qiáng)調(diào)了生物與環(huán)境是不可分割的整體，強(qiáng)調(diào)了生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)部生物與非生物在功能上的統(tǒng)一。二十世紀(jì)末，檔案學(xué)界開始嘗試從生態(tài)學(xué)的角度探討和分析檔案事業(yè)的發(fā)展，力圖為檔案事業(yè)發(fā)展提供新的理論基礎(chǔ)與方法導(dǎo)圖，提出檔案工作作為一項(xiàng)較為獨(dú)立的社會(huì)工作，也是一個(gè)完整的生態(tài)系統(tǒng)，即檔案工作范圍內(nèi)的人與其生存環(huán)境相互作用而形成的統(tǒng)一的復(fù)合體。

二、檔案工作的生態(tài)因素

檔案工作生態(tài)系統(tǒng)由主體因素（人）和客體因素（生存環(huán)境）兩大生態(tài)因素構(gòu)成，各生態(tài)因素通過物質(zhì)循環(huán)、信息流動(dòng)和能量流動(dòng)共同構(gòu)成檔案工作生態(tài)系統(tǒng)。檔案工作主體因素與客體因素相互影響，相互促進(jìn)，從而使檔案工作生態(tài)系統(tǒng)得以正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案收集、保管和利用的最大社會(huì)價(jià)值。

（一）檔案工作的主體因素

檔案工作主體因素按承擔(dān)的功能和扮演的角色不同可分為檔案形成者、檔案管理者和檔案利用者。

1.檔案形成者，是指形成檔案的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織以及個(gè)人。雖然檔案形成者可能不直接參與檔案的管理和運(yùn)作，但他們直接影響整個(gè)檔案工作生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)，決定檔案工作生態(tài)系統(tǒng)中檔案信息資源的種類、數(shù)量和質(zhì)量。

2.檔案管理者，是指所有檔案工作人員。他們在生態(tài)檔案工作中發(fā)揮著主導(dǎo)作用。一根據(jù)檔案工作情況，作出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)和判斷，制定出適合檔案工作自身發(fā)展的政策策略和目標(biāo)計(jì)劃。二通過科學(xué)管理，有效組織、充分挖掘和發(fā)揮各生態(tài)因素的功能，使檔案工作資源配置最優(yōu)化，功能運(yùn)行最合理。三從事檔案的日常管理。四為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)等。

3.檔案利用者，是指需要查閱利用檔案的個(gè)人和團(tuán)體。他們的需求、素質(zhì)、心理和利用行為等，都是影響檔案館功效和作用發(fā)揮的重要因素。

（二）檔案工作的客體因素

客體因素按邊界劃分，可分為內(nèi)部環(huán)境因素和外部環(huán)境因素。

1.內(nèi)部環(huán)境因素。內(nèi)部環(huán)境因素是保證檔案工作正常運(yùn)行的內(nèi)部條件和內(nèi)部氛圍的總和。主要包括檔案工作的運(yùn)行機(jī)制、檔案信息資源、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、組織文化等生態(tài)因子。運(yùn)行機(jī)制是指檔案工作運(yùn)行過程中各構(gòu)成要素之間相互聯(lián)系、相互制約及相互協(xié)調(diào)的運(yùn)作方式。它決定了檔案工作的功效以及采取何種組織結(jié)構(gòu)和運(yùn)作方式組織檔案信息資源、提供信息服務(wù)。檔案信息資源主要包括紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等?；A(chǔ)設(shè)施主要包括館庫建設(shè)、管控系統(tǒng)等軟硬件設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的好壞決定著檔案館的建設(shè)狀況和服務(wù)能力。組織文化是指檔案工作在其所處環(huán)境下長期形成并共同遵守的目標(biāo)、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)、基本信念和行為規(guī)范等。

2.外部環(huán)境因素。外部環(huán)境因素是指為檔案工作發(fā)展帶來機(jī)會(huì)或造成威脅的主要力量。主要包括社會(huì)環(huán)境和自然環(huán)境兩大生態(tài)因子。

社會(huì)環(huán)境是指影響檔案工作發(fā)展的政治環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、法律環(huán)境、文化教育環(huán)境和科技環(huán)境等社會(huì)因子。其中，政治環(huán)境是指那些影響和制約檔案工作發(fā)展的政治因素，主要體現(xiàn)在政府行政管理和政策導(dǎo)向上，包括國家檔案事業(yè)管理體系、檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和國家信息化發(fā)展策略、信息法律規(guī)范的制定與實(shí)施等。經(jīng)濟(jì)環(huán)境是指影響檔案工作發(fā)展的各種經(jīng)濟(jì)因素。具體包括社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)結(jié)構(gòu)等經(jīng)濟(jì)行為的變化，給檔案工作帶來的資金來源、供求狀況、管理設(shè)備和管理模式等。法律環(huán)境是指國家行政機(jī)關(guān)制定的法律法規(guī)、法令條文等，能夠從立法角度對檔案工作進(jìn)行規(guī)定和約束。文化教育環(huán)境是指社會(huì)結(jié)構(gòu)、文化傳統(tǒng)、生活方式、風(fēng)俗習(xí)慣、教育水平、宗教信仰、民族特征、價(jià)值觀等因素的形成與變化對檔案工作的影響。科技環(huán)境是指新技術(shù)的開發(fā)，新設(shè)備、新材料的使用等，一定程度地影響檔案工作發(fā)展。

自然環(huán)境主要是指地理環(huán)境、氣候環(huán)境、生物環(huán)境等自然因素，它決定著檔案館室位置、檔案保存條件、檔案查閱利用條件等等。

三、對檔案工作生態(tài)發(fā)展的思考

（一）明確發(fā)展思路

建設(shè)現(xiàn)代化生態(tài)檔案工作必須積極切換管理思維，緊跟社會(huì)發(fā)展變化，在推動(dòng)檔案管理發(fā)展過程中，將“綠色、節(jié)能、環(huán)保、科技、協(xié)調(diào)”等可持續(xù)發(fā)展理念融入到檔案管理的每一環(huán)節(jié)、過程之中，引導(dǎo)檔案館建設(shè)沿正確方向發(fā)展。

（二）革新體制機(jī)制

行之有效、符合生態(tài)本質(zhì)的新的檔案工作體制機(jī)制，能夠持續(xù)有效地保證檔案工作轉(zhuǎn)型升級，為其走向生態(tài)化提供策略框架和科學(xué)指導(dǎo)。從服務(wù)社會(huì)與大眾的角度和實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展的格局來進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和完善體制機(jī)制，降低行政色彩，打破區(qū)域限制，整合信息資源，降低運(yùn)行成本，提升公共服務(wù)功能，同時(shí)積極引入服務(wù)評價(jià)反饋機(jī)制。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為現(xiàn)代化生態(tài)檔案工作發(fā)展提供了新平臺(tái)，也對作為檔案工作主體因素的檔案工作人員提出了更高要求。一方面，需要加強(qiáng)對復(fù)合型人才的吸納。另一方面，需要探索一套培養(yǎng)骨干力量的方式方法，從管理理念到管理操作全面提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)生態(tài)檔案工作新需求。

（四）擴(kuò)大新技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)是生態(tài)檔案工作的有力支撐，只有加強(qiáng)對新形勢下科學(xué)技術(shù)的研究和吸收，尤其是加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、檔案信息挖掘技術(shù)、信息集成技術(shù)以及通信技術(shù)的跟蹤、引進(jìn)與利用，才能保證檔案資源的廣泛征集、深度開發(fā)和最大限度滿足用戶的個(gè)性化、遠(yuǎn)程化需求。