網(wǎng)絡背景下的秘書電子媒介溝通活動分析

黃穎

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展改變了人類的生產(chǎn)生活方式，網(wǎng)絡時代下的電子媒介改變了人們的思維方式與工作方式。電子媒介對職場產(chǎn)生了巨大的影響，以秘書工作為例，電子媒介改變了信息交流傳遞的方式，改變了職場關系，也改變了人們傳統(tǒng)的形象管理的方式。

關鍵詞：網(wǎng)絡;秘書;電子媒介;溝通

中圖分類號：F49 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2021）04（b）--03

隨著第三次科技革命的結(jié)束，人類社會進入了信息時代，互聯(lián)網(wǎng)成為這一時代的標志。2018年1月31日，中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心（CNNIC）發(fā)布第41次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》，報告顯示，截至2017年12月，中國網(wǎng)民規(guī)模已達7.72億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達到55.8%，超過全球平均水平（51.7%）4.1個百分點，超過亞洲平均水平（46.7%）9.1個百分點[1]。我們生活在網(wǎng)絡的世界里，新的媒介充斥在人們的周圍，馬歇爾·麥克盧漢在其巨著《理解媒介——論人的延伸》中曾說過“媒介即訊息”，“所謂媒介即訊息只不過說：任何媒介（即人的任何延伸）對個人和社會的任何影響，都是由于新的尺度產(chǎn)生的;我們的任何一種延伸（或曰任何一種新的技術），都要在我們的事務中引進一種新的尺度?！盵2]網(wǎng)絡環(huán)境下，手機與電腦的普及及使用，使得我們感覺器官及意識得到了“延伸”，以前“支離破碎”的世界變得“整體化”了，我們可以突破時空來感知世界、思考問題。傳統(tǒng)的面對面溝通交流方式發(fā)生了變化，微信、QQ等“所有這些溝通渠道都是媒介溝通（mediated communication）形式” [3]，這些新的媒介溝通形式對個體的心理及人際間的關系產(chǎn)生了影響，對現(xiàn)代職場產(chǎn)生了沖擊，工作方式在一定程度上發(fā)生了改變，職場關系也被重新定義與理解。秘書被認為是領導的信息庫，是領導的耳目，在電子媒介的時代里，跟其他職業(yè)一樣，秘書工作的形式在慢慢發(fā)生著變化，這種變化既帶來工作上的便利，又讓我們重新認識秘書工作的內(nèi)容與意義。

1 電子媒介影響信息的傳遞與呈現(xiàn)的方式

秘書通過向上司提供有效信息從而輔助上司作出決策，同時日常辦公也需要把相關的信息上傳下達，維持組織系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。秘書人員可以充分利用外網(wǎng)及組織內(nèi)建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)，以及常規(guī)信息渠道，及時、準確、全面地獲取所需要的信息。這需要秘書具有較強的信息意識，要注意從海量的信息中捕捉到各種有價值的信息。此外，還要使用正確的渠道，將獲得的有用信息及時準確地傳遞出去。傳統(tǒng)的信息傳遞渠道有面對面的傳遞，如對話、開會;還有文字傳遞，如信息簡報、報告，還有電信式傳遞，如電話、傳真。其中面對面溝通可以馬上得到對方反饋，可以看到對方的表情與動作，這種溝通方式互動性最好。但有了網(wǎng)絡之后，秘書的電子媒介溝通成為工作常態(tài)，不再需要凡事都面對面?zhèn)鬟f信息，也不用每次都打電話告之對方，只要有網(wǎng)絡，通過手機、電腦就可以隨時隨地傳遞信息。

在傳統(tǒng)的面對面溝通中，人們可以通過面部表情、聲音語調(diào)等獲取更多的信息，秘書在工作中就要較好地控制好自己的表情、聲調(diào)、姿勢等，以免引起不必要的誤解?！懊浇闇贤ㄇ罆^濾掉人們在面對面溝通時可以看到的非語言線索”。網(wǎng)絡時代的電子媒介溝通的這種“劣勢”給予秘書溝通的某種便利性，只要不是特別必要的事情，秘書只要動一下鼠標就可以把信息傳遞出去，不用擔心暴露過多無關的非語言線索。“面對面溝通的內(nèi)涵是豐富的，因為充足的非語言線索不僅可以幫助我們明晰對方話語的含義，而且暗示了對方的感受。相比之下，社交媒體傳遞的信息就要精簡得多了?！边@種溝通的“單一性”對于事務繁忙的秘書來說是好事，純粹傳遞信息不用附加過多的情感因素，信息傳遞變得更簡潔，也更快速。

秘書通過內(nèi)部網(wǎng)以及社交平臺如QQ、微信可以把信息一次性地發(fā)送給許多人，“分享性”這一網(wǎng)絡時代的特性提高了秘書工作的效率。借助電子媒介溝通還有一個好處就是“信息永久記錄”，這對于秘書的工作來說也是一個福音。對于很多人來說，秘書就是一個“資料庫”，領導同事經(jīng)常會來詢問一些資料，網(wǎng)絡時代群共享就是一個最好的“資源庫”，秘書可以隨時隨地抽取其中的資料發(fā)送給需要的領導和同事。除非進行特別的設置，否則文字、圖片等存在于媒介中的信息會永久記錄。

“每一種媒介同時又是一件強大的武器，它可以用來打垮別的媒介，也可以用來打垮別的群體”電子媒介時代秘書工作似乎變得更容易，但信息傳遞的“隨時性”與“精簡性”，同時也是信息繁雜冗余的體現(xiàn)，秘書面對比傳統(tǒng)媒介方式更多的信息流，工作變得更加復雜與多樣，需要對更多的信息進行分類與整理。電子媒介下的信息不但會以文字形式出現(xiàn)，還會以圖像、音頻、視頻等形式出現(xiàn)，秘書在減少面對面?zhèn)鬟f面部表情機會的同時，卻需要在信息變得更立體與多樣方面下工夫，掌握更多的信息處理技術，以利于他人從視覺、聽覺等方面去接收信息。電子媒介下，職場中傳統(tǒng)等級制被削弱了，信息的流轉(zhuǎn)快速又直接，不需要逐層傳遞，信息可以快速“分享”，秘書的信息“樞紐”的位置受到了威脅。同時電子媒介下信息的“分享性”與“永久保存”帶來安全上的問題，秘書的工作需要更加“謹慎”，在發(fā)送信息前一定要深思熟慮，以免不良信息流出。

2 電子媒介影響職場人際關系的建立與維護

“與其他人際關系相比，職場人際關系略有不同。在社會中，我們可以有選擇地與人交往，而在職場中我們卻沒有選擇。無論承認與否，職場人際關系都在我們的人生中扮演著重要角色?！盵4]秘書工作的特點之一是輔助性，秘書需要為領導服務，也要為同事服務。但在與他人的溝通中，秘書不能采用強制手段，而是通過令人信服的道理及良好的感情基礎，消除溝通中的分歧，實現(xiàn)協(xié)調(diào)一致。同時，秘書面臨比較復雜的職場人際關系，碰到的沖突與矛盾也較其他崗位要多。這些情況決定了優(yōu)秀的秘書必須要有一個良好的群眾基礎，有著超強的人際交往能力。傳統(tǒng)的溝通方式有助于建立良好的人際關系，因為面對面可以進行非語言溝通，通過表情、動作、儀態(tài)等傳情達意，但是面對面交流不僅費心費力，也費時，過多地關注于此，勢必會影響其他工作，這會讓秘書顧此失彼。網(wǎng)絡化時代，秘書借助電子媒介溝通建立起了全新的人際關系網(wǎng)。首先，網(wǎng)絡時代的電子媒介溝通消除了空間界限、時間界限?！熬W(wǎng)絡技術建構(gòu)了一種全新的媒介交往場景”[5]，秘書可以在網(wǎng)上發(fā)布信息，可以選擇“在場”“虛擬社區(qū)”（如QQ群、微信群），并在上面發(fā)聲，呼應其他同事，就像平時聊天一樣，但秘書是虛擬的“在場”，可以同時忙其他事。面對面交流是同步的，但網(wǎng)絡下的電子媒介溝通則是“異步”的，也就是信息的傳遞與接收有一定的“延時”性，“異步溝通能讓溝通者靈活選擇發(fā)送、接收、回復信息的時間與方式?！边@在面對面的交流當中是很難做到的。這種特性讓秘書在日常工作與人際關系建立兩者中運用自如，如工作忙時可以虛擬式“不在場”，等有空時再回復。其次，網(wǎng)絡時代的電子媒介溝通“去中心化”帶來人們交往方式的變化，鼓勵更多的人參與其中。在人們最熟悉的QQ或微信群中，秘書可以發(fā)布一個信息，打開話題，不管是什么性格的成員都會以聲音、圖片、文字的形式發(fā)聲，表達自己的“在場”。網(wǎng)絡中的每一個成員都可以成為交談的中心，而且因為存在于“虛擬空間”，沒有直接面對面的壓力，人們更容易直接表達內(nèi)心看法，“研究顯示，溝通者在網(wǎng)上會更誠實坦率地表達自我，他們變得不那么謹慎，也較少進行自我監(jiān)控?！薄胺钦Z言線索的減少和距離的增加會給溝通者提供一種‘網(wǎng)絡勇氣”，即使是最不善于表達的人，也會偶爾浮出水面，露一下臉。在網(wǎng)絡當中“非正式化”“個人化”的表達讓交流變得輕松而自然，而且多樣化的傳播形式也產(chǎn)生了完全不同于傳統(tǒng)面對面的情感體驗，如同事的一張笑臉圖、一個超大的“贊”字，都能引起大家情感的共鳴。

網(wǎng)絡下的電子媒介讓秘書在虛擬的場景下以有限的時間跟盡可能多的人產(chǎn)生互動，相對于傳統(tǒng)的溝通方式，這種方式看上去能讓秘書省時省力營造良好的職場人際關系。但實際上，通過電子媒介，時空界限被打破了，同一時間內(nèi)，多人交叉交流、多人同時交流等情況都可以進行，秘書會面對比以往更加復雜的交際環(huán)境。虛擬空間更多，虛擬環(huán)境下的交際活動也會變得更復雜。當你面對十幾個甚至更多的社交群工作群時，此起彼伏的電子應答聲成為職場煩人的聲音，哪個回避、哪個應答、哪個離線、哪個在線，成為職場人日?？紤]的交際問題，信息的虛假與情感的淺層交流有時成為應對的策略。沒有網(wǎng)絡電子媒介的時代，時空的天然屏障影響了我們的信息交流，我們得到的信息常是支離破碎的，斷斷續(xù)續(xù)的，需要花時間去求證去完善，這才有了人際間的碰撞與摩擦，也造就了職場人際關系。但網(wǎng)絡電子媒介的介入，信息的充分傳遞與接收卻在一定程度上影響了情感的交流，人們可以在社交平臺中深度情感卷入，但在職場中卻變得淡漠與任務化。不可否認的是在電子媒介的影響下，人們的面對面溝通交際能力變?nèi)?，信息的真實性與人際關系的深入性受到了影響，因而秘書在線上完成職場任務時，既要注意信息的真實性，又要注意適當使用一些手段讓職場網(wǎng)上的交流充滿“人情味”，同時在重視電子媒介溝通的同時也不要忘記適時的線下交流，以增加職場溝通的質(zhì)量，夯實自己的職場人際關系。

3 電子媒介影響職場形象的管理

每個人要想在職場上獲得成功，就要對自己的社會角色有準確的認知與定位。這種準確的認知與定位又依賴于對他人與社會對自己角色期待的領悟，以及在規(guī)定的活動范圍內(nèi)進行角色實踐，做出符合其社會身份與地位的行為。著名的社會學家戈夫曼在其《日常生活中的自我呈現(xiàn)》一書中提出的“戲劇論”又稱為印象管理。他認為社會交往就像戲劇舞臺，每個人都在扮演某個角色，在與他人的社會互動中，每個人都竭力維持一種與當前社會情境相吻合的形象，滿足他人的角色期待，以確保他人對其作出愉快的評價。秘書要想控制、管理他人對自己所形成的印象的過程相比其他崗位復雜些，秘書與他人的關系處于不斷的變化之中，同時還會身處不同的關系之中，領導、同事、客戶對秘書產(chǎn)生了多種角色期待，這常讓秘書應接不暇?！耙粋€個體在與他人互動中總是期望扮演某種社會角色來獲得自我的身份感，人們在網(wǎng)絡溝通中遵循著同樣的原理，即便網(wǎng)絡是一個虛擬的世界，人們通過在線上的角色表演，也依舊是其努力建構(gòu)的社會身份的一部分。”[6]網(wǎng)絡溝通讓秘書的印象管理有了更多的靈活性。時空界限的消失，讓秘書有更多的選擇性，可以選擇何時“在場”，何時“隱身”。網(wǎng)絡點對點的方式還可以讓秘書自由選擇溝通對象，在方便集體打招呼時可以與群體進行集體互動，涉及私密問題時也可以選擇私人化的“私聊”，至于談話內(nèi)容與表達方式，完全可以根據(jù)需要適時適度地展示給電腦的另一頭看。同時秘書也可通過朋友圈選擇性地發(fā)布自己“舞臺”下的私照、感想體會，分享自己的興趣、經(jīng)歷和價值觀，分享得越多，與他人的彼此了解也就越多。

網(wǎng)絡電子媒介下，常規(guī)的印象管理手段如穿著打扮、言行舉止仍然在起作用，只是呈現(xiàn)的方式變了?，F(xiàn)代人面對面的交流減少了，電話交流也減少了，線上交流的時間反而多了，通過文字、圖片、視頻來打造“人設”成為最常用的手段。秘書在工作中通過微信、QQ等方式與他人交流時，要考慮清楚對方的身份、角色及溝通的目的，再選擇合適的文字或圖片等進行交流。如秘書線上找領導，僅用 “在嗎？”兩字與領導打招呼，就不大合適。網(wǎng)絡用語口語化、簡潔化、娛樂化、個性化明顯，但職場溝通又是嚴肅與認真的，找到兩者的平衡點就很重要，既能展示個性特征，又能服從崗位的需要;既能完成工作任務，又能形成良好的職場形象。

總之，網(wǎng)絡時代，秘書會更多地借助于電子媒介與他人溝通開展工作。我們既要看到網(wǎng)絡溝通帶給秘書工作的便利性，又要注意克服其缺點，最終運用好電子媒介工具，提高自己的工作效率。

參考文獻

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王蓓.高校教學秘書溝通藝術初探[J].湖北函授大學學報，2010.

Analysis of Secretary's Electronic Media Communication Activities under the Network Background

Guangxi Electrical Polytechnic Institute ? HUANG Ying

Abstract： The rapid development of the internet has changed the way of human production and life， and the electronic media in the network era has changed people's way of thinking and working. Electronic media has a huge impact on the workplace. Taking secretarial work as an example， electronic media has changed the way of information communication， workplace relations， and traditional image management.

Keywords： network; secretary; electronic media; communication