企業(yè)檔案材料資源開發(fā)利用效率的提升路徑

張立萍

海南省三亞市煙草專賣局

現(xiàn)階段，檔案開發(fā)利用工作受到了越來越多的關(guān)注與重視，作為企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)形成的客觀材料，檔案材料資源對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展表現(xiàn)出非常大的價(jià)值與作用?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨也讓企業(yè)檔案的價(jià)值得以進(jìn)一步挖掘，唯有真正從思想認(rèn)識(shí)上重視檔案開發(fā)利用工作，才可以讓檔案真正成為企業(yè)發(fā)展的重要助推力量。

一、企業(yè)檔案材料資源開發(fā)利用的重要意義

第一，基于企業(yè)經(jīng)營決策的角度而言。促進(jìn)檔案材料資源開發(fā)利用效率的提升能夠確保企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。在各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)過程中，管理人員進(jìn)行決策時(shí)必須要參考大量信息資料，檔案材料屬于其中非常重要的內(nèi)容，企業(yè)管理者能夠借助于檔案材料來全面掌握企業(yè)的發(fā)展歷程，能夠?qū)ζ髽I(yè)未來的經(jīng)營目標(biāo)予以準(zhǔn)確把控。通過對(duì)檔案資源的有效開發(fā)利用，可以給企業(yè)管理人員進(jìn)行各項(xiàng)決策帶來充分依據(jù)，確保企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)性。第二，檔案資源的開發(fā)利用有助于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作。企業(yè)所參與的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)，在發(fā)展過程中的相關(guān)情況都被客觀記錄于檔案材料之內(nèi)，從而形成了企業(yè)知識(shí)體系，對(duì)文化建設(shè)工作帶來有力支持?，F(xiàn)代企業(yè)要得以持續(xù)健康發(fā)展必須要依靠?jī)?yōu)秀的企業(yè)文化作為基礎(chǔ)，檔案資源的開發(fā)利用有助于企業(yè)文化的形成與完善，促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。第三，檔案資源開發(fā)利用效率的提升可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。檔案材料中囊括了方方面面的內(nèi)容，可以真正反映出企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，深入推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，可以為投標(biāo)競(jìng)標(biāo)、科研生產(chǎn)等各項(xiàng)工作帶來更多支持，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理水平的不斷提升，內(nèi)控管理機(jī)制的日益完善。能夠看出，檔案資源開發(fā)利用工作對(duì)企業(yè)未來的持續(xù)健康發(fā)展表現(xiàn)出非常重要的意義[1]。

二、企業(yè)檔案材料資源開發(fā)利用效率的提升路徑

（一）明確開發(fā)利用方向

檔案材料資源的開發(fā)利用工作必須要依靠更加完善的開發(fā)利用服務(wù)機(jī)制，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實(shí)際情況，緊緊抓住檔案開發(fā)利用工作重點(diǎn)，明確工作目標(biāo)和開發(fā)利用方向，主動(dòng)探尋新的出路。如借助于檔案資源開發(fā)利用來促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效益提升，為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)作為主要目標(biāo)，基于檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案資源開發(fā)利用的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型，另外依托于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、優(yōu)化創(chuàng)新和流程再造等活動(dòng)來探索檔案開發(fā)利用的新渠道?，F(xiàn)階段已經(jīng)有越來越多的企業(yè)開始重視檔案資源的開發(fā)利用工作，也相繼取得了顯著成績(jī)，利用現(xiàn)代化技術(shù)來推進(jìn)構(gòu)建檔案管理+開發(fā)利用+檔案服務(wù)的一體化工作模式，該模式的構(gòu)建不但能夠能夠助力企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平的提升，還可以對(duì)數(shù)字化檔案信息資源予以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化收集歸檔，確保檔案材料資源可以更加完整地保存下來，為檔案開發(fā)利用工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

企業(yè)檔案管理工作人員必須要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，真正挖掘出檔案資源的開發(fā)利用價(jià)值，為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)服務(wù)。我們知道，過去的檔案管理模式難以適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)發(fā)展的需求，因此應(yīng)當(dāng)盡快把檔案開發(fā)利用工作的重心放在服務(wù)上。一是應(yīng)當(dāng)不斷提升服務(wù)意識(shí)，真正做到檔案開發(fā)利用工作支持企業(yè)經(jīng)營管理決策，服務(wù)各部門各崗位，面向基層一線，要能夠做到企業(yè)需要什么，檔案就可以帶來什么，促進(jìn)檔案資源有效傳輸與共享，為管理決策、生產(chǎn)經(jīng)營帶來更大的保障和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；二是要積極朝著信息化服務(wù)邁進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理服務(wù)模式，依托于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案資源實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型與大數(shù)據(jù)分析，推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型；三是應(yīng)當(dāng)積極提供主動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變過去那種被動(dòng)式服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)和企業(yè)各部門進(jìn)行溝通聯(lián)系，了解其實(shí)際需求，為他們帶來更加主動(dòng)的服務(wù)，不斷擴(kuò)展檔案開發(fā)利用的廣度與深度，促進(jìn)檔案服務(wù)效率的不斷提高[2]。

（三）優(yōu)化檔案開發(fā)方式

首先，打造多元化檔案材料收集平臺(tái)。過去在企業(yè)檔案管理工作中，檔案材料資源的獲取渠道較為有限，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展讓信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)環(huán)節(jié)得以普及應(yīng)用，數(shù)字化文件的接收與管理逐漸演變?yōu)槌B(tài)?；跈n案管理的角度著手，打造檔案信息收集平臺(tái)，對(duì)企業(yè)在參與各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)過程中形成的信息數(shù)據(jù)予以全面收集整理并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，能夠有效處理好檔案資源分散的問題。其次，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案材料資源開發(fā)利用方式，借助于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)企業(yè)檔案材料資源的有效傳輸和共享，在很大程度上提升檔案材料的開發(fā)利用效率。另外依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶檔案需求展開深入分析，掌握檔案利用規(guī)律，指導(dǎo)檔案開發(fā)服務(wù)工作創(chuàng)新，促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提升。再次，應(yīng)當(dāng)不斷豐富檔案材料資源的開發(fā)利用類型，比如說為管理決策服務(wù)，能夠依靠對(duì)歷史檔案的分析，形成完善信息為管理者帶來參考，為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)服務(wù)，能夠?qū)n案材料實(shí)施挖掘形成數(shù)據(jù)庫，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展帶來有力支持，為企業(yè)員工服務(wù)，能夠發(fā)揮出檔案資源在員工培訓(xùn)、知識(shí)檢索等方面的作用。最后，應(yīng)當(dāng)重視檔案編研工作。企業(yè)檔案編研必須要以戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為中心，緊密結(jié)合經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、戰(zhàn)略決策等方面對(duì)檔案資源實(shí)施挖掘分析，不斷提升檔案編研的針對(duì)性與實(shí)用性。對(duì)檔案材料資源實(shí)施加工編排，最終得到系統(tǒng)化的成果，以更加客觀、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)發(fā)展帶來更加高層次的開發(fā)利用服務(wù)。

（四）創(chuàng)新服務(wù)形式載體

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期下企業(yè)檔案管理的客觀要求，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷推進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平的提升，確保檔案材料資源開發(fā)利用工作的高效開展。一是要盡快打造檔案自助服務(wù)平臺(tái)，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，打造能夠提供主動(dòng)智能服務(wù)的多功能平臺(tái)，打破時(shí)間和空間的局限，為檔案使用者帶來實(shí)時(shí)檔案查詢和利用服務(wù)，促進(jìn)檔案服務(wù)便捷性的提升；二是打造網(wǎng)絡(luò)檔案資源論壇，企業(yè)建立檔案資源論壇能夠?yàn)槭褂谜邘砀蛹?xì)致的專題研討服務(wù)，有助于開展檔案服務(wù)需求調(diào)研，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)在線意見反饋，在線咨詢等功能，不但能夠幫助檔案管理人員全面掌握檔案服務(wù)需求，提升檔案開發(fā)利用工作的針對(duì)性和實(shí)效性，還有助于拓展檔案服務(wù)形式；三是盡快構(gòu)建檔案資源信息化檢索系統(tǒng)，借助于設(shè)置檔案數(shù)據(jù)庫，依靠大數(shù)據(jù)、超文本等技術(shù)，形成一個(gè)覆蓋企業(yè)所有檔案資源且具備高效檢索功能的系統(tǒng)，為檔案使用者帶來更加優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢、檢索服務(wù)，真正做到了檔案資源檢索的智能化，促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提高；四是可以建立檔案展廳，針對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中形成的一部分較為珍貴的檔案材料，應(yīng)當(dāng)借助于設(shè)置檔案展廳的方式來深入挖掘其利用價(jià)值，可以有效提升企業(yè)文化宣傳效果，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力[3]。

（五）夯實(shí)開發(fā)利用基礎(chǔ)

首先應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案開發(fā)利用工作的軟硬件設(shè)施投入。在組織推進(jìn)檔案材料資源開發(fā)利用的過程中，必須要有更加完善的軟硬件設(shè)施作為支撐，比如說信息化管理所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，軟件方面要盡快研發(fā)數(shù)字化檔案資源信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的全面高效收集歸檔，對(duì)數(shù)字檔案實(shí)施科學(xué)管理。另外企業(yè)還應(yīng)當(dāng)增加資金投入，做好軟硬件設(shè)備設(shè)施的維護(hù)工作。其次應(yīng)當(dāng)推進(jìn)構(gòu)建完善安全與標(biāo)準(zhǔn)體系，應(yīng)當(dāng)基于國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，積極建立一套符合企業(yè)實(shí)際情況的，從企業(yè)檔案材料資源采集、傳輸、歸檔、存儲(chǔ)到開發(fā)利用全過程的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還需要通過各種技術(shù)手段來確保檔案信息資源的安全，構(gòu)建完善的檔案安全管理體系，促進(jìn)管理人員安全責(zé)任意識(shí)的提升。最后必須要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，通過定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)、內(nèi)部人才培養(yǎng)、社會(huì)招聘等各種渠道來促進(jìn)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)能力的提升，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案資源開發(fā)利用工作的要求。

三、結(jié)語

總而言之，在信息時(shí)代下企業(yè)各類檔案資源更加豐富，要求檔案管理人員必須要積極樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案資源開發(fā)利用工作引起充分重視，進(jìn)一步推動(dòng)檔案開發(fā)利用模式的創(chuàng)新，不斷優(yōu)化完善服務(wù)方式與載體，促進(jìn)檔案管理活動(dòng)朝著主動(dòng)開發(fā)、主動(dòng)服務(wù)的方向邁進(jìn)，更加深入地挖掘和利用好檔案資源的價(jià)值，為企業(yè)管理者做出科學(xué)決策，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展帶來更多支持。