中美檔案信息服務(wù)的比較分析及借鑒

趙林華

摘? 要：中美兩國經(jīng)濟、歷史、文化背景不同，兩國的檔案信息服務(wù)各有特點。美國檔案信息服務(wù)相關(guān)的法律制度完善，管理方式、管理理念先進。我國檔案部門應(yīng)健全檔案信息服務(wù)制度，優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式，加強檔案信息服務(wù)意識，提升檔案信息服務(wù)技術(shù)，使我國的檔案信息服務(wù)更好地適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息服務(wù);美國;理念;數(shù)字化;信息資源

Abstract： China and the United States have different economic， historical， and cultural backgrounds， and the archival information services of the two countries have their own characteristics. The United States has a complete legal system related to archives information services， with advanced management methods and management concepts. The archives department of our country should improve the archive information service system， optimize the archive information service method， strengthen the awareness of archive information service， and upgrade the archive information service technology， so that my country's archive information service can better adapt to the development of the information age.

Keywords： Archival information service; America; Idea; Digitization; Information resource

我國近年來檔案信息服務(wù)水平有一定的提高，但和美國相比還有不小的差別。美國的檔案信息服務(wù)有完善的法律保障，服務(wù)理念先進，服務(wù)方式多樣化，檔案信息利用率高，這些都值得我們檔案部門學(xué)習(xí)借鑒，促進我國檔案信息服務(wù)更好地發(fā)展。

1 美國檔案信息服務(wù)的特點及現(xiàn)狀分析

1.1 美國檔案信息服務(wù)工程起步較早。1995年，美國著手實施“美國記憶”工程，主要由圖書館、檔案館等部門參與，將美國重要的、有紀(jì)念意義的歷史檔案數(shù)字化。同一時期還推出了“數(shù)字圖書館計劃”，用戶可在線瀏覽閱讀，通過和搜索引擎的結(jié)合，檔案檢索能力進一步提高。

1.2 美國檔案信息服務(wù)機構(gòu)較多，信息資源豐富。美國檔案信息服務(wù)機構(gòu)眾多，層次不一。既包括國家層次的聯(lián)邦檔案機構(gòu)如美國國家檔案館，又包括各州政府建設(shè)的地方檔案機構(gòu)如密西根州檔案館，同時還包括一些知名企業(yè)建設(shè)的商業(yè)檔案機構(gòu)，各種檔案信息服務(wù)機構(gòu)已達到7000多個。用戶可通過檔案館實體服務(wù)和在線服務(wù)獲取各種所需要的信息。

1.3 開放、平等、自由的檔案信息服務(wù)理念。二戰(zhàn)后美國頒布了一系列相關(guān)法案如《信息自由法》《政府信息公開法》《隱私權(quán)法》等，確保在維護個人隱私和機密的前提下，民眾有獲得信息的權(quán)利。美國年滿14歲的公民有權(quán)查詢已開放的檔案信息，16歲以上的公民可到檔案機構(gòu)參觀或查詢，國內(nèi)外讀者可在檔案館內(nèi)對已公開的檔案信息查閱、引用、復(fù)制、拍照等。美國檔案機構(gòu)針對殘疾人士還提供了有聲服務(wù)和盲文服務(wù)，方便不同用戶對信息資源的利用。

1.4 提供便民服務(wù)和個性化服務(wù)，服務(wù)方式多樣化。美國的檔案信息機構(gòu)提供了各種便民服務(wù)，工作人員具備良好的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。相關(guān)機構(gòu)配備了打印、復(fù)印設(shè)備等供用戶使用，有些大型檔案館還提供休息室、餐廳等便民服務(wù)。檔案機構(gòu)有針對性地定制、實施個性化的信息服務(wù)，還積極進行宣傳和推廣服務(wù)，也利用Twitter、YouTube、Facebook、Google等社交平臺發(fā)布信息，和公眾進行交流，搜集反饋信息。

1.5 多部門協(xié)同合作，主動開發(fā)信息資源。美國檔案機構(gòu)在檔案信息工作中，充分利用優(yōu)勢，利用社會力量，合作共贏。檔案館經(jīng)常和美國著名大學(xué)合作，共享資源。檔案機構(gòu)還主動搜集信息資源，如主動向一戰(zhàn)、二戰(zhàn)后的士兵及家屬征集戰(zhàn)爭資料，包括采用搜集照片、日記、口述等方式，豐富檔案資源。

1.6 美國數(shù)字化檔案信息服務(wù)極具特色。美國檔案機構(gòu)成立了專題數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫是在原有的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)加工分類后形成的，將不同信息分類，形成不同的專題，便于公眾查閱。美國檔案部門開設(shè)了網(wǎng)上展廳，為用戶呈現(xiàn)了一個豐富多彩的檔案世界。檔案機構(gòu)還對用戶進行免費培訓(xùn)和提供使用指南，包括在線咨詢、在線指導(dǎo)、信息化操作等方式，幫助用戶更快更有效地進行檢索和查詢。

2 我國檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 檔案信息資源利用率低，檔案信息資源少。目前我國檔案管理部門觀念比較傳統(tǒng)，重視檔案整理，忽視資源利用。可利用的檔案資源也偏少，尤其是歷史檔案資源數(shù)量較少。

2.2 檔案信息化建設(shè)不夠完善。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，無法滿足國內(nèi)外各種數(shù)據(jù)資源的融合。我國的云計算、大數(shù)據(jù)處理等方面和美國相比還有一定差距，檔案信息化應(yīng)用還處在探索階段。

2.3 檔案信息服務(wù)理念落后，信息服務(wù)方式單調(diào)。檔案工作者不能了解用戶需求，在線互動環(huán)節(jié)不夠完善。檔案館的服務(wù)方式主要以單向服務(wù)為主，缺乏有效溝通，推送服務(wù)不夠主動。能借助微信、微博等各種APP新媒體提供服務(wù)的檔案館數(shù)量很少。

2.4 檔案網(wǎng)站信息服務(wù)水平較低。我國檔案網(wǎng)站建設(shè)存在問題表現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫資源較少，內(nèi)容更新不及時。許多檔案網(wǎng)站資源匱乏，數(shù)字化進程緩慢，檔案信息無論數(shù)量還是質(zhì)量都嚴重不足。

3 美國檔案信息服務(wù)對我們的啟示

3.1 制定完善的檔案信息服務(wù)法律法規(guī)。我國雖然已經(jīng)頒布《中華人民共和國檔案法》，但實施中還存在不少障礙。表現(xiàn)在有的立法滯后，有的法律之間有沖突等，例如《政府信息公開條例》《民商法》中規(guī)定有些檔案信息是不宜或不能公開的，這些法律規(guī)定有交叉，界定不夠明確。隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案信息法律規(guī)定也需要進一步隨之調(diào)整。

3.2 明確檔案開放的范圍，增強服務(wù)意識。我國法律規(guī)定涉及機密、安全、隱私、知識產(chǎn)權(quán)的信息是不能公開的。信息公開與否，普通大眾無從知曉。因此，檔案部門要明確向社會開放的范圍，消除公民和檔案部門的距離感，檔案機構(gòu)的大門要向社會公眾開放，培養(yǎng)公眾的檔案意識，行使檔案權(quán)利。檔案工作人員主動宣傳檔案信息價值，向公眾開放已經(jīng)可以公開的信息，吸引社會公眾主動查詢、利用檔案信息。

3.3 著力開發(fā)檔案信息資源。我國檔案部門應(yīng)致力于拓展檔案資源渠道。一是拓展開發(fā)主體。目前我國檔案部門需要和社會各部門協(xié)同合作，檔案部門之間、檔案部門與其他相關(guān)部門之間甚至是不同國家的檔案部門之間互助協(xié)作，資源共享;二是開發(fā)內(nèi)容更側(cè)重于微觀信息。為了更真實地還原歷史真相，需要我們從微觀層面去發(fā)現(xiàn)和收集歷史細節(jié)。社會公眾可以利用微博、微信等新媒體提供自己的信息、材料和觀點等。

3.4 轉(zhuǎn)變檔案工作的服務(wù)方式。檔案服務(wù)方式要不斷創(chuàng)新。首先，大力發(fā)展線上服務(wù)。新時代檔案信息開發(fā)和利用，應(yīng)打破原有的時間和空間限制，實施多元化模式發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺、手機終端APP及各種新媒體軟件，為檔案信息使用者提供最大便利。其次，構(gòu)建檔案信息服務(wù)網(wǎng)站。重視門戶網(wǎng)站的建設(shè)，豐富網(wǎng)站的資源，更新網(wǎng)站內(nèi)容，和其他相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享。

3.5 優(yōu)化檔案部門設(shè)備配置，加強檔案信息化建設(shè)。檔案部門應(yīng)投入專項資金，購置先進設(shè)備的同時還要配置相應(yīng)的軟件，包括數(shù)據(jù)采集、分析、安全保護等方面的先進軟件，為檔案信息整理、挖掘、開發(fā)、利用提供支持。在檔案搜集、立卷、利用過程中引入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化管理，要不斷加強建設(shè)智慧檔案館的意識，不斷推進檔案管理智能化發(fā)展。

*本文系河南省高校人文社科基金“高校檔案館文化記憶功能與大學(xué)文化記憶長效機制研究”（2021-ZZJH-030）

*河南省檔案科技項目“新時代高校檔案館文化建設(shè)研究”（2020-R-33）的階段性成果。

（作者單位：河南財經(jīng)政法大學(xué)檔案館 來稿日期：2020-12-20）

4.2 全市建立退休人員管理平臺。從2017年紙質(zhì)人事檔案的移交，到今天人事檔案的雙載體移交，從安全保管到安全保管+有效利用，人事檔案的數(shù)字化加工為這個“+”提供了數(shù)據(jù)支撐，同時也對電子數(shù)據(jù)存儲、電子數(shù)據(jù)保護以及電子數(shù)據(jù)利用提出新的課題。

安鋼在企業(yè)內(nèi)部做了有益的嘗試，推而廣之，全市可著手“區(qū)塊鏈+人事檔案管理”研究，探索可中心管控、可授權(quán)加工、可控性共享等適合人事檔案管理要求的新模式，在推進退休人員管理平臺建設(shè)進程中，不斷提高人機交互的流暢度，逐步實現(xiàn)技術(shù)的更迭與服務(wù)品質(zhì)的提升。從而推進檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用，更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)、人才隊伍建設(shè)和社會治理等方面的服務(wù)性功能。

4.3 人事檔案移交途徑的多元化。國有企業(yè)退休人員檔案雙載體移交、退休人員管理平臺成功搭建后，紙質(zhì)檔案的移交流向可以多元化：館庫面積、保管條件成熟的縣區(qū)可以適當(dāng)多接收紙質(zhì)檔案，企業(yè)也可以按照所在地整體移交等。政府能提供更多元化的社會服務(wù)職能，企業(yè)可以選擇適合的、低成本的、方便快捷的途徑，將退休人員社會化管理常態(tài)化，真正發(fā)揮國有企業(yè)輕裝上陣干主業(yè)作用。

（作者單位：李紅，安陽市檔案館;孫虹，安陽鋼鐵集團有限責(zé)任公司 來稿日期：2020-12-20）