企業(yè)文檔智能化管理躍遷的依據與方向初探

李喆 曾靜怡 邱杰峰

摘? 要：本文通過話語轉向、研究趨熱、實踐倒逼等三個維度獲取企業(yè)文檔智能化管理躍遷的依據，進而提出企業(yè)文檔智能化管理的躍遷的四個方向，包括“雙重生命周期”管理、文檔數據細粒度與知識化聚合、“人工智能”新型基礎設施建設、企業(yè)文檔智能服務模式并將其總結為企業(yè)文檔智能化管理躍遷的“一線雙核多應用”技術路線，以提供企業(yè)實踐轉化的路徑參考。

關鍵詞：企業(yè)文檔;文檔智能化;文檔管理;人工智能;檔案管理

Abstract： This paper obtains the basis for the transition of enterprise records intelligent management through the three dimensions of discourse turn， research trending， and practice to force. And then proposes four directions about the transition of enterprise records intelligent management， including 'Dual life cycle' management， fine-grained and knowledge-based aggregation， new infrastructure construction of 'artificial intelligence'， enterprise records intelligent service mode. The above could be summarized as 'first-line dual-core multi-application' technical route of enterprise records intelligent management， so as to provide a reference for the transformation of corporate practices.

Keywords： Enterprise records; Records intelligence; Records management; Artificial intelligence; Archive management

2017年7月，《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》發(fā)布，人工智能上升為國家戰(zhàn)略高度。人工智能技術在檔案領域的應用備受學界、業(yè)界關注。在理論和實踐層面都取得了可觀的進展。[1]

然而，分析發(fā)現，相較于綜合檔案館使用人工智能技術的應用目的還是為了實現資源的長久保存與開發(fā)利用，主要解決的是檔案第二價值[2]的問題，幾乎不涉及前期業(yè)務。企業(yè)文檔管理對業(yè)務支撐要求更高，智能化需求更強，主要以實現檔案第一價值[3]為最終目標。

因此，隨著人工智能技術的深入應用，企業(yè)在從文檔信息化到文檔智能化躍遷過程中表現出“雙重智能”的趨勢，即業(yè)務智能要求文檔智能、文檔自身要求智能。對此，亟須厘清企業(yè)文檔智能化管理躍遷的依據、方向與路徑，為文檔支撐業(yè)務尋找智能化切入點。

1 企業(yè)文檔智能化管理躍遷依據探析

1.1 話語轉向——以檔案信息化為核心的現代化。近5年來，“逐步實現以檔案信息化為核心的現代化”逐漸發(fā)展成為全國檔案工作政策話語體系的中心，有關新一代信息技術應用的提法數目迅速增長。2016年5月，《全國檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》明確提出“在2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”。

2020年5月15日，中央辦公廳主任丁薛祥出席中央檔案館國家檔案局主要負責同志調整宣布會議并作重要講話，提出加快檔案信息化戰(zhàn)略轉型，抓好數字檔案館（室）建設，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。

2020年10月29日，《中共中央關于制定國民經濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠景目標的建議》出爐，明確提出要加快數字化發(fā)展，加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能化水平。從國家層面的“十四五”規(guī)劃中也可看出未來企業(yè)檔案信息化數字化、智能化的未來趨勢。

1.2 研究趨熱——關注人工智能等新一代信息技術的應用場景。近年來，文件檔案管理相關研究越發(fā)注重人工智能技術等新興技術對電子檔案管理的智能化提升與優(yōu)化，取得了很多研究成果。

項目方面，關于人工智能等新一代信息技術應用主題的國家檔案局科技項目立項數目逐年增多，據不完全統(tǒng)計，2019年度87項立項項目中高達15項;2020年度擬立120項項目中區(qū)塊鏈占14項，人工智能技術等占14項。

理論層面，學者們主要關注人工智能嵌入檔案管理的邏輯[4]并試圖探索人工智能應用于檔案管理各項業(yè)務的愿景，包括人工智能在檔案工作中的應用如網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理和智能化檔案提供利用服務等。[5]

應用層面，開展了檔案庫房智能管理機器人建設探討，[6]“大云物移智”5大類技術的適用范圍分析和應用場景分析，[7]新一代文檔相關信息技術架構和應用場景探索，[8]文件智能化分發(fā)系統(tǒng)與個性化推薦系統(tǒng)，[9][10]以及檔案智能挑選、檔案智能鑒定劃控、智能音視頻檔案管理和智能審核等功能實現方案方面的研究。[11]

1.3 實踐倒逼——業(yè)務智能要求文檔智能。近年來，業(yè)務層面的數字化、智能化建設不斷倒逼、促使文檔管理向智能智慧改革，以有效支撐智能業(yè)務的發(fā)展。

2015年5月，國務院印發(fā)《中國制造2025》中提出由制造大國向制造強國轉型以來，智能制造已經成為我國現代先進制造業(yè)新的發(fā)展方向。其中，核電領域作為國家智能制造的重點領域之一進展明顯。

2017年7月，國家能源應用技術研究及示范項目“智慧核電運營系統(tǒng)研究及示范項目”建設內容納入了《能源技術創(chuàng)新“十三五”規(guī)劃》，在這一規(guī)劃中，提出重點研究核電智慧運營基礎架構。

2017年7月，《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》[12]發(fā)布，人工智能上升為國家戰(zhàn)略高度，提及發(fā)展支撐核電安全運營的智能保障平臺。

2018年，國家發(fā)改委、國家能源局、生態(tài)環(huán)境部、國防科工局聯合發(fā)布了《關于進一步加強核電運行安全管理的指導意見》，[13]明確要求“推進信息化、智能化、大數據等新技術在核電運行安全管理中的應用”。

2019年，葉其蓁院士在訪談時提出特別提及核電在人工智能領域的發(fā)展分三個階段：基礎建設、構架建立、應用開發(fā)，現在核電站已經有了數字化的測量系統(tǒng)，但是如何把分散系統(tǒng)的智能集成統(tǒng)一的大智能，需要充分發(fā)揮互聯網+和大數據的優(yōu)勢，[14]高度認可了核電文檔數據的價值。

2019年，福清核電公司信息處文檔處開發(fā)了文檔機器人，首次將機器人、人工智能技術與文檔管理業(yè)務成功結合，通過人臉、語音、圖像識別技術，結合智能分析手段，實現了核電廠區(qū)文檔智能服務全覆蓋;[15]2020年11月25日，核工業(yè)大數據基地——核電信息中心建設項目在秦山核電基地開工建設。[16]此前，秦山核電站已經在大數據平臺上進行了很多探索。

2 企業(yè)文檔智能化管理躍遷方向思考

2.1 面向企業(yè)數字化轉型需要的“雙重生命周期”管理。在企業(yè)信息化建設的推動下，信息系統(tǒng)成為保障企業(yè)業(yè)務連續(xù)性的重要載體，采取新建系統(tǒng)與信息安全并重的模式。 [17]

但是，企業(yè)對于信息系統(tǒng)過多的“關注”卻不可避免導致了“信息煙囪”“數據孤島”的出現，文檔數據難以打通，難以充分發(fā)揮文檔數據的巨大價值，不利于企業(yè)高質量發(fā)展。而孵化于數字化轉型背景下的數字連續(xù)性思想剛好提供了問題解決的思路，雖然數字連續(xù)性的認識目前尚無統(tǒng)一定義，但從本質上，可以認為，數字連續(xù)性是指確保信息完整、可獲得以及可用，構建在任何時候、任何地點可以想要的形式獲得數字信息的能力。[18]

數字連續(xù)性面向業(yè)務發(fā)展，覆蓋業(yè)務開展的全流程，以業(yè)務需求為驅動力，與業(yè)務需求緊密結合，以業(yè)務驅動開識別數字連續(xù)性的對象、目標范圍、布局框架和具體計劃。[19]對于企業(yè)而言，實施數字連續(xù)性戰(zhàn)略已經成為數字化轉型的必然選擇。

文檔部門也應抓住企業(yè)實施數字連續(xù)性戰(zhàn)略實施的機遇，爭取主導優(yōu)勢，主動將文檔全生命周期與業(yè)務生命周期進行掛接，實現雙周期映射，即構建文檔與業(yè)務“雙重生命周期”管理，以強化其對業(yè)務部門的指導與監(jiān)督，使檔案部門從下游走向上游，由被動保管變?yōu)橹鲃右龑?，在信息生成端提前?guī)劃，確保全生命周期中信息質量的一致性。[20]從而，為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供戰(zhàn)略支撐。

2.2 面向數據價值實現的文檔數據細粒度、知識化聚合。2020年4月9日，中共中央國務院印發(fā)《關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，提出要“加快培育數據要素市場”。數據成為新型生產要素，如何加快數據價值化進程成為學界業(yè)界的研究熱點。其中有兩個核心要點，什么數據有價值？如何發(fā)現并發(fā)揮數據價值？值得指出的是，與絕大部分數據資源“價值總量高、價值密度低”的特性相比，檔案數據相對分散、單一種類檔案數據價值密度高、數據可靠性與保真性高。[21]因此，在全行業(yè)全力推動數據價值化進程的背景下，文檔部門應該自信文檔數據的“富礦”[22]價值，加速文檔數據價值化進程。

從數據屬性看，在眾多的數據中，檔案是業(yè)務性數據、原始性數據、歷史性數據，區(qū)別于外購性、加工性、實時性的數據;在概念上包含所有可能的信息形式：結構化、非結構化、文字、表格、音頻、視頻，靜態(tài)和交互式等，但是在實際解決方案中，數字檔案大多以非結構化、半結構化文檔的方式存在。[23]因此，加速文檔數據價值化進程，首要就是轉變傳統(tǒng)“卷件級別”“粗粒度”的開發(fā)利用方式，深入到檔案內容層面，對非結構化、半結構化文檔進行結構化解析，以獲取規(guī)范化的文檔細粒度數據，并基于知識組織思想對其進行知識化聚合，為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供數據支撐。

2.3 面向文檔智能服務的“人工智能”新型基礎設施建設。近兩年，我國已在多個場合明確提出要加快新型基礎設施建設發(fā)展步伐。2020年4月20日，國家發(fā)改委在新聞發(fā)布會上首次明確了新基建的范圍，提出“新基建”是以新發(fā)展理念為引領，以技術創(chuàng)新為驅動，以數據為核心，以信息網絡為基礎，面向高質量發(fā)展需要，提供數字轉型、智能升級、融合創(chuàng)新等服務的基礎設施體系，“新基建”立足于高新科技，更注重新一代信息技術和數據的應用，目前最受關注的主要包括7大領域：5G基站建設、特高壓、城際高速鐵路和城市、軌道交通新能源汽車充電樁、大數據中心、人工智能、工業(yè)互聯網。[24]其中，“人工智能”“數據中心”與文檔智能化管理密切相關。文檔“新基建”怎么建成為學界業(yè)界研究的熱點問題。[25]

如前所述，人工智能目前在企業(yè)文檔領域已經做了很多的探索，取得了很多應用成果，但是，現有對于人工智能技術的智能建設應用一方面呈現零落現象，缺乏集約化思維;另一方面，場景都是單一的，缺乏融合與創(chuàng)新。從長遠來看，人工智能應用效益降低，并且極有可能產生新型“AI煙囪”，亟須站在較高層面重新籌劃面向文檔智能服務的“人工智能”等新型基礎設施建設，以為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供技術支撐。[26]

2.4 業(yè)務場景導向的企業(yè)文檔智能服務模式實現。文檔智能化管理的最終目的應是提供智能服務，而未來的智能服務關鍵在于業(yè)務場景的精準匹配。[27]2020年4月7日，國家發(fā)展改革委、中央網信辦研究制定了《關于推進“上云用數賦智”行動培育新經濟發(fā)展實施方案》，提出企業(yè)數字化轉型簡單來說就是“上云”“用數”“賦智”。其中，“用數”“賦智”立足于利用層面，關注數據如何賦能賦智，以促進業(yè)務數字化轉型。[28]

對于企業(yè)而言，傳統(tǒng)環(huán)境下，業(yè)務場景既可以落腳到具體的業(yè)務程序，如工程制造業(yè)中的維修業(yè)務、或是金融業(yè)中的信用卡業(yè)務等;也可以從項目管理的角度進行考慮，如企業(yè)與項目業(yè)主方或是承總包方三方之間的場景。[29]但在數字環(huán)境下，業(yè)務場景發(fā)生了很多變化。

2020年，新冠肺炎疫情加速了“數智”時代的到來，催發(fā)了很多新場景、新業(yè)態(tài)、新模式的產生，如何以新業(yè)務場景為導向，快速面向需求提供精準智能服務，成為“數智”時代企業(yè)重構核心競爭力的關鍵。[30]因此，需要以業(yè)務導向進行前瞻性思考，設計企業(yè)文檔智能服務模式，以為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供服務支撐。

本文系國家檔案局科技項目“核電文檔AI中臺建設研究”（項目編號：2020-X-044）的研究成果之一。

參考文獻：

[1]李子林，熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設，2019（06）： 10-13+9.

[2]中國人民大學信息資源管理學院張斌教授在其專著《檔案價值論》中提出檔案的第一價值是指檔案對于其形成者所具有的價值，第二價值是指檔案對社會即除檔案形成者之外的其他利用者所具有的價值.

[3]黃新榮，曾薩.雙重價值論面臨的挑戰(zhàn)與檔案價值理論的重構[J].檔案學研究，2021（02）：4-12.

[4]于英香，趙倩.人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征[J].檔案與建設，2020（01）： 4-8.

[5]沙洲.人工智能在檔案工作中的應用研究[J].檔案與建設，2018（02）： 36-39.

[6]王嘯峰.檔案庫房智能管理機器人可行性研究[J].檔案與建設，2019（03）： 55-56+59.

[7]楊強，陳超，查鳳華.核電企業(yè)基于“大云物移智”的文檔管理創(chuàng)新[J].電力大數據，2018，21（09）： 36-41.

[8]楊強，胡心宇.基于圖像識別技術的核電文檔智能化應用實踐[J].電力大數據，2019，22（11）： 58-63.

[9]劉帝勇，楊強，岳振興.基于規(guī)則和機器學習的核電文件分發(fā)系統(tǒng)研究[J].電力大數據，2020，23（04）： 39-46.

[10]劉帝勇，楊強.基于機器學習的核電文檔個性化推薦系統(tǒng)研究[J].電力大數據，2019，22（09）： 43-48.

[11]陳會明，史愛麗，王寧，金文光.人工智能在檔案工作中的應用實踐與挑戰(zhàn)——以北京市市場監(jiān)督管理局為例[J].檔案與建設，2019（07）： 53-56.

[12]中華人民共和國中央人民政府.國務院關于印發(fā)新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃的通知[EB/OL]. （2017-07-08）[2020-11-26]. http：//www.gov.cn/zhengce/ content/2017-07/20/content_5211996.htm.

[13]中華人民共和國國務院新聞辦公室.關于進一步加強核? ? ? ? ? ?-26]. http：//www.scio.gov.cn /xwfbh/xwbfbh/wqfbh/39595/41566/xgzc41572/Document/1663357/1663357.htm.

[14]中國核電網.從核電發(fā)展歷程看人工智能應用前景[EB/OL]. （2019-09-15）[2020-11-26]. https：//www.cnnpn.cn/article/17150.html.

[15]王紅敏.“華龍”騰飛 檔案護航[N].中國檔案報，2020-09-17（003）

[16]中國核電網.核工業(yè)大數據基地——核電信息中心建設項目開工！[EB/OL]. （2020-11-25）[2020-11-26]. https：//www.cnnpn.cn/article/22262.html.

[17]方琳，張玉清，馬玉祥.信息系統(tǒng)的業(yè)務連續(xù)性安全管理模型及實施流程[J].計算機工程，2005（24）： 180-182+206.

[18]周文泓，張寧.全球數字連續(xù)性的行動全景與啟示——基于英國?新西蘭?澳大利亞與美國國家政策的探討[J].情報理論與實踐，2017，40（03）： 138-142+137.

[19]周文泓.英國數字連續(xù)性保障框架分析與啟示[J].圖書情報工作，2016，60（15）： 45-52.

[20]徐擁軍，李孟秋.數字連續(xù)性戰(zhàn)略視域下的檔案管理體制改革[J].檔案與建設，2020（05）： 4-10.

[21][22]陶水龍.大數據視野下檔案信息化建設的新思考[J].檔案學研究，2017（03）： 93-99.

[23]劉越男.數據治理：大數據時代檔案管理的新視角和新職能[J].檔案學研究，2020（05）： 50-57.

[24]人民網.發(fā)改委明確“新基建”范圍 將重點做好四方面工作[EB/OL]. （2020-04-20）[2020-11-26]. http：//finance.people.com.cn/n1/2020/0420/c1004-31680443.html.

[25]周文泓，李新功.人工智能背景下檔案網站優(yōu)化策略研究[J].檔案管理，2019（03）：52-54.

[26]丁晶晶.人工智能時代檔案管理革新路徑分析[J].檔案管理，2020（03）：67-68.

[27]楊智勇，金波，周楓.“智慧型”檔案信息服務模式研究[J].檔案管理，2018（06）：21-25.

[28]卞咸杰.大數據時代檔案信息資源共享平臺數據挖掘模型的研究與實現[J].檔案管理，2020（04）：21-24.

[29]楊桂明，許鳳姣.大數據時代電子檔案管理現狀與發(fā)展對策分析[J].檔案管理，2020（02）：84-85.

[30]趙鑫強，方路.新型冠狀病毒疫情檔案專題數據庫建設初探[J].檔案管理，2020（05）：56-57.

（作者單位：李喆，福建福清核電有限公司信息文檔處;曾靜怡，中國人民大學信息資源管理學院;邱杰峰，福建福清核電有限公司 來稿日期：2021-01-10）