論檔案化管理：文件歸檔范圍的擴(kuò)展

詹逸珂 蘇煥寧

摘? 要：文件歸檔在數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下不能完全適應(yīng)檔案工作社會化趨勢。文章分析社會記錄的多元特征與現(xiàn)有文件歸檔的局限，指出應(yīng)以社會記錄為面向的檔案化管理來彌補(bǔ)傳統(tǒng)文件歸檔的不足。檔案化管理意味著歸檔范圍的擴(kuò)大與歸檔概念的擴(kuò)充，標(biāo)志著檔案管理觸角的延伸與檔案管理職能社會化。它可提升檔案職業(yè)和檔案部門顯示度，激發(fā)社會主體業(yè)務(wù)效能，塑造多元包容的社會治理格局與價(jià)值取向。

關(guān)鍵詞：檔案化管理;文件歸檔;社會記錄

Abstract： Documents archiving cannot fully adapt to the socialization trend of archival work in digital transition. The article analyzes the diversification trait of societal records and limitations of documents archiving， and points out that it is necessary to facilitate documents archiving by records archiving. Records archiving signifies expansion of the scope and definition of archiving as well as represents the extension of archival management tentacles and the socialization of archival functions. Records archiving facilitates social visibility of archival professions and institutions， enhances potential business efficiency， and shapes inclusive governance pattern and social value orientation.

Keywords：? Records archiving; Documents archiving; Societal records

在推進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型和社會治理現(xiàn)代化的新形勢下，盡管面向電子文件單軌制管理趨勢的文件歸檔已經(jīng)逐漸成為業(yè)界共識，但其實(shí)踐仍存在歸檔對象以組織機(jī)構(gòu)文件為主，歸檔工作的實(shí)施以“雙套制”為主，歸檔文件的保管方式以實(shí)體集中至后端檔案部門為主等問題。這使檔案資源的“入口”具有相當(dāng)?shù)木窒扌?，難以適應(yīng)社會記錄多元化發(fā)展的需要。以檔案化管理實(shí)現(xiàn)歸檔范圍的擴(kuò)展是破局之道，代表著理念、視野和實(shí)踐范式的相應(yīng)轉(zhuǎn)變，對文件歸檔的發(fā)展具有重要的導(dǎo)引作用。

1 文獻(xiàn)回顧

從1952年以來的一千余篇“電子文件”相關(guān)文獻(xiàn)來看，面向傳統(tǒng)歸檔和電子文件歸檔的研究已有較豐富的積累。在具體內(nèi)容上，相關(guān)研究主要涉及三個(gè)方面。

一是對文件歸檔的界定與辨析。有學(xué)者指出，“存檔”和“歸檔”在具體含義上有一定區(qū)別，存檔是前端將檔案進(jìn)行短暫保留和存放的行為，即文件辦理完畢后業(yè)務(wù)部門將其作為檔案暫時(shí)保存，并將存檔的檔案經(jīng)過整理后定期向機(jī)構(gòu)檔案室移交，由后者負(fù)責(zé)長期保存。[1]存檔是歸檔的必要前提，歸檔作為一個(gè)過程包含存檔，它是針對文件歸檔涉及的不同主體關(guān)系而言的。

二是對文件歸檔工作的組織及其制度、技術(shù)實(shí)現(xiàn)路徑的探討。針對歸檔過程中前端業(yè)務(wù)部門和后端檔案管理部門應(yīng)如何做、兩者的權(quán)責(zé)定位如何明晰等問題，學(xué)界從完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范的角度進(jìn)行了研究。其中，電子文件歸檔相關(guān)技術(shù)路線、框架和方案的設(shè)計(jì)成為學(xué)界的關(guān)注點(diǎn)，主要涉及電子簽章運(yùn)用[2]、 “四性”檢測策略與工具選擇[3][4]、歸檔接口功能設(shè)置與預(yù)歸檔模塊部署[5]等。不同的技術(shù)模式對“單套制”和“雙套制”歸檔、物理歸檔和邏輯歸檔的實(shí)踐與選擇具有不同影響。

三是對文件歸檔范圍的研究。有學(xué)者對國家檔案局第8、第10號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》與《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行解讀，[6]對檔案保管期限表的編制及在執(zhí)行中應(yīng)注意的問題進(jìn)行探討。[7]

部分學(xué)者對電子文件歸檔范圍給予充分關(guān)注，認(rèn)為信息時(shí)代電子文件的歸檔不同于紙質(zhì)文件，其范圍遠(yuǎn)大于后者，[8]電子文件歸檔范圍的劃定應(yīng)遵循標(biāo)準(zhǔn)一致、范圍適度放寬、期限適度延長、綜合進(jìn)行價(jià)值鑒定、以我為主、銷而不毀等原則。[9]

以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件為例，其電子文件的歸檔范圍不具有普通文書類歸檔范圍的通用性，而要在歸檔平臺進(jìn)行系統(tǒng)配置，根據(jù)事項(xiàng)內(nèi)容逐一確定。[10]

此外，還有學(xué)者針對傳統(tǒng)村落建檔范圍、[11]高校教研檔案歸檔范圍、[12]城建項(xiàng)目工程檔案歸檔范圍、[13]政務(wù)微博等社交媒體信息歸檔范圍[14]等特殊類型檔案的歸檔范圍問題進(jìn)行了研究。

現(xiàn)有研究從諸多維度針對文件歸檔進(jìn)行了有益探索，其中多是從文件歸檔的概念內(nèi)涵和工作流程的規(guī)范性出發(fā)，探討改善文件歸檔的具體策略，或從實(shí)踐角度對涉及文件歸檔的相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行解讀和分析。

總的來看，現(xiàn)有研究未能脫離傳統(tǒng)認(rèn)知下的歸檔概念，仍在不斷探索如何通過歸檔實(shí)現(xiàn)資源在檔案部門的集中并保障歸檔文件的真實(shí)完整。

針對傳統(tǒng)文件歸檔難以通過單一入口歸集多樣化的資源問題，趙躍等提出傳統(tǒng)歸檔模式向檔案化管理模式轉(zhuǎn)變的觀點(diǎn)。[15]事實(shí)上，傳統(tǒng)歸檔的局限性不僅體現(xiàn)于新型數(shù)據(jù)資源中，對這一問題的思考有待于從普遍性出發(fā)分析數(shù)字環(huán)境下傳統(tǒng)文件歸檔局限性的背景和體現(xiàn)方式，在靈活遵循歸檔本質(zhì)意涵的基礎(chǔ)上，尋求突破創(chuàng)新，以更好維護(hù)檔案資源的真實(shí)完整性。

2 趨于多元的社會記錄與現(xiàn)有文件歸檔的局限

從資源保管的角度看，歸檔決定了機(jī)構(gòu)所形成的記錄能否被視作檔案而被特別對待，在某種程度上也決定了哪些記錄具有權(quán)威性和歷史面貌反映性，而歸檔的決定性因素在于歸檔范圍的劃分。

在普通個(gè)體和社群產(chǎn)生原始記錄方式的多元化趨勢下，文件歸檔的局限性日益顯現(xiàn)。

從內(nèi)容上看，傳統(tǒng)認(rèn)知下的文件歸檔只限于組織機(jī)構(gòu)并帶有一定官方色彩，但在現(xiàn)時(shí)條件下，社會記錄反映的主體和事由不再僅包含基于官方視角的事實(shí)偏向預(yù)設(shè)，而是形成涵蓋所有社會成員的“全景視角”;從保存方式上看，傳統(tǒng)認(rèn)知下的文件歸檔賦予了組織機(jī)構(gòu)妥善管理機(jī)構(gòu)記錄的能力，使之成為社會主要檔案資源的管理主體，但云存儲、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展為記錄保存提供了更豐富、便捷和完備的手段，使各種社會組織及個(gè)體理論上均可承擔(dān)保存之責(zé)。[16]

基于此，現(xiàn)有的履行傳統(tǒng)歸檔程序并被集中保存的檔案對象遠(yuǎn)不能覆蓋理論層面的“檔案”概念。在現(xiàn)行文件歸檔工作機(jī)制下，大量非官方背景的社會記錄未被納入檔案資源對象范疇，難以進(jìn)入檔案管理的“資源池”，難以保證檔案的齊全完整性。

第一，從組織機(jī)構(gòu)角度看，歸檔范圍的局限對檔案價(jià)值的發(fā)揮造成了一定影響?！按筚Y源”與“小入口”的現(xiàn)實(shí)矛盾所導(dǎo)致的全面、完整性的缺失，歸檔文件難以很好發(fā)揮其在機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)中的支撐作用。第二，從社會角度看，歸檔范圍的局限對社會記錄的全面完整呈現(xiàn)構(gòu)成了客觀制約。如果反映社會現(xiàn)象、事物及相關(guān)趨勢的缺乏其他非官方視角記錄的“在場”，檔案資源的結(jié)構(gòu)性缺陷將造成歷史呈現(xiàn)和認(rèn)知的片面性。

對社會而言，人物、職能和事件全景聯(lián)系的展現(xiàn)離不開社會記錄的完整留存。文件歸檔的局限性囿于范圍的有限性，是“盡歸”問題難以解決的根源。這一問題的癥結(jié)在于人們對文件歸檔有著特定認(rèn)知下的特定理解問題，即一般而言歸檔屬于組織機(jī)構(gòu)的工作，并且歸檔后的資源應(yīng)由檔案部門來進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

對此，那些能多方面反映社會面貌的普通個(gè)體的、社群的、非官方與歷史等的記錄則不在歸檔的核心范圍之內(nèi)，自然無法得到“檔案化”的“待遇”而被保管。

解決這一問題需要突破現(xiàn)有文件歸檔在范圍與認(rèn)知上的相對固化與局限，以檔案化管理的方式更加多元、完整地保管社會記錄。

3 檔案化管理：理念意涵與核心訴求

“檔案化”源于法國哲學(xué)家德里達(dá)在講演《檔案熱?。焊ヂ逡恋掠∠蟆分械年U述。[17]有學(xué)者對德里達(dá)的檔案化思想進(jìn)行研究，認(rèn)為德里達(dá)將人類所有信息交流現(xiàn)象視為檔案化的過程。[18]

結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，“檔案化”在檔案學(xué)視閾下可被解釋為“確保并能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長期有效性（可讀性、可理解性等），使文件有可能用作證據(jù)和作為檔案加以保存”以及相應(yīng)的范圍界定原則與管理措施。[19][20][21][22]

在此基礎(chǔ)上，“檔案化”概念及其核心思想已在企業(yè)經(jīng)營、文化遺產(chǎn)保護(hù)、網(wǎng)絡(luò)信息管理等領(lǐng)域得到推廣和使用，研究涉及面也日趨廣泛[23][24][25][26]。在數(shù)字轉(zhuǎn)型的背景下，有學(xué)者進(jìn)一步提出“數(shù)據(jù)資源檔案化”的概念，即為確保數(shù)據(jù)資源完整、有效、可理解和可持續(xù)而給予其檔案化干預(yù)和管理的過程。它在傳統(tǒng)歸檔模式基礎(chǔ)上對文件連續(xù)體理論的應(yīng)用體現(xiàn)在兩方面：一是對數(shù)據(jù)資源的“檔案化認(rèn)同”，二是數(shù)據(jù)資源管理過程的“檔案化”轉(zhuǎn)型。[27]

在以資源為面向的實(shí)踐問題上，相關(guān)研究已取得一定進(jìn)展，但檔案化管理作為新形勢下文件歸檔的一種優(yōu)化發(fā)展，其核心訴求及其與歸檔的關(guān)聯(lián)仍有待深入研究和揭示。

本質(zhì)來看，檔案化管理將以空間轉(zhuǎn)移為標(biāo)志的文件歸檔概念擴(kuò)展為以符合歸檔要求的檔案形成為標(biāo)志，而不將文件或檔案所處的空間或階段作為劃分二者的標(biāo)尺。[28]從事物根本屬性的角度看，歸檔不能左右檔案事物成為檔案這一過程本身，它只是賦予檔案某種“資格”或“名分”的“儀式”。實(shí)踐的發(fā)展要求我們跳出這種“儀式”的限制，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，實(shí)施廣泛和深層次的檔案化管理。具體而言，檔案化管理與傳統(tǒng)理解下的文件歸檔相比有兩方面重要轉(zhuǎn)變。

3.1 歸檔范圍擴(kuò)大與歸檔概念擴(kuò)充。1987年頒布、1996年和2016年修正的三版《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十條對文件歸檔的規(guī)定一脈相承，且內(nèi)容較為簡略。[29][30][31]而2020年修訂頒布的《檔案法》第十三條則對文件歸檔范圍作出了詳細(xì)規(guī)定。[32]

通過研讀其中的內(nèi)容可以看出，新《檔案法》在歸檔范圍上的明確與細(xì)化，凸顯了歸檔作為資源“入口”和源頭的重要地位，旨在消除“可歸可不歸”的灰色地帶，將理應(yīng)歸檔的文件材料均明確納入歸檔范疇。這要求組織機(jī)構(gòu)在《檔案法》的總體框架下，結(jié)合文件類型和自身實(shí)際擴(kuò)大歸檔范圍、拓展檔案來源。尤其是將“反映歷史各時(shí)期”的活動記錄納入歸檔范圍的表述，直接突破了傳統(tǒng)認(rèn)知下歸檔以現(xiàn)行文件為核心對象的局限，從法律上實(shí)現(xiàn)歸檔范圍從現(xiàn)行到非現(xiàn)行的擴(kuò)充。

雖然之前有學(xué)者曾提出拓展歸檔范圍的相關(guān)建議，但主要是針對特定類型的前端文件而言的。[33][34]而今，新修訂的《檔案法》從法律適用層面為擴(kuò)大歸檔范圍提供了針對性操作指南，如將歷史材料進(jìn)行歸檔的做法予以明確，不僅是歸檔對象拓展的體現(xiàn)，也預(yù)示著“歸檔”本身將具備更豐富的實(shí)踐內(nèi)涵。同時(shí)，歸檔范圍的擴(kuò)大將隨之導(dǎo)致歸檔概念在實(shí)踐領(lǐng)域的合理擴(kuò)充。

目前，電子文件歸檔的概念業(yè)已提出，元數(shù)據(jù)的捕獲、登記和著錄等也逐漸被納入歸檔范疇，但由于沒有改變對歸檔對象本質(zhì)特征的認(rèn)識和“集中于檔案部門管理”的傳統(tǒng)思維，非現(xiàn)行的歷史記錄材料并沒有被納入。

因此，重新界定歸檔概念，突破“集中”的概念局限和“集中統(tǒng)一管理”的能力瓶頸，實(shí)現(xiàn)以檔案化管理輔助歸檔，是解決包括歷史材料在內(nèi)的各種原始記錄“應(yīng)歸盡歸”問題的必然選擇。

3.2 檔案管理觸角延伸與職能社會化。社會記錄的內(nèi)容、數(shù)量和分布情況復(fù)雜性決定了其很難由檔案部門僅憑一己之力妥善管理。因此，檔案化管理應(yīng)當(dāng)對應(yīng)并實(shí)現(xiàn)檔案部門工作觸角和職能的變化。

檔案部門的觸角向醞釀、組織和執(zhí)行形形色色業(yè)務(wù)活動的前端延伸，在前端進(jìn)一步由“官方面向”的組織機(jī)構(gòu)向“民間面向”的社群和個(gè)體延伸。

檔案部門基于整體觀與全程觀，從檔案管理的本質(zhì)訴求出發(fā)，與前端社會記錄的形成和管理主體進(jìn)行合作互動，針對記錄的產(chǎn)生和保存過程提供規(guī)范性建議，同時(shí)為自身創(chuàng)造更多收集和保管“體制外”檔案資源的機(jī)會。[35]這種新格局在構(gòu)建“數(shù)字記憶”為導(dǎo)向的檔案治理實(shí)踐中正逐步得到體現(xiàn)。

檔案化管理最根本的是立足廣泛、全面的資源保存目標(biāo)，拓寬記錄管理的社會參與渠道，明晰檔案社會化管理在大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)化場景中的實(shí)踐路徑。

檔案社會化管理的協(xié)同和共治內(nèi)涵要求賦予組織機(jī)構(gòu)、社群與個(gè)體必要的技術(shù)、規(guī)則和理念，增強(qiáng)記錄形成主體的自覺干預(yù)，使其深度參與對相關(guān)業(yè)務(wù)活動所形成記錄的管理活動。據(jù)此，記錄的產(chǎn)生和“再背景化”才能在多元交融的業(yè)務(wù)關(guān)系中進(jìn)行，管理的歷時(shí)性界限趨于弱化，反映職能活動的原始記錄得以在充分受控的環(huán)境中得以形成和保存。

檔案社會化管理具有記錄主體的協(xié)同化和記錄內(nèi)容呈現(xiàn)場景的多元化兩方面重要表現(xiàn)。

在記錄主體的協(xié)同化方面。泛在的社會業(yè)務(wù)活動依托技術(shù)工具打破時(shí)間和空間限制，使不同的記錄主體和對象在記錄形成、流轉(zhuǎn)和保存過程中所形成關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)上建立新的關(guān)聯(lián)，不同社會情境的交匯與融合得以在記錄的協(xié)同收集和參與式管理中實(shí)現(xiàn)。

在記錄內(nèi)容呈現(xiàn)場景的多元化方面。記錄內(nèi)容的呈現(xiàn)場景在官方的組織機(jī)構(gòu)之外得以延伸，以民間個(gè)體和社群活動為中心的多元非官方場景成為社會記錄反映的顯性場景，實(shí)現(xiàn)“從幕后到前臺”，而官方場景的主導(dǎo)優(yōu)勢有所弱化。

因此，檔案化管理是對檔案管理職能社會性本質(zhì)的回歸，將記錄形成與管理嵌入宏觀的社會運(yùn)行機(jī)制，可以促進(jìn)檔案管理理念與方法在社會業(yè)務(wù)活動中的廣泛應(yīng)用，為檔案管理職能在社會空間的彰顯與延展創(chuàng)造良好條件。[36]

4 檔案化管理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)旨?xì)w

4.1 提升檔案職業(yè)和檔案部門顯示度。檔案化管理有利于檔案管理職能范圍的擴(kuò)大和職業(yè)空間的拓展，使檔案部門主動開辟新的工作領(lǐng)地成為應(yīng)有之義。

從實(shí)踐策略看，檔案部門只要自身?xiàng)l件允許便可積極參與、從事和引導(dǎo)社會記錄管理與保存實(shí)踐;[37]從影響和效果看，檔案部門廣泛尋求發(fā)展機(jī)遇，使檔案元素不斷擴(kuò)展和普及，將檔案活動推移至顯性的公共空間中進(jìn)行，增強(qiáng)檔案職業(yè)的生機(jī)與活力。

檔案化管理可以促進(jìn)社群和個(gè)體的檔案意識，強(qiáng)化參與的積極性，使檔案工作成為所有社會主體感知、理解與親身實(shí)踐的活動，而檔案部門履行自身職能的相關(guān)背景、過程和結(jié)果也成為社會成員可以近距離審視的公共事務(wù)。[38]這將顯著提升檔案職業(yè)和檔案部門的社會認(rèn)可度和顯示度。

4.2 激發(fā)社會主體潛在業(yè)務(wù)效能。對包含組織機(jī)構(gòu)在內(nèi)的各類社會主體而言，其工作效率的提升和職能效益的實(shí)現(xiàn)得益于信息共享障礙消減和信息利用壁壘的消除兩個(gè)信息價(jià)值實(shí)現(xiàn)維度。前者可促進(jìn)內(nèi)部職能結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)基于特定愿景或目標(biāo)的科學(xué)分工與責(zé)任協(xié)調(diào);后者可確保業(yè)務(wù)參與方信息獲取的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，在保障共同利益和實(shí)現(xiàn)自身權(quán)益的同時(shí)，形成合理制約權(quán)力分配和運(yùn)行的知識體系。

檔案化管理不再強(qiáng)調(diào)現(xiàn)有文件歸檔中以實(shí)體移交和接收為主要內(nèi)容的制度約束，而是以有效的技術(shù)手段和管理策略加以取代。例如針對相關(guān)主體的信息利用訴求，檔案化管理要求在前端業(yè)務(wù)記錄的形成、流轉(zhuǎn)和保存中應(yīng)用權(quán)限分級、數(shù)字水印和電子簽章等手段保證其真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，不再過度依賴正式歸檔手續(xù)的履行和檔案部門實(shí)體保管的“背書”。

在這種情況下，供相關(guān)主體查閱利用的業(yè)務(wù)記錄在內(nèi)容和形式上與后端檔案部門保存的檔案是一致的，二者均是完成固化的原始記錄。[39]同時(shí)與后者相比，前者沒有經(jīng)過鑒定和篩選，其真實(shí)性和完整性更為徹底。

4.3 助推社會治理格局重塑。新時(shí)代，人們對參與社會事務(wù)、對完善治理體系和提升治理能力具有不斷強(qiáng)化的迫切要求，[40]這為社群和個(gè)體的參與檔案化管理的創(chuàng)造了有利條件。檔案部門應(yīng)以此為契機(jī)，在共建共治共享的社會治理格局建設(shè)框架下，豐富檔案治理的實(shí)現(xiàn)渠道，擴(kuò)大檔案工作覆蓋面，使前端各類社會主體既成為記錄管護(hù)策略的具體制定者和實(shí)施者，也成為涵養(yǎng)公共精神、培育歷史責(zé)任感與凝聚社會記錄協(xié)同管理共識的促進(jìn)者，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的協(xié)同發(fā)展。

這些角色的彰顯有利于體現(xiàn)社會主體的積極性與創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案部門主導(dǎo)的“官方治理”和其他社會主體廣泛參與的“民間治理”的良性互動，以檔案治理的完善推動多元社會治理格局的形成。[41]

在這一背景下，檔案化管理有助于凸顯記錄內(nèi)容的人民性，反映不同社群和個(gè)體的生活軌跡和思想情感，體現(xiàn)豐富多樣的敘事方式，展現(xiàn)整體、全面的歷史視野，從而孕育關(guān)懷社會、多元包容的價(jià)值取向，使之隨著社會治理實(shí)踐推進(jìn)而深入人心。

*基金項(xiàng)目：本文系廣東省政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局委托項(xiàng)目“廣東省數(shù)字政府電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)研究”的階段性成果。

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（作者單位：中山大學(xué)信息管理學(xué)院 來稿日期：2021-02-07）