新時(shí)期高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理策略研究

張 璐 劉 健 張平清 王茂鑫

（山東大學(xué)資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理部 山東·濟(jì)南 250100）

0 引言

高校實(shí)驗(yàn)室是教學(xué)和科研的重要基地，是培養(yǎng)創(chuàng)新型、應(yīng)用型和復(fù)合型人才的重要場(chǎng)所，是進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)和開展教學(xué)實(shí)踐的重要課堂。實(shí)驗(yàn)室安全是高校保持正常教學(xué)科研秩序，維護(hù)師生人身和財(cái)產(chǎn)安全的前提保障，而實(shí)驗(yàn)室安全檔案是實(shí)驗(yàn)室安全管理工作的重要內(nèi)容，在其中發(fā)揮著不可或缺的作用。

高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案包含兩部分內(nèi)容，一是實(shí)驗(yàn)室安全基本情況，記錄了實(shí)驗(yàn)室安全管理人員的職責(zé)、管理模式、應(yīng)急預(yù)案等；二是實(shí)驗(yàn)室安全管理情況，主要是實(shí)驗(yàn)室安全教育培訓(xùn)、應(yīng)急演練、安全檢查記錄等。所形成的各種文件、照片、視頻等不同載體形式的原始記錄能夠直觀的展示實(shí)驗(yàn)室安全管理工作的方方面面。加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案的收集、整理、編研、開發(fā)和利用，能夠?yàn)楦咝?shí)驗(yàn)室安全管理制度的落實(shí)提供支撐和保障。

1 高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理意識(shí)薄弱，觀念落后

目前大部分高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全檔案的建設(shè)與管理認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。校級(jí)層面，領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)安全相關(guān)工作資料的整理和歸檔意識(shí)，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理工作未落到實(shí)處。二級(jí)單位層面，由于學(xué)校對(duì)二級(jí)單位實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致二級(jí)單位普遍存在安全檔案建設(shè)意識(shí)薄弱，缺乏“痕跡意識(shí)”。大部分高校課題組負(fù)責(zé)人作為實(shí)驗(yàn)室安全的直接責(zé)任人對(duì)安全檔案整理的意義缺乏了解，不重視，直接造成了安全檔案的漏歸、少歸。

1.2 高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理制度不健全

大部分高校的“實(shí)驗(yàn)室安全管理制度”及“實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度”比較健全，而對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理的規(guī)定卻是空缺的，導(dǎo)致安全檔案整理無(wú)章可循。從實(shí)驗(yàn)室檔案管理辦法而言，大部分院校的實(shí)驗(yàn)室或設(shè)備檔案管理辦法均對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全、設(shè)備安全檔案作規(guī)定和要求，而對(duì)實(shí)驗(yàn)室涉及到的危險(xiǎn)化學(xué)品、易燃易爆化學(xué)品、易制毒化學(xué)品等的使用記錄及有安全工作相關(guān)的檔案，如安全教育培訓(xùn)檔案和安全檢查檔案等，并未做詳細(xì)規(guī)定和說(shuō)明，直接導(dǎo)致部分檔案缺乏原始性、真實(shí)性和有效性。

1.3 高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案整理缺乏規(guī)范性

目前大多數(shù)高校并未設(shè)有專業(yè)的檔案管理人員，而是由實(shí)驗(yàn)室安全管理人員兼職管理，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理學(xué)和檔案編研等專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案整理缺乏規(guī)范性。一是沒(méi)有根據(jù)檔案不同的形式、內(nèi)容及時(shí)間范圍進(jìn)行分類整理，未形成科學(xué)、規(guī)范的檔案體系，不能保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；二是檔案歸檔后，并未對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)性和唯一性的編號(hào)，不能快速、準(zhǔn)確地查找所需材料，降低了檔案的使用價(jià)值。

1.4 實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理手段落后，開發(fā)力度不足

目前大多數(shù)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理主要以紙質(zhì)檔案管理為主，附以部分電子文檔，收集、整理和管理檔案手段落后，嚴(yán)重阻礙了實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理發(fā)展進(jìn)程?！爸乇９?、輕利用”現(xiàn)象普遍存在，檔案中的信息沒(méi)有充分地被利用，檔案的服務(wù)功能未最大限度的發(fā)揮，造成檔案資源的浪費(fèi)。

2 高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案建設(shè)的重要性

2.1 為實(shí)驗(yàn)室安全科學(xué)化、規(guī)范化管理提供依據(jù)

實(shí)驗(yàn)室安全檔案記載著實(shí)驗(yàn)室的基本情況及實(shí)驗(yàn)室安全管理情況，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門及管理人員開展日常工作?？梢园褜?shí)驗(yàn)室安全檔案和學(xué)校安全檢查工作結(jié)合起來(lái)，依據(jù)不同實(shí)驗(yàn)室安全風(fēng)險(xiǎn)和安全管理的差異將實(shí)驗(yàn)室的安全風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)進(jìn)行劃分，風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)高的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室安全的科學(xué)化和規(guī)范化管理。

2.2 是保障實(shí)驗(yàn)室安全責(zé)任體系落實(shí)的重要手段

實(shí)驗(yàn)室安全檔案記錄了相關(guān)人員安全職責(zé)的實(shí)施情況，是評(píng)價(jià)相關(guān)管理人員工作能力的重要依據(jù)，也是作為個(gè)人年終考核的一種參考，有利于提高安全管理人員的責(zé)任意識(shí)，從而推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室安全管理工作制度化、規(guī)范化、專業(yè)化。

2.3 為實(shí)驗(yàn)室安全設(shè)備設(shè)施的投入提供依據(jù)

安全設(shè)備設(shè)施是實(shí)驗(yàn)室安全運(yùn)行的基本保障，實(shí)驗(yàn)室安全檔案記錄了實(shí)驗(yàn)室安全設(shè)備實(shí)施（滅火器、滅火毯、急救藥箱、應(yīng)急噴淋、洗眼器、煙霧報(bào)警系統(tǒng)等）的配備情況，如有不足，可以為下一年制定實(shí)驗(yàn)室安全運(yùn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供依據(jù)。

2.4 為制定師生的安全教育培訓(xùn)計(jì)劃提供參考

近幾年高校對(duì)安全教育準(zhǔn)入的重視度增加，并實(shí)施了實(shí)驗(yàn)室安全準(zhǔn)入制度。凡是要進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室的人員必須參加實(shí)驗(yàn)室安全教育考試，考核通過(guò)發(fā)放合格證后方可進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室。通過(guò)實(shí)驗(yàn)室安全檔案，可以做到要進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室的人員與相關(guān)實(shí)驗(yàn)室一一對(duì)應(yīng)，量體裁衣，制定精細(xì)化、針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)驗(yàn)室安全考試試題，提高實(shí)驗(yàn)室安全培訓(xùn)的效果。

3 高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理對(duì)策研究

3.1 加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室安全管理檔案宣傳，提高安全管理人員的檔案管理意識(shí)

學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)，在各方面給予指導(dǎo)和支持，做好實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理工作必要的領(lǐng)導(dǎo)、組織和保障工作。學(xué)校要認(rèn)識(shí)建立和健全實(shí)驗(yàn)室安全檔案工作的必要性和意義，要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理工作的特點(diǎn)和性質(zhì)等深入開展有關(guān)檔案工作的宣傳活動(dòng)，并組織安全管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》等有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)和政策及實(shí)施辦法。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，將安全檔案管理的思想自上而下地傳達(dá)下去，從根上樹立管理人員的重視程度和思想解放，才能為檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，從而將高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案建設(shè)工作做得更加完整和規(guī)范。

3.2 建立健全實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理制度和體系

實(shí)驗(yàn)室安全檔案作為安全管理和檔案管理工作的交叉點(diǎn)，可參考的檔案管理規(guī)章制度、實(shí)驗(yàn)室安全辦法頗多，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查項(xiàng)目表》和高校實(shí)驗(yàn)室安全管理辦法等。參考以上管理制度及安全檢查項(xiàng)目，制定出有效的安全檔案管理制度，能夠促進(jìn)檔案管理工作從無(wú)序到有序、從隨意性向規(guī)范性轉(zhuǎn)變。檔案管理的工作包括：收集、整理、保管和利用，目的是有效利用，為實(shí)驗(yàn)室安全管理工作服務(wù)。建立“學(xué)?！獙W(xué)院—實(shí)驗(yàn)室”安全檔案三級(jí)管理體系，并設(shè)專人保管和查閱。

3.3 培養(yǎng)一支高素質(zhì)的實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理隊(duì)伍

檔案管理的核心在人，要切實(shí)做好檔案管理工作的人才隊(duì)伍建設(shè)，既要充實(shí)檔案管理人員的數(shù)量又要保證檔案管理人員的質(zhì)量，要制定科學(xué)、合理的檔案培訓(xùn)計(jì)劃學(xué)習(xí)并利用管理新方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案管理技能。具體而言，一是邀請(qǐng)檔案學(xué)領(lǐng)域的專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從理論學(xué)習(xí)中掌握檔案的收集、整理、編號(hào)、開發(fā)利用等系統(tǒng)知識(shí)；二是建立一支人員穩(wěn)定、技術(shù)過(guò)硬的實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理隊(duì)伍，并將檔案管理技能加入到學(xué)?？己酥校纬蓛?yōu)勝劣汰的管理模式，保證安全檔案管理工作的規(guī)范化管理和創(chuàng)新化發(fā)展。

3.4 強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)室安全檔案的信息化建設(shè)

由于信息化管理具有規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化、高效率等優(yōu)點(diǎn)，實(shí)驗(yàn)室安全檔案的建設(shè)與管理也逐漸采用信息化的方式，并呈現(xiàn)電子檔案替代紙質(zhì)檔案的發(fā)展趨勢(shì)。將與實(shí)驗(yàn)室安全工作相關(guān)的文字、圖片、表格、視頻、音頻等資料進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)構(gòu)建實(shí)驗(yàn)室安全檔案信息化管理系統(tǒng)，如圖1所示，實(shí)現(xiàn)高效便捷的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、查詢、管理與利用。

圖1：實(shí)驗(yàn)室安全檔案信息化管理系統(tǒng)

4 結(jié)語(yǔ)

高校實(shí)驗(yàn)室安全檔案是安全工作中的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，必須高度重視，常抓不懈。而當(dāng)前高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全檔案建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理的意識(shí)薄弱。要針對(duì)分析目前實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理的痛點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，結(jié)合高校實(shí)驗(yàn)室安全工作實(shí)際，建立健全實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理制度和體系，提高相關(guān)人員的檔案管理水平，推動(dòng)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理，充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室安全檔案在安全管理工作中的作用，從而保障高校實(shí)驗(yàn)室的安全。