試論如何做好新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

溫凱霞

摘要：盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于行政性質(zhì)的組織機(jī)構(gòu)，但在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下同樣需要保持自身競(jìng)爭(zhēng)力來實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。人事檔案管理水平是機(jī)關(guān)事業(yè)單位保持競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要因素，在現(xiàn)階段信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要用全新的觀念去創(chuàng)新和完善人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;策略

人事檔案是有關(guān)管理部門就工作人員的日常表現(xiàn)和活動(dòng)總結(jié)形成的記錄，其中包括了員工的學(xué)歷情況、基本信息、工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)等，通常情況下人事檔案和工作福利、薪酬待遇等有著緊密的聯(lián)系。我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新時(shí)期下要致力于人事檔案管理工作改革，助力事業(yè)單位調(diào)整工作現(xiàn)狀。

1新時(shí)期下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1管理人員專業(yè)能力有待提升

事業(yè)單位中負(fù)責(zé)人事檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)，部分單位是從其他部門調(diào)遣人員以身兼多職的方式管理人事檔案，在管理人員自身缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)等情況下，只能用有限的時(shí)間進(jìn)行管理工作，必然會(huì)出現(xiàn)較多問題。

1.2缺乏檔案管理意識(shí)和重視度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與人事檔案管理水平有著緊密的內(nèi)在聯(lián)系，但人們對(duì)這個(gè)關(guān)系的認(rèn)識(shí)并不是很到位，在實(shí)際工作中缺乏管理意識(shí)，加之檔案管理工作本身的枯燥性，更容易被人們忽視，所以人事檔案管理往往沒有被納入日常議程中。

1.3人事檔案管理制度完整性不高

擁有完善的制度和章程是提升人事檔案管理規(guī)范性的基本條件。 但當(dāng)前大部分事業(yè)單位內(nèi)部缺乏對(duì)應(yīng)的管理制度，所以工作人員幾乎都是根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣開展工作，在沒有統(tǒng)一約束的情況下往往讓管理工作愈來愈混亂。不夠完善的人事檔案管理制度讓工作開展過于粗放，降低了人事檔案管理的精準(zhǔn)性。

1.4管理權(quán)限劃分存在較多糾紛

管理權(quán)限糾紛在機(jī)關(guān)單位人事檔案管理中的主要表現(xiàn)就是管理體制的不合理。一般情況下，機(jī)關(guān)單位都以行政化管理模式為主，所以各個(gè)部門之間有級(jí)別之分，那么不同人員在人事檔案管理中就有不同的使用權(quán)限?，F(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位的大部分檔案都是由綜合檔案管理部門負(fù)責(zé)，在管理職責(zé)界限不明的情況下就容易出現(xiàn)檔案管理權(quán)限糾紛，難以順利開展檔案管理工作。

2 提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的建議

2.1 善于利用現(xiàn)代信息管理方法優(yōu)化管理工作

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息存儲(chǔ)都是借助計(jì)算機(jī)及數(shù)字化形式呈現(xiàn)，不管是查閱還是調(diào)取都非常方便，在數(shù)字化形式中完成信息錄入和存儲(chǔ)后還需充分考慮容災(zāi)和容錯(cuò)能力。針對(duì)這個(gè)問題，建議事業(yè)單位應(yīng)用三向并行的保存模式，一向?yàn)榧堎|(zhì)資源收集和保存的傳統(tǒng)模式;二向?yàn)橛?jì)算機(jī)錄入和保存人事檔案信息的信息向[2];三向?yàn)橥ㄟ^移動(dòng)便攜式終端存儲(chǔ)數(shù)字化資源的移動(dòng)向，值得注意的是三向資源的存放要確保獨(dú)立性，移動(dòng)向和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在單位網(wǎng)絡(luò)波動(dòng)時(shí)可能進(jìn)入容災(zāi)，而獨(dú)立存放的資源在網(wǎng)絡(luò)異?；蛐畔⑦z失的情況下還能反復(fù)使用，這種模式能在很大程度上保證單位人事檔案管理的效率和安全性。

2.2 基于管理制度的完善提升工作規(guī)范性

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理本身存在較大的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，順利展開管理工作的必要條件就是擁有一個(gè)具有約束性的完善管理制度。所以，機(jī)關(guān)單位要在參照《檔案法》的基礎(chǔ)上，立足于實(shí)際完善管理工作考核制度、責(zé)任追究制度等有關(guān)的人事檔案管理制度。人事檔案工作范疇較廣，搜集、整合、查看、調(diào)用等等，只有借助制度的規(guī)范作用才能進(jìn)一步明確檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)管理制度內(nèi)容才能充分發(fā)揮管理規(guī)章制度的效用[3]。此外，在加大宣傳力度的基礎(chǔ)上逐步將人事檔案管理工作納入單位議事日程中，將“依法治檔”的意識(shí)深入到單位每位工作人員心中，全面提升人事檔案管理規(guī)范性。完善的管理制度是順利后續(xù)工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和必備條件。

2.3 提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力與綜合素質(zhì)

基于單位發(fā)展需求針對(duì)性和檔案內(nèi)容范圍適用性優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍。單位發(fā)展需求針對(duì)性指的是管理隊(duì)伍的能力足以解決現(xiàn)階段單位人事檔案管理的弊端，檔案內(nèi)容范圍適用性指的是應(yīng)用的管理措施高度符合人事檔案管理工作需求，可普遍推廣應(yīng)用。針對(duì)規(guī)模較大的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案管理必然會(huì)更具復(fù)雜性，從檔案內(nèi)容范圍適應(yīng)性角度去思考解決問題的方法，就是適當(dāng)增加人事檔案管理人員，逐層分擔(dān)管理壓力，在此基礎(chǔ)上再有針對(duì)性的解決現(xiàn)存于人事檔案管理中的問題，實(shí)現(xiàn)管理工作效率提升。以覆蓋式的建設(shè)連接單位各部門的物聯(lián)網(wǎng)作業(yè)系統(tǒng)，全面開展工作人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，再或者用外聘的方式優(yōu)化管理隊(duì)伍。

2.4 嚴(yán)控機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)務(wù)細(xì)節(jié)

事無巨細(xì)是對(duì)檔案管理工作最簡(jiǎn)單也是最高的要求，事無巨細(xì)要避免在復(fù)雜工作內(nèi)容中抓不住重點(diǎn)，導(dǎo)致工作效率低下，二是面對(duì)復(fù)雜瑣碎的人事檔案管理工作能從細(xì)節(jié)處進(jìn)行把控，在確保每個(gè)細(xì)節(jié)工作質(zhì)量和銜接性的情況下才能提升工作效率和質(zhì)量。嚴(yán)控細(xì)節(jié)的重點(diǎn)在于三個(gè)字，“快、全、準(zhǔn)”，其中“快”指的是檔案的建立和檔案信息的更新，都要確保及時(shí)性;“全”指的是在嚴(yán)格遵照人事檔案有關(guān)制度和要求下，保證檔案信息的完整性;“準(zhǔn)”指的是保護(hù)檔案信息的客觀性和真實(shí)性，避免出現(xiàn)檔案資料失真的情況出現(xiàn)。從現(xiàn)代信息化人事檔案管理角度而言，數(shù)字化管理手段的應(yīng)用更需要提高對(duì)細(xì)節(jié)的重視度，科技化管理手段更是容不得一點(diǎn)馬虎或大意，否則就可能出現(xiàn)檔案泄密或失真的問題。

3 結(jié)語

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位為了更好的使用新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境，要致力于創(chuàng)新和改革人事檔案管理工作，就當(dāng)下現(xiàn)存于管理中的問題進(jìn)行一一分析和處理，在提升對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，從管理制度構(gòu)建、管理隊(duì)伍完善、管理模式改革和管理細(xì)致化入手，提升新時(shí)期機(jī)關(guān)單位人事檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]王殿利.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理探析[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2020，000（001）：83-84.

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