機關(guān)單位人事檔案管理存在的問題及對策分析

郝國偉

摘要：機關(guān)單位人事檔案管理是機關(guān)單位人事工作的重要組成部分，是保障機關(guān)單位人員工作的重要部分。對于機關(guān)單位而言，人事檔案管理是控制單位人員情況，監(jiān)督人員工作狀態(tài)的重要途徑。作為機關(guān)單位的人事檔案管理需要全面系統(tǒng)、收集可靠真實、管理可靠安全，這樣才能夠為用人、選人和識人提供參考依據(jù)，才能夠維護好政府的公信力。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;人事檔案管理;問題及對策

機關(guān)單位人事檔案管理是機關(guān)單位人事工作的重要組成部分，是保障機關(guān)單位人員工作的重要部分。對于機關(guān)單位而言，人事檔案管理是控制單位人員情況，監(jiān)督人員工作狀態(tài)的重要途徑。在國家不斷發(fā)展的過程中，機關(guān)單位的人事檔案管理受到了一定的挑戰(zhàn)，在2014年中央巡視組巡視中發(fā)現(xiàn)，部分省市機關(guān)干部檔案存在造假現(xiàn)象，出現(xiàn)了一些嚴重的問題，如：九零后縣長和九零后局長等，這些都導(dǎo)致了政府公信力度的解答下降。作為機關(guān)單位的人事檔案管理需要全面系統(tǒng)、收集可靠真實、管理可靠安全，這樣才能夠為用人、選人和識人提供參考依據(jù)，才能夠維護好政府的公信力。這就不得不引起我們的思考，如何才能夠從源頭消除機關(guān)單位人事檔案造假的情況？加強機關(guān)單位人事檔案管理成為了一個需要思考的問題。

1.機關(guān)單位人事檔案管理存在的問題

1.1機關(guān)單位人事檔案管理難以滿足與時代發(fā)展的需求

機關(guān)單位人事檔案管理依然延續(xù)計劃經(jīng)濟時期的功能，成為了對人身進行控制的方法和手段，是上級領(lǐng)導(dǎo)和本單位人事組織對個人實施的全面監(jiān)督，這樣的管理模式強調(diào)的是“集中統(tǒng)一和分級負責(zé)”。而現(xiàn)在時代背景下，人才流動日益加劇，這種“集中統(tǒng)一和分級負責(zé)”的模式與現(xiàn)在時代發(fā)展格格不入，導(dǎo)致人才交流機構(gòu)缺乏自主權(quán)，執(zhí)行力偏軟。另外，機關(guān)單位政審材料占據(jù)比例較大，材料鑒定和意見千篇一律，能夠體現(xiàn)人員真實能力和水平的材料不多，沒有太大的參考價值。同時，機關(guān)單位人事檔案管理程序較為繁冗。信息化手段不高，檔案管理效率較低。有些機關(guān)單位將檔案管理作為限制人才流動的重要手段，人為的為人才的流動設(shè)置壁壘，嚴重不符合當(dāng)今時代人才合理流動的潮流。

1.2雙軌制檔案管理存在問題

在檔案管理的發(fā)展與改革中，出現(xiàn)了人事檔案代理和機關(guān)單位人事檔案管理兩種模式并存的“雙軌制”情況，這樣“雙軌制”模式非常容易出現(xiàn)雙重標(biāo)準(zhǔn)和雙重規(guī)則的情況。當(dāng)一些公司員工或者機關(guān)干部從非公共部門轉(zhuǎn)到公共部門時，他們的檔案很難處理。例如，當(dāng)一個企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)去機關(guān)單位擔(dān)任主任，或者一個大學(xué)教授去企業(yè)擔(dān)任老總等，他們的檔案管理就存在矛盾。尤其是黨政干部去企業(yè)工作，他的人事檔案是不能夠轉(zhuǎn)移到企業(yè)的，尤其是一些級別較高的領(lǐng)導(dǎo)干部，他們的檔案涉及到一些秘密，是不允許檔案傳遞的。在雙軌制的檔案管理中，會因為制度缺陷導(dǎo)致規(guī)范空白，使得檔案管理的約束力下降，從而出現(xiàn)了“黑檔”問題。有些人會利用這一漏洞來偽造或者篡改人事檔案，嚴重影響了檔案的真實性。造成這一因素的一個重要因素就是當(dāng)事人對自身檔案的知情權(quán)受到限制，根本不清楚自己的人事檔案的情況。

1.3機關(guān)單位檔案管理缺乏服務(wù)性

傳統(tǒng)形勢下的機關(guān)單位檔案管理依然以組織對個人的絕對權(quán)力作為主線和核心，人事檔案是絕對封閉的，是不公開透明的。在現(xiàn)實生活中，很多單位或者個人會利用人事檔案謀取私利，阻礙干部進步。機關(guān)單位檔案管理缺乏服務(wù)性、公開性和人本性是機關(guān)單位檔案管理中存在的一個重要問題。

2.完善機關(guān)單位人事檔案管理的建議

2.1轉(zhuǎn)變機關(guān)單位人事檔案管理的理念和功能

首先，樹立公共人事檔案管理理念，破除傳功機關(guān)單位人事檔案管理作為一種權(quán)力控制的禁錮，將人事檔案管理的公共利益放到首位，充分保障當(dāng)事人對人事檔案的利用權(quán)、知情權(quán)等合法權(quán)益，將人事檔案的服務(wù)性和人本性放到重要的位置上。

其次，發(fā)揮人事檔案管理的公共服務(wù)功能。傳統(tǒng)的機關(guān)單位人事檔案管理方式表現(xiàn)出了較為強烈的政治控制功能，忽視其公共性和服務(wù)性，使其成為了很多人事調(diào)動和晉升的主要依據(jù)，直接影響著一個人的仕途發(fā)展，引起了大眾的不滿。機關(guān)單位人事檔案管理過于強調(diào)保密性，而忽視其服務(wù)性，要改變這一情況，作為機關(guān)單位人事檔案管理要改變自身政治化、主觀化、神秘化的觀念，客觀記錄檔案當(dāng)事人的德、能、勤、績、廉等情況，充分發(fā)揮人事檔案管理的公共服務(wù)功能。

2.2完善機關(guān)單位人事檔案管理相關(guān)制度建設(shè)

首先，要完善機關(guān)單位人事檔案管理收集制度，有針對性的調(diào)整檔案收集的重點和范圍，對于專業(yè)技術(shù)人員的檔案，要重點收集技術(shù)水平、個人專長等方面的信息，公務(wù)員的人事檔案信息收集要著重德、勤、廉、能、績方面的信息，保障檔案信息收集的全面性和系統(tǒng)性。

其次，要完善機關(guān)單位人事檔案管理整理制度，部分機關(guān)單位檔案管理依然采用傳統(tǒng)檔案管理形式，將大量的時間和精力放在裝訂、裁剪、組卷、拆卷、技術(shù)加工上，這樣費時費力，效率較低。隨著信息時代的到來，人事檔案的管理應(yīng)該利用信息技術(shù)手段，靈活調(diào)整檔案管理的要求和步驟。

2.3保障相關(guān)人員的合法權(quán)利

首先，要賦予人事檔案相對人的知情權(quán)，在人事檔案中，只有極少部分內(nèi)容是需要向當(dāng)事人保密的，在機關(guān)單位人事檔案管理中，將全部檔案材料保密是沒有根據(jù)的，想要提高機關(guān)單位人事單位人事管理的透明度，就需要賦予檔案相對人一定的知情權(quán)，以便維護自身的合法權(quán)利。

其次，要賦予人事檔案相對人利用權(quán)。人事檔案包含了自身的檔案信息，作為人事檔案相對人具有使用自身信息的權(quán)利。隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，人才的流動性逐漸增強，作為機關(guān)單位人事檔案管理工作，可以適當(dāng)放寬對自身人事檔案信息的使用條件，充分發(fā)揮人事檔案管理的服務(wù)性。

小結(jié)

機關(guān)單位人事檔案管理是機關(guān)單位人事工作的重要組成部分，是保障機關(guān)單位人員工作的重要部分。作為機關(guān)單位的人事檔案管理需要全面系統(tǒng)、收集可靠真實、管理可靠安全，這樣才能夠為用人、選人和識人提供參考依據(jù)，才能夠維護好政府的公信力。

參考文獻

[1]鮑群濤.國外人事檔案管理的特點及對我國的啟示[J].社會發(fā)展，2012（4）.

[2]陳艷.干部人事檔案管理制度的發(fā)展與改革[J].攀登，2014（6）.

（鄆城縣退役軍人事務(wù)局?274700）