淺談科研單位固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理

摘要：近幾年來固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目逐年增多，本文針對(duì)我院固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目新基地建設(shè)項(xiàng)目為例，該項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、投入資金多、涉及建設(shè)部門較多等特點(diǎn)，本人在實(shí)踐的工作中結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，如：在工程文件的收集、整理和歸檔的工作中，一些單位（部門）還存在著工程文件完整性欠缺、歸檔不及時(shí)等問題，針對(duì)存在問題總結(jié)出適合該項(xiàng)目的檔號(hào)編制規(guī)則和分類方法，采取事前控制、納入考核等管控方式，以及如何完善電子檔案的完整性等方法，有效的保證了該項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、安全性等方面的歸檔要求。從而為后續(xù)的檔案利用、檢索提供了有力的支持保障。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目、收集、完整性、電子檔案

前言：

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（1）（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）一般界定為項(xiàng)目由論證、立項(xiàng)、建設(shè)直至驗(yàn)收的全部過程中生成的文字、圖表、聲像等不同表現(xiàn)形式并具有查考保存價(jià)值的原始記錄。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收亦或驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。由此足見國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，所以做好項(xiàng)目檔案的管理工作尤為重要。怎樣運(yùn)用科學(xué)的檔案管理方法，確保該項(xiàng)目產(chǎn)生的各類文件收集完整、分類準(zhǔn)確，便于日后利用是當(dāng)今檔案管理人員思考的問題。

一、我院固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

1、本院該項(xiàng)目檔案管理及信息化概況

該項(xiàng)目位于天津市津南區(qū)，項(xiàng)目建設(shè)周期47個(gè)月。該項(xiàng)目在2017年項(xiàng)目開工之初，進(jìn)行了項(xiàng)目文件管理和歸檔交底，明確了規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)制度。在主管院長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的同時(shí)，由院檔案室的檔案工作人員具體負(fù)責(zé)，配備了專職項(xiàng)目檔案管理人員。院項(xiàng)目管理部門、相關(guān)職能部門、實(shí)施部門和項(xiàng)目總承包單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位均配備檔案工作負(fù)責(zé)人，并配備了專、兼職資料員，形成了以檔案室為核心的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案工作人員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目相關(guān)部門和總承包、監(jiān)理等單位項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，同時(shí)還負(fù)責(zé)全部項(xiàng)目檔案的審核、接收、匯總整理。目前該項(xiàng)目可以利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行立卷整理，部門資料員通過錄入案卷和卷內(nèi)文件信息，系統(tǒng)自動(dòng)打印封面、卷內(nèi)目錄、備考表、歸檔移交單、案卷目錄等格式，實(shí)現(xiàn)了一次輸入、多次輸出和在線移交、提高了項(xiàng)目檔案的整理歸檔工作效率。檔案入庫后，全部項(xiàng)目檔案目錄可以進(jìn)行在線查詢，大大提高了檢索效率。該項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了數(shù)碼照片和重要檔案的數(shù)字化掃描進(jìn)行了備份存檔，豐富了竣工圖及合同協(xié)議文件的電子版，為今后查詢利用提供了便利。

2、我院固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目—新基地建設(shè)項(xiàng)目檔案檔號(hào)編制規(guī)則：

根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），結(jié)合我院檔案分類大綱和項(xiàng)目實(shí)際情況，制定了項(xiàng)目檔案分類情況（2），主要分為：立項(xiàng)文件，招投標(biāo)、合同協(xié)議文件，勘察、設(shè)計(jì)文件，項(xiàng)目管理文件，施工文件，監(jiān)理文件，設(shè)備文件，電子文，照片竣工驗(yàn)收文件等十大類。

二、根據(jù)該項(xiàng)目特點(diǎn)各類別檔案包括的主要內(nèi)容：

1、立項(xiàng)文件包括：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)及相關(guān)批復(fù)文件、項(xiàng)目選址、規(guī)劃許可、職業(yè)安全、職業(yè)衛(wèi)生、環(huán)境影響及“三同時(shí)”等文件

2、招投標(biāo)、合同協(xié)議文件包括：總承包合同、監(jiān)理合同、工程咨詢合同、設(shè)備合同及相關(guān)招投標(biāo)文件

3、勘察、設(shè)計(jì)文件包括：勘察報(bào)告及施工圖等

4、項(xiàng)目管理文件包括：項(xiàng)目管理制度和質(zhì)量保證文件、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)成立文件、安全質(zhì)量檢查文件、投資計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、工程結(jié)算審核、會(huì)議紀(jì)要文件等

5、施工文件包括：建筑施工文件、設(shè)備及管線安裝施工文件、電氣、儀表安裝施工文件等

6、監(jiān)理文件包括：施工監(jiān)理文件、監(jiān)理大綱、監(jiān)理通知單、監(jiān)理日志等

7、設(shè)備文件包括：設(shè)備開箱驗(yàn)收資料、操作規(guī)程等

8、電子文件包括：設(shè)備隨機(jī)光盤、數(shù)碼照片資料、系統(tǒng)軟件、竣工圖電子版、招投標(biāo)及合同文件的掃描版等

9、照片包括：原始地形地貌、隱蔽工程、領(lǐng)導(dǎo)視察、重要會(huì)議、施工過程等

10、竣工驗(yàn)收文件包括：項(xiàng)目管理工作總結(jié)、質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、規(guī)劃驗(yàn)收資料、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、職業(yè)安全等“三同時(shí)”驗(yàn)收文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、檔案驗(yàn)收文件（3）、竣工驗(yàn)收文件等

三、該項(xiàng)目檔案存在的問題：

1、收集完整性需加強(qiáng)

由于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期往往是一年、兩年、甚至幾年，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，而且在此期間難免會(huì)發(fā)生人員變動(dòng)，導(dǎo)致文件資料的交接不完整的情況比比皆是。所以就給檔案的收集工作帶來了困難。

2、部分項(xiàng)目文件為復(fù)印件，缺乏有效性

個(gè)別文件需多個(gè)部門存檔，故存在歸檔時(shí)為了保證其相互關(guān)聯(lián)，會(huì)有復(fù)印件存檔的現(xiàn)象。

3、個(gè)別原材料檢驗(yàn)報(bào)告未歸檔

四、解決措施

1、開工交底、組織培訓(xùn)

自項(xiàng)目開工之初，進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底，并明確標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和相關(guān)制度，項(xiàng)目參建各方統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成一致。結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，在院內(nèi)組織開展項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、領(lǐng)導(dǎo)重視、監(jiān)管落實(shí)

根據(jù)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收計(jì)劃，檔案部門制定歸檔驗(yàn)收工作計(jì)劃，明確了院相關(guān)部門和總承包、監(jiān)理、各施工黨委的歸檔內(nèi)容、工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。主管院長(zhǎng)多次召開項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，親自督促工作計(jì)劃的完成情況，有效地推進(jìn)了項(xiàng)目文件的歸檔進(jìn)度。

3、日常監(jiān)督、納入考核

檔案部門積極開展日常監(jiān)督，建立了項(xiàng)目檔案微信工作群，形成管理網(wǎng)格，指定專人對(duì)院相關(guān)部門、總承包、監(jiān)理單位進(jìn)行對(duì)接，經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行一對(duì)一指導(dǎo)，及時(shí)溝通解決項(xiàng)目文件收集、整理、歸檔工作中的具體問題，確保項(xiàng)目檔案的收集、整理等工作符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案部門人員參與項(xiàng)目全過程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，現(xiàn)場(chǎng)檢查文件收集和歸檔情況，初步提出整改要求，確保問題及時(shí)歸零。

我院把項(xiàng)目文件的收集、整理及歸檔工作納入對(duì)總承包、監(jiān)理單位的合同履約考核以及對(duì)相關(guān)部門月度JYK考核工作中，確保項(xiàng)目文件收集（4）歸檔的及時(shí)性。

參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局、國(guó)家檔案局.國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法 [S].北京：國(guó)防科工局，2015.

[2]賀宇晨.淺談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].機(jī)電兵船檔案， 2019（4）：68-70.

[3]固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理探析 [J].機(jī)電兵船檔案，2017（4）：72-74.

[4] 郝紀(jì)維 . 來源原則與檔案管理[ J ] . 檔案學(xué)通訊， 2000 （ 2 ）： 7-9.

作者簡(jiǎn)介：陳欣（1981-）女，漢族，天津人 ，本科，館員，研究方向：檔案管理。

（天津市核工業(yè)理化研究院 檔案情報(bào)中心?天津?300000）