論信息化在軌道交通物資管理中的重要作用

林云

摘要：在軌道交通運營的現(xiàn)代化管理中，物資管理是目前運輸管理的重要內(nèi)容。隨著運輸物資管理信息化的發(fā)展，管理者需要對物資信息化擁有全面的了解，保證信息系統(tǒng)能夠覆蓋軌道運輸物資管理工作中的每一個環(huán)節(jié)。基于此，本文，首先闡述了信息化在軌道交通物資管理中的重要作用，之后圍繞建設(shè)信息化建設(shè)工作的重點內(nèi)容，探討并提出了相應(yīng)的管理措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;軌道交通物資管理;作用及措施

1 信息化在軌道交通物資管理中的重要作用

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)復(fù)雜化、工業(yè)化與智能化相結(jié)合的時代背景下，信息化不僅為交通運輸企業(yè)各項業(yè)務(wù)的順利開展提供了重要的技術(shù)支持，也是推動企業(yè)生產(chǎn)力高效發(fā)展的重要組成部分，大大增強了交通運輸企業(yè)在市場競爭中的核心競爭力。在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)將信息建設(shè)與企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)劃相融合，并從企業(yè)的實際情況出發(fā)，依照企業(yè)在各階段、各層次的經(jīng)營及生產(chǎn)目標(biāo)，制定信息化系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃方案[1]。其次，必須深入研究信息化建設(shè)在軌道交通物資管理中的重要價值，結(jié)合物資、資金、數(shù)據(jù)、人力等重要因素，構(gòu)建自上而下的規(guī)劃機制，保證信息化建設(shè)在符合企業(yè)戰(zhàn)略管理需要的同時，也滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。此外，應(yīng)深入分析網(wǎng)絡(luò)運行中的控制和運行情況，尤其是線路和網(wǎng)絡(luò)之間的應(yīng)急調(diào)度指揮工作，包含與應(yīng)急救援相關(guān)的人員、物資、車輛等因素，通過信息化建設(shè)，便于進行線路間的搶險、搶修和運輸工作，使各地區(qū)及線路之間的關(guān)系更加緊密，提升了信息化運行的管理水平。

在軌道交通的實際運營過程中，通常會運輸大量的設(shè)備、建材、工具等物資，在此過程中，涉及到眾多專業(yè)領(lǐng)域與操作系統(tǒng)，且材料的數(shù)量及種類繁多。面對如此龐大的工作量，傳統(tǒng)的信息處理、傳輸、存儲系統(tǒng)難以滿足物資的各項運輸要求。而通過信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，可以有效解決這一問題。只有借助信息化技術(shù)的特點及優(yōu)勢，才能提升企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)管理的科學(xué)化水平，完善物資管理流程管理，使物資管理做到公開與透明。同時，利用信息化管理，有利于加強對各類物資信息的動態(tài)管理，及時獲取各項物資的信息，共享材料的有關(guān)信息，以加強部門之間的有效溝通。

2 軌道交通物資管理信息化建設(shè)的要點分析

2.1 物資分類及物料編碼

物資編碼數(shù)據(jù)的規(guī)范性是交通物資管理信息化建設(shè)中的一項重要內(nèi)容，尤其是對于鐵路行業(yè)等資源密集型、高新技術(shù)的企業(yè)而言，所包含的設(shè)備種類繁多、產(chǎn)品型號復(fù)雜，對消耗品的數(shù)量和質(zhì)量都有著很高的要求。從實際來看，軌道交通物資管理信息化已擁有較長的發(fā)展歷史，企業(yè)研發(fā)了較為完善的物資編碼系統(tǒng)，但面對繁雜的分析及統(tǒng)計工作，在操作系統(tǒng)的過程中，需要對其進行反復(fù)的溝通與確認，而且各方的使用標(biāo)準(zhǔn)都有所不同，易出現(xiàn)一物多碼的問題。在這樣的操作流程中，不僅會導(dǎo)致倉儲積壓問題，還會使生產(chǎn)運營部門的需求得不到及時有效的滿足。因此，從當(dāng)前來看，開發(fā)適用于全線網(wǎng)和規(guī)劃線路層級的物資分類編碼系統(tǒng)，是建設(shè)物資信息系統(tǒng)的關(guān)鍵內(nèi)容。

2.2 需求計劃流程的總體跟蹤

開發(fā)物資信息系統(tǒng)平臺的目的是為了滿足整個企業(yè)在運作過程中的物資需求，同時提升工作水平，減少運營成本，確保物資管理的安全性與可靠性，以幫助相關(guān)管理企業(yè)，推動企業(yè)各項運營工作的順利實施，確保企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。從實際情況來看，在計算并匯總各操作人員上報的物料信息時，很容易發(fā)生統(tǒng)計工作的重復(fù)和遺漏問題，需要花費大量的時間和精力。另外采購部門在制定采購計劃時，必須與專業(yè)部門和供應(yīng)商進行溝通，以確定采購計劃與采購方式。在此過程中，運營企業(yè)處于較為被動的地位，很難直觀的跟蹤公司或部門的采購狀態(tài)和所需材料的可用情況，需求計劃的相關(guān)統(tǒng)計和預(yù)算執(zhí)行也難以計算。因此，作為物資信息化管理的主要內(nèi)容，應(yīng)該能夠主動跟蹤整個需求計劃流程，包括采購計劃的方式、采購的狀態(tài)、審查結(jié)果、庫存情況、成本信息等各項內(nèi)容。

2.3 庫存成本的結(jié)算

信息系統(tǒng)物資業(yè)務(wù)的管理工作是圍繞物資進行展開的，但從本質(zhì)上來說，物資管理也意味著物資價值的管理。軌道交通行業(yè)作為國家管理下的大型運輸企業(yè)，對成本控制有更加嚴格的要求，從企業(yè)和各部門每年的物耗成本，到各項設(shè)施設(shè)備的維修費用，都要在信息平臺中予以清晰、直觀的體現(xiàn)[2]。當(dāng)前，財務(wù)部門采用的倉儲成本計算方法通常為移動平均法，而物料倉儲成本計算方法則采用單價法。兩種計算方式的不同使得無法同時落實固定資產(chǎn)和物資備件的日常入庫管理工作。因此，物資信息化系統(tǒng)必須能夠使用各種成本計算方法來統(tǒng)計物料庫存成本。

2.4 用戶管理權(quán)限設(shè)置

在物資信息化系統(tǒng)平臺中，通常會包含多個用戶，為了實現(xiàn)平臺的規(guī)范化管理，有必要建立科學(xué)的用戶管理權(quán)限。在此項體系中，用戶可以訪問并且只能訪問已經(jīng)取得授權(quán)許可的各項資源內(nèi)容，同時，同一個職位負責(zé)本職權(quán)范圍內(nèi)的計劃員、采購員和倉庫管理人員的不同類型數(shù)據(jù)的修改工作，不同階層的管理者所能查詢到的數(shù)據(jù)信息也有所不同。從上述實施路徑來看，在信息化物資管理系統(tǒng)中，會涉及到不同類型的業(yè)務(wù)內(nèi)容，在具體操作過程中也會出現(xiàn)業(yè)務(wù)、管理和技術(shù)等方面的風(fēng)險，阻礙了信息化建設(shè)的正常推進。如果無法有效規(guī)避各種風(fēng)險，很可能會引發(fā)各種質(zhì)量及安全問題。例如，由于業(yè)務(wù)部門的參與不足，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)部門對資產(chǎn)的業(yè)務(wù)缺乏全面的了解與掌握，將會給業(yè)務(wù)部門的工作帶來協(xié)調(diào)困難等問題，難以取得理想的工作效果，如果不能真正支持業(yè)務(wù)的發(fā)展，將會影響整體信息系統(tǒng)的正常運行，甚至?xí)碇匦聵?gòu)建與開發(fā)系統(tǒng)的問題。

此外，各部門尚未達成規(guī)范化的管理意識，對資產(chǎn)業(yè)務(wù)涉及的雙方工作職責(zé)、分工和系統(tǒng)管理觀念不統(tǒng)一，在系統(tǒng)正式投入使用之后，在日常管理上仍沿用以往的管理模式，很多控制系統(tǒng)也沒有進行相應(yīng)的更新，大大降低了系統(tǒng)功能的重要價值，不僅降低了工作效率，還為工作人員帶來了沉重的工作負擔(dān)，造成系統(tǒng)停工，從而引發(fā)投資損失。最后，承包商和供應(yīng)商沒有建立其完善的軌道交通業(yè)務(wù)系統(tǒng)，缺乏相關(guān)實踐經(jīng)驗，需要在業(yè)務(wù)溝通方面投入大量的精力與人力，造成工作的低效化，加大了業(yè)主的工作壓力。

3 推動軌道交通物資管理信息化建設(shè)的具體措施

3.1 完善信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框架

信息管理系統(tǒng)的本質(zhì)是利用現(xiàn)代管理觀念來約束管理過程，以實現(xiàn)規(guī)范性管理的目的。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上，根據(jù)管理功能分析，物資信息管理系統(tǒng)應(yīng)分為物資規(guī)劃管理、采購管理、倉庫管理、物資價值管理四項內(nèi)容。管理以計劃為先導(dǎo)，利用規(guī)劃管理，制定完善的物資規(guī)劃，在確保正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，緩解倉庫積壓問題。在規(guī)劃管理的指導(dǎo)下，開展采購管理模式，在第一時間獲取生產(chǎn)經(jīng)營中所需要的各項物資;借助倉庫管理，對倉庫內(nèi)的物資進行綜合控制和管理;利用物資價值管理，了解資金使用情況，有效落實與物資有關(guān)的各項成本核算工作，提升企業(yè)的資金使用效率。

3.2 加強信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計

在信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)既要符合日常物資管理的各項要求，又要切實滿足生產(chǎn)運營管理的需求。因此，在物資系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中，應(yīng)將主要的物資文件進行合理的分配，例如將其分成倉庫文件、存貨文件、進出貨類文件和供應(yīng)商文件等多個模塊，構(gòu)建明確的數(shù)據(jù)信息內(nèi)部結(jié)構(gòu)[3]。在此過程中，倉庫文件的存在目的是為了加強對倉庫重要信息的管理與控制。進出貨類文件是為了明確庫存和缺貨情況以及材料的使用方向。而通過對供應(yīng)商文件的使用，可以約束供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營活動，加強對供應(yīng)商的管理，為未來開展的的供應(yīng)鏈管理提供堅實保障。

3.3 明確信息管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容

3.3.1 物資規(guī)劃管理

資規(guī)劃管理分為物資需求管理和物資采購管理兩個部分。從企業(yè)對物資的實際來看，可將其分為核心需求和相關(guān)需求兩種。核心需求是企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展需要，提出的重要物資需求;相關(guān)需求是指在保障生產(chǎn)計劃的基礎(chǔ)上，衍生的對物資的相關(guān)需求，一確保物資管理與生產(chǎn)維護計劃管理的實時溝通。 在實際的管理工作中，物資管理部門應(yīng)將核心需求與相關(guān)需求結(jié)合起來，并在此基礎(chǔ)上制定全面而完善的物資需求規(guī)劃。同時，根據(jù)物資需求計劃形成采購計劃，在此過程中所涉及到的所有工作內(nèi)容及環(huán)節(jié)，都必須在計算機系統(tǒng)中以明確的用戶權(quán)限來進行相應(yīng)的審核與執(zhí)行。

3.3.2 采購管理

在采購管理工作中，采購流程中所涉及到的各個賬戶與數(shù)據(jù)是企業(yè)開展物資管理和財務(wù)管理的重要憑證。在采購管理系統(tǒng)中，應(yīng)利用信息化技術(shù)，對訂單進度進行全程跟蹤，根據(jù)采購憑證來確定采購成本，并及時處理采購訂單中涉及到的退換貨業(yè)務(wù)。此外，電子采購流程實現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)的整合，從而可以隨時獲取各采購公司的財務(wù)狀況信息。利用采購管理系統(tǒng)，可以對各種訂單、發(fā)票和結(jié)算清單進行全面的統(tǒng)計和深入的分析，對采購管理進行有效的預(yù)測、控制和分析。為規(guī)范訂單管理，應(yīng)嚴格按照物料采購計劃來確定訂單，從根本上消除采購的隨意性，在物資進入到倉庫之后，應(yīng)依照訂單對其進行核對，從而清楚了解訂單的執(zhí)行進度。

3.3.3 庫存管理

入庫管理是指將物料放入倉庫，并將其記錄在倉庫文件中的工作流程，出庫管理是相關(guān)部門根據(jù)物資需求方案，發(fā)出提貨請求，并經(jīng)物料部門審核后下達出庫單的工作流程。在進行庫存管理的過程中，為了提升管理的有效性，應(yīng)建立完善的監(jiān)控機制。首先，財務(wù)部門的工作人員應(yīng)定期核對進出單據(jù)，并形成財務(wù)收據(jù)，加強物資管理與財務(wù)管理的聯(lián)系，從而完成對倉庫物資存儲的合理有效管理。此外，庫存管理系統(tǒng)應(yīng)加強庫存物資的動態(tài)管理，重視對各種財務(wù)報表的管理和使用。

3.3.4 存貨核算管理

在借助信息化系統(tǒng)，開展存貨核算管理的過程中，硬明確管理入庫和出庫操作的常用功能。從目前來看，其管理要點是入庫和出庫成本的核算與審計。單據(jù)記賬是存貨核算的主要任務(wù)。為了加強單據(jù)記賬的管理工作，應(yīng)嚴厲禁止在系統(tǒng)中對已錄入的信息進行隨意更改，而是應(yīng)在核銷記賬后對其進行修改。存貨核算系統(tǒng)的核心是記賬功能的分析與管理，其中包含庫存明細表、差價分配表、收貨、發(fā)貨和入庫匯總表、庫存周轉(zhuǎn)分析和庫存造價分析等多項內(nèi)容。在管理方面，企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的應(yīng)用系統(tǒng)，定期監(jiān)測和控制企業(yè)存貨情況、資金使用情況、存貨成本構(gòu)成情況等內(nèi)容，開展全面或?qū)I(yè)的分析和控制工作。

4 結(jié)論

在開展軌道交通物資管理的過程中，應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前時代的發(fā)展趨勢，積極引入先進的科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新并優(yōu)化物資管理信息系統(tǒng)。同時，應(yīng)建立完善的運營管理機制，針對系統(tǒng)中存在的缺陷，采取有效的彌補措施，為物資管理工作提供重要的技術(shù)保障。

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