精細(xì)化合同管理助力勘探院高質(zhì)量發(fā)展

朱亞清 靳昕 杜靜瑤

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，能否實(shí)施有效管理，把好合同關(guān)，是企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)高效的合同管理能夠規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、防范和控制經(jīng)營風(fēng)險、提高經(jīng)營質(zhì)量和效率，對企業(yè)規(guī)范化管理和合規(guī)運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。做好合同管理工作，一是有利于合同各方自覺信守和履行合同，從而實(shí)現(xiàn)各自的合同目的;二是有利于企業(yè)樹立法制觀念，運(yùn)用法律手段維護(hù)自身合法權(quán)譽(yù);三是有利于促進(jìn)企業(yè)自身管理水平的提高，增創(chuàng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益;四是能夠有效地降低風(fēng)險，維護(hù)合同各方權(quán)益。

當(dāng)前，我國已進(jìn)入中國特色社會主義新時代，黨的十九大對建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系、推動我國經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展做出了一系列重大戰(zhàn)略部署，推動高質(zhì)量發(fā)展，已經(jīng)成為新時代我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的大形勢、大格局、大邏輯。中國石油勘探開發(fā)研究院（以下簡稱勘探院）作為中國石油集團(tuán)總部直屬的石油行業(yè)高端研究院，近年來也確立了建設(shè)世界一流勘探開發(fā)研究院目標(biāo)和業(yè)務(wù)全球化發(fā)展戰(zhàn)略，積極推動由面向國內(nèi)為主到扎根國內(nèi)、布局全球的根本轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)型升級發(fā)展迎來了嶄新局面。但面對新冠疫情和國際油價下跌兩只“黑天鵝”的疊加影響，以及海外油氣業(yè)務(wù)風(fēng)險和難度加大等諸多因素，上游業(yè)務(wù)增儲上產(chǎn)、提質(zhì)增效還面臨諸多困難和挑戰(zhàn)。因此必須堅(jiān)決推動高質(zhì)量發(fā)展，穩(wěn)步推進(jìn)學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、綜合改革和管理創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略決策支持高質(zhì)量、理論技術(shù)創(chuàng)新高質(zhì)量、現(xiàn)場生產(chǎn)服務(wù)高質(zhì)量、學(xué)科人才隊(duì)伍高質(zhì)量、發(fā)展環(huán)境和基礎(chǔ)條件高質(zhì)量。

在這一大背景下，勘探院對合同管理也提出了更高的要求?？碧皆浩蠊芊ㄒ?guī)處作為合同管理歸口部門，從高質(zhì)量發(fā)展的總體要求出發(fā)，認(rèn)真梳理合同簽訂、履行、歸檔全流程，圍繞精細(xì)化管理這一主線，采取了一系列優(yōu)化措施，收到了顯著效果。

一、細(xì)化合同承辦人員培訓(xùn)內(nèi)容，突出可操作性

集團(tuán)公司對合同實(shí)施信息化管理，全部合同依托合同信息管理系統(tǒng)進(jìn)行線上申報和審批，各二級單位承辦人員承擔(dān)著合同相關(guān)資料收集、合同文本填寫、合同信息填報及上傳的工作，是合同管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。由于合同承辦人員對合同管理有關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致合同信息的填報不規(guī)范，影響了合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整體質(zhì)量。對此，在培訓(xùn)時，詳細(xì)列出了合同系統(tǒng)信息填報的各種規(guī)范化用語，并對在不同情況下征求使用進(jìn)行了示范講解，收到了良好效果。

二、嚴(yán)格審查審批，提高審批效率

1.嚴(yán)格管理事后合同。建立事后合同臺賬，按季度清查事后合同。對于發(fā)生事后合同的單位，及時溝通，幫助分析并找出發(fā)生事后合同的原因，督促整改，有效降低事后合同發(fā)生率（圖1）;

2.清理“僵尸合同”。對于簽訂后長期未履行的合同，集團(tuán)公司法律事務(wù)部將其定性為“僵尸合同”?？碧皆汉贤芾硇畔⑾到y(tǒng)于2005年上線運(yùn)行，由于多種原因，累積了一定數(shù)量的僵尸合同。對此，主動作為，從合同管理系統(tǒng)中將此類合同全部篩查出來，向各二級單位分發(fā)，并規(guī)定清理期限，逐一督促。目前已全部清理完畢。

三、定期對京外分院進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)

為保證合同管理一體化，合同管理的各項(xiàng)政策執(zhí)行協(xié)調(diào)順暢，規(guī)范統(tǒng)一，對勘探院下屬的兩個京外分院：西北分院、杭州地質(zhì)院進(jìn)行定期的現(xiàn)場指導(dǎo)。指導(dǎo)工作克服了地理位置較遠(yuǎn)的困難，由合同管理科每季度到其中一個分院開展現(xiàn)場指導(dǎo)工作。主要對合同管理有關(guān)政策進(jìn)行宣貫，現(xiàn)場解答分院在合同管理中遇到的問題。

四、實(shí)現(xiàn)市場準(zhǔn)入線上申報審批，簡化審批環(huán)節(jié)

1. 按照勘探院現(xiàn)有合同管理模式，市場準(zhǔn)入審查可視為合同簽訂的一項(xiàng)前置程序。市場準(zhǔn)入的辦理流程的快捷與否直接影響了合同進(jìn)入申報審批、簽訂環(huán)節(jié)的速度。在勘探院自建科研管理公共信息平臺的過程中，及時提出在平臺中加入市場準(zhǔn)入模塊的構(gòu)想，得到通過，最終實(shí)現(xiàn)了市場準(zhǔn)入申報審批線上操作，節(jié)約了線下審批在各環(huán)節(jié)各部門之間流通、交接的時間，減少了申報審批時間，提升了整個合同簽訂的效率。

2.在梳理市場準(zhǔn)入的審批流程的基礎(chǔ)上提出合理化建議，將流程由原來的7個簡化為5個，大大縮短了審批時間（圖2）。

五、勘探院實(shí)施精細(xì)化合同管理所取得的成效：

1.合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確;

合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是指包括合同名稱、金額、類別、履行起止時間、資金流向等在內(nèi)的一系列數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確性很大程度上取決于合同承辦人員的工作熟練程度及責(zé)任心。通過細(xì)化合同培訓(xùn)內(nèi)容及定期現(xiàn)場指導(dǎo)，大大提高了合同承辦人員的業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而推動實(shí)現(xiàn)了合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的顯著提高。有了準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有助于領(lǐng)導(dǎo)層精準(zhǔn)把握當(dāng)前經(jīng)營形勢，在此基礎(chǔ)上對下一步工作進(jìn)行科學(xué)決策、合理布局。

2.大幅減少法律風(fēng)險及管理風(fēng)險;

一方面，通過嚴(yán)控事后合同，讓合同真實(shí)成為當(dāng)事人權(quán)益的保障，當(dāng)事人按合同約定共同遵循各自的權(quán)利義務(wù)，避免發(fā)生糾紛時相互推諉扯皮、無據(jù)可查等的情況，降低了法律風(fēng)險;另一方面，從管理角度，真實(shí)且時效性強(qiáng)的合同能夠杜絕“先斬后奏”帶來的管理缺失，能夠更加有效地控制成本，避免某些關(guān)鍵崗位出現(xiàn)濫用職權(quán)現(xiàn)象。

3.合同管理效率進(jìn)一步提升;

通過精簡合同審批流程，在保證合規(guī)的前提極大縮短了單個合同辦理時間，提升了合同管理的效率，為科研、服務(wù)等各項(xiàng)工作的及時開展提供了支持。

綜上，合同簽訂成立后對合同當(dāng)事人均具有法律效力，是維護(hù)各方權(quán)利義務(wù)的契約書，而精細(xì)化合同管理具有設(shè)計科學(xué)、管理精細(xì)、組織周全的特點(diǎn)，能夠極大程度的促進(jìn)和確保合同順利、高效的實(shí)施。精細(xì)化合同管理實(shí)施以來，我們欣喜地看到勘探院合同管理水平整體上得到了提升。今后我們將堅(jiān)持這一好的管理經(jīng)驗(yàn)，以精細(xì)化合同管理機(jī)制的高效運(yùn)行為抓手，有效保障各科研項(xiàng)目的順利開展，為助力勘探院高質(zhì)量發(fā)展不斷做出貢獻(xiàn)。

作者簡介：

朱亞清（1983.09——），性別：女，民族：漢，籍貫：山西省太原市，職稱：經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：碩士，研究方向：企業(yè)法務(wù)，合同管理。

（中國石油天然氣股份有限公司勘探開發(fā)研究院 北京 100083）