電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新分析

陳文靜

（國網(wǎng)福建省電力有限公司福州供電公司，福建 福州 350000）

社會和經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，在一定程度上促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展，目前，我國已經(jīng)完全進(jìn)入智能化、信息化時代。在信息大范圍公開的背景之下，如何進(jìn)行有效、科學(xué)的信息管理成為當(dāng)前社會亟須解決的主要問題。對于電力企業(yè)而言，由于其工作較為特殊，因此在對信息檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中必須要融入信息技術(shù)，進(jìn)而在一定程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為電力企業(yè)今后的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。然而，我國在對電力檔案進(jìn)行管理時，依然存在著諸多問題，這就需要電力企業(yè)管理人員以及相關(guān)工作人員發(fā)揮自身的能動性，對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而確保電力檔案管理工作的有序進(jìn)行。

1.電子信息時代電力檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展背景之下，計算機(jī)已經(jīng)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域之中，計算機(jī)技術(shù)不單單為人們的日常工作、學(xué)習(xí)、生活帶來便利，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。對于電力企業(yè)而言，電力檔案的管理是其內(nèi)部一項關(guān)鍵的工作，關(guān)乎到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

在信息時代中，逐漸地加大了對電力檔案管理的要求。因此，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足電力企業(yè)的發(fā)展需求，進(jìn)而在一定程度上阻礙電力企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量[1]。作為電力企業(yè)，若想在根本上獲得良好的發(fā)展，就必須要提高對電力檔案管理工作的重視程度，加大對電力檔案管理工作創(chuàng)新的力度，只有這樣才能展現(xiàn)出電子檔案真正的作用，從而為電力企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2.電子信息時代電力檔案管理工作存在的問題

2.1 電子檔案管理人員意識薄弱

對于電力檔案的管理人員來說，他們自身的管理理念以及管理模式對整個檔案管理工作發(fā)揮著十分重要的作用。然而，就目前而言，有大部分電力檔案管理人員思想意識較為薄弱，沒有對電力檔案管理工作有一個充足的認(rèn)識，再加上對于電力檔案作用宣傳力度不夠，從而在一定程度上讓工作人員沒有認(rèn)識到電力檔案管理工作的關(guān)鍵性，加大了電力檔案管理的難度。

2.2 檔案提交、建立不合理

對于檔案信息而言，其主要是從企業(yè)平常工作和管理過程當(dāng)中所產(chǎn)生的，是對不同存在儲存價值的資料信息進(jìn)行的一種記錄[2]。隨著社會發(fā)展速度不斷加快，社會對電能的需求越來越大，致使電力企業(yè)的規(guī)模也在持續(xù)擴(kuò)大，同時也提高了對電力檔案管理的工作要求。然而，對于部分電力企業(yè)管理檔案人員而言，他們在對電力檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中出現(xiàn)了不夠重視的情況。例如，電力檔案管理人員在工作當(dāng)中，并沒有對檔案進(jìn)行分類和整理，進(jìn)而在一定程度上讓相同類型的檔案之間沒有構(gòu)建一個完整的連續(xù)性，從而在根本上降低了檔案的作用。

2.3 沒有構(gòu)建一個有效的檔案管理規(guī)章制度

當(dāng)前，現(xiàn)存的電力檔案管理制度當(dāng)中幾乎都存在著覆蓋范圍廣、時間相對較長的問題，同時涉及的部門也很多。而這些部門在對電力檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中缺少一個健全的規(guī)章制度，致使在開展相關(guān)工作時出現(xiàn)職責(zé)不明確等情況。此外，在對文字資料、音頻、視頻等進(jìn)行整理和記錄過程之中沒有構(gòu)建一個科學(xué)、有效的標(biāo)準(zhǔn)，由于不同部門形成的檔案時間存在著一定的差異性，而檔案中涵蓋的內(nèi)容也完全不同，進(jìn)而在一定程度上給檔案的整理與記錄帶來極大的難度。

2.4 檔案管理工作沒有引起管理人員的重視

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各種各樣的科學(xué)技術(shù)都被廣泛應(yīng)用于電力生產(chǎn)過程當(dāng)中，進(jìn)一步提高了電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。由于電力企業(yè)在此過程當(dāng)中獲得了良好的發(fā)展，進(jìn)而在一定程度上忽視對檔案管理的工作。就目前而言，大部分電力企業(yè)沒有設(shè)置一個專門的檔案管理部門以及引入專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案的分類、歸納、整理、記錄工作不能得到有效的落實。此外，在對檔案進(jìn)行查閱和應(yīng)用的過程當(dāng)中，由于常常被人翻看，造成紙質(zhì)版檔案的破損，再加上有一些初始資料檔案部門并沒有及時保存，從而給后期工作的開展帶來極大的不便。

3.電子信息時代電力檔案管理工作創(chuàng)新的方式方法

3.1 提升電力檔案管理工作的創(chuàng)新理念

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個企業(yè)都逐步地形成了以經(jīng)濟(jì)效益為中心的核心價值觀，而電力企業(yè)作為我國市場中一個極為關(guān)鍵的主體，它在競爭激烈的市場環(huán)境[3]之中工作中心依然是如何提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及對工作人員的管理方面，忽視了對檔案的管理，特別是在這個信息化時代之中，電力企業(yè)的檔案管理始終處于一個初級的階段[4]。因此，對于電力企業(yè)而言，在進(jìn)行發(fā)展的過程當(dāng)中，一定要及時轉(zhuǎn)變自身的管理理念，加大對檔案管理的重視程度，并對檔案管理的工作進(jìn)行不同程度的創(chuàng)新，同時還需要鼓勵電力企業(yè)中的每一位員工都積極地參與到檔案建設(shè)過程中來，優(yōu)化與完善檔案材料，提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

3.2 強(qiáng)化電力檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建

隨著我國步入信息化和智能化時代之后，計算機(jī)以及信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，進(jìn)一步滿足社會的發(fā)展需求。對于電力企業(yè)而言，強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建不僅僅是電力企業(yè)發(fā)展的需求，同時也是檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容。電力企業(yè)在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中，要發(fā)揮出自身的能動性，認(rèn)清當(dāng)前的形式，有一個發(fā)展的眼光去看待任何一個問題[5]。此外，電力企業(yè)還需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)一步提高各個部門之間的協(xié)作，進(jìn)而在一定程度上構(gòu)建起一個合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.3 加大對相關(guān)工作人員的培育力度

隨著信息時代的到來，加大了對電力檔案管理的要求，而專業(yè)人才是確保檔案管理工作有序開展的主要保障。對于電力企業(yè)而言，要想在根本上提升檔案管理的動作效率與質(zhì)量，就需要大力培育專業(yè)人才。第一，電力企業(yè)要努力提升檔案管理工作人員的綜合能力以及專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對工作人員電子信息素養(yǎng)及電子信息技術(shù)應(yīng)用能力的培育，提高管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，強(qiáng)化管理工作人員的責(zé)任意識。第二，電力企業(yè)要在規(guī)定的時間內(nèi)開展相關(guān)的培訓(xùn)活動以及座談會[6]，幫助每一位工作人員可以在根本上提升他們的業(yè)務(wù)能力，從而為提高工作質(zhì)量和效率奠定良好的基礎(chǔ)。

3.4 做好電力檔案安全管理的工作

在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景之下，其安全問題受到了人們的廣泛關(guān)注。對于電力企業(yè)來說，在使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理時可能會出現(xiàn)各種各樣的安全問題，因此，為有效避免這些問題的出現(xiàn)，在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中，電力企業(yè)一定要提高對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的重視程度[7]，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，同時還需要定期對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提升他們的安全意識，提高電力企業(yè)檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

3.5 提高服務(wù)意識

隨著信息時代的到來，其逐漸地改變了人們的生活、工作、學(xué)習(xí)的方式，人們也越來越離不開電子信息。在開展電力檔案管理工作的過程之中，檔案管理部門已經(jīng)不再是保密機(jī)構(gòu)[8]，而是一個檔案資源的集中中心。為了可以在根本上展現(xiàn)出檔案應(yīng)有的作用，對于電力企業(yè)而言，一定要提高自身的服務(wù)意識，通過先進(jìn)的信息技術(shù)開辟出一個科學(xué)、合理的在線服務(wù)[9]，提升檔案服務(wù)工作的社會性。

3.6 提升信息化管理思想意識

電力企業(yè)檔案管理工作人員要發(fā)揮出自身的能動性，加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，提升檔案信息化管理意識，同時還需要不斷地鼓勵其他工作人員積極參與到檔案信息化建設(shè)中[10]，建立完善的檔案信息化管理制度（如下圖1），確保每一位工作人員都能意識到檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性。此外，電力企業(yè)要加強(qiáng)對工作人員檔案管理培訓(xùn)的力度，提升他們的綜合素養(yǎng)以及專業(yè)能力，提高電力企業(yè)信息化檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為電力企業(yè)今后相關(guān)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

圖1 檔案信息化管理制度示意圖

4.結(jié)語

我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，在一定程度上提高了對電力檔案管理工作的要求。對于電力企業(yè)而言，如果想要在根本上取得良好的發(fā)展，就需要對電力檔案管理工作機(jī)制不斷進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化，及時轉(zhuǎn)變管理思想觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，持續(xù)推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、信息化建設(shè)，只有這樣才能在根本上提高電力檔案管理的質(zhì)量與效率，保障電力企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。