電子檔案系統(tǒng)與OA 辦公系統(tǒng)的對接應用研究

石 靜

（濟南市疾病預防控制中心，山東 濟南 250021）

電子檔案信息系統(tǒng)是實現(xiàn)文書、科技、聲像、實物等多種門類檔案管理，提供電子檔案線上利用的者線上借閱的管理平臺。檔案管理系統(tǒng)對接OA 辦公系統(tǒng)，將單位涉及到的檔案數(shù)據(jù)納入電子檔案系統(tǒng)，便于對庫內檔案信息進行智能、統(tǒng)一的管理。

1.功能需求是電子檔案系統(tǒng)設計開發(fā)的基礎

檔案管理信息系統(tǒng)是為了節(jié)省經(jīng)費和時間，便于檔案信息資源共享，采取統(tǒng)一集中部署模式，即;統(tǒng)一應用軟件、統(tǒng)一硬件配置的集中運行的檔案信息系統(tǒng)軟件。為最大程度地實現(xiàn)電子文檔的利用率，提高電子文件的歸檔率，并確保電子文件信息的完整性，其模塊設置和功能應貼合單位檔案管理體系架構。

1.1 統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)

檔案管理中心為數(shù)字檔案核心管理平臺，是數(shù)字檔案的中心，運行在檔案室內部局域網(wǎng)，負責本單位所有電子檔案數(shù)據(jù)的管理、檢索、利用、編研、借閱等項工作。各科所產(chǎn)生的檔案是本單位檔案的重要數(shù)據(jù)來源點，實現(xiàn)對電子文件和電子檔案管理的完全覆蓋。各處室檔案整理完成后，可統(tǒng)一向檔案室在線移交。

1.2 系統(tǒng)要求

需包括分類編目、檔案采集、檔案整理 、歸檔、檔案劃控、檔案統(tǒng)計、檔案掃描、檔案審核、檔案查詢、檔案閱覽、打印等功能。

一是分類編目，即檔案分類和檔號的編制。檔案號自動生成，能修改。二是檔案目錄錄入，包括檔案目錄錄入、紙質掃描、檔案調整。三是檔案數(shù)據(jù)采集，能夠通過檔案管理平臺提供的掃描接口或組件等方式直接將產(chǎn)生的文件存入平臺中。四是檔案劃控，即對部分檔案的密級控制，如各級領導控制、各管理員控制、普通查閱人員開放等級別。五是檔案統(tǒng)計 ，包括檔案保存量統(tǒng)計、工作量統(tǒng)計 、查詢利用量統(tǒng)計。六是檔案閱覽。借閱管理功能應包括對利用者以及利用的目的、時間、內容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計以及檔案催退、續(xù)借退還等功能。七是整理編目功能，整理編目模塊應具備數(shù)據(jù)采集、類目設置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等基本功能，能根據(jù)用戶需要增設主題詞(或關鍵詞)及分類號的自動標引。整理編目模塊應能滿足下列主要要求：能為用戶自行設置實體分類方案預留空間，并能滿足自動按照分類類目進行分類和排序；能自動生成檔案管理所需各種排列序號，并能由用戶自主修改和重排序，保存時有防重號校驗功能；能自動生成符合檔案工作相關標準的各類目錄和備考表等；具備功能齊全的統(tǒng)計功能，并能生成相應報表；具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計報表、備考表等。具備多種統(tǒng)計方式，能夠實現(xiàn)館藏檔案一鍵統(tǒng)計及全國年報的統(tǒng)計。八是檢索查詢利用功能，可以根據(jù)用戶需求自定義檢索項，并能對檢索結果中檢索項的顯示順序進行設置，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化。檢索查詢模塊中檢索查詢模塊應能滿足下列主要要求：能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；自動建立索引，形成全文檢索索引庫，為用戶提供全文檢索服務。針對照片、音像等檔案，只需建立元數(shù)據(jù)的索引庫，電子文件不需要參與索引的建立。能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印或選擇輸出等技術處理。提供深度多次檢索功能，能針對查詢結果再次進行查詢。提供綜合業(yè)務查詢功能，完成對檔案信息的跨庫、跨類、跨全宗的數(shù)據(jù)檢索，并且針對于照片檔案，系統(tǒng)需要提供縮略圖的顯示功能，以便于利用人員快速定位到所需要的照片檔案。九是系統(tǒng)需要提供在線即時通訊功能，即利用人員可以在線向檔案管理人員提出協(xié)助查檔請求，由檔案管理人員完成檔案的查找，并通過即時通訊功能將結果發(fā)送給利用人員，利用人員可以在線對查找到的結果進行利用。十是提供信息訂閱功能，各利用者可以根據(jù)各自對檔案利用的實際需要，自定義信息訂閱關鍵詞，檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)各用戶定義的關鍵詞，將新進入系統(tǒng)的檔案信息的摘要信息發(fā)送給訂閱人。

2.收發(fā)文自動歸檔是OA 系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)對接的重要環(huán)節(jié)

以濟南市疾病預防控制中心為例，其綜合檔案管理系統(tǒng)以實現(xiàn)中心檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱、統(tǒng)計、編研等全面業(yè)務流程計算機管理，實現(xiàn)檔案資料“收、管、存、用”一體化為最終目的。主要管理內容包括中心各科所的文書檔案和專業(yè)檔案?！熬C合檔案管理系統(tǒng)”主要包括檔案收集、整理編目、表格打印、檔案劃控、查詢利用、檔案編研、統(tǒng)計報表、用戶管理、系統(tǒng)管理、綜合事務、全宗管理等功能模塊。在論證了中心檔案管理需求后，我們結合中心OA 辦公系統(tǒng)的架構和功能，根據(jù)中心業(yè)務科所職能和產(chǎn)生的文件資料特點，設計了中心收發(fā)文自動歸檔方案。

2.1 流程說明

首先辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的收文和發(fā)文在辦公系統(tǒng)中辦結后進行預歸檔處理，在歸檔過程中先生成歸檔文件數(shù)據(jù)包（包含目錄信息和電子文件信息），生成的歸檔文件數(shù)據(jù)包會推送到數(shù)據(jù)交換區(qū)，接下來由檔案系統(tǒng)定時到交換區(qū)獲取歸檔文件數(shù)據(jù)包進行處理，處理后辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的收文和發(fā)文接收保存到檔案系統(tǒng)“接口文件”下的收文和發(fā)文模塊，接下來由檔案各個科所整理人員到“接口文件”下歸檔自己部門的文件至相應的檔案門類。

2.2 流程缺陷

一是辦公歸檔時沒有把關哪些文件是確實要歸檔的文件，會接收很多不需要的文件。二是在辦公歸檔時無法根據(jù)文件的性質區(qū)分檔案是那個業(yè)務口的文件，造成所有的收文文件存放在一起，所有科所的檔案整理人員都要到一個位置歸檔自己的文件，既不安全也不方便。

2.3 解決方案

一是業(yè)務繼承（最優(yōu)）。首先在檔案系統(tǒng)中提供歸檔業(yè)務接口，接下來在辦公系統(tǒng)歸檔時不直接生成歸檔文件數(shù)據(jù)包，而是先調用檔案系統(tǒng)提供的歸檔業(yè)務接口，在接口頁面通過歸檔人員的選擇確定要歸檔的文件在檔案系統(tǒng)中是屬于哪個檔案門類、哪個業(yè)務分類的，并將該信息自動附加到歸檔信息中，然后再生成歸檔文件數(shù)據(jù)包推送到數(shù)據(jù)交換區(qū)，最后由檔案系統(tǒng)進行處理。

這一流程優(yōu)勢表現(xiàn)為各個科室檔案員可以電子公文處理中就介入到歸檔過程，可以主動判斷哪些文件需要歸檔，只歸檔需要歸檔的文件，避免了無用文件歸檔。如檔案系統(tǒng)中存在變更情況，辦公系統(tǒng)歸檔時自動聯(lián)動處理。辦公歸檔文件數(shù)據(jù)包中已經(jīng)附加了檔案門類信息和分類信息，所以可以直接歸檔到具體的檔案門類中，省略了中間的“接口文件”步驟。做到了各個科所的檔案各自歸檔，避免了混在一起的問題，即安全又方便。需要的工作內容包括檔案系統(tǒng)提供歸檔業(yè)務；目前在用的辦公系統(tǒng)所用的平臺版本相比檔案系統(tǒng)所用的平臺版本比較陳舊，要想實現(xiàn)業(yè)務繼承辦公系統(tǒng)必須要做相應的開發(fā)適應新的平臺版本，并做相應的功能開發(fā)和辦公流程修改，工作量較大。

二是現(xiàn)狀改進（只解決安全問題）。為了將各個科所的檔案按照業(yè)務性質區(qū)分開，需要在辦公系統(tǒng)歸檔前確定歸檔文件的性質（黨口、行政口和業(yè)務口），故在歸檔前先選擇歸檔文件的性質，然后將此信息附加到歸檔文件數(shù)據(jù)包中推送給檔案系統(tǒng)處理。流程優(yōu)勢為做到了各個科所的檔案各自歸檔，避免了混在一起的問題，保障了檔案信息安全。流程缺陷表現(xiàn)為一是不能在辦公系統(tǒng)中確定歸檔文件的門類信息和分類信息，還需要“接口文件”來統(tǒng)一存放歸檔的收文和發(fā)文，然后由各科所檔案員進行再次處理。二是檔案系統(tǒng)設置調整后辦公系統(tǒng)沒有聯(lián)動效果，只能再次修改辦公系統(tǒng)才能做到正確歸檔，維護不方便。需要的工作內容包括檔案系統(tǒng)可以保持當前狀態(tài)不變;辦公系統(tǒng)需要修改歸檔功能和流程，在歸檔前附加檔案的業(yè)務性質信息。

3.系統(tǒng)應用效果及問題建議

經(jīng)過多次運行調試，中心電子檔案管理系統(tǒng)運轉流暢，可順利實現(xiàn)檔案管理的各個環(huán)節(jié)。中心全部紙質檔案全部經(jīng)過數(shù)字化加工成為電子檔案數(shù)據(jù)上傳至檔案庫中。OA 辦公系統(tǒng)中的電子文檔及時歸入檔案管理系統(tǒng)，避免了電子文檔因為各種因素造成遺漏和丟失，使中心室藏檔案資料更加齊全完整，真實可靠。但在工作中，我們也發(fā)現(xiàn)了一些問題,并著力進行解決。

從OA 系統(tǒng)抓取過來的幾千個文件集中在一個“籃子”里，不方便按專業(yè)分類進行篩選、采集，建議從OA 系統(tǒng)相應環(huán)節(jié)增加“臨時歸檔”功能，由科所負責人確定需要歸檔的文件，點對點地傳送至電子檔案系統(tǒng)的對應組。較大的視頻文件上傳后存在播放不流暢的問題，照片檔案上傳后不夠直觀。因此，對于聲像檔案模塊的功能還需繼續(xù)優(yōu)化。對電子檔案系統(tǒng)的應用進行全員培訓。在實際應用中，經(jīng)常出現(xiàn)由于不熟悉系統(tǒng)功能而出現(xiàn)的錯誤操作，如不知道如何編輯已上傳文件，分錯專業(yè)類別，電子文件上傳格式不規(guī)范，標題顯示不全等等。所以，兼職檔案員要學習電子檔案系統(tǒng)的各項功能使用，熟悉檔案系統(tǒng)的各個模塊按鈕的位置，在實際操作中能準確進行電子檔案的編目、上傳和借閱，提高電子文檔的歸檔效率。另一方面，很多有利用需求的人還不了解線上利用的便捷，有的不熟悉，有的怕麻煩，寧愿到檔案室借閱紙質檔案。所以，要多多向他們進行宣傳，更有意愿從線上借閱電子檔案獲取檔案信息。要注重電子檔案信息的安全性。按照信息系統(tǒng)安全等級保護工作的要求，配備必要的信息安全設備、建立信息安全管理制度、采取信息安全技術策略，保障信息系統(tǒng)安全。定期備份數(shù)字檔案資源，建立數(shù)據(jù)恢復機制，保障數(shù)字檔案資源安全。專職檔案工作者要提高專業(yè)素質，從繁雜的手工勞動，到熟練操作電腦系統(tǒng)，再到熟悉電子檔案系統(tǒng)安全維護流程，需要不斷地學習、創(chuàng)新。建議加大對專職檔案員的培養(yǎng)力度，多參加國家級的培訓，增強檔案工作者的知識儲備和學識水平。

4.結語

當今社會已跨入信息發(fā)展高速騰飛的“大數(shù)據(jù)時代”，網(wǎng)絡技術的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位業(yè)務工作的客觀實際，方能跟上時代的節(jié)奏。電子檔案管理系統(tǒng)與電子政務系統(tǒng)對接后還需要不斷地打磨，才能展現(xiàn)電子檔案管理科學化、信息化、高效化后帶來的魅力。