平陰縣檔案館搬遷工作紀實

宋明皎

（濟南市平陰縣檔案館，山東 濟南 250400）

1 搬遷前的準備工作

檔案館搬遷是一項專業(yè)性強、業(yè)務(wù)量大、安全要求高的系統(tǒng)工程，充分的準備工作則顯得尤為重要。平陰縣檔案館提前半年時間對搬遷工作進行謀劃安排。

1）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，制定搬遷方案。平陰縣檔案館成立了由館長任組長、副館長任副組長、各科室為成員的檔案館搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確分管副館長為搬遷總指揮，統(tǒng)籌整個搬遷工作。制定《平陰縣檔案館搬遷工作實施方案》《平陰縣檔案館新館搬遷人員分工及責(zé)任》《平陰縣檔案館搬遷出入庫順序》，要求全館上下團結(jié)協(xié)作、全力以赴打贏搬遷這場硬仗，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規(guī)范、有序開展。

2）全面盤點檔案、固定資產(chǎn)。一是對庫房檔案進行清點摸排。首先由工作人員對庫房全部檔案資料進行一次全面排查，對錯放位置的檔案進行調(diào)整，確保各類檔案與密集架標識一致，按序排放并制定《館藏檔案資料清點統(tǒng)計表》。然后安排三個科室分別負責(zé)三個庫房的清點工作，對責(zé)任庫房進行第二次全面排查，并與《館藏檔案資料清點統(tǒng)計表》進行核對，通過兩遍的清點摸排，徹底摸清了家底，防止檔案漏記、錯記、重記等現(xiàn)象的發(fā)生。二是對固定資產(chǎn)的清點。由責(zé)任科室對科室內(nèi)固定資產(chǎn)進行清點登記，填寫《平陰縣檔案館固定資產(chǎn)登記表》。

3）提前著手整理報紙、雜志。平陰縣檔案館報紙、雜志數(shù)量龐大、種類多樣，同時年代跨度大，有一些報紙、雜志出現(xiàn)的脆黃、破損、霉變等現(xiàn)象，為搬遷工作帶來一定的難度。為了最大程度的保護報紙、雜志等資料，平陰縣檔案館定制了報紙盒、雜志盒，歷時一個月的時間對館藏全部的報紙雜志進行消毒、整理、分類、裝盒、編目工作，共整理報紙26類近千盒、雜志150類500余盒，實現(xiàn)了報紙雜志的科學(xué)化管理。

4）確定搬家公司。通過多方對比，確定搬家公司，并對公司資質(zhì)進行審核，同時與搬家公司簽訂保密協(xié)議，確保整個搬遷過程信息安全。多次召開聯(lián)合會議，與搬遷公司對接搬遷事宜，并對參與搬遷的人員進行分工，明確職責(zé)，確定在庫房中工作的搬家公司人員，其他人員原則上不得進入庫房，整個搬遷過程需要搬家公司工作人員做好全程配合工作，聽從檔案館工作人員安排，確保搬遷順利進行。

5）科學(xué)進行新館定位。新館定位是一項重要工作，科學(xué)的定位可以最大程度的利用庫房空間，防止資源閑置。前期對新館的各個庫房重新布局，明確各個庫房的功能。下發(fā)了《關(guān)于報送未進館檔案情況的通知》，對各全宗單位未進館檔案情況進行摸底，同時結(jié)合館藏各全宗單位的檔案情況，預(yù)估出未來30年的檔案排架長度。我們采用檔案與資料分別存放、按照檔案類別分別存放、按照全宗順序依次存放的原則進行存放。

6）開展模擬演練。在正式搬遷的前一天，平陰縣檔案館與搬遷公司進行一次搬遷模擬演練，明確搬遷路線，計算沿途所需的時間，考慮搬遷過程中可能出現(xiàn)的問題，比如天氣變化、交通事故、汽車故障、人員調(diào)整等，對搬遷方案再次完善。通過此次演練，所有工作人員更加清楚了自己的職能，也加深了檔案館與搬遷公司的默契程度。

2 搬遷實施階段

為了保障搬遷工作的順利實施，平陰縣檔案館將搬遷任務(wù)分解為三個階段，分別是辦公用品的搬遷、機房數(shù)據(jù)的遷移、檔案庫房的搬遷。庫房搬遷主要為下架、打包、老館庫房門口監(jiān)管、上車、跟車、接車、新館庫房門口監(jiān)管、上架等8個步驟。

1）下架：按照《平陰縣檔案館搬遷出入庫順序》指導(dǎo)搬家公司下架，掌握下架節(jié)奏，確保三個庫房檔案資料依次、完整下架，不遺漏。

2）打包：指導(dǎo)搬家公司人員按序裝箱，以全宗為單位進行打包，全宗間不混裝。在箱體統(tǒng)一明顯位置粘貼標識卡，不同的庫房使用不同顏色的標識卡，具體要求：標識卡左上方標注大流水號（如：123），在中間位置注“門類+全宗**+目錄號*+小流水號（如：①②③”，各門類的最后一箱標注上“已完結(jié)”。

3）老館庫房口監(jiān)管：組織搬運人員在庫房門口等候，不得進入庫房；理順出庫檔案箱順序，確保搬運人員按序依次搬運。

4）上車：負責(zé)監(jiān)管上車檔案的延續(xù)性，核對檔案箱數(shù)及流水號順序，防止檔案遺漏；上車完畢，與跟車人員進行交接，填寫《平陰縣檔案館庫房搬遷交接單》。

5）跟車：裝車完畢后，關(guān)閉車廂門、上鎖、貼封條。駕駛辦公用車全程跟車至新館，揭封條、開鎖，監(jiān)督搬家公司人員搬運下車，清點記錄下車箱數(shù)。

6）接車：提醒、監(jiān)督搬家公司人員按箱體標識卡左上角流水號科學(xué)裝車，以便正序入庫，小號在先，大號在后的順序?qū)n案搬至小車。小車檔案放滿后，全程跟小車至庫房門口。

7）新館庫房口監(jiān)管：嚴格進出庫房人員，無關(guān)人等不得進出庫房，監(jiān)督庫房內(nèi)工作人員與庫房外工作人員進行檔案交接，按照流水號順序，先進小號，后進大號。

8）上架：指導(dǎo)搬家公司工作人員對檔案拆包，并按照流水號順序依定位位置進行上架。

9）后勤保障：協(xié)調(diào)縣治安大隊，利用警車開道，確保運輸過程中的安全。與融媒體中心和攝影家協(xié)會進行溝通，對整個搬遷工程進行全程錄像。面對檔案館人手不足的情況，協(xié)調(diào)部分單位的檔案員參與到搬遷工程中來，充實搬遷隊伍，增強搬遷力量。

10）及時復(fù)盤：每天對搬遷工作進行復(fù)盤，對于發(fā)現(xiàn)的問題進行調(diào)整。比如在第一天的搬遷工程中，發(fā)現(xiàn)上架的人手不夠，影響了整個搬運速度，縣檔案館及時與搬家公司進行協(xié)調(diào)，立即增加了人手，提高了上架速度。

歷時5天，平陰縣檔案館完成了86個全宗、5萬多卷檔案以及3萬多冊資料的搬遷。期間未發(fā)生檔案和設(shè)備設(shè)施損壞或丟失現(xiàn)象，未造成現(xiàn)場固定資產(chǎn)破損或丟失，順利地完成了搬遷工作。

3 搬遷后的幾點體會

平陰縣檔案館在查檔服務(wù)未中斷的情況下，順利完成搬遷工作，我認為依賴于以下幾個方面：

1）領(lǐng)導(dǎo)重視：縣委縣政府高度重視檔案館搬遷工作，縣委辦公室主任在搬遷第一天就來到搬遷現(xiàn)場對搬遷工作提出要求，全程關(guān)注檔案館的搬遷進度。

2）準備充分：平陰縣檔案館提前半年就開始謀劃檔案館的搬遷工作，多次外出學(xué)習(xí)搬遷經(jīng)驗、提前整理報紙雜志、科學(xué)制定搬遷方案、準確標識新館定位等等都為檔案館搬遷奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3）指揮有方：檔案館的搬遷是一項高強度、多頭緒的系統(tǒng)性工作，全面的統(tǒng)籌、科學(xué)的謀劃是打贏這場硬仗的重要保障。在此次搬遷過程中，館長為總協(xié)調(diào)，副館長為總指揮，他們率先垂范、身先士卒，及時應(yīng)對突發(fā)狀況，保障了搬遷工作順利進行。

4）團結(jié)協(xié)作：平陰縣檔案館工作人員面對人員少、任務(wù)重、時間緊的搬遷現(xiàn)實，充分發(fā)揮主人翁意識，絲毫沒有怨言，5天的搬遷過程中沒有一個人請假，每天加班加點參與其中，大家既是指揮員、監(jiān)督員又是戰(zhàn)斗員，每個人都為參與到搬遷工作而感到自豪。

5）社會支持：融媒體中心、治安大隊、攝影家協(xié)會以及部分單位的檔案員都為此次搬遷工作付出了很大的努力，正是由于各部門的通力協(xié)作，平陰縣檔案館的搬遷才得以順利進行。