信息化條件下檔案編研工作新思考

李莎莎

摘要：本文分析了信息化條件下檔案編研工作變化新趨勢，以便更好地把握新時代賦予檔案編研工作的新機遇，認識當(dāng)前編研工作面臨的新問題。此外，本文從推進編研主體多元化、打造成體系編研成果、加大人防和技防攻關(guān)力度三個方面提出了突破傳統(tǒng)檔案編研局限的對策。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案編研 轉(zhuǎn)型 主體

信息技術(shù)已成為21世紀(jì)推動經(jīng)濟社會發(fā)展的動力源泉，也是促進各行各業(yè)發(fā)展變革的核心力量，如何把信息技術(shù)與行業(yè)融合發(fā)展，是當(dāng)下研究的熱門課題。[1]檔案編研工作的目的是挖掘檔案信息資源的潛在價值，目前信息技術(shù)發(fā)展為檔案編研工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。如何把握時代發(fā)展機遇，找到檔案編研與信息技術(shù)的契合點，調(diào)整檔案編研思路，發(fā)現(xiàn)和解決檔案編研面臨的新問題，優(yōu)化檔案編研模式，更好地發(fā)揮檔案記錄歷史、傳承文化、資政育人等作用，是檔案編研工作順應(yīng)新時代發(fā)展趨勢必然要解決的問題。

一、檔案編研工作面臨的新變化

傳統(tǒng)的檔案編研思路和模式已不能適應(yīng)信息化時代下的新要求。檔案編研工作正經(jīng)歷著以下四個維度的轉(zhuǎn)型升級。

（一）編研內(nèi)容和推廣渠道從單一化向多元化轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的檔案編研工作思想以服務(wù)國家、服務(wù)行業(yè)為主，而面向社會回應(yīng)公眾關(guān)切的編研成果不多。編研內(nèi)容的取材主要來自館藏資源，信息量有限且形式單一，很難出高水平、深層次的編研成果。信息技術(shù)發(fā)展助推信息傳播渠道多元化，促使檔案編研內(nèi)容在館藏基礎(chǔ)上愈加豐富和多樣，有利于開拓編研人員眼界、拓寬編研思路，同時有助于通過微博、微信、訂閱號、App等新媒體平臺展現(xiàn)多樣化的編研成果。

（二）編研加工從簡單文圖處理向依托技術(shù)提質(zhì)增效轉(zhuǎn)型

單一的以紙質(zhì)為載體的出版物是傳統(tǒng)編研成果的主要表現(xiàn)形式，其加工過程以文字校稿、圖片排版、布局調(diào)整為主，在形式上很難有突破和創(chuàng)新。信息技術(shù)突破了這種出版模式的束縛，通過對文字、圖片、視頻、聲音等信息進行綜合性技術(shù)處理，使得編研成果形式多樣化。除了紙質(zhì)出版物，電子化編研成果產(chǎn)品能更好地滿足讀者需求，通過網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)傳播，既拓寬了編研成果的傳播面，又增強了讀者與編研工作者的互動性。

（三）編研形式由獨立編研向合作編研轉(zhuǎn)型

隨著信息化程度的提升，檔案編研工作與社會各項工作之間的關(guān)系愈加緊密，編研工作為社會服務(wù)的需求愈加強烈，社會需求導(dǎo)向型的檔案編研工作成為一種發(fā)展趨勢。這就要求檔案編研工作在選題上要契合社會關(guān)切，在內(nèi)容上要涉獵廣泛，在形式上要多元創(chuàng)新。但傳統(tǒng)的單一、閉門造車式獨立編研方式已很難適應(yīng)這種新要求，而以檔案部門為核心，以黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為依托開展全方位、多層次、廣視角的合作編研，已成為適應(yīng)檔案編研社會化的一種有效方式。[2]

（四）編研選題從立足館藏特色向兼顧公眾需求轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的編研選題工作帶有一定的指令性特征，通常是基于館藏特點就某個主題進行大事記編纂、組織機構(gòu)沿革編寫、年鑒匯編、文件匯編、全宗指南等編研工作，服務(wù)對象單一，受眾群體有限。[3]隨著公眾對物質(zhì)文化需求的不斷增長，傳統(tǒng)的選題方式已無法適應(yīng)信息資源共享的需求，而信息技術(shù)為編研選題提供了網(wǎng)絡(luò)平臺和便利通道，檔案館在立足館藏特色的基礎(chǔ)上向社會發(fā)布選題范圍，征求公眾意見，結(jié)合反饋意見調(diào)整選題，更契合社會關(guān)注熱點。

二、信息時代賦予檔案編研工作的新機遇

隨著數(shù)字信息技術(shù)在檔案工作中應(yīng)用范圍的不斷拓展，其在檔案編研數(shù)字化進程中發(fā)揮著助力器的作用，為促進檔案編研工作提質(zhì)增效帶來了新機遇。

（一）為提高編研完整性和效率創(chuàng)造條件

全面掌握檔案資料信息是開展編研工作的先決條件，傳統(tǒng)編研工作需要耗費大量人力進行查閱、篩選、抄寫、校對等煩瑣程序，且受客觀條件限制難以保證獲取檔案信息的全面性。而信息技術(shù)的應(yīng)用助推了檔案數(shù)字化建設(shè)，使得檔案館可以依托數(shù)據(jù)庫對檔案信息進行自動分類、關(guān)鍵字檢索、信息自動關(guān)聯(lián)等功能操作，輕松獲取全面、精準(zhǔn)的檔案信息，大幅度提高了編研工作效率。

（二）為編研成果展示提供廣泛平臺

編研成果對外展示是體現(xiàn)編研工作服務(wù)國家、服務(wù)社會這一工作宗旨的方式之一。檔案編研工作依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺，將集文字、圖片、聲音、視頻等多項技術(shù)為一體的數(shù)據(jù)信息在檔案部門官方網(wǎng)站、微博、微信、訂閱號等多個平臺展出，有助于增強編研成果利用者和編研人員之間的互動性，即利用者可實時獲取編研成果，了解編研工作動態(tài)并提出建設(shè)性意見，編研人員則可結(jié)合前者實際需求和建議調(diào)整編研思路，優(yōu)化編研成果，從而提高編研成果的實用性。

（三）為編研功能拓展提供新的出路

隨著檔案利用大眾化程度的加深，檔案編研的功能正在從服務(wù)行業(yè)內(nèi)部向服務(wù)社會拓展，這是深化檔案編研工作的主要表現(xiàn)。在信息化時代下，信息交互傳播方式促使檔案編研工作在沿襲傳統(tǒng)思路的同時，基于公眾需求向多層次、廣角度發(fā)展，使得編研功能得到進一步開發(fā)和拓展，編研成果也更接地氣，更好地適應(yīng)了檔案服務(wù)社會化發(fā)展趨勢。

三、信息時代下檔案編研工作面臨的新問題

信息化給檔案編研工作高質(zhì)高效落實帶來新機遇的同時也提出了新要求，當(dāng)前檔案編研工作正面臨著一些新問題。

（一）信息來源多元化加重了編研工作負擔(dān)

信息技術(shù)發(fā)展促使檔案資源采集方式從紙質(zhì)檔案為主向電子檔案為主轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)集成技術(shù)的推廣也同時改變了傳統(tǒng)檔案的來源渠道，從單純來源于庫房館藏、電視、報紙向數(shù)字雜志、數(shù)字廣播、移動電視、網(wǎng)絡(luò)等新興媒體拓展。與此同時，檔案形式呈現(xiàn)多樣化，如官方微博、微信公眾號、訂閱號等，信息量大、內(nèi)容繁多，在豐富檔案編研素材的同時也在一定程度上增加了信息甄別、篩選、采集的難度，加大了檔案編研工作負擔(dān)。

（二）編研成果展現(xiàn)形式受限

將檔案材料真實地、完整地記錄在檔案編研成果中是編研工作的一項基本要求。在信息化時代下，公眾對信息的讀取更傾向于短平快節(jié)奏，因此信息傳播的特征呈現(xiàn)出內(nèi)容簡單化、結(jié)構(gòu)扁平化的新趨勢。這種對信息加工簡單粗暴，以關(guān)鍵詞吸引眼球為出發(fā)點，內(nèi)容片面甚至斷章取義的信息整合過程缺乏嚴謹性，與檔案編研工作應(yīng)秉持的客觀性、學(xué)術(shù)性、系統(tǒng)性的原則存在矛盾，而單純地傳播原既定模式的編研成果則很難吸引眼球。因此，如何在適應(yīng)信息化時代公眾的閱讀偏好與保持檔案編研成果既有特點之間找到平衡[4]，是目前檔案編研工作需要突破的重要一環(huán)。

（三）保障檔案信息安全是檔案編研工作面臨的新課題

在信息化背景下，越來越多的檔案信息被加工處理并存儲在計算機硬盤或其他存儲介質(zhì)中。在便于檔案編研人員快速檢索、提取關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的同時，也增加了檔案信息失竊或數(shù)據(jù)丟失、被篡改的風(fēng)險，如編研人員因技術(shù)欠缺或經(jīng)驗不足而操作不當(dāng)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)傳播中被泄露，又如設(shè)備突然發(fā)生故障致使正在傳輸或提取的數(shù)據(jù)損壞或丟失，影響編研成果的完整性。與此同時，檔案編研成果在發(fā)布前的審核環(huán)節(jié)意義重大，如果編研成果中含有不宜對外公開的敏感信息或涉密信息，若未加工處理便在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布，會造成公眾對相關(guān)信息的誤解或誤讀，偏離檔案編研成果發(fā)行的初衷。

四、開創(chuàng)檔案編研工作的新思路

在信息化時代下，檔案部門要更好地適應(yīng)檔案編研工作新趨勢，突破檔案編研工作面臨的新困境，本文認為可從推進編研主體多元化、打造成體系編研成果、加大人防和技防攻關(guān)力度三個方面開創(chuàng)檔案編研工作新局面。

（一）推進編研主體多元化，對外開展合作編研

信息化技術(shù)給檔案編研提供了豐富的素材，同時也增添了對檔案素材來源可靠性、信息準(zhǔn)確度、涉密程度的甄別和篩選難度。要在海量的檔案資源中提取有價值的信息開展高質(zhì)量的編研工作，離不開相關(guān)部門的密切合作，需依托各部門在資源篩選、信息甄別、資源整合等方面的優(yōu)勢，為檔案編研素材采集發(fā)揮過濾池的作用。因此，檔案部門在開展編研工作時應(yīng)采取走出去戰(zhàn)略，積極與其他領(lǐng)域如圖書館、博物館、財經(jīng)單位、科研機構(gòu)開展合作編研，向各方取長補短，全面挖掘全新特色專題，多渠道、多角度、多方位開發(fā)檔案信息資源，走向開放化、多元化，實現(xiàn)共建共享的編研工作模式。[5]

（二）打造成體系編研成果，豐富成果展現(xiàn)形式

互聯(lián)網(wǎng)時代碎片化閱讀已成為網(wǎng)絡(luò)主流，具備文字精練、內(nèi)容簡短特點的短文更容易獲得讀者青睞。傳統(tǒng)的檔案編研專題以大事記、機構(gòu)沿革、年鑒匯編、文件匯編為主，內(nèi)容多且篇幅長，直接一字不漏被推送到互聯(lián)網(wǎng)平臺對讀者的吸引力很有限。要化解這種尷尬境地，勢必要求檔案編研人員調(diào)整思路轉(zhuǎn)變工作方式，打造成體系的編研成果，即同時推出“精簡版+標(biāo)準(zhǔn)版”的系列檔案編研成果。其中精簡版主要在官方網(wǎng)站、微信公眾號、微博平臺上推出，并附上標(biāo)準(zhǔn)版鏈接地址，讓讀者結(jié)合自身偏好選擇合適的閱讀版本。同時，除了將編研成果編印成冊外，檔案部門還可通過舉辦展覽、開設(shè)講座、開發(fā)檔案信息資源共享互動平臺等方式來豐富編研成果展現(xiàn)形式，真正踐行檔案信息資源開發(fā)服務(wù)社會的宗旨。

（三）加大人防和技防攻關(guān)力度，守住檔案安全底線

針對依托互聯(lián)網(wǎng)平臺開展檔案編研工作可能因人員操作不當(dāng)、設(shè)備故障等原因造成檔案信息泄露問題，為保障檔案信息安全，需要在加強人防和技防上下功夫。在人防上，檔案部門要強化對檔案編研人員的檔案安全知識培訓(xùn)力度，提高其對檔案信息的敏感程度，在編研成果發(fā)布前嚴格審批，力求將失誤降到最低；在技防上，檔案部門要定期檢查和更新檔案信息資源存儲設(shè)備，引進區(qū)塊鏈等先進技術(shù)防止檔案數(shù)據(jù)失真、丟失或被更改，針對互聯(lián)網(wǎng)共享中的檔案信息，還應(yīng)通過設(shè)置訪問限制、配置信息防火墻等措施，實時監(jiān)控輸入輸出數(shù)據(jù)，確保檔案信息不受侵害。

在信息化時代下，檔案編研工作呈現(xiàn)出轉(zhuǎn)型升級的發(fā)展趨勢，但服務(wù)社會、服務(wù)行業(yè)的屬性未發(fā)生變化。面對日新月異的信息技術(shù)，檔案編研工作應(yīng)與時俱進，轉(zhuǎn)變觀點，創(chuàng)新思維，完善服務(wù)；檔案從業(yè)人員要立足實情，主動適應(yīng)新時代的新變化，順應(yīng)新變化趨勢，注重提升自身綜合素質(zhì)，推動檔案工作質(zhì)量邁上新臺階。

注釋及參考文獻：

[1]董思琦，李穎.數(shù)據(jù)時代檔案編研工作發(fā)展策略研究[J].山西檔案，2020（1）：112-117.

[2]李紅霞，王運彬.合作編研對檔案編研社會化的影響[J].檔案天地，2017（7）：32-34+37.

[3]黃夏基，梁艷.信息時代檔案編研的“恒”與“變”[J].檔案學(xué)通訊，2016（4）：39-44.

[4]王良鐳.檔案編研工作在數(shù)字化時代的機遇與挑戰(zhàn)[J].中國檔案，2020（2）：68-69.

[5]吳志杰.新技術(shù)環(huán)境下檔案編研工作探析[J].北京檔案，2019（6）：25-27.

作者單位：中國民用航空局檔案館