關(guān)于企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的思考

陳思佳

摘要：“實物檔案”這一檔案學(xué)范疇的術(shù)語，自產(chǎn)生之日起，就引起了學(xué)界各方關(guān)注，其導(dǎo)致的爭議一直延續(xù)至今。理論探討繁榮背后所隱藏的是企業(yè)實物檔案開發(fā)利用工作的遲滯。對于此，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)暫且擱置爭議，充分認(rèn)識到企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的必要性，并從樹立資產(chǎn)管理意識、健全實物檔案管理制度規(guī)范、協(xié)同利益相關(guān)者多方合作、建立實物檔案數(shù)字展廳四個方面提出建議，共同開發(fā)企業(yè)實物檔案，以最大限度發(fā)揮其作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 實物檔案 資產(chǎn) 開發(fā)利用

2019年，北京市檔案館在第12屆國際檔案日期間，舉辦了“新中國的記憶——市管企業(yè)檔案聯(lián)展”。[1]展覽展出史料、圖片及實物等共計1200余件，其中尤以見證企業(yè)發(fā)展的車模、排球等實物檔案最為引人注目，形象地再現(xiàn)了首都企業(yè)在國家改革開放歷史大潮中奮勇前進(jìn)的歷史足跡，也引發(fā)了筆者對企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的思考。企業(yè)實物檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的珍貴財富，但是目前的開發(fā)利用工作是不均衡、不全面的。根據(jù)筆者以往調(diào)研經(jīng)歷發(fā)現(xiàn)，企業(yè)實物檔案在管理工作中遭遇冷待，往往被遺忘于檔案館（室）一隅。文獻(xiàn)研究中也甚少有牽涉企業(yè)實物檔案開發(fā)利用與價值實現(xiàn)主題的成果，以“企業(yè)實物檔案”為篇名在中國知網(wǎng)、萬方、維普期刊網(wǎng)檢索，去除重復(fù)文獻(xiàn)及不相關(guān)文獻(xiàn)，僅發(fā)現(xiàn)41篇文獻(xiàn)，與企業(yè)檔案體量龐大、內(nèi)容豐富的研究成果形成較大反差。故而，本文擬從企業(yè)實物檔案的概念出發(fā)，指明企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的必要性，在此基礎(chǔ)上，分析理論爭辯背后為人所忽視的實踐現(xiàn)狀，探尋其成因，最后提出實現(xiàn)企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的建議。

一、企業(yè)實物檔案的概念界定及歷史爭議

企業(yè)實物檔案的概念以實物檔案的概念為基石，要弄清企業(yè)實物檔案的內(nèi)涵，首先必須明晰實物檔案的定義。根據(jù)文獻(xiàn)檢索，我國實物檔案概念最早出現(xiàn)于1964年，當(dāng)時學(xué)者對它的認(rèn)識還僅限于“檔案中的實物材料”[2]，并未將其視為獨立的檔案類型，此后十幾年內(nèi)“實物檔案”“檔案實物”稱謂交錯并行，模糊指向這一類以實物形態(tài)存在的檔案材料。直到1992年，有學(xué)者指出，“‘實物檔案，一種錯誤的認(rèn)識和稱謂”[3]，才引起學(xué)界對“實物檔案”這一頗受爭議的事物的反思與探討。

在漫長的爭論中，霍振禮提出修改檔案的定義，以“信息載體”屬概念涵括檔案、資料、文物，以及各種實物樣品[4]；王恩漢賦予實物檔案以“檔案館（室）保存的某些具有憑證意義的自然物”的解釋，并說明其一般情況下只是某種文字材料的補(bǔ)充[5]；郭東升提出“所謂實物檔案，是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，由其原始價值為主轉(zhuǎn)化為備以查考價值為主的實物形態(tài)的歷史記錄”[6]，等等。同時，自20世紀(jì)90年代起，以陳永斌為首的一批學(xué)者，始終堅定地站在否定“實物檔案”合理性的陣營一方，堅持為檔案概念正名，后期甚至有人走向極端，認(rèn)為實物檔案不應(yīng)當(dāng)被收藏。[7]這場爭辯長達(dá)數(shù)年，至今學(xué)界尚未達(dá)成共識。盡管反實物檔案理論支持者的聲音不時出現(xiàn)，卻不能阻礙實踐的腳步，現(xiàn)如今，各個檔案館（室）收藏有不同數(shù)量的所謂“實物檔案”已成為一種普遍現(xiàn)象。

通過文獻(xiàn)梳理，筆者基本贊同黃霄羽教授在圍繞企業(yè)實物檔案商討時所持的態(tài)度，以實現(xiàn)檔案價值為第一要務(wù)，本文也采納其概念解讀，將企業(yè)實物檔案定義為“企業(yè)在經(jīng)營管理活動中直接形成的實物形態(tài)的歷史記錄”[8]。

二、企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的必要性

作為企業(yè)檔案的重要組成部分，企業(yè)實物檔案同樣有開發(fā)利用的必要，將其遺忘于檔案室角落蒙塵，無異于是對資源的浪費。相對于企業(yè)其他類型的檔案，企業(yè)實物檔案具有的客觀、真實、直觀、形象的特點，使其在原始記錄與敘事表達(dá)方面擁有圖像或文字性描述難以比擬的優(yōu)勢。

第一，企業(yè)實物檔案是企業(yè)生產(chǎn)最原始的材料，為文字性成果報告提供最初始的依據(jù)。與傳統(tǒng)檔案不同，實物檔案有兩點十分顯著：一是形態(tài)的三維性，二是信息表現(xiàn)形式的非文字性。一篇描寫實物檔案的文字，寫得再詳細(xì)、再生動，也不如一套實物檔案讓人眼前一亮，同時描寫總有側(cè)重，在未明確使用目的之前，對實物檔案的反映也難免有所疏漏，此時，尋找原物對照，無疑是最簡便、有效的方式。

第二，企業(yè)實物檔案真實記載了企業(yè)發(fā)展的歷史過程、發(fā)展水平和工藝技術(shù)，是企業(yè)精神與風(fēng)貌的固化產(chǎn)物，為企業(yè)品牌建設(shè)創(chuàng)造了不竭動力。典型案例是，在2017年“東軟杯”全國企業(yè)檔案資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評選中，中國鐵路總公司濟(jì)南鐵路局報送的“實物檔案——還原百年膠濟(jì)鐵路歷史”案例當(dāng)之無愧地獲得二等獎殊榮。這也給企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)新提供了一種新的思路，企業(yè)實物檔案仍有很大的開發(fā)空間。

第三，企業(yè)實物檔案易觸發(fā)員工情感共鳴，刻寫社會大眾時代記憶。企業(yè)實物檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更生動、形象、鮮明，讓人一目了然，給人留下深刻的印象，更容易被人感受和理解，從而容易引起人的情感共鳴，促使人們對過去進(jìn)行回憶或再現(xiàn)環(huán)境、歷史事件。例如，中華人民共和國成立70周年之際，中鐵三局集團(tuán)有限公司辦公室以“檔案刻錄新中國的記憶”為主題，利用照片檔案、實物檔案回顧了中華人民共和國成立以來公司所取得的優(yōu)秀建設(shè)成果，以此激發(fā)當(dāng)代公司員工的奮斗熱情。

三、企業(yè)實物檔案開發(fā)利用問題及其成因分析

基于以上看法，筆者采用文獻(xiàn)研究法，對41篇檢索出來的文獻(xiàn)進(jìn)行梳理，同時立足實際，簡要總結(jié)目前我國企業(yè)實物檔案開發(fā)利用中暴露出的問題，并探析造成這些問題的原因。

（一）企業(yè)實物檔案開發(fā)利用意識薄弱

在企業(yè)內(nèi)部，通常的做法是將散落于各處的實物檔案集中收集起來，再按照類型、事由等標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一存放于檔案架柜中，或止步于實物檔案目錄的編制，對后續(xù)的開發(fā)利用則缺乏進(jìn)一步思考。不管是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、普通員工還是檔案人員，都不重視企業(yè)實物檔案開發(fā)利用工作。究其原因，筆者認(rèn)為，這與我國實物檔案管理專門規(guī)范的缺失脫不開關(guān)系。當(dāng)前，我國有關(guān)實物檔案管理的規(guī)范一般以章節(jié)或字句形式出現(xiàn)于其他類型檔案管理規(guī)定中，分布并不均衡。用以指導(dǎo)企業(yè)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，如《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）等忽略了企業(yè)實物檔案的地位；《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）雖然在機(jī)關(guān)檔案所涉及的范圍中單列“實物檔案”，且第33條提出宜將實物檔案（SW）設(shè)置為一級門類代碼，但無論是國家法規(guī)、部門規(guī)章還是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，都未對實物檔案管理提出一個可供參照的成文規(guī)定；各高校執(zhí)行的《實物檔案管理辦法》大多參考《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合自身實際制定并實施，對社會的影響范圍非常有限。

（二）受企業(yè)實物檔案管理條件制約

根據(jù)企業(yè)檔案工作實踐，企業(yè)實物檔案收集的范圍一般包括印章、獎旗、獎牌、獎狀、獎杯、證書、牌匾、書畫、題詞、產(chǎn)品類實物等。實物檔案載體材質(zhì)的多樣性與不固定性決定了實物檔案管理要根據(jù)材質(zhì)的屬性區(qū)別對待。一方面，企業(yè)實物檔案由于規(guī)格、形狀、大小具有隨意性，因此在實踐工作中往往很難管理；另一方面，企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營領(lǐng)域、戰(zhàn)略目標(biāo)各不相同，經(jīng)濟(jì)實力能否為企業(yè)實物檔案管理營造充分的條件尚不可知，日常管理尚且不能保證，更談不上深度開發(fā)利用了。

（三）與企業(yè)檔案信息化建設(shè)脫節(jié)

信息技術(shù)的應(yīng)用加速了企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作自2017年《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》）印發(fā)后正式啟動，到2020年3月已有9家企業(yè)完成了企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點工作驗收[9]，可以說，近年來，我國企業(yè)檔案管理水平整體上是突飛猛進(jìn)的。然而，詳細(xì)閱讀《指南》內(nèi)容發(fā)現(xiàn)，其中并未涉及企業(yè)實物檔案如何處理，官方文件對這一特殊類型檔案信息化建設(shè)的忽視，也反映了企業(yè)實物檔案管理的尷尬處境。值得欣喜的是，2017年7月7日，國家電網(wǎng)公司在北京主持召開《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）啟動暨研討會，此后在《規(guī)范》編制過程中聽取了國家檔案局、故宮博物院、北京市文物局、檔案科學(xué)技術(shù)研究所等單位相關(guān)專家的意見和建議，并在其下屬供電公司進(jìn)行試點。可以說，這是我國電力行業(yè)企業(yè)在實物檔案開發(fā)利用方面的一次有益嘗試，也為今后其他行業(yè)企業(yè)實物檔案數(shù)字化實踐樹立了標(biāo)桿。

四、企業(yè)實物檔案開發(fā)利用的實現(xiàn)策略

（一）樹立資產(chǎn)管理意識

資產(chǎn)是經(jīng)濟(jì)學(xué)范疇的一個術(shù)語，被認(rèn)可為資產(chǎn)的條件如下：一是被特定權(quán)利主體擁有或控制，二是能為其帶來經(jīng)濟(jì)效益。針對“企業(yè)檔案是不是企業(yè)資產(chǎn)”的問題[10]，曾在20世紀(jì)90年代引發(fā)了學(xué)界的廣泛探討，最終以肯定的觀點占據(jù)主流。筆者認(rèn)為企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中形成的歷史記錄，雖然不能像企業(yè)其他有形或無形資產(chǎn)如機(jī)器設(shè)備、知識產(chǎn)權(quán)那樣直接以貨幣單位計量，但其能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)收益的價值是無法被磨滅的，因而企業(yè)檔案屬于企業(yè)資產(chǎn)，企業(yè)實物檔案也理應(yīng)被視為企業(yè)資產(chǎn)從而進(jìn)行保護(hù)與開發(fā)。之所以強(qiáng)調(diào)這點，是因為在許多人的潛意識當(dāng)中，并未將企業(yè)實物檔案視為可創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的資產(chǎn)，否則也不會對其疏于管理與開發(fā)利用了。

（二）健全實物檔案管理制度規(guī)范

企業(yè)實物檔案的特殊性，決定了這一門類檔案的收集與管理不能按部就班，應(yīng)量身打造符合實際工作的相應(yīng)制度規(guī)范，對實物檔案的收集范圍、收集要求及管理方法等做出具體規(guī)定。特別需要注意的是，以往對于企業(yè)實物檔案概念的爭議點主要在于實物不都具有信息確定性，而該屬性是檔案必備的特性之一。若能通過規(guī)章制度對接收進(jìn)館（室）的實物形態(tài)及滿足條件進(jìn)行規(guī)定，則圍繞實物是否應(yīng)當(dāng)作為檔案收集與管理的爭議就迎刃而解了。

（三）協(xié)同利益相關(guān)者多方合作

利益相關(guān)者理論起源于企業(yè)管理中，核心思想在于通過平衡考慮各利益相關(guān)者的權(quán)益要求，謀求企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。1984年，美國經(jīng)濟(jì)學(xué)者弗里曼對利益相關(guān)者做了一個具體的闡釋，即“能夠影響一個組織目標(biāo)的實現(xiàn)，或者在一個組織實現(xiàn)目標(biāo)過程中會受到影響的個體或群體”[11]。目前，我國企業(yè)檔案管理主體是企業(yè)檔案館（室）、地方各級各類綜合檔案館和工商檔案管理中心。企業(yè)文化的建設(shè)既要體現(xiàn)共性需求，同時也要注重其個性的塑造，企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的實物檔案無疑是一張亮眼的名片。為了突破企業(yè)自身力量單薄的局限，筆者認(rèn)為可以聯(lián)合利益相關(guān)方磋商合作，謀求長遠(yuǎn)發(fā)展大計。

（四）建立實物檔案數(shù)字展廳

為了發(fā)揮企業(yè)實物檔案的最大價值，為企業(yè)創(chuàng)造實際效益，還需要對館（室）藏的實物檔案進(jìn)行集中展示。考慮到各企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)條件限制，未必有能力建立專門的企業(yè)檔案館，實物檔案數(shù)字展廳成了可供替代的選項。在此之前，需要對實物檔案進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)實物檔案載體的不同，可分別采用掃描或拍攝的方式進(jìn)行。[12]針對紙質(zhì)載體的實物檔案，如獎狀、證書等，可根據(jù)檔案幅面大小選擇適當(dāng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描，或?qū)⑿》鎾呙韬蟮膱D像進(jìn)行拼接；針對非傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的實物檔案，如獎杯、牌匾等，可利用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行彩色拍攝及后期處理還原實物檔案。最后，可采用Java虛擬技術(shù)，對企業(yè)實物檔案進(jìn)行三維影像制作，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行模擬展示，從而實現(xiàn)企業(yè)實物檔案的三維動態(tài)互動展覽。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：南京大學(xué)信息管理學(xué)院