淺談財(cái)務(wù)信息化在實(shí)務(wù)中的應(yīng)用

摘要：將信息技術(shù)有效地運(yùn)用到企業(yè)的財(cái)務(wù)核算、管理與決策中，能夠提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量、提高工作效率、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，為決策者提供更加有效的數(shù)據(jù)支撐。本文對(duì)財(cái)務(wù)信息化所處的背景及現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，并結(jié)合案例對(duì)其架構(gòu)進(jìn)行說明。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息系統(tǒng);背景;現(xiàn)狀;架構(gòu)

在當(dāng)今瞬息萬變的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，因此，企業(yè)要在最短時(shí)間內(nèi)以最低的成本生產(chǎn)出滿足市場(chǎng)需求的產(chǎn)品。市場(chǎng)需求不斷變化，對(duì)于產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)、性能要求越來越高，從而對(duì)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、交付周期也變得越來越苛刻。伴隨著公司業(yè)務(wù)的不斷變化，計(jì)算機(jī)信息化手段的不斷發(fā)展，也為財(cái)務(wù)的發(fā)展帶來了全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)要將信息化融入到實(shí)際業(yè)務(wù)中，分別從核算層、管理層、決策層加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度利用，健全各項(xiàng)機(jī)制，以提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。

由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用，使財(cái)務(wù)從業(yè)人員從繁重的手工賬中解脫出來，將更多的精力投放于業(yè)務(wù)與管理當(dāng)中。運(yùn)用信息技術(shù)整合了會(huì)計(jì)核算、資金管理、管理會(huì)計(jì)等模塊，更加深入到業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，讓財(cái)務(wù)參與到價(jià)值創(chuàng)造的過程中。財(cái)務(wù)信息化經(jīng)歷了兩個(gè)階段：一是初期電算化核算階段，二是財(cái)務(wù)集成化階段。初期電算化的使用目的是為了彌補(bǔ)手工處理的缺陷，提高準(zhǔn)確性與工作效率，但工作的范圍只是停留在簡(jiǎn)單的賬務(wù)處理，完成報(bào)表的打印。到了財(cái)務(wù)集成化階段，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)主要從業(yè)務(wù)中收集數(shù)據(jù)，通過加工、轉(zhuǎn)換后，輸出生產(chǎn)管理決策所需要的管理會(huì)計(jì)信息，充分考慮企業(yè)全局性的經(jīng)營(yíng)情況，從生產(chǎn)計(jì)劃出發(fā)，將采購、原料入庫、出庫、確認(rèn)收入成本等基礎(chǔ)流程與財(cái)務(wù)相結(jié)合，避免了信息孤島的現(xiàn)象。

阿妮塔·S·霍蘭德在《現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》中提出了三大循環(huán)，即業(yè)務(wù)循環(huán)、管理循環(huán)和信息循環(huán)，這三大循環(huán)相互依托、缺一不可。企業(yè)為客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的過程中，從獲取資源到生產(chǎn)加工，再將創(chuàng)造出的價(jià)值通過銷售轉(zhuǎn)換為資金，這些構(gòu)成了業(yè)務(wù)循環(huán)。管理活動(dòng)分為：計(jì)劃、執(zhí)行、控制和評(píng)價(jià)。由企業(yè)的管理者制定目標(biāo)計(jì)劃，并將計(jì)劃細(xì)分為較小的業(yè)務(wù)模塊后落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)，從而執(zhí)行計(jì)劃。通過信息的傳輸及時(shí)更新業(yè)務(wù)進(jìn)展程度，了解過程的執(zhí)行，并比較是否符合管理者期望的效果。及時(shí)做出評(píng)價(jià)，修正生產(chǎn)管理或調(diào)整預(yù)期目標(biāo)。業(yè)務(wù)過程與管理活動(dòng)的連接點(diǎn)就是信息，信息系統(tǒng)不斷地將業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)通過平臺(tái)傳輸?shù)焦芾聿块T，并做出相應(yīng)的決策。

結(jié)合制造業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)，淺析信息化的應(yīng)用

（一）合同管理流程

合同管理分為采購合同系統(tǒng)與銷售合同系統(tǒng)。相關(guān)部門在系統(tǒng)審批流程通過后簽訂采購與銷售合同，并完成系統(tǒng)中的合同登記。通過合同和項(xiàng)目的管理整合，以合同為主線，可以查看項(xiàng)目的整體完成進(jìn)度、收入、成本以及毛利情況，從而加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目事前和事中的管控。

（二）采購管理流程

采購部門根據(jù)ERP系統(tǒng)中上傳的物料需求計(jì)劃制定相應(yīng)的采購計(jì)劃，在線上與庫存量核對(duì)后確認(rèn)采購數(shù)量，從供應(yīng)商管理系統(tǒng)中比對(duì)出最優(yōu)供應(yīng)商，確定采購訂單;在線上對(duì)訂單進(jìn)行追蹤，并及時(shí)更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商做出最新的分析與評(píng)價(jià);確認(rèn)收貨進(jìn)入倉庫管理系統(tǒng)后完成采購業(yè)務(wù)流程;在每個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)會(huì)同步傳輸?shù)截?cái)務(wù)系統(tǒng)，從財(cái)務(wù)角度做出提示與預(yù)警，通過發(fā)票確認(rèn)系統(tǒng)將審核后的發(fā)票記錄到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，并生成會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行核算。使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)參與信息傳遞過程可以更快速、更準(zhǔn)確，避免了過程中人為因素造成的錯(cuò)誤，提高了企業(yè)的調(diào)節(jié)與控制功能。

（三）庫存管理流程

驗(yàn)收后的存貨通過線上入庫單將單價(jià)、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息上傳到庫存工作臺(tái)，同時(shí)庫存預(yù)警功能將起到很大的作用，在系統(tǒng)中設(shè)置庫存量的最高值和最低值，以便于協(xié)助統(tǒng)籌規(guī)劃。并結(jié)合生產(chǎn)部門提交的領(lǐng)料單，合理安排出庫，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，這樣就可以使財(cái)務(wù)系統(tǒng)中庫存情況更加準(zhǔn)確，提高成本核算的效率。制造業(yè)企業(yè)庫存材料種類繁多，很多都是有保質(zhì)期，在ERP系統(tǒng)中就要錄入到期日期，系統(tǒng)在臨近到期日前做出提示，財(cái)務(wù)人員也會(huì)相應(yīng)的對(duì)其進(jìn)行處理。

（四）生產(chǎn)管理流程

按照生產(chǎn)計(jì)劃將物料需求信息傳遞到采購管理系統(tǒng)，根據(jù)庫存管理系統(tǒng)中存貨情況安排生產(chǎn)作業(yè)。將生產(chǎn)過程中發(fā)生的直接材料費(fèi)、直接人工費(fèi)和制造費(fèi)用通過適合的成本歸集方法轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合材料定額、工時(shí)定額和相關(guān)費(fèi)用率的比對(duì)及時(shí)做出相應(yīng)的生產(chǎn)調(diào)整。定額數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)結(jié)合具體的工藝制造特點(diǎn)而設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，它體現(xiàn)出了行業(yè)特點(diǎn)，便于監(jiān)控與分析成本情況。

（五）銷售管理流程

營(yíng)銷部門依據(jù)公司年度發(fā)展計(jì)劃并結(jié)合客戶信用管理，制定銷售計(jì)劃并按照合同約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將產(chǎn)成品安排發(fā)貨。在ERP系統(tǒng)中上傳開票申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門收到審批后的開票申請(qǐng)安排開具發(fā)票，更新系統(tǒng)信息后將同步到前端合同管理系統(tǒng)。設(shè)置應(yīng)收欠款預(yù)警，針對(duì)每一筆應(yīng)收賬款系統(tǒng)自動(dòng)歸集出賬齡等信息，相關(guān)部門督促把控回款進(jìn)度。

（六）會(huì)計(jì)核算流程

會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的中心，所有業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)匯總到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，通過憑證錄入、憑證審核、會(huì)計(jì)報(bào)表等流程轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)從總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、資產(chǎn)等模塊，使信息高度集成化，優(yōu)化核算過程。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸出至合并報(bào)表系統(tǒng)（合并報(bào)表系統(tǒng)設(shè)置合并結(jié)構(gòu)、合并會(huì)計(jì)科目、合并監(jiān)控臺(tái)），最終出具能夠真實(shí)反應(yīng)集團(tuán)資產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)狀況的報(bào)表。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)合并報(bào)表源數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)合并的自動(dòng)化。

（七）資金管理流程

資金管理與會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理模塊有著密切的聯(lián)系，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況制定預(yù)警機(jī)制，防止資金風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。結(jié)合融資管理系統(tǒng)了解融資進(jìn)度，安排資金的使用，還可以設(shè)置到期預(yù)警，使過程更加透明化。為保證現(xiàn)金流的平衡穩(wěn)定就要做好資金計(jì)劃，定期從預(yù)算系統(tǒng)中得到計(jì)劃數(shù)，并反饋資金執(zhí)行數(shù)，有序高效的調(diào)控。重視日常結(jié)算賬戶的安全使用，合理安排賬戶授權(quán)管理，依據(jù)流程設(shè)置完成收款、付款及票據(jù)業(yè)務(wù)。對(duì)現(xiàn)金流量進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，關(guān)注現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)分析、償債能力分析、獲利能力分析。

（八）稅務(wù)管理流程

由于近幾年稅務(wù)政策的不斷調(diào)整，對(duì)稅務(wù)籌劃提出了更加嚴(yán)格的要求。利用稅務(wù)管理系統(tǒng)整合稅務(wù)資源，對(duì)政策的變化形成標(biāo)準(zhǔn)化的解讀，建立業(yè)務(wù)流程中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制，把稅務(wù)與財(cái)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，避免可能對(duì)企業(yè)造成威脅的事項(xiàng)的發(fā)生。將稅務(wù)籌劃、稅務(wù)核算和稅務(wù)申報(bào)形成閉環(huán)，作為管理決策的支撐。

（九）預(yù)算管理流程

充分運(yùn)用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，為預(yù)算管理提供更可靠的數(shù)據(jù)支撐。預(yù)算管理貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中各個(gè)環(huán)節(jié)，將公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃以數(shù)字的方式分解到每一個(gè)層面，并通過監(jiān)督與評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。當(dāng)企業(yè)制定完成下一年年度預(yù)算后，系統(tǒng)會(huì)在后臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行處理，做到實(shí)時(shí)控制，若超出預(yù)算范圍系統(tǒng)自動(dòng)做出提示，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（十）績(jī)效管理流程

每個(gè)環(huán)節(jié)的工作成果都需要適合的體質(zhì)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，將每一個(gè)考核指標(biāo)轉(zhuǎn)換為量化的數(shù)據(jù)，有明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以

實(shí)時(shí)地追蹤到完成進(jìn)度。例如，定期出具成本核算表，當(dāng)系統(tǒng)監(jiān)控到在規(guī)定時(shí)間內(nèi)已完成，則此項(xiàng)工作通過考核。還要對(duì)考核的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估與分析，發(fā)現(xiàn)目標(biāo)值的差異，及時(shí)調(diào)整方案進(jìn)行修改?？?jī)效管理系統(tǒng)與薪酬管理系統(tǒng)對(duì)接，充分利用激勵(lì)效應(yīng)，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。

（十一）內(nèi)控管理流程

健全的內(nèi)控體系就要以財(cái)務(wù)管理為中心對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，規(guī)范流程的監(jiān)督管理，應(yīng)對(duì)在經(jīng)營(yíng)過程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)收集整理風(fēng)險(xiǎn)記錄，將內(nèi)部環(huán)境、企業(yè)目標(biāo)、識(shí)別事項(xiàng)和業(yè)務(wù)觸發(fā)等信息整合起來，通過數(shù)據(jù)庫的篩選，識(shí)別評(píng)估潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并提示相關(guān)人員進(jìn)行處理。

借助信息化的工具，結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將公司的信息資源、技術(shù)資源等集中到同一平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)從各個(gè)維度信息的互聯(lián)互通，使企業(yè)擺脫了信息孤島的狀態(tài)。深度挖掘信息之間復(fù)雜的聯(lián)系，建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)倉庫，解決人工操作所涉及不到的領(lǐng)域。同時(shí)財(cái)務(wù)人員的工作思路也在不斷的轉(zhuǎn)變，基礎(chǔ)性的工作已經(jīng)由計(jì)算機(jī)來完成，個(gè)人在財(cái)務(wù)管理方面的能力將會(huì)越來越重要。

參考文獻(xiàn)

[1]陳虎.《財(cái)務(wù)就是IT-企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)》，北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社2017年版.

作者簡(jiǎn)介：

吳夢(mèng)蓓，天津財(cái)經(jīng)大學(xué)在職研究生在讀，會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)，現(xiàn)任中汽（天津）系統(tǒng)同工程有限公司財(cái)務(wù)主管，研究領(lǐng)域?yàn)樨?cái)務(wù)大數(shù)據(jù)。