信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

王小潁

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理方式并不符合事業(yè)單位現(xiàn)階段的發(fā)展需求，需要相關(guān)人員能夠形成正確的管理意識，分析目前檔案管理存在的問題，并積極借助信息技術(shù)制定相應(yīng)的管理對策，在提高信息技術(shù)應(yīng)用效果的同時(shí)增強(qiáng)檔案管理實(shí)效性。本文就信息技術(shù)與檔案管理作出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過程中，事業(yè)單位檔案數(shù)量也隨之增多，若沿用以往的管理方式不僅會滯后檔案管理進(jìn)度，還會影響檔案資料的真實(shí)性、完整性，以及降低檔案利用效果。而借助信息技術(shù)，可通過計(jì)算機(jī)等軟件，搭建管理系統(tǒng)，利用各類功能對檔案進(jìn)行高效管理，可于一定程度上增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的不足，并實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和自動化。所以現(xiàn)階段事業(yè)單位需加大對信息技術(shù)的重視力度，結(jié)合檔案管理實(shí)際情況以及單位發(fā)展需求，綜合制定合理的技術(shù)應(yīng)用策略。

一、事業(yè)單位檔案管理存在問題

（一）缺少檔案管理創(chuàng)新意識

多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員并沒有樹立正確的管理觀念，且缺乏管理創(chuàng)新意識^[1]。同時(shí)對信息及時(shí)的認(rèn)知不足，甚至部分管理人員認(rèn)為信息技術(shù)的使用存在較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)性，將其應(yīng)用于檔案管理中，反而會降低檔案資料的安全性。當(dāng)管理人員對信息技術(shù)不予重視，自然無法提高信息技術(shù)在檔案管理中的落實(shí)力度。

（二）信息技術(shù)應(yīng)用效果不足

信息技術(shù)及智能設(shè)備呈現(xiàn)多樣化，事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理要求及實(shí)際情況，選擇合適的信息技術(shù)和智能設(shè)備，但目前管理人員在應(yīng)用信息技術(shù)過程中并沒有對技術(shù)的特點(diǎn)、應(yīng)用要點(diǎn)加以分析和掌握，導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用過于表面化，無法發(fā)揮其更多的功能作用。另外，信息技術(shù)需要由檔案管理工作人員操作，但很多工作人員的信息技術(shù)操作能力較低，使得檔案管理信息化水平得不到提升^[2]。

（三）檔案管理方式不合理

信息技術(shù)自身存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，且網(wǎng)絡(luò)的虛擬性等特點(diǎn)，使得檔案信息化管理過程中存在安全隱患問題。若沿用傳統(tǒng)的管理方式和管理制度，不僅不適用于信息技術(shù)下的檔案管理工作，還會增強(qiáng)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性。

二、事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的有效對策

（一）加強(qiáng)檔案管理意識，落實(shí)檔案管理制度

一方面管理人員需要意識到信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的實(shí)效性，明確認(rèn)知到現(xiàn)有的檔案管理方式已無法滿足事業(yè)單位發(fā)展需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅會滯后管理進(jìn)度，還不易保存大量的檔案資料，極易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案缺失、破損，管理人員應(yīng)更新觀念，正確看待信息技術(shù)，了解其特點(diǎn)及優(yōu)勢，改進(jìn)管理方式，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。另一方面信息技術(shù)的應(yīng)用，需要有完善合理的管理制度為其提供有力支撐。根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容、工作需求、檔案管理要求、信息技術(shù)特點(diǎn)等條件對已有的管理制度進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作流程，對信息技術(shù)的使用方法及注意事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定。提高執(zhí)行力，在檔案管理工作開展各個(gè)階段有效落實(shí)管理制度，對工作人員的工作行為、檔案管理內(nèi)容及信息技術(shù)操作情況予以管理監(jiān)督。一旦出現(xiàn)違規(guī)行為等問題需按規(guī)章制度采取相應(yīng)的措施，要求人員立即整改。

（二）組織人員培訓(xùn)，提高檔案管理專業(yè)能力

檔案管理工作人員的能力水平不僅會影響檔案管理工作開展的實(shí)效性，還會影響信息技術(shù)的應(yīng)用效果，所以目前檔案管理工作進(jìn)行階段，需要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)力度。首先了解檔案管理工作內(nèi)容，結(jié)合檔案管理工作人員的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，在培訓(xùn)過程中主要幫助工作人員能夠掌握檔案管理專業(yè)知識、管理方法，以及相關(guān)新知識和新技能，達(dá)到提升工作人員管理能力的效果。其次為更好地將信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合，還需要針對信息技術(shù)的使用操作方法展開專項(xiàng)培訓(xùn)，包括了解信息技術(shù)的特點(diǎn)、學(xué)會信息技術(shù)的基礎(chǔ)操作方法、能夠利用信息技術(shù)開發(fā)檔案資源、有效保護(hù)互聯(lián)網(wǎng)中電子檔案的安全等相關(guān)內(nèi)容。只有檔案管理工作人員具備較高的專業(yè)能力和信息技術(shù)操作水平，才能為信息技術(shù)的有效應(yīng)用提供有利條件^[3]。

（三）增強(qiáng)檔案管理安全性，推動檔案管理順利開展

信息技術(shù)的使用需要借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)，而網(wǎng)絡(luò)本身存在較強(qiáng)的虛擬性和風(fēng)險(xiǎn)性，檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中若不重視安全管控，極易因系統(tǒng)漏洞、病毒侵入等情況導(dǎo)致檔案資料丟失。所以事業(yè)單位檔案管理期間，還需要針對信息技術(shù)的使用做好相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻，安裝安全合適的殺毒軟件，工作人員應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)出現(xiàn)的漏洞，以保護(hù)電子檔案資料的安全。或者對于一些較為重要私密的檔案，可設(shè)置權(quán)限，利用人臉掃描、身份證識別、安全密鑰等方式對檔案進(jìn)行加密保護(hù)。同時(shí)電子檔案管理過程中，需要及時(shí)對檔案資料進(jìn)行備份，以防止在病毒侵入等情況下檔案資料永久丟失。另外，還需要安排專業(yè)技術(shù)人員定期對所使用的信息技術(shù)、設(shè)備等進(jìn)行檢查維護(hù)，這樣才能更好地促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利開展。

（四）引進(jìn)新技術(shù)及設(shè)備，提升管理信息化水平

首先事業(yè)單位應(yīng)對內(nèi)部資金配置進(jìn)行重新優(yōu)化，將更多的資金投入到檔案管理信息化建設(shè)中，為信息技術(shù)的有效應(yīng)用提供基礎(chǔ)支持。其次根據(jù)單位檔案管理需求，選擇購買合適型號的服務(wù)器，構(gòu)建與檔案管理工作相符的數(shù)據(jù)庫，以借助信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行收集、處理等操作。若事業(yè)單位的資源不足，為了更好地保管檔案資料，可租賃有資質(zhì)且正規(guī)合適的云商，由其提供云服務(wù)器用于存儲檔案資料。新時(shí)代發(fā)展中，事業(yè)單位檔案資料量大幅度增多，使得檔案數(shù)據(jù)采集、分析、利用等工作變得更為復(fù)雜困難。這種情況下事業(yè)單位可借助HIS技術(shù)、GLS技術(shù)等先進(jìn)手段，借助模塊化方式有效處理數(shù)據(jù)冗余問題，以更好地提升檔案資料的采集、處理及利用效率。另外，事業(yè)單位管理人員也應(yīng)借助先進(jìn)手段搭建檔案管理系統(tǒng)，便于實(shí)時(shí)查看和管理檔案工作人員的工作過程，同時(shí)為推動檔案管理工作的高效進(jìn)行，還可建立內(nèi)部資源共享網(wǎng)站，檔案管理工作人員可借助網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)為各部門提供服務(wù)，提高工作交互能力。

結(jié)語

信息技術(shù)類型多樣，將其有效應(yīng)用于檔案管理中，對優(yōu)化檔案管理流程、提升管理效率、保護(hù)檔案資料等方面均有積極意義。所以事業(yè)單位管理人員應(yīng)正確認(rèn)知信息技術(shù)，了解其優(yōu)勢和特點(diǎn)，運(yùn)用合理手段將其與檔案管理工作有機(jī)融合。

參考文獻(xiàn)

[1]魏東奎.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].企業(yè)文化（下旬刊），2019，（11）：170.

[2]張玲.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應(yīng)用分析[J].卷宗，2020，10（24）：101.

[3]高煥峰.試論信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].神州，2020，（1）：289.