信息化背景下高校工資管理若干問(wèn)題及對(duì)策研究

郭暉

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技創(chuàng)新的推動(dòng)，高校財(cái)務(wù)朝著信息化、智能化的方向邁進(jìn)。工資業(yè)務(wù)作為高校財(cái)務(wù)管理內(nèi)容的重要組成部分，也需順應(yīng)新趨勢(shì)，借助信息技術(shù)整合資源、優(yōu)化流程、提高效率。文章從高校財(cái)務(wù)人員的角度出發(fā)，對(duì)信息化背景下高校工資管理面臨的若干問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;工資管理

高校工資管理是高校財(cái)務(wù)管理體系中的重要部分，及時(shí)、高效地發(fā)放工資，有利于提高廣大教職員工的積極性，增加歸屬感，促進(jìn)高校事業(yè)健康有序地發(fā)展。隨著高校人員數(shù)量和工資體量的日漸增加，原來(lái)的工資管理模式已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)新形勢(shì)的變化，因此分析討論高校工資管理存在的問(wèn)題及解決措施十分必要。

一、高校工資業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及面臨的問(wèn)題

（一）工資業(yè)務(wù)對(duì)接部門多，信息系統(tǒng)一體化有待完善。

高校工資雖然最終由財(cái)務(wù)部門對(duì)接銀行進(jìn)行發(fā)放，但前期需要人事、房產(chǎn)、后勤水電部門等提供相關(guān)原始數(shù)據(jù)，后期又要根據(jù)工資數(shù)據(jù)進(jìn)行稅務(wù)、社保、住房公積金的申報(bào)，可以說(shuō)，工資崗位是一個(gè)重要的“中轉(zhuǎn)站”。但很多職能部門之間的信息管理平臺(tái)不能互聯(lián)，存在“信息孤島”，數(shù)據(jù)無(wú)法直接在線共享，這非常不利于工作效率的提高。

目前一些高校處理工資業(yè)務(wù)的流程如下：每月初，各學(xué)院部門統(tǒng)計(jì)上月的教職工考勤情況，交由人事部門匯總。人事部門根據(jù)考勤情況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行工資變動(dòng)，將數(shù)據(jù)表格交給財(cái)務(wù)部門。會(huì)計(jì)人員在財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)中錄入變動(dòng)數(shù)據(jù)，匯總各類人員、各項(xiàng)工資內(nèi)容的支出情況，在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理。出納人員開具支票交與銀行，完成工資批量代發(fā)。

由于人事、財(cái)務(wù)等部門之間無(wú)法通過(guò)一套整合的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸和共享，人事處的相關(guān)人員在本部門平臺(tái)進(jìn)行操作后，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)需要將人事部門的工作再重復(fù)一次，造成人員和時(shí)間的浪費(fèi)。同時(shí)，工資數(shù)據(jù)依靠紙質(zhì)文件或郵件等方式傳遞，不同部門對(duì)同一變動(dòng)數(shù)據(jù)的理解不同，容易影響數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，造成工資計(jì)算的錯(cuò)誤。

（二）工資業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大，時(shí)效性強(qiáng)，工資變動(dòng)及賬務(wù)處理信息化有待加強(qiáng)。

工資業(yè)務(wù)涉及的數(shù)據(jù)量較大。高校的工資內(nèi)容一般由崗位工資、薪級(jí)工資、各類補(bǔ)貼津貼、特殊原因的補(bǔ)發(fā)、扣回，以及社保、公積金以及其他代扣項(xiàng)組成，具體項(xiàng)目多達(dá)幾十項(xiàng)。除了每月教職工的考勤、職務(wù)晉升、退休等原因產(chǎn)生工資變動(dòng)，按照國(guó)家和各地相關(guān)規(guī)定，在每年的固定月份，單位還須根據(jù)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)平均工資對(duì)部分工資項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整。加之近些年許多高校引進(jìn)人才的力度不斷加大，在職職工數(shù)量不斷增加，每月發(fā)放工資須處理的數(shù)據(jù)量也越來(lái)越龐大。

工資業(yè)務(wù)還具有時(shí)效性。為維護(hù)教職工的權(quán)益，通常高校對(duì)每月工資發(fā)放的時(shí)間有強(qiáng)制的規(guī)定。而財(cái)務(wù)部門處理工資業(yè)務(wù)一般包括“月初初始化設(shè)置-工資變動(dòng)-工資變動(dòng)復(fù)核-工資賬務(wù)處理-工資賬務(wù)復(fù)核-出納支付-銀行發(fā)放”等環(huán)節(jié)，由于各個(gè)環(huán)節(jié)有著先后順序和承接關(guān)系，導(dǎo)致工資崗位無(wú)法由多人同時(shí)承擔(dān)。如果某些高校規(guī)定的工資發(fā)放時(shí)間相對(duì)較早，還需考慮到節(jié)假日及銀行轉(zhuǎn)賬時(shí)滯的問(wèn)題，按時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放工資對(duì)會(huì)計(jì)人員是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。

在時(shí)間如此緊急且工作量大的情況下，工資變動(dòng)如果僅僅依靠會(huì)計(jì)人員手工錄入和修改，效率很低，出錯(cuò)率極高，與當(dāng)今財(cái)務(wù)信息化趨勢(shì)背道而馳。有些高校還借助Excel或者Visual FoxPro軟件進(jìn)行前期處理，再調(diào)整格式，將工資數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入工資庫(kù)。這很大程度節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率，但也會(huì)由于數(shù)據(jù)不兼容或模板有誤，造成導(dǎo)入數(shù)據(jù)的缺失和錯(cuò)配。

完成工資變動(dòng)后，還需進(jìn)行工資賬務(wù)處理。工資業(yè)務(wù)做賬應(yīng)按人員類別、工資內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)支出核算，貸方也要根據(jù)不同的結(jié)算方式列明銀行科目，分錄十分復(fù)雜，多達(dá)上百條。而會(huì)計(jì)人員只能依據(jù)工資支出匯總表，手工輸入相應(yīng)數(shù)額進(jìn)行賬務(wù)處理，過(guò)程亦十分繁瑣，耗費(fèi)時(shí)間。

（三）與工資相關(guān)的政策制度更新快，對(duì)高校工資管理的信息化提出了更高的要求。

近些年，與高校工資業(yè)務(wù)相關(guān)的政策制度更新較快。自2019年1月1日起，行政事業(yè)單位全面實(shí)施政府會(huì)計(jì)制度，具體工資業(yè)務(wù)也應(yīng)嚴(yán)格按照新制度的要求進(jìn)行賬務(wù)處理。此外，個(gè)稅改革也與工資業(yè)務(wù)息息相關(guān)。根據(jù)2018年8月31日，新修改的個(gè)人所得稅法自2019年1月1日起施行，不但完善了個(gè)人所得稅費(fèi)用扣除模式，也優(yōu)化調(diào)整了稅率結(jié)構(gòu)。隨后，公告2020年第13號(hào)完善調(diào)整了部分納稅人個(gè)人所得稅預(yù)扣預(yù)繳方法;公告2020年第19號(hào)文又對(duì)部分納稅人的個(gè)人所得稅預(yù)扣預(yù)繳方法進(jìn)一步簡(jiǎn)便優(yōu)化。

新制度新規(guī)定的頻繁出臺(tái)，對(duì)高校工資管理的信息化提出了更高的要求。高校工資管理要跟得上變化，及時(shí)更新完善工資系統(tǒng)，嚴(yán)格落實(shí)政策要求。同時(shí)也要求會(huì)計(jì)人員及時(shí)掌握最新動(dòng)態(tài)，盡快熟練使用工資管理系統(tǒng)的新功能，業(yè)務(wù)處理與文件法規(guī)相符。

二、提升高校工資管理水平的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）整合各業(yè)務(wù)部門之間的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，推進(jìn)信息系統(tǒng)一體化

財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與人事、房產(chǎn)、后勤等部門的協(xié)商，推進(jìn)各部門信息系統(tǒng)一體化建設(shè)。將各獨(dú)立系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)和對(duì)接，構(gòu)建信息一體化平臺(tái)，對(duì)各部門現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，刪除贅余重復(fù)信息，完善更正數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)?；蛟O(shè)計(jì)啟用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，代替原來(lái)的部門各自使用的系統(tǒng)，在線實(shí)時(shí)共享數(shù)據(jù)。通過(guò)系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)人員信息一站式管理，在員工入職報(bào)到環(huán)節(jié)，由人事部門負(fù)責(zé)采集人員相應(yīng)信息，將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)推送各職能部門，職能部門在各自端口進(jìn)行數(shù)據(jù)完善，從而實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理，消除“信息孤島”。

在進(jìn)行每月工資變動(dòng)時(shí)，財(cái)務(wù)人員可通過(guò)信息共享平臺(tái)直接調(diào)取教職工的與財(cái)務(wù)相關(guān)信息和工資變動(dòng)數(shù)據(jù)，生成當(dāng)月的工資庫(kù)，將原本須財(cái)務(wù)部門采集的數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)前端解決，無(wú)需人工錄入，即可完成由“人事語(yǔ)言”到“財(cái)務(wù)語(yǔ)言”的轉(zhuǎn)換，繼而進(jìn)行后續(xù)的個(gè)稅計(jì)算和賬務(wù)處理程序。

信息系統(tǒng)一體化不但可以節(jié)省財(cái)務(wù)人員處理工資業(yè)務(wù)的時(shí)間，提高各部門整體工作效率，更實(shí)現(xiàn)了一些需線下辦理的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)為線上辦理，減少了紙質(zhì)內(nèi)容的傳輸尤其是滿足了特殊時(shí)期減少“面對(duì)面”處理業(yè)務(wù)的需求。

（二）根據(jù)工資管理需求和政策制度的更新變化，進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件定制

高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)從自身需求出發(fā)，加強(qiáng)與財(cái)務(wù)軟件公司的溝通，根據(jù)工資管理的需求和政策制度的更新變化，進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件定制。

針對(duì)工資業(yè)務(wù)手工做賬的問(wèn)題，可通過(guò)技術(shù)手段將工資管理系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，每月在工資系統(tǒng)中做完工資變動(dòng)后，通過(guò)賬務(wù)系統(tǒng)直接獲取當(dāng)月工資數(shù)據(jù)，自動(dòng)填入賬務(wù)處理模板中，生成會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)人員只需檢查自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄是否有誤，并對(duì)當(dāng)月的特殊情況進(jìn)行微調(diào)即可。用程序代替人工輸入，工作重點(diǎn)由原來(lái)的做賬轉(zhuǎn)變?yōu)閺?fù)核，可以極大節(jié)省會(huì)計(jì)人員的時(shí)間精力，也降低了出錯(cuò)率。

面對(duì)更新較快的個(gè)稅政策，應(yīng)及時(shí)在工資系統(tǒng)中添加相應(yīng)的計(jì)稅方案，利用系統(tǒng)內(nèi)部的公式定義和勾稽關(guān)系，滿足個(gè)人所得稅計(jì)算的需求，確保個(gè)稅代扣代繳數(shù)額準(zhǔn)確，符合稅法的規(guī)定。還可以根據(jù)高校自身特點(diǎn)和需求，增加工資查詢等功能。

（三）加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)和會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，防范信息化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

隨著科技的發(fā)展，信息化帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視。要建立完善的內(nèi)控體系，強(qiáng)化崗位分離和制約制度。根據(jù)工作需求，設(shè)置不同部門、不同崗位對(duì)數(shù)據(jù)的可見和可操作權(quán)限，對(duì)各崗位人員進(jìn)行分層、分類管理，確保相應(yīng)人員只能接觸本崗位所需數(shù)據(jù)，通過(guò)信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟豢赡嫘?。針?duì)可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露，定期數(shù)據(jù)升級(jí)硬件和軟件系統(tǒng)，提高加密級(jí)別，要定期做好工資數(shù)據(jù)備份，防止謹(jǐn)防數(shù)據(jù)丟失。在實(shí)現(xiàn)信息共享的基礎(chǔ)上，化解信息化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

此外，應(yīng)加強(qiáng)相應(yīng)崗位會(huì)計(jì)人員的技能提升和職業(yè)道德建設(shè)，定期對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)的新文件制度和財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)保密教育。提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)，使會(huì)計(jì)人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和會(huì)計(jì)職業(yè)道德，熟練操作財(cái)務(wù)軟件，不斷更新工作理念和工作方法，確保勝任新形勢(shì)下的工資核算崗位工作。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校工資管理應(yīng)順應(yīng)財(cái)務(wù)信息化趨勢(shì)，開拓思路，與時(shí)俱進(jìn)。要充分借助信息技術(shù)手段，破解難題，推進(jìn)信息系統(tǒng)一體化，提高工資管理水平，為學(xué)校事業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行提供保障，為高等教育的發(fā)展添磚加瓦。

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