新冠疫情下醫(yī)院考勤管理策略探索

賀菲菲 蘇錦霞 潘習(xí)龍

2020年，新冠疫情在中國及全球范圍內(nèi)大面積爆發(fā)。隨著疫情的蔓延，國家衛(wèi)生健康委將其納入法定傳染病乙類管理，采取甲類傳染病的預(yù)防、控制措施。北京地壇醫(yī)院是一所三級甲等傳染病專科醫(yī)院，主要承擔(dān)除結(jié)核病以外的39種法定傳染病的診治、研究和培訓(xùn)任務(wù)，是北京市新冠肺炎患者的定點接收醫(yī)院。自2020年1月12日到2020年6月30日，本院875名醫(yī)務(wù)工作者投入一線抗疫工作，接收新冠患者628名。突如其來的疫情不但給醫(yī)院臨床診療工作帶來考驗，也給醫(yī)院人力資源管理工作帶來新的問題與挑戰(zhàn)。

考勤管理是醫(yī)院人力資源管理的重要內(nèi)容之一，是醫(yī)院對員工出勤進(jìn)行考察管理的一種管理制度，包括是否遲到早退，有無曠工請假等，包括排班管理、請假管理（帶薪年假管理）、加班申請管理、日出勤管理、月出勤報表匯總等等［1］?？记诠芾硎菃T工進(jìn)行考核評優(yōu)、薪資績效、職稱晉升的重要依據(jù)，也是醫(yī)院管理秩序和疫情防控工作有效實施的基本前提，對于醫(yī)院管理者而言有著重要的意義和價值。2020年3月《國務(wù)院應(yīng)對新型冠狀病毒感染肺炎疫情聯(lián)防聯(lián)控機制關(guān)于聚焦一線貫徹落實保護(hù)關(guān)心愛護(hù)醫(yī)務(wù)人員措施的通知》（國發(fā)明電［2020］10號）等一系列文件發(fā)布，為疫情期間考勤管理工作提出新的要求，如何在疫情環(huán)境下做好醫(yī)院考勤管理工作是人力資源管理者需要解決的問題。

1 資料與方法

1.1 資料來源

在傳統(tǒng)考勤管理中，醫(yī)院根據(jù)《勞動法》規(guī)定執(zhí)行每周工作40個小時的工時制度。因特殊需要延長工作時間，一般每月不超過36個小時?？记谝?guī)則以記錄員工是否出勤、請假、遲到、早退、曠工等為主要內(nèi)容。考勤申報方式采用人工考勤、紙版上報的方式完成。

本院經(jīng)歷了“非典”、“甲流”、“鼠疫”等多起突發(fā)公共衛(wèi)生事件，獲取了一些考勤應(yīng)急管理方面的經(jīng)驗與教訓(xùn)。在以往疫情考勤過程中，醫(yī)院傳染病防治人員劃分為一線工作人員和其他輔助人員。一線工作人員指直接接觸排查、待排查病例或確診病例，參與診斷、治療、護(hù)理、院感、病例標(biāo)本采集和病原檢測、尸體和污染物無害化處理等工作的人員。輔助人員指醫(yī)院間接參加疫情防控的人員?？记诤怂惆磳嶋H接觸時間為準(zhǔn)，以半天或1天為計量單位上報考勤。其中，大于4小時的核算為1天，小于4小時的核算為半天。

新冠疫情傳播速度快、傳播途徑多樣化、感染人員數(shù)量多、持續(xù)時間長，其在危害程度及防控形勢嚴(yán)峻程度上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于以往的疫情，急需人事部門借鑒以往疫情防控的管理經(jīng)驗，結(jié)合此次疫情的特點及醫(yī)院整體應(yīng)急管理工作部署安排，提出新的考勤管理制度和措施。

本研究提取醫(yī)院1 530名工作人員疫情前后，即2019年與2020年兩年考勤數(shù)據(jù)作為研究對象。

1.2 研究方法

將2019年、2020年醫(yī)院考勤數(shù)據(jù)中考勤人員、考勤科室、人員變動頻次、排班情況、加班數(shù)量進(jìn)行對比分析，運用Excel統(tǒng)計、計算兩年度數(shù)據(jù)對比值，發(fā)現(xiàn)疫情下醫(yī)院考勤管理存在的問題，以問題為導(dǎo)向，探索醫(yī)院考勤管理策略，以期為加強醫(yī)院考勤管理工作建設(shè)提供參考意見。

2 結(jié)果與討論

2.1 新冠疫情環(huán)境下，醫(yī)院傳統(tǒng)考勤管理存在的問題

2.1.1 新冠疫情考勤制度缺失，執(zhí)行依據(jù)不明確 考勤科室對比數(shù)據(jù)顯示，2020年，醫(yī)院新設(shè)新冠疫情科室25個，其中新增新冠科室6個，調(diào)整原有科室19個，用以接收確診或疑似新冠病人?？剖揖唧w分布為臨床科室16個，醫(yī)技科室5個，行政科室3個，其他附屬機構(gòu)科室1個，如表1。與2019年相比，醫(yī)院人員數(shù)量及人員類別呈增長趨勢，新增外院支援工作人員86人，援鄂專家2人，如表2。傳統(tǒng)考勤制度缺少人員適用范圍、考勤規(guī)則等新冠疫情考勤規(guī)定的內(nèi)容，考勤工作執(zhí)行依據(jù)不明確，無法對一線抗疫人員進(jìn)行有效考勤，無法體現(xiàn)廣大一線抗疫醫(yī)務(wù)人員的工作量與工作價值。

表1 2019年與2020年考勤科室數(shù)量對比表

表2 2019年與2020年員工總數(shù)與調(diào)動人數(shù)對比表

根據(jù)《國務(wù)院應(yīng)對新型冠狀病毒感染肺炎疫情聯(lián)防聯(lián)控機制關(guān)于聚焦一線貫徹落實保護(hù)關(guān)心愛護(hù)醫(yī)務(wù)人員措施的通知》（國發(fā)明電［2020］10號）及《關(guān)于建立傳染病疫情防治人員臨時性工作補助的通知》（人社部規(guī)［2016］4號）等文件規(guī)定，疫情出勤天數(shù)成為一線醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員享受工作補助的重要依據(jù)，疫情出勤天數(shù)是直接接觸確診或疑似病例的天數(shù)。醫(yī)院臨床科室日常出勤申報多采用白班、夜班、24小時班等形式，員工上滿每日排班即為出勤，但此種考勤申報規(guī)則既不體現(xiàn)具體工作性質(zhì)與內(nèi)容是否與疫情工作相關(guān)，也不體現(xiàn)每個班次具體工作時長，人事考勤專員無法將疫情出勤進(jìn)行剝離，無法計算出準(zhǔn)確的疫情出勤天數(shù)。以往疫情中，醫(yī)護(hù)人員統(tǒng)一申報疫情考勤，采用統(tǒng)一排班規(guī)則，每日工作4 h記為出勤一天，便于執(zhí)行。此次新冠疫情期間，醫(yī)院對醫(yī)務(wù)人員排班規(guī)則未作統(tǒng)一規(guī)定，科室可根據(jù)承擔(dān)業(yè)務(wù)工作的性質(zhì)與特點，自行安排每班工作時長，班次頻率等事宜，以往考勤規(guī)則或過于籠統(tǒng)或與實際工作安排不相適，可操作性差，一度出現(xiàn)科室間出勤天數(shù)申報不公平的現(xiàn)象。

2.1.2 業(yè)務(wù)流程不科學(xué)，數(shù)據(jù)采集難度大 疫情期間，防控工作形勢嚴(yán)峻，人員變動頻繁，據(jù)統(tǒng)計，2020年醫(yī)院人員變動頻次小計2 528人次，月均變動頻次210人次，是2019年的15倍。2020年2～8月，人員變動頻次達(dá)到峰值，是疫情初期的近6倍，如表3。

表3 2019年與2020年科室人員變動頻次對比表

日?？记诠芾碇?，科室考勤工作通常由員工兼職完成，考勤員采集月末所在科室每位員工全月考勤信息，人力資源處依據(jù)各科室、各病區(qū)每月上報的考勤信息進(jìn)行監(jiān)控。以往人員變動頻次不高，考勤信息采集難度不大，而疫情期間頻繁的人員調(diào)動，使科室考勤員無法及時、全面的掌握員工在其他科室的出勤狀況，逐個詢問員工本人或是其他科室考勤員雖然可以獲取考勤信息，但費時費力。頻繁的人員變動導(dǎo)致考勤員不固定，造成考勤工作不連續(xù)。部分考勤員不了解考勤政策內(nèi)容，對考勤申報流程不清晰，導(dǎo)致考勤數(shù)據(jù)質(zhì)量無法保證。據(jù)不完全統(tǒng)計，近1/5的考勤員發(fā)生過錯報、漏報考勤記錄情況，甚至出現(xiàn)虛報、瞞報、遲報等現(xiàn)象，反復(fù)核對、校對考勤數(shù)據(jù)消耗大量時間，嚴(yán)重影響考勤申報效率。

通過電子考勤方式上報日?？记跀?shù)據(jù)得到醫(yī)院認(rèn)可，因疫情期間存在較多不確定性因素，出于謹(jǐn)慎原則考慮，疫情考勤申報仍沿用紙版考勤申報模式，由考勤員、科室負(fù)責(zé)人分別簽字確認(rèn)后，上交至人事處。電子、紙版兩種業(yè)務(wù)流程并行，不但低效重復(fù)，還易使考勤員發(fā)生混淆，一方面致使考勤制度無法嚴(yán)格落實，一方面給面臨巨大工作壓力的一線人員增加負(fù)擔(dān)，甚至擠占其正常休息時間。

2.1.3 信息化程度低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計不高效 新冠疫情發(fā)生后，北京市市屬各醫(yī)院陸續(xù)派出醫(yī)務(wù)人員到我院支援工作，醫(yī)院工作人員數(shù)量上漲到1530人，比2019年增加了12.33%，如表2，人力資源處每月需要采集、統(tǒng)計的考勤信息數(shù)據(jù)由一萬條增長到幾萬條，加之疫情期間班次種類繁多，采用梯隊排班規(guī)則，醫(yī)務(wù)人員隨時調(diào)配、調(diào)整頻繁等因素影響，考勤數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出龐雜、動態(tài)的特點［2］。是否申報疫情考勤，因所從事工作是否接觸確診或疑似新冠病例而不同，例如應(yīng)急病區(qū)中既有為新冠病人診療而申報疫情考勤的情形，也存在申報非疫情考勤的情形，新冠科室與非新冠科室、醫(yī)護(hù)人員與行政后勤人員的班次規(guī)則與工作時長規(guī)定也不盡相同。不同的人員類別、班次類型、出勤時間三個因素有機結(jié)合，動態(tài)變化，這樣的考勤統(tǒng)計過程復(fù)雜，核算工作量巨大，傳統(tǒng)的人工考勤方式耗費人力物力，時間成本高，且重結(jié)果不重過程，易發(fā)生錯誤，無法滿足考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計的動態(tài)化要求［3］。

2020年，醫(yī)院本部、分部交替工作人員數(shù)量由34人增加至276人，增長了7倍。異地考勤頻率增加，而兩院區(qū)暫未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公，考勤信息仍需通過微信手工匯總，耗費人力與時間，無法提供實時、精準(zhǔn)的考勤數(shù)據(jù)。醫(yī)院考勤數(shù)據(jù)采集工作落后，無法滿足疫情對考勤管理工作提出的精準(zhǔn)化、數(shù)字化的新要求，更無法高效地將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成分析支持應(yīng)對決策。

2.2 新冠疫情下醫(yī)院考勤管理策略探索

2.2.1 以E-HR人力資源信息系統(tǒng)為核心，構(gòu)建醫(yī)院一體化考勤制度 針對考勤管理存在的問題，醫(yī)院人力資源處樹立整合理念，不分身份類別、不分醫(yī)院隸屬關(guān)系，對本部人員、分部人員以及外院支援人員進(jìn)行整合，全部納入考勤管理范圍。根據(jù)《國務(wù)院應(yīng)對新型冠狀病毒感染肺炎疫情聯(lián)防聯(lián)控機制關(guān)于聚焦一線貫徹落實保護(hù)關(guān)心愛護(hù)醫(yī)務(wù)人員措施的通知》（國發(fā)明電［2020］10號）及醫(yī)院戰(zhàn)疫期醫(yī)療工作的分類救治原則，即疑似病例、確診的普通型病例和危重癥病例分開收治，獨立設(shè)置發(fā)熱門診進(jìn)行新冠肺炎病例篩查的原則，將全部人員重新進(jìn)行考勤分類［4］。規(guī)定凡在醫(yī)院新冠病區(qū)、應(yīng)急病區(qū)、重癥監(jiān)護(hù)病區(qū)、篩查區(qū)、超聲科、檢驗科、放射科、病理科等收治新冠疑似、確診病例區(qū)域從事醫(yī)療救治工作的人員為一線人員，上報疫情考勤；其余部門工作人員或上述科室未接觸新冠疑似、確診病例工作人員，上報非疫情考勤。為了緩解因各科室班次不統(tǒng)一，出勤時間統(tǒng)計上出現(xiàn)科室間不公平、不平等現(xiàn)象的問題，調(diào)整細(xì)化考勤規(guī)則，確定依據(jù)出勤小時數(shù)計算出勤天數(shù)的規(guī)則，每日零時至24時內(nèi)出勤小時數(shù)多于4 h記為出勤一天，出勤小時數(shù)等于或小于4 h記為出勤半天。

人力資源處根據(jù)疫情考勤規(guī)則更新E-HR信息系統(tǒng)中的考勤管理模塊的班次設(shè)置，設(shè)置疫情班次、非疫情班次等班次信息，將節(jié)假日、帶薪休假、補休、輪休、強制隔離等休息休假類型，外出學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)會議、規(guī)培等學(xué)習(xí)培訓(xùn)類型以及考勤規(guī)則進(jìn)行靈活組合，將疫情考勤與平時考勤有機結(jié)合，搭建一體化的考勤申報制度［5］。確定考勤員-科室-人事處三級考勤申報流程，以及每一層級的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限及職責(zé)，考勤員應(yīng)掌握醫(yī)院考勤相關(guān)政策，依據(jù)政策核對員工出勤、休假等情況，按月定期在系統(tǒng)中申報科室員工考勤信息，科室負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審批員工考勤，人力資源處考勤專員同步獲取全體人員考勤信息并進(jìn)行政策層面核對，通過計算機技術(shù)高速處理，精準(zhǔn)的統(tǒng)計出每名員工的考勤結(jié)果。

優(yōu)化請假流程，利用E-HR信息系統(tǒng)的流程功能，制定網(wǎng)絡(luò)請假制度，實行線上審批流程，規(guī)定員工辦理入離調(diào)轉(zhuǎn)、出差、加班業(yè)務(wù)需提前在網(wǎng)上申請，員工請假時，需在考勤管理模塊中對請假原因、請假時間進(jìn)行填寫，經(jīng)預(yù)設(shè)的審批流程，即由科室負(fù)責(zé)人、職能科室層層報批至人事處方生效。網(wǎng)絡(luò)審批縮短了審批時間，避免了后補請假手續(xù)和不請假等情形發(fā)生，請假流程發(fā)揮了應(yīng)有的監(jiān)管效果。實現(xiàn)審批過程可視化，員工可查詢了解自己流程審批情況，包括具體的審批環(huán)節(jié)、審批人、審批意見等，實現(xiàn)審批權(quán)力真正下放給各層管理者，工作更加透明，責(zé)任更加明確。

2.2.2 分階段分類施策，建立剛?cè)岵⑹┑膹椥怨r制度 醫(yī)院診療工作貫穿疫情防控工作始終，針對不同階段疫情防控工作的特殊性，在工時制度管理問題上，醫(yī)院人力資源部門制定分階段分類施策，以輪班和靈活統(tǒng)籌休假為主要措施的彈性工時制度［6］。

為便于工作，輪班制度成為當(dāng)前醫(yī)療機構(gòu)在工時制度實踐中采用的較常規(guī)的形態(tài)，即員工在一般性正常上班時間之外進(jìn)行工作，其加班時間可抵消常規(guī)上班時間，但總體上仍滿足每周工作40個小時的標(biāo)準(zhǔn)工時制度要求［7］。疫情初期形勢嚴(yán)峻，醫(yī)院依據(jù)《關(guān)于印發(fā)進(jìn)一步加強對一線醫(yī)務(wù)人員身心健康關(guān)心關(guān)愛具體措施的通知》以及各省市關(guān)于在新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間靈活安排工作時間的相關(guān)通知，針對疫情工作突發(fā)情況多，臨床診療工作內(nèi)容不盡相同，在保障每周休息兩天的原則下，允許各臨床一線科室不固定工作時間，不固定排班班次，不固定班次時長，根據(jù)科室業(yè)務(wù)特點安排排班與休息，輪崗輪班，實行更為靈活的彈性工時制度。對于個別一線醫(yī)務(wù)人員因疫情期間醫(yī)療任務(wù)量大，造成無法正常休息的情形，醫(yī)院人事處突破標(biāo)準(zhǔn)工時制度的限制，不拘泥于每周40個小時的工時要求，在疫情結(jié)束后或疫情緩解時統(tǒng)籌合理安排輪休、調(diào)休、補休，一線醫(yī)護(hù)人員離開隔離病房保證休息不少于兩周的時間，護(hù)理人員在2020年6月份疫情取得階段性勝利后統(tǒng)一安排休息。安排危重癥病房等長時間超負(fù)荷工作科室的工作人員強制休息，并適當(dāng)增加帶薪休假時間。行政、后勤等非一線人員嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)工時制度。

2.2.3 線上、線下并行，積極構(gòu)建全過程考勤監(jiān)管模式 疫情考勤數(shù)據(jù)規(guī)模大，特殊情況不斷涌現(xiàn)，而醫(yī)院管理人員配置有限，數(shù)據(jù)的正確性與真實性監(jiān)管存在困難，醫(yī)院采取線上、線下監(jiān)管并行的方式，從考勤前、考勤中、考勤結(jié)果三個方面構(gòu)建全過程的考勤監(jiān)管模式［8］。

考勤前，扎緊考勤制度的籬笆，提前防范問題的發(fā)生。人力資源處針對考勤管理風(fēng)險提前預(yù)判可能產(chǎn)生的問題，針對性地組織考勤員線下培訓(xùn)四場次，建立微信考勤群，隨時進(jìn)行線上考勤制度答疑，明確考勤員職責(zé)，強調(diào)考勤規(guī)則、工作流程等內(nèi)容，重申違規(guī)懲罰措施；要求科室管理者重視考勤管理工作，嚴(yán)抓政策執(zhí)行、數(shù)據(jù)校核等環(huán)節(jié)。考勤過程中，醫(yī)療機構(gòu)引入科技管理理念，充分利用現(xiàn)代高科技優(yōu)勢，實時進(jìn)行人員變動調(diào)整，日日進(jìn)行考勤數(shù)據(jù)采集，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，實現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計的過程監(jiān)管，減少人為錯誤，考勤數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，實現(xiàn)監(jiān)管工作質(zhì)的提升與飛躍。然而，員工考勤實時監(jiān)管仍存在諸多掣肘，管理者不能實時了解到不同的醫(yī)務(wù)工作者在什么時間、什么地點，從事什么工作內(nèi)容，以及是否與考勤上報的內(nèi)容相符合，考勤監(jiān)管工作需要繼續(xù)挖掘與深化。考勤結(jié)果是考勤管理工作的最終呈現(xiàn)方式，人力資源處在系統(tǒng)中增加休息休假核算功能，對員工帶薪休假以及輪休、補休等休假完成情況進(jìn)行月度及年度監(jiān)測與預(yù)警，確保醫(yī)務(wù)人員享受到應(yīng)有的休假待遇。出勤天數(shù)與員工工資、績效、工作補助等薪酬待遇密切相連，針對這個數(shù)據(jù)，醫(yī)院實行員工、科室、人事處、職能處室四重監(jiān)管，建立人事處抽查和員工申訴相結(jié)合，黨委、紀(jì)檢監(jiān)察科等部門聯(lián)防聯(lián)動的監(jiān)管機制，保障疫情期間員工薪酬待遇落實到位。

3 政策建議

疫情的發(fā)生具有不可預(yù)測性，目前我國雖取得了疫情防控工作的勝利，步入疫情防控常態(tài)化狀態(tài)，但仍面臨著疫情風(fēng)險，建立科學(xué)合理、“平疫結(jié)合”的醫(yī)院考勤制度將是做好疫情環(huán)境下考勤管理工作的基石［9］。醫(yī)院人力資源管理人員應(yīng)整體考慮考勤管理工作，隨時做好應(yīng)對疫情的準(zhǔn)備，平時注重考勤制度的梳理與完善，用以規(guī)范醫(yī)務(wù)人員日常出勤、請假等行為，疫情期迅速啟用考勤應(yīng)急管理預(yù)案，對突破法律規(guī)定的工時安排、工作模式、班次安排、出勤規(guī)則等做出調(diào)整，保證考勤信息的準(zhǔn)確性，肯定一線醫(yī)務(wù)工作者救死扶傷的無私奉獻(xiàn)精神，進(jìn)而保障疫情防控工作有序開展。

新冠疫情期間，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)全面引入人力資源行業(yè)，E-HR、網(wǎng)絡(luò)考勤等信息技術(shù)被醫(yī)院管理者廣泛關(guān)注［10］。后疫情時代是一個復(fù)雜多變的時代，對醫(yī)院考勤管理工作提出了數(shù)字化、移動化、智能化的要求與發(fā)展方向，人力資源管理者應(yīng)順應(yīng)時代潮流，繼續(xù)挖掘網(wǎng)絡(luò)考勤潛力，將移動考勤等具有高科技含量的信息技術(shù)賦能于考勤管理工作中，打造數(shù)據(jù)實時采集、信息共建共享的智慧考勤管理模式，為科學(xué)、精準(zhǔn)統(tǒng)計抗疫人員考勤信息提供助力，為疫情期人力調(diào)配、績效考核等問題提供數(shù)據(jù)決策支持［11］。

應(yīng)急人才是醫(yī)院抵抗風(fēng)險的重要資源，醫(yī)院層面應(yīng)著重培養(yǎng)建設(shè)人力資源應(yīng)急人才隊伍，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涉及心理素質(zhì)、管理技能和人力資源應(yīng)急預(yù)案等方面，同時注重培訓(xùn)內(nèi)容的實操性［12］。人力資源管理者也要在工作中培養(yǎng)危機意識，注重總結(jié)結(jié)核病、肝炎等傳染病科室的臨床業(yè)務(wù)特點、排班規(guī)則、出勤管理等日常管理經(jīng)驗，將每一次管理實踐視作培訓(xùn)與練兵，為未來應(yīng)對疫情做好充分的備戰(zhàn)工作［13］。