淺談做好政府機(jī)關(guān)部門的會務(wù)工作

徐國偉

【摘? 要】當(dāng)前，社會正處在深化改革的關(guān)鍵時期，隨著社會發(fā)展模式的變革，各類會議會展的數(shù)量越來越多，從事會議會展的在職人員數(shù)量也逐漸增加。然而，會議會展工作人員沒有相關(guān)的專業(yè)知識和訓(xùn)練，遇到問題時無法及時有效地予以解決。因此，工作人員必須充分認(rèn)識會議會展工作中的職責(zé)，提高組織協(xié)調(diào)能力。更好地掌握行政事務(wù)處理方法，有效提高會議的質(zhì)量和效果，這是組委會秘書人員和服務(wù)接待人員應(yīng)具備的一種最基本的能力和專業(yè)素質(zhì)。

【Abstract】At present， society is in a critical period of deepening reform， and with the change of social development mode， the number of various types of conferences and exhibitions is increasing， and the number of working people engaged in conference and exhibition is also gradually increasing. However， the conference and exhibition workers do not have relevant professional knowledge and training and cannot solve the problems in a timely and effective manner when they encounter them. Therefore， workers must fully understand their work responsibilities in conference and exhibition and improve their organization and coordination ability. Better mastering the methods of handling administrative affairs and effectively improving the quality and effect of conference is one of the most basic abilities and professional qualities that the secretarial workers and the service reception workers of the organizing committee should have.

【關(guān)鍵詞】政府;秘書;行政事務(wù);創(chuàng)新

【Keywords】government; secretary; administrative affairs; innovation

【中圖分類號】C931.47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）03-0096-02

1 引言

市政府辦公室行政科是政府機(jī)構(gòu)服務(wù)的助手，嚴(yán)格遵守黨和政府出臺的法律法規(guī)，完成好上級領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)。會議會展涵蓋會務(wù)籌備、溝通協(xié)調(diào)、各單位樞紐部門，是聯(lián)系群眾、聯(lián)系單位的橋梁和紐帶，會務(wù)工作效能和工作服務(wù)水平的高低直接影響會議的效果，對市政府領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確實(shí)施發(fā)揮很大作用，并影響區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大局。市政府所有會議通過組織、協(xié)調(diào)、溝通，在會議目的地召集各級領(lǐng)導(dǎo)干部商議事情。會議會展分為大型會議會展活動、中型會議會展活動和小型會議會展活動，包括場內(nèi)及場外會務(wù)。政府相關(guān)部門及秘書部門對有關(guān)職能部門進(jìn)行把關(guān)和安全評估，堅持精簡和從嚴(yán)審批原則，分析會議會展是否有必要開，能否合并開，檢查是否安全，可否用其他方式解決問題等。

會議會展的形式分為線上和線下，線上會議會展：電話會議、電視會議、視頻會議、APP視頻以及QQ、抖音、釘釘?shù)染W(wǎng)絡(luò)會議會展。線下會議會展：觀摩會議、現(xiàn)場會議、座談會、茶話會、協(xié)調(diào)會議、工作性會餐和普通會議以及展覽城、大廣場、影播室、影劇院等現(xiàn)場活動。

2 會議會展的發(fā)展趨勢

第一，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會議會展需求量不斷增加。當(dāng)前，社會各項經(jīng)濟(jì)指標(biāo)增長、人文交流不斷，會議會展的數(shù)量不斷增加，在會議會展內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新成為會議會展的新亮點(diǎn)。第二，在“會海成災(zāi)”時，會議會務(wù)質(zhì)量亟待提高。會議泛濫已經(jīng)成為一個全球性的基本問題。“會?！奔磿h數(shù)量過多，這是當(dāng)今普遍現(xiàn)象，要想解決這一問題關(guān)鍵不在于對于會議數(shù)量的直接減少，而是要針對會議創(chuàng)新性不足、質(zhì)量差的問題對會議內(nèi)容進(jìn)行精簡、對會議要素進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此，要想真正做到精簡和創(chuàng)新會議會展，必須有效提高會議的效能及質(zhì)量。政府相關(guān)部門秘書人員和會務(wù)工作人員在會議會展組織協(xié)調(diào)工作中做到更加科學(xué)、合理，避免盲目性、隨意性，嚴(yán)格落實(shí)會議會展活動中最基本的要素，實(shí)現(xiàn)對會議會展的合理化、科學(xué)化管理，梳理工作議程。第三，社會及政府組織會議會展時有其特殊工作要求，例如，政府工作會議會展的內(nèi)容、目標(biāo)有很強(qiáng)的機(jī)密性。保守會議秘密是會議秘書工作人員的任務(wù)之一，需要對人物、場地、時間等保密。會議會展是具有領(lǐng)導(dǎo)等級的活動。會議會展工作者應(yīng)在約定時間內(nèi)布置完會場，按時參加會議。主場會議會展秘書工作人員應(yīng)有較高的時間觀念，決不能出現(xiàn)無故缺席、會議會展記錄人員缺席或會場未及時布置好等問題。

3 會議會展的基本作用

①信息溝通，互通情報。會議會展通過報告、發(fā)言、討論、交流等形式，相互了解、相互協(xié)調(diào)，克服問題認(rèn)識上的主觀局限性。②發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)創(chuàng)新。會議會展可以體現(xiàn)民主決策的重要意義，聽取各種不同意見，集思廣益。③互促進(jìn)步，人文和諧。會議會展是人與人的直接交流，物與物的直接接觸。通過交流思想，總結(jié)出好與壞，有助于發(fā)揮上下級之間的協(xié)調(diào)作用，增進(jìn)同事之間彼此了解，實(shí)現(xiàn)人文和諧，不斷完善會議會展成果。④驅(qū)動經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)消費(fèi)。會議會展形式眾多，形成一種現(xiàn)代化會議會展經(jīng)濟(jì)圈。

4 會務(wù)工作的基本內(nèi)容

4.1 會議會展籌備工作

會議會展籌備的重點(diǎn)是有亮點(diǎn)、有序、安全、策劃性，必須在會議會展前期籌備到位。會務(wù)策劃工作的完成情況，直接影響整場會議會展的成功與否。會場秘書組必須以高度的責(zé)任心做好會議策劃籌備工作，會議會展籌備工作主要包括擬定會議流程、準(zhǔn)備會議會展材料、布置會場。

4.1.1 會議會展計劃書

會議會展議程是一套完整的計劃書，依據(jù)會議會展主題制定順序計劃，將其作為會議會展討論、解決問題的大致安排。計劃書需要明確會議議程的制定程序以及會議日程的編制方法。制定會議議程時，注意將主要的、具有保密內(nèi)容的議程放在最后或者加密，編制普通會議會展的會議日程時，要明確參加會議的對象和議程。

4.1.2 會議會展現(xiàn)場保障

會場資料包括嘉賓資料（會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號和餐券、小禮品等）、會務(wù)資料（接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表等）和會場溝通資料（會議參考文件、會議宣傳文件、各種記錄、各種會議協(xié)議合同以及相關(guān)資料）。在準(zhǔn)備會議材料時，要關(guān)注一些不確定因素。例如，某嘉賓因有另外一個活動不確定能否參加本次表彰會，在這種情況下，現(xiàn)場秘書部門就應(yīng)事先考慮到嘉賓到來的可能性，即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

4.1.3 會議會展現(xiàn)場布置

會場是人的第一感觀現(xiàn)場，也是會議會展的重要場所，需要根據(jù)會議會展的性質(zhì)與規(guī)模進(jìn)行布置，體現(xiàn)出不同的會議環(huán)境和氣氛。布置會場時，明確主次，分析場所和場景，協(xié)調(diào)裝飾、合理安排會場，保障布置的科學(xué)性。

4.2 會議會展接待工作

4.2.1 文明入場，簽到與引導(dǎo)

會議會展簽到要求進(jìn)入會場時必須向個人、組織出示入場券。通常會議簽到方式有簿冊式、刷卡刷臉等。在文明組織簽到的同時，可以縮短入場時間。會場公關(guān)人員要做好引導(dǎo)入場工作，方便與會人員入場入座，更好統(tǒng)籌人員參會。

4.2.2 加強(qiáng)會議會展保障

在會議會展進(jìn)行過程中，要注意安保工作，安排會議會展領(lǐng)導(dǎo)講話及嘉賓發(fā)言，做好會議采集，例如，做好相關(guān)文書記錄和影像拍攝工作。要求會務(wù)秘書人員掌握會議內(nèi)容主題，領(lǐng)悟會議精神。此外，在會場要安排會議工作人員值班?；顒悠陂g，可構(gòu)建會議會展安保值班體系，由安保部門中的成員輪流值班，直到活動結(jié)束，并且在值班期間做好電話記錄、接待記錄、信息傳遞等。做好后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊記錄，工作人員不得離崗，保證會議信息的暢通無阻。

4.2.3 做好生活服務(wù)保障

會議會展中的生活服務(wù)除了吃、住、行外，會場上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備好會議工作材料，如紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。對嘉賓領(lǐng)導(dǎo)、先進(jìn)人物等，要安排豐富多樣的活動。此外，特別注意不同宗教信仰、不同民族風(fēng)情的嘉賓有特殊飲食習(xí)慣與生活習(xí)慣，并給予特別照顧。飲食要健康、衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出，有飲食禁忌的人員可單獨(dú)安排菜單，生活保障要有始有終。

4.3 會后總結(jié)工作

會議會展活動完畢，標(biāo)志著會議會展基本完成。但是并不意味著工作人員的任務(wù)就此結(jié)束，他們由服務(wù)中階段轉(zhuǎn)入會后總結(jié)階段。組委會工作人員任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真完成，他們要做好清理撤場工作，做到有始有終。主要包括安排與會人員返程、清理會場、整理會議文件以及會務(wù)總結(jié)反饋。

4.3.1 安排與會人員返程

會議會展的參會領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓離開之前應(yīng)預(yù)訂好車票或機(jī)票，由組委會工作人員安排好車輛，確保嘉賓安全到達(dá)車站或機(jī)場。會場善后工作包括及時清退客房和會議會展場所、歸還借用的物品、清理會場、結(jié)算賬目并向財務(wù)部門報銷等。其中，組委會秘書要考慮到嘉賓返程途中可能遇到的特殊情況，如因惡劣天氣或自然災(zāi)害等導(dǎo)致嘉賓滯留，此時妥善安排好滯留人員的臨時住宿，并做好登記工作。

4.3.2 整理會議會展資料

在做好資料發(fā)放和拍攝記錄工作的基礎(chǔ)上，將會議會展中所產(chǎn)生的問題記錄和會后得出的結(jié)果記錄留存。收集的資料主要有：宣傳交流記錄、會議記錄、會議簡報、新聞報道材料等。收集資料做到及時登記、手續(xù)完備。完成所有收集工作后，就要對會議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個人手中。

4.3.3 會務(wù)工作總結(jié)反饋

召集會議會展工作人員，對本次會議工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)反饋，做到主題明確、內(nèi)容豐富，肯定成績的同時，分析不足和問題，并對支持會議會展工作的有關(guān)部門和個人表示感謝，檢查會議精神貫徹執(zhí)行情況，做好反饋工作。為此，會議會展工作人員要高度重視會議會展的總結(jié)反饋工作。通過工作總結(jié)反饋?zhàn)寱?wù)組織工作人員積累經(jīng)驗(yàn)、提高綜合能力，培養(yǎng)互相配合、協(xié)同合作的良好作風(fēng)。會務(wù)組委會負(fù)責(zé)會議會展的主導(dǎo)、策劃、管理和安排，是會議開辦的先決條件。成功的會務(wù)組織協(xié)調(diào)工作，能夠保證會議會展圓滿完成。反之，會務(wù)組織工作不力，會導(dǎo)致會議會展的失敗?？傊?，會議會展工作涵蓋理論知識和會務(wù)技巧，是一門系統(tǒng)性科學(xué)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】劉志軍.淺談如何做好政府部門的會議工作[J].河北政報，1994（03）：47-48.

【2】陳婕.論政府機(jī)關(guān)如何做好會務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（18）：97-98.