事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理方法探析

趙海燕

摘? 要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化管理已經(jīng)逐步深入各個(gè)單位。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作得到了轉(zhuǎn)型升級(jí)，特別是針對(duì)事業(yè)單位，檔案管理是基礎(chǔ)性的工作，切實(shí)有效做好該項(xiàng)工作，能夠使其人事管理效率和各項(xiàng)管理工作取得更大的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息化;管理方法

1 檔案信息化建設(shè)與管理的原則

1.1 全面統(tǒng)籌原則

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，一定要遵循全面統(tǒng)籌的原則，基于統(tǒng)領(lǐng)結(jié)構(gòu)層面做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，以往出現(xiàn)重復(fù)性的檔案信息化建設(shè)工作，盡可能減少人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，圍繞不同類(lèi)型檔案信息展開(kāi)管理，重視舊檔案管理模式向新檔案管理模式的過(guò)渡，完善和健全組織制度，展現(xiàn)出檔案信息化建設(shè)、管理的優(yōu)勢(shì)。

1.2 拓展性原則

檔案信息化建設(shè)需要持續(xù)加大軟硬件的投入力度，從而推動(dòng)檔案管理信息化深化進(jìn)行。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)清理檔案管理工作現(xiàn)狀，明確檔案管理的基本要求，由紙質(zhì)檔案管理向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型出發(fā)，優(yōu)化檔案管理模式，持續(xù)更新技術(shù)設(shè)備，并重注重提高檔案管理改革的效率。事業(yè)單位還要加大力度獲得外部資源支持，獲得資金、設(shè)備與人才支持，基于技術(shù)更新不斷展示檔案服務(wù)的效能，體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏科學(xué)有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

盡管目前事業(yè)單位對(duì)檔案管理的信息化都比較重視，但是將信息化技術(shù)應(yīng)用到什么程度、如何將兩者有效結(jié)合起來(lái)、檔案信息化管理所要達(dá)到的具體效果等問(wèn)題都沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)的探討。在所制定的工作制度中，也缺少就這些內(nèi)容環(huán)節(jié)進(jìn)行具體量化，沒(méi)有進(jìn)行明確的要求和規(guī)范，這使得工作人員在把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理時(shí)陷入了一定的被動(dòng)局面。因此，要想改變這種現(xiàn)狀，就要建設(shè)統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能促進(jìn)檔案信息的有效共享，提高其利用價(jià)值。

2.2 社會(huì)化檔案管理滯后

基層事業(yè)單位檔案是國(guó)家檔案體系的重要組成部分，是珍貴的有關(guān)國(guó)計(jì)民生的信息資料。為此，事業(yè)單位不僅要提高檔案自動(dòng)化管理水平，還要保證電子檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性。但是，有些事業(yè)單位檔案管理未能與專(zhuān)業(yè)的檔案館保持緊密的聯(lián)系，沒(méi)能充分地重視自身的信息化建設(shè)。不注重得到專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也未能進(jìn)行必要的人才交流，既不能參與到社會(huì)化檔案管理協(xié)作體系當(dāng)中，也不能充分的利用公共資源，檔案管理工作存在信息孤島現(xiàn)象，嚴(yán)重制約了信息共享性和服務(wù)創(chuàng)新。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理的方法

3.1 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

只有做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，才能夠?yàn)闄n案信息化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案室通常是事業(yè)單位中的重要行政部門(mén)，在具體的檔案信息化建設(shè)、管理之中，要及時(shí)更新或置換老舊的設(shè)施設(shè)備，更換已經(jīng)有損壞、使用不便的資料庫(kù)架，可以使用滿(mǎn)足檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的帶鎖資料架，把一些涉密載體放置在帶密碼鎖的文件柜之中。在檔案信息化建設(shè)中，要安置通風(fēng)設(shè)備，配置專(zhuān)業(yè)的電子溫濕度檢測(cè)儀，以此來(lái)探測(cè)到檔案室中的溫度、濕度情況，確保檔案室的溫度濕度滿(mǎn)足檔案館里的需求。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)一定要結(jié)合自身的發(fā)展需求、業(yè)務(wù)需求，設(shè)定相符的檔案信息化建設(shè)與管理系統(tǒng)平臺(tái)，以此來(lái)滿(mǎn)足長(zhǎng)期檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)需求。在檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)之中，一定要檢測(cè)系統(tǒng)中的存儲(chǔ)功能、計(jì)算功能、負(fù)載功能，注重檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)的日常維護(hù)，讓系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行下去。事業(yè)單位要保證檔案存儲(chǔ)格式與拓展借口之間的兼容性，結(jié)合用戶(hù)、管理人員實(shí)際需求，對(duì)當(dāng)前的系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行更新與優(yōu)化，為之后的信息轉(zhuǎn)移、存儲(chǔ)工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 加大資金投入，提高設(shè)備和技術(shù)力量

“工欲善其事，必先利其器”，事業(yè)單位文檔管理信息化建設(shè)也是如此。硬件設(shè)施的到位和合理使用，可以促進(jìn)事業(yè)單位公文管理業(yè)務(wù)的持續(xù)開(kāi)展，提高事業(yè)單位公文信息化建設(shè)水平。輸入、推廣先進(jìn)的文檔管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，確保計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的分發(fā)，根據(jù)實(shí)際需要，采購(gòu)所需的硬件設(shè)施。此外，根據(jù)業(yè)務(wù)條件、業(yè)務(wù)單元的實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的應(yīng)用軟件，加強(qiáng)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有助于后期文檔的查詢(xún)和利用。事業(yè)單位文件管理員職業(yè)教育和培訓(xùn)相對(duì)較少，學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)積累一般。文獻(xiàn)管理人員雖然接受了專(zhuān)業(yè)教育，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和工作實(shí)際需要的變化，知識(shí)也需要及時(shí)更新，否則，在文檔管理信息化的進(jìn)程中，業(yè)務(wù)將受到阻礙。在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)職能和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，特別是要確保計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、信息技術(shù)知識(shí)的普及和培訓(xùn)，文件管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)職能能夠滿(mǎn)足崗位的實(shí)質(zhì)性需求，為事業(yè)單位文件管理信息化建設(shè)提供重要人才。

3.3 建設(shè)檔案信息服務(wù)的中心

為了滿(mǎn)足基層群眾檔案應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)需要，需要開(kāi)發(fā)事業(yè)單位檔案信息服務(wù)中心，促進(jìn)檔案信息資源的有效流轉(zhuǎn)。重點(diǎn)把大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)技術(shù)納入檔案管理體系，提高專(zhuān)門(mén)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的地位，強(qiáng)調(diào)積極開(kāi)展檔案服務(wù)應(yīng)用創(chuàng)新建設(shè)，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)平臺(tái)滿(mǎn)足個(gè)性化的檔案使用需要，做到檔案信息的全公開(kāi)。重視創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，發(fā)展智能化的檔案服務(wù)平臺(tái)，在傳統(tǒng)的PC端檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)小程序，滿(mǎn)足用戶(hù)在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)使用檔案信息資源的需要。注重檔案共享與檔案供給的有效聯(lián)系，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)與各專(zhuān)業(yè)檔案館保持緊密的聯(lián)系，不斷擴(kuò)展檔案服務(wù)的范圍，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位與業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)的緊密互動(dòng)，通過(guò)數(shù)據(jù)共享降低檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的成本，滿(mǎn)足用戶(hù)隨時(shí)調(diào)閱檔案的需要。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和管理工作中，一定要高度重視，重視對(duì)于檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，事業(yè)單位要科學(xué)制定檔案信息管理計(jì)劃和相關(guān)制度，完善檔案保密制度、保管制度，防止出現(xiàn)部分檔案數(shù)據(jù)信息缺失和泄露的現(xiàn)象，保證檔案信息的“雙軌歸檔”，展現(xiàn)出檔案信息的利用價(jià)值。同時(shí)，還需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化資金和技術(shù)投入，重視后期的維護(hù)工作，取得最佳的檔案信息化管理成效。

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