試論新時期企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

黨晶晶

摘? 要：檔案管理事業(yè)的發(fā)展應(yīng)該與時代相適應(yīng)，同時也要進(jìn)行創(chuàng)新與改革，從而使得檔案管理工作能夠適應(yīng)新時期的發(fā)展。在信息化時代管理資料不斷增多，工作壓力隨之增大。企業(yè)管理工作在提升企業(yè)競爭力的時候發(fā)揮著十分重要的作用。在新時期時代創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，從而進(jìn)一步提高企業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;創(chuàng)新路徑

引言：檔案管理工作的開展在企業(yè)管理工作中有著十分重要的作用，將信息技術(shù)引用到檔案管理工作中有著很大的便利。企業(yè)管理水平與檔案管理工作的開展有對企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，因此應(yīng)該科學(xué)開展檔案管理工作，提高檔案管理服務(wù)水平。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展，只有結(jié)合計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)才能真正發(fā)揮檔案管理的作用。

一、檔案管理的主要特點(diǎn)

新時期檔案管理工作必然跟隨信息化技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，分析檔案管理工作的開展進(jìn)程可以看出其主要表現(xiàn)出以下幾個特點(diǎn)：一是檔案管理內(nèi)容逐漸規(guī)范化，檔案管理機(jī)制逐漸進(jìn)行創(chuàng)新改革，從而可以為企業(yè)不同部門之間工作的開展提供幫助;檔案信息以數(shù)字化的形式進(jìn)行儲存，在進(jìn)行信息的查詢、修改以及添加時會更加便利，但是在這個過程中也會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題引起的信息泄漏等情況。在今后的檔案管理工作中工作人員應(yīng)該提高信息安全意識，以此來保證檔案本身的安全性[1]。

二、新時期檔案管理的工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理存在盲目性

整個檔案管理工作的開展會涉及大量的資料，這些資料是對企業(yè)發(fā)展過程的真實(shí)反映，在對檔案信息進(jìn)行管理時應(yīng)該對這些信息進(jìn)行分類整理，從而可以提高檔案管理工作的便捷性。但是在實(shí)際工作過程中由于檔案管理人員在進(jìn)行分類歸檔時并沒有考慮到這些檔案以后的利用情況，從而導(dǎo)致檔案信息的利用率比較低，檔案服務(wù)水平也隨之降低。在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，由于工作人員缺乏經(jīng)驗，導(dǎo)致其在對檔案資源進(jìn)行管理時充滿盲目性，這對新時期檔案管理工作創(chuàng)新工作的開展造成了較大阻礙。

（二）檔案服務(wù)理念落后

新時期檔案管理工作的開展對象也發(fā)生了較大變化，已逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)所有基層群眾，而不是僅僅服務(wù)于管理人員，服務(wù)范圍有所擴(kuò)大。但是在實(shí)際工作過程中管理工作人員并沒有認(rèn)識到管理工作對象應(yīng)該下移到基層群眾。工作人員沿用傳統(tǒng)管理模式不僅不能有效發(fā)揮檔案管理工作的作用還會阻礙新時期檔案管理工作的創(chuàng)新之路。最終使得檔案管理工作難以適應(yīng)時代發(fā)展V。

（三）檔案管理人員缺乏對資源共享的正確認(rèn)識

根據(jù)實(shí)際檔案管理工作情況分析可以知道，管理部門并沒有意識到檔案資源共享的重要性，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作中浪費(fèi)了許多人力物力財力。除此之外，在檔案管理工作中工作效率低，工作量大都是因為檔案資源難以共享，當(dāng)工作人員需要檔案時通常需要與其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，這個過程十分緩慢。因此，在今后的工作中應(yīng)該充分意識到資源共享對于檔案管理工作的重要性，企業(yè)應(yīng)該建立適合的資源共享機(jī)制，這樣才能更好地完成檔案管理工作。

三、新時期檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）做好檔案管理的規(guī)劃方案

創(chuàng)新檔案管理工作路徑對于企業(yè)發(fā)展來說十分重要，企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展相應(yīng)的檔案管理工作的開展也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)在科技發(fā)展?fàn)顩r分析可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)。因此，檔案管理工作也應(yīng)該引入信息技術(shù)，將該項技術(shù)真正運(yùn)用到檔案管理模式的創(chuàng)新與改革過程中來，從而可以提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。開展此項工作的前提是工作人員應(yīng)該熟練掌握信息技術(shù)。因此，應(yīng)該提高工作人員的計算機(jī)應(yīng)用能力，企業(yè)管理者應(yīng)該給工作人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會以此來提高工作人員的專業(yè)技能。與此同時，應(yīng)該制定良好的工作計劃，在制定計劃時應(yīng)該對檔案管理工作的未來發(fā)展有著詳細(xì)的規(guī)劃，只有這樣才能使檔案管理工作引領(lǐng)到更好的方向[3]。

（二）檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

創(chuàng)新檔案管理工作不僅要將管理模式進(jìn)行改革還要提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。要想改善檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量就要改進(jìn)其工作思路，因此，在今后的工作中應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)體系[4]。首先，在實(shí)際工作過程中企業(yè)應(yīng)該提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，確保工作人員能夠知道在以往工作過程中檔案管理工作中存在的不足，這樣可以有針對性地解決以往檔案管理工作中存在的問題，從而可以滿足不同檔案管理服務(wù)對象的需求。其次，應(yīng)該對現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部存在的檔案進(jìn)行整理歸納，對其進(jìn)行詳細(xì)的分類以及儲存工作，需要特別關(guān)注的是企業(yè)內(nèi)部的珍貴資料，對這部分資料應(yīng)該做好備份工作，從而防止這部分資料的損害與丟失。最后，工作人員的專業(yè)技能與其從事的工作有著比較密切的聯(lián)系，檔案管理工作的開展也是這樣，在新時期開展檔案管理工作應(yīng)該定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握信息技術(shù)包含的各項內(nèi)容，從而工作人員可以在工作中熟練掌握檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的工作效率。

（三）不斷提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作人員應(yīng)該充分意識到自己工作的重要性。檔案管理工作對于企業(yè)運(yùn)營以及企業(yè)未來發(fā)展?fàn)顩r都有著十分重要的作用，因此，工作人員應(yīng)該不斷更新檔案管理觀念，探索檔案管理工作的手段，從而可以使得檔案能夠全面反映企業(yè)經(jīng)營狀況與發(fā)展情況[5]。另外，對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時應(yīng)該從多個角度開展相關(guān)工作。培訓(xùn)的方式可以從兩個方面入手，一是采取外出學(xué)習(xí)的方式，學(xué)習(xí)企業(yè)外部機(jī)構(gòu)的先進(jìn)理念，;二是進(jìn)行自我培訓(xùn)，選擇不同的工作人員進(jìn)行檔案管理工作經(jīng)驗分享，總結(jié)自己在工作過程中使用的方法。

（四）促進(jìn)檔案管理的資源共享

在工作過程中應(yīng)該以正確的發(fā)展思路提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量，針對檔案管理工作中存在的問題選擇合適的解決方案，有針對性的解決問題。除此之外，在信息化檔案管理過程中應(yīng)該充分考慮到檔案共享對于今后檔案管理工作的便捷性，與其他單位進(jìn)行合作，共同實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的相關(guān)目標(biāo)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在新時期開展檔案管理工作應(yīng)該與技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)。目前，各行各樣都開始引入計算機(jī)技術(shù)以此來實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的信息化。檔案管理工作也是如此，新時期檔案管理工作的創(chuàng)新主要是指這項工作應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合，以此來提高檔案管理工作質(zhì)量，更好的為每個檔案管理工作對象提供服務(wù)。

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